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企業(yè)印刷費用管理制度總則制度目的為加強公司印刷費用的管理,規(guī)范印刷費用的支出流程,提高印刷資源的使用效率,降低公司運營成本,特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司內部各部門因工作需要發(fā)生的印刷費用支出,包括但不限于文件資料印刷、宣傳資料印刷、辦公用品印刷等?;驹瓌t1.預算控制原則印刷費用支出應嚴格控制在年度預算范圍內,各部門需提前做好印刷計劃,合理安排費用。2.審批規(guī)范原則所有印刷費用的支出均需按照規(guī)定的審批流程進行,確保費用支出的合理性和必要性。3.成本效益原則在保證印刷質量的前提下,優(yōu)先選擇性價比高的印刷供應商,降低印刷成本。4.監(jiān)督考核原則建立健全印刷費用監(jiān)督考核機制,對印刷費用的使用情況進行定期檢查和評估,確保制度的有效執(zhí)行。印刷費用預算管理預算編制1.各部門應根據(jù)年度工作任務和業(yè)務需求,于每年年末制定下一年度的印刷費用預算計劃。預算計劃應明確印刷項目的名稱、數(shù)量、規(guī)格、預計費用等詳細信息。2.預算編制應遵循實事求是的原則,充分考慮業(yè)務發(fā)展的需要,同時避免盲目高估或低估費用。對于重大印刷項目,應進行專項論證和成本效益分析。3.各部門將編制好的印刷費用預算計劃提交至公司財務部,財務部進行匯總審核后,報公司管理層審批。經(jīng)審批后的預算計劃作為年度印刷費用控制的依據(jù)。預算執(zhí)行1.各部門應嚴格按照預算計劃執(zhí)行印刷費用支出,不得擅自調整預算項目和金額。如因特殊情況需要調整預算,應提前填寫《印刷費用預算調整申請表》,詳細說明調整原因和調整內容,按原審批流程進行審批。2.財務部負責對印刷費用預算執(zhí)行情況進行監(jiān)控,定期向公司管理層匯報預算執(zhí)行進度。對于預算執(zhí)行偏差較大的部門,應及時進行預警和督促整改。預算調整1.當出現(xiàn)以下情況時,可申請預算調整:因業(yè)務發(fā)展需要,原預算計劃無法滿足實際工作需求;因市場價格波動等原因,導致原預算項目費用發(fā)生重大變化;其他不可抗力因素導致原預算計劃無法執(zhí)行。2.預算調整申請應在費用發(fā)生前提出,經(jīng)審批后方可執(zhí)行。調整后的預算應確保在年度預算總額范圍內,并相應調整相關預算指標。印刷費用審批流程申請1.各部門因工作需要進行印刷時,由需求部門填寫《印刷費用申請表》,詳細注明印刷項目的名稱、內容、規(guī)格、數(shù)量、預計費用等信息,并附上印刷稿件或詳細的設計要求。2.《印刷費用申請表》經(jīng)部門負責人審核簽字后,提交至公司行政部門。行政部門負責對印刷項目的必要性和合理性進行初審,審核通過后轉交給財務部。審批1.財務部根據(jù)公司財務制度和預算情況,對印刷費用申請表進行審核。如費用在預算范圍內且符合相關規(guī)定,財務部在申請表上簽字同意,并注明可支付的金額;如費用超出預算或不符合規(guī)定,財務部應提出修改意見或拒絕支付申請。2.對于金額較大或重要的印刷項目,財務部審核通過后,需提交公司管理層審批。公司管理層根據(jù)項目情況進行審批決策,審批通過后方可進行印刷。結算1.印刷完成后,印刷供應商應及時將印刷品交付給需求部門,并提供正規(guī)的發(fā)票。需求部門對印刷品的質量和數(shù)量進行驗收,驗收合格后在《印刷費用結算單》上簽字確認。2.需求部門將簽字確認后的《印刷費用結算單》及發(fā)票一并提交至財務部。財務部根據(jù)審批后的《印刷費用申請表》和《印刷費用結算單》進行費用結算,按照合同約定支付印刷費用。印刷供應商管理供應商選擇1.公司建立印刷供應商庫,采購部門負責定期收集印刷供應商信息,對供應商的資質、信譽、價格、質量、服務等方面進行綜合評估。2.選擇印刷供應商時,應優(yōu)先考慮具有良好信譽、質量可靠、價格合理、服務周到的供應商。對于新加入的供應商,需進行實地考察和樣品測試,確保其符合公司要求。3.采購部門將評估合格的印刷供應商納入供應商庫,并定期更新供應商信息。各部門如需印刷服務,應從供應商庫中選擇合適的供應商。供應商考核1.公司定期對印刷供應商進行考核,考核內容包括印刷質量、交貨期、價格、服務等方面。采購部門負責制定供應商考核指標和評分標準,并組織相關部門進行考核。2.