oa系統(tǒng)使用管理制度總則目的為規(guī)范公司OA系統(tǒng)的使用，提高工作效率，實現(xiàn)信息資源的有效共享與協(xié)同辦公，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司全體員工。基本原則1.合法性原則：OA系統(tǒng)的使用應(yīng)符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.安全性原則：確保系統(tǒng)信息的安全，防止信息泄露、篡改和丟失。3.高效性原則：充分利用系統(tǒng)功能，提高工作效率，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程。4.規(guī)范性原則：規(guī)范系統(tǒng)操作行為，保證信息的準(zhǔn)確、完整和一致性。系統(tǒng)賬號管理賬號申請與開通1.新員工入職時，由人力資源部門負(fù)責(zé)在OA系統(tǒng)中為其申請開通賬號。賬號信息包括用戶名、初始密碼等。2.員工應(yīng)妥善保管自己的賬號信息，不得將賬號轉(zhuǎn)借他人使用。賬號權(quán)限設(shè)置1.根據(jù)員工的工作職責(zé)和崗位需求，由系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)為其設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)權(quán)限。權(quán)限分為功能權(quán)限和數(shù)據(jù)權(quán)限。2.功能權(quán)限包括但不限于流程發(fā)起、審批、查詢、統(tǒng)計等；數(shù)據(jù)權(quán)限包括對特定模塊、數(shù)據(jù)范圍的訪問和操作權(quán)限。3.員工因工作變動需要調(diào)整權(quán)限時，由所在部門提出申請，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，由系統(tǒng)管理員進(jìn)行權(quán)限調(diào)整。賬號停用與刪除1.員工離職或調(diào)崗時，所在部門應(yīng)及時通知人力資源部門，由人力資源部門在OA系統(tǒng)中停用該員工的賬號。2.對于長期不使用或已離職且不再需要訪問OA系統(tǒng)的賬號，由系統(tǒng)管理員定期進(jìn)行清理刪除。系統(tǒng)操作規(guī)范登錄與退出1.員工應(yīng)使用公司分配的用戶名和初始密碼登錄OA系統(tǒng)，首次登錄后應(yīng)及時修改密碼，并確保密碼強(qiáng)度符合公司要求。2.登錄系統(tǒng)后，應(yīng)妥善保管好自己的賬號，避免在公共場合或不安全網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下登錄系統(tǒng)。3.工作結(jié)束后，應(yīng)及時退出OA系統(tǒng)，防止他人冒用賬號進(jìn)行操作。日常操作1.員工應(yīng)熟悉OA系統(tǒng)的各項功能，按照系統(tǒng)提示和操作指南進(jìn)行操作。2.在使用系統(tǒng)過程中，如發(fā)現(xiàn)問題或異常情況，應(yīng)及時向系統(tǒng)管理員報告。3.對于重要的操作或涉及關(guān)鍵數(shù)據(jù)的操作，應(yīng)進(jìn)行必要的備份，并確保操作的準(zhǔn)確性和完整性。流程操作1.發(fā)起流程時，應(yīng)準(zhǔn)確填寫流程信息，包括流程主題、內(nèi)容、附件等，并選擇正確的流程模板和審批節(jié)點(diǎn)。2.流程流轉(zhuǎn)過程中，審批人應(yīng)及時處理審批任務(wù)，認(rèn)真審核流程內(nèi)容，如有意見或建議應(yīng)在審批意見中明確表述。3.對于已完成的流程，相關(guān)人員應(yīng)及時進(jìn)行歸檔和整理，以便日后查詢和統(tǒng)計。信息安全管理數(shù)據(jù)保密1.員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對OA系統(tǒng)中涉及的公司機(jī)密信息、商業(yè)秘密、客戶信息等予以保密，不得泄露給任何無關(guān)人員。2.在使用OA系統(tǒng)過程中，如需共享或傳遞敏感信息，應(yīng)采取加密等安全措施，并確保接收方具有相應(yīng)的權(quán)限和保密意識。安全防護(hù)1.員工應(yīng)定期更新個人電腦的殺毒軟件和防火墻，確保系統(tǒng)安全。2.不得在OA系統(tǒng)中下載、安裝來源不明的軟件或文件，避免因惡意軟件感染導(dǎo)致系統(tǒng)安全風(fēng)險。3.如發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在安全漏洞或受到攻擊，應(yīng)立即停止操作，并及時向系統(tǒng)管理員報告。備份與恢復(fù)1.系統(tǒng)管理員應(yīng)定期對OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。2.建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復(fù)，保證業(yè)務(wù)的連續(xù)性。系統(tǒng)維護(hù)與升級系統(tǒng)維護(hù)1.系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)的日常維護(hù)工作，包括服務(wù)器維護(hù)、數(shù)據(jù)備份、故障排除等。2.定期對系統(tǒng)進(jìn)行巡檢，檢查系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)并解決潛在問題，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。系統(tǒng)升級1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和系統(tǒng)功能優(yōu)化的需要，適時對OA系統(tǒng)進(jìn)行升級。2.系統(tǒng)升級前，應(yīng)制定詳細(xì)的升級計劃，包括升級時間、升級內(nèi)容、風(fēng)險評估等，并提前通知相關(guān)人員做好準(zhǔn)備。3.升級過程中，應(yīng)密切關(guān)注系統(tǒng)運(yùn)行情況，及時處理升級過程中出現(xiàn)的問題。升級完成后，應(yīng)對系統(tǒng)進(jìn)行全面測試，確保系統(tǒng)功能正常。培訓(xùn)與支持培訓(xùn)計劃1.人力資源部門會同信息技術(shù)部門制定OA系統(tǒng)培訓(xùn)計劃，定期組織員工進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括系統(tǒng)基礎(chǔ)知識、操作技能、流程應(yīng)用等，以滿足不同崗位員工的需求。培訓(xùn)方式1.培訓(xùn)方式可采用集中培訓(xùn)、在線培訓(xùn)、現(xiàn)場指導(dǎo)等多種形式，確保員工能夠熟練掌握OA系統(tǒng)的使用方法。2.鼓勵員工之間相互交流和學(xué)習(xí)，分享使用經(jīng)驗和技巧。技術(shù)支持1.信息技術(shù)部門設(shè)立專門的技術(shù)支持熱線或郵箱，為員工提供系統(tǒng)使用方面的技術(shù)咨詢和支持服務(wù)。2.對于員工在使用過程中遇到的問題，技術(shù)支持人員應(yīng)及時響應(yīng)，盡快解決問題，并做好記錄和總結(jié)，不斷完善系統(tǒng)功能和服務(wù)質(zhì)量。監(jiān)督與考核監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立OA系統(tǒng)使用監(jiān)督小組，由人力資源部門、信息技術(shù)部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對OA系統(tǒng)的使用情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。2.監(jiān)督小組應(yīng)重點(diǎn)檢查員工的賬號使用、操作規(guī)范、信息安全等方面的情況，對發(fā)現(xiàn)的問題及時督促整改?？己宿k法1.將OA系統(tǒng)的使用情況納入員工績效考核體系，考核指標(biāo)包括系統(tǒng)操作熟練度、流程執(zhí)行效率、信息安全遵守情況等。2.對于在OA系統(tǒng)使用過程中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，給予適當(dāng)?shù)莫剟?；對于違反本制度規(guī)定的員工，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、績效扣分等。附則解釋