會(huì)計(jì)檔案規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案管理，保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》以及國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會(huì)計(jì)檔案管理。（三）定義會(huì)計(jì)檔案是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。（四）管理原則會(huì)計(jì)檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，由公司財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的整理、歸檔、保管、查閱和銷(xiāo)毀等工作，并接受公司檔案管理部門(mén)的指導(dǎo)和監(jiān)督。二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷(xiāo)單、借款單等。2.記賬憑證，包括收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證等。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬，按照會(huì)計(jì)科目分類(lèi)登記經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。2.明細(xì)賬，按照明細(xì)科目分類(lèi)登記經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿，如應(yīng)收賬款明細(xì)賬、應(yīng)付賬款明細(xì)賬、存貨明細(xì)賬等。3.日記賬，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間順序逐日逐筆登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.固定資產(chǎn)卡片，記錄固定資產(chǎn)的詳細(xì)信息，包括名稱(chēng)、型號(hào)、購(gòu)置日期、原值、折舊等。5.輔助賬簿，為補(bǔ)充總賬和明細(xì)賬所提供的核算資料而設(shè)置的賬簿，如備查賬簿等。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告1.月度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等。2.季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等。3.半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等。4.年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動(dòng)表以及附注等。（四）其他會(huì)計(jì)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，核對(duì)銀行存款日記賬與銀行對(duì)賬單余額差異的表格。2.銀行對(duì)賬單，銀行出具的企業(yè)賬戶(hù)交易明細(xì)清單。3.納稅申報(bào)表，企業(yè)向稅務(wù)機(jī)關(guān)申報(bào)繳納稅款的表格。4.會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，記錄會(huì)計(jì)檔案移交情況的清單。5.會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，記錄會(huì)計(jì)檔案保管情況的清單。6.會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，記錄會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀情況的清單。7.其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)資料，如財(cái)務(wù)分析報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等。三、會(huì)計(jì)檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按記賬憑證編號(hào)順序排列，原始憑證應(yīng)附在相應(yīng)記賬憑證后面，并折疊整齊，對(duì)大于記賬憑證的原始憑證應(yīng)按記賬憑證大小進(jìn)行折疊，不得裝訂后影響憑證的翻閱。2.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)按科目順序排列，訂本式賬簿應(yīng)保持原裝訂順序，活頁(yè)式賬簿應(yīng)去除空白頁(yè)后按科目順序編號(hào)裝訂成冊(cè)，并在每?jī)?cè)賬簿首頁(yè)附“賬簿啟用表”和“賬戶(hù)目錄”。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)按時(shí)間順序排列，裝訂成冊(cè)，并在封面注明單位名稱(chēng)、年度、月份、報(bào)告種類(lèi)等信息。4.其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)分類(lèi)整理，分別裝訂成冊(cè)，并在封面注明資料名稱(chēng)、時(shí)間等信息。（二）歸檔流程1.每月終了后[X]個(gè)工作日內(nèi)，會(huì)計(jì)人員應(yīng)將本月的會(huì)計(jì)憑證整理完畢，并填寫(xiě)“會(huì)計(jì)憑證封面”，注明單位名稱(chēng)、年度、月份、憑證種類(lèi)、起止日期、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)等信息，交財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字。2.每季度終了后[X]個(gè)工作日內(nèi)，會(huì)計(jì)人員應(yīng)將本季度的會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)資料整理完畢，并填寫(xiě)“會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)”，注明資料名稱(chēng)、年度、季度、保管期限等信息，移交財(cái)務(wù)部門(mén)檔案管理人員。3.財(cái)務(wù)部門(mén)檔案管理人員收到會(huì)計(jì)資料后，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)“會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)”內(nèi)容，確認(rèn)無(wú)誤后在清冊(cè)上簽字，并將會(huì)計(jì)資料按照類(lèi)別、年度、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)存放。4.每年終了后[X]個(gè)工作日內(nèi)，財(cái)務(wù)部門(mén)檔案管理人員應(yīng)將本年度的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行全面整理，編制“會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)”，注明檔案名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等信息，并將保管清冊(cè)一式兩份，一份留存財(cái)務(wù)部門(mén)，一份交公司檔案管理部門(mén)備案。四、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證保管期限為[X]年。2.會(huì)計(jì)賬簿保管期限為[X]年，其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管期限為[X]年。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為[X]年，年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告永久保管。4.其他會(huì)計(jì)資料保管期限為[X]年。（二）保管地點(diǎn)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存放在公司專(zhuān)門(mén)設(shè)立的檔案室或指定的安全地點(diǎn)，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防鼠等條件，確保會(huì)計(jì)檔案的安全。（三）保管要求1.財(cái)務(wù)部門(mén)檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保檔案的完整無(wú)缺。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類(lèi)存放，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)建立會(huì)計(jì)檔案索引，注明檔案名稱(chēng)、存放位置等信息，提高檔案查閱效率。3.