嚴格辦公耗材管理制度總則1.目的為加強公司辦公耗材的管理，規(guī)范辦公耗材的采購、使用、庫存等流程，降低辦公成本，提高工作效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工及各部門在辦公過程中對辦公耗材的使用與管理。3.定義辦公耗材：指公司在日常辦公活動中消耗的各類用品，包括但不限于紙張、墨盒、硒鼓、打印紙、文件夾、筆記本、筆、膠水、訂書機及訂書釘?shù)?。職?zé)分工1.行政部門負責(zé)制定辦公耗材年度采購計劃，根據(jù)各部門實際需求及庫存情況，綜合考慮市場價格波動等因素，確定采購的種類、數(shù)量及預(yù)算，并提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。統(tǒng)一負責(zé)辦公耗材的采購工作，選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購合同，確保采購的辦公耗材質(zhì)量合格、價格合理、供應(yīng)及時。建立辦公耗材庫存管理制度，負責(zé)辦公耗材的驗收入庫、存儲保管、發(fā)放領(lǐng)用等工作，定期盤點庫存，確保賬實相符。對辦公耗材的使用情況進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正浪費現(xiàn)象，定期統(tǒng)計分析各部門辦公耗材的使用數(shù)據(jù)，為成本控制提供依據(jù)。2.各部門負責(zé)本部門辦公耗材需求的預(yù)測和申報，根據(jù)工作任務(wù)和業(yè)務(wù)發(fā)展情況，提前向行政部門提交下月或下季度辦公耗材的使用計劃，確保辦公活動的正常開展。嚴格按照規(guī)定的流程領(lǐng)用辦公耗材，對領(lǐng)用的辦公耗材進行妥善保管和合理使用，杜絕浪費現(xiàn)象，發(fā)現(xiàn)辦公耗材損壞或丟失時及時上報行政部門。配合行政部門做好辦公耗材的庫存盤點工作，提供相關(guān)數(shù)據(jù)和信息，協(xié)助分析辦公耗材的使用情況，提出改進意見和建議。采購管理1.采購計劃制定行政部門應(yīng)于每年年底收集各部門下一年度辦公耗材使用計劃，結(jié)合本年度實際使用情況及公司業(yè)務(wù)發(fā)展趨勢，編制辦公耗材年度采購計劃。采購計劃應(yīng)詳細列出各類辦公耗材的名稱、規(guī)格、預(yù)計使用數(shù)量、預(yù)計采購時間等信息。辦公耗材年度采購計劃需報公司領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準后的采購計劃作為年度采購工作的依據(jù)。因特殊情況需臨時增加采購需求的，相關(guān)部門應(yīng)提前向行政部門提出申請，經(jīng)審批后納入采購計劃。2.供應(yīng)商選擇與管理行政部門負責(zé)建立辦公耗材供應(yīng)商庫，通過市場調(diào)研、供應(yīng)商推薦、同行評價等方式，篩選出具備良好信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理、服務(wù)優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商。對供應(yīng)商的資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期等進行綜合評估，定期更新供應(yīng)商庫。與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等條款。在合同執(zhí)行過程中，對供應(yīng)商的供貨情況進行跟蹤和評估，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在產(chǎn)品質(zhì)量問題、交貨延遲等情況，及時與其溝通協(xié)商，要求其整改或更換供應(yīng)商。3.采購流程行政部門根據(jù)審批后的采購計劃，向供應(yīng)商發(fā)送采購訂單。采購訂單應(yīng)明確辦公耗材的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等詳細信息。供應(yīng)商收到采購訂單后，應(yīng)按照訂單要求及時組織生產(chǎn)和供貨，并在規(guī)定時間內(nèi)將貨物送達公司指定地點。行政部門負責(zé)對到貨的辦公耗材進行驗收，檢查貨物的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否與采購訂單一致。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其退換貨或補貨。