考核結果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。對于考核結果優(yōu)秀的供應商,可給予一定的獎勵,如增加訂單份額、優(yōu)先結算等;對于考核結果不合格的供應商,應及時進行整改,如整改后仍不符合要求,應予以淘汰。3.采購部門應將供應商考核結果及時反饋給供應商,并督促其改進不足之處。同時,根據(jù)考核結果對供應商庫進行動態(tài)調整,確保供應商庫的質量和有效性。合作協(xié)議1.采購部門與選定的印刷供應商簽訂合作協(xié)議,明確雙方的權利和義務,包括印刷項目、價格、質量標準、交貨期、付款方式、違約責任等內容。2.合作協(xié)議應嚴格按照公司合同管理制度進行簽訂、審核和備案,確保協(xié)議的合法性和有效性。在合作過程中,雙方應嚴格履行協(xié)議約定,如有爭議,應通過友好協(xié)商解決;協(xié)商不成的,可依法向有管轄權的人民法院提起訴訟。印刷費用報銷管理報銷憑證1.印刷費用報銷時,應提供正規(guī)的發(fā)票作為報銷憑證。發(fā)票內容應與印刷項目、金額等信息一致,不得虛開發(fā)票或開具虛假發(fā)票。2.除發(fā)票外,還應附上《印刷費用申請表》、《印刷費用結算單》、印刷品樣本等相關資料,以證明印刷業(yè)務的真實性和合理性。報銷流程1.報銷人按照公司財務報銷制度的要求,將填寫完整的報銷憑證及相關資料提交至部門負責人審核。部門負責人應認真審核報銷內容的真實性、合理性和合規(guī)性,審核通過后簽字確認。2.將部門負責人審核后的報銷憑證提交至財務部。財務部按照財務制度進行復審,核實報銷金額是否準確、報銷憑證是否齊全合規(guī)等。復審通過后,報公司管理層審批。3.公司管理層審批通過后,財務部根據(jù)報銷金額進行支付。支付方式可根據(jù)公司實際情況選擇銀行轉賬、支票等方式。報銷期限1.印刷費用報銷應在費用發(fā)生后的規(guī)定期限內進行,原則上不得超過[X]個工作日。逾期未報銷的,需說明原因并經(jīng)相關領導批準后方可報銷。2.對于跨年度的印刷費用,應在次年[X]月[X]日前報銷完畢。如因特殊原因無法按時報銷,應提前向財務部提交書面說明,經(jīng)財務部同意后可適當延長報銷期限。印刷費用監(jiān)督與檢查內部審計1.公司內部審計部門定期對印刷費用的支出情況進行審計,檢查印刷費用的預算執(zhí)行情況、審批流程是否合規(guī)、報銷憑證是否真實有效等。2.審計部門應根據(jù)審計結果出具審計報告,對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議,并跟蹤整改落實情況。對于違反公司制度的行為,應按照相關規(guī)定進行嚴肅處理。財務檢查1.財務部定期對印刷費用的賬務處理進行檢查,確保費用核算準確、賬目清晰。同時,檢查印刷費用是否按照預算和審批規(guī)定進行支出,有無超預算、無審批支出等情況。2.財務人員在日常工作中如發(fā)現(xiàn)印刷費用存在異常情況,應及時進行核實和調查,并向部門負責人和公司管理層報告。對于發(fā)現(xiàn)的問題,應及時采取措施進行糾正,確保公司財產(chǎn)安全。定期分析1.公司定期對印刷費用的支出情況進行分析,包括費用總額、各部門費用占比、不同印刷項目費用分布等方面。通過分析,找出印刷費用管理中存在的問題和潛在的節(jié)約空間。2.根據(jù)分析結果,制定相應的改進措施和建議,不斷優(yōu)化印刷費用管理流程,提高印刷資源的使用效率,降低公司運營成本。違規(guī)處理違規(guī)行為界定1.違反本制度規(guī)定,未經(jīng)審批擅自印刷或超預算印刷的;2.通過虛開發(fā)票、虛報印刷項目等手段騙取印刷費用的;3.與印刷供應商勾結,謀取不正當利益的;4.其他違反本制度規(guī)定的行為。處理措施1.對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為,公司將視情節(jié)輕重給予相應的處理措施,包括但不限于責令改正、警告、罰款、通報批評、解除勞動合同等。2.對于違規(guī)行為造成公司經(jīng)濟損失的,違規(guī)責任人應承擔相應的賠償責任。構成犯罪的,將依法移送司法機關追究刑事責任。附則制度解釋本制度由公司財務部負責解釋。如有未盡事宜或與國家法律法規(guī)、政策規(guī)定相抵觸的,以國家

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