會(huì)計(jì)檔案不得外借，如有特殊需要，經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可以提供查閱或復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫(huà)、拆封和抽換。五、會(huì)計(jì)檔案的查閱與復(fù)制（一）查閱申請(qǐng)公司內(nèi)部人員查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)填寫(xiě)“會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表”，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。公司外部人員查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫(xiě)“會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表”，經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）查閱程序1.查閱申請(qǐng)經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人員應(yīng)到財(cái)務(wù)部門(mén)檔案室辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員應(yīng)按照查閱申請(qǐng)表的內(nèi)容提供相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案，并在查閱過(guò)程中進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督。2.查閱人員只能在檔案室查閱會(huì)計(jì)檔案，不得將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并在復(fù)印件或摘錄件上加蓋財(cái)務(wù)部門(mén)印章。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將會(huì)計(jì)檔案歸還檔案管理人員，并在“會(huì)計(jì)檔案查閱登記簿”上簽字確認(rèn)。（三）復(fù)制管理1.復(fù)制會(huì)計(jì)檔案應(yīng)使用專(zhuān)用紙張，并保證復(fù)印件與原件內(nèi)容一致。2.復(fù)制的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)加蓋財(cái)務(wù)部門(mén)印章，并注明“此復(fù)印件與原件一致”字樣。3.復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的數(shù)量應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)的內(nèi)容確定，不得超量復(fù)制。復(fù)制完畢后，檔案管理人員應(yīng)將復(fù)制件與原件一并存放，確保檔案的完整性。六、會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件會(huì)計(jì)檔案保管期滿(mǎn)，需要銷(xiāo)毀時(shí)，由財(cái)務(wù)部門(mén)檔案管理人員提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，會(huì)同財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人共同進(jìn)行審查和鑒定，并編制“會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)”。對(duì)保管期滿(mǎn)但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷(xiāo)毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在“會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)”和“會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)”中列明。（二）銷(xiāo)毀審批“會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)”經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀工作。（三）銷(xiāo)毀程序1.銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由財(cái)務(wù)部門(mén)、審計(jì)部門(mén)等相關(guān)人員共同派員監(jiān)銷(xiāo)。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)“會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)”內(nèi)容，確保銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案與清冊(cè)一致。2.銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案無(wú)法恢復(fù)。銷(xiāo)毀過(guò)程中，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并在“會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)”上簽字確認(rèn)。3.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)將“會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)”歸檔保存，作為會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要記錄。七、會(huì)計(jì)檔案信息化管理（一）電子會(huì)計(jì)檔案的形成與收集公司應(yīng)積極推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)，采用電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷(xiāo)入賬歸檔，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)憑證的電子化存儲(chǔ)。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，及時(shí)將電子會(huì)計(jì)檔案收集、整理、歸檔，并確保電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。（二）電子會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)與管理1.電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存儲(chǔ)在符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的磁性介質(zhì)或光盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份，異地存放。2.公司應(yīng)建立電子會(huì)計(jì)檔案管理制度，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)、讀取、使用等進(jìn)行規(guī)范管理，確保電子會(huì)計(jì)檔案的安全和有效利用。3.電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案建立一一對(duì)應(yīng)的關(guān)系，并在電子會(huì)計(jì)檔案的元數(shù)據(jù)中注明紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的存放位置等信息。（三）電子會(huì)計(jì)檔案的查閱與利用1.公司內(nèi)部人員查閱電子會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)通過(guò)公司指定的電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行，并按照系統(tǒng)操作流程進(jìn)行申請(qǐng)和審批。2.公司外部人員查閱電子會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照本制度關(guān)于查閱紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并通過(guò)公司指定的方式進(jìn)行查閱。查閱人員不得擅自復(fù)制、下載電子會(huì)計(jì)檔案。3.電子會(huì)計(jì)檔案的利用應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司的保密規(guī)定，確保電子會(huì)計(jì)檔案的安全和保密。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督公司財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行自查，檢查會(huì)計(jì)檔案的整理、歸檔、保管、查閱和銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。（二）外部檢查