驗收合格的辦公耗材，行政部門辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明辦公耗材的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時間等信息。入庫單一式三聯(lián)，一聯(lián)由行政部門留存，一聯(lián)交財務(wù)部門記賬，一聯(lián)交倉庫保管。使用管理1.領(lǐng)用審批各部門員工因工作需要領(lǐng)用辦公耗材時，應(yīng)填寫《辦公耗材領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用辦公耗材的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)本部門負責(zé)人審批同意。對于價值較高或用量較大的辦公耗材，如打印機墨盒、硒鼓等，領(lǐng)用申請表還需經(jīng)行政部門負責(zé)人審核批準。2.領(lǐng)用方式員工憑審批后的《辦公耗材領(lǐng)用申請表》到行政部門倉庫領(lǐng)取辦公耗材。倉庫管理人員根據(jù)申請表上的信息，發(fā)放相應(yīng)的辦公耗材，并在申請表上簽字確認。辦公耗材原則上實行以舊換新制度。對于可回收利用的辦公耗材，如墨盒、硒鼓、打印紙等，員工在領(lǐng)用時應(yīng)將舊的辦公耗材交回倉庫，倉庫管理人員按照規(guī)定進行回收處理。3.合理使用各部門和員工應(yīng)樹立節(jié)約意識，合理使用辦公耗材，避免浪費。提倡雙面打印、復(fù)印，減少紙張消耗；根據(jù)實際需要使用墨盒、硒鼓等耗材，避免過度更換。在使用辦公耗材過程中，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題或存在浪費現(xiàn)象，應(yīng)及時向行政部門反饋，行政部門負責(zé)協(xié)調(diào)解決。4.禁止行為嚴禁將辦公耗材用于私人用途，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將按照公司相關(guān)規(guī)定進行嚴肅處理。禁止隨意丟棄辦公耗材，對于可回收利用的辦公耗材，應(yīng)按照規(guī)定進行回收處理，以減少資源浪費和環(huán)境污染。庫存管理1.倉庫設(shè)置行政部門設(shè)立專門的辦公耗材倉庫，倉庫應(yīng)保持干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲等條件，確保辦公耗材的安全存儲。倉庫內(nèi)設(shè)置不同的區(qū)域，分別存放各類辦公耗材，如紙張區(qū)、文具區(qū)、墨盒硒鼓區(qū)等，并進行明顯標識，便于分類存放和查找。2.入庫管理辦公耗材到貨后，倉庫管理人員應(yīng)及時組織驗收。驗收內(nèi)容包括辦公耗材的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否與采購訂單一致，包裝是否完好無損等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)拒絕入庫，并及時通知采購人員與供應(yīng)商協(xié)商解決。驗收合格的辦公耗材，倉庫管理人員按照規(guī)定的分類存放原則進行入庫上架，并填寫入庫單。入庫單應(yīng)詳細記錄辦公耗材的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時間、供應(yīng)商名稱等信息，確保賬實相符。3.庫存盤點行政部門定期對辦公耗材庫存進行盤點，盤點周期為每月一次。盤點時，倉庫管理人員應(yīng)認真核對庫存辦公耗材的實際數(shù)量與庫存臺賬記錄是否一致，檢查辦公耗材的質(zhì)量狀況，如發(fā)現(xiàn)賬實不符或存在質(zhì)量問題，應(yīng)及時查明原因并進行處理。盤點結(jié)束后，倉庫管理人員應(yīng)填寫庫存盤點表，詳細記錄盤點結(jié)果，包括辦公耗材的名稱、規(guī)格、實際數(shù)量、賬面數(shù)量、盤盈盤虧數(shù)量及原因等信息。庫存盤點表經(jīng)倉庫管理人員簽字確認后，報行政部門負責(zé)人審核。對于盤盈或盤虧的辦公耗材，行政部門應(yīng)分析原因，提出處理意見。屬于正常損耗的，經(jīng)審批后進行賬務(wù)調(diào)整；屬于人為原因造成的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任，并按照公司規(guī)定進行賠償。4.庫存預(yù)警行政部門根據(jù)辦公耗材的歷史使用數(shù)據(jù)和庫存情況，設(shè)定庫存預(yù)警線。當某種辦公耗材的庫存數(shù)量低于預(yù)警線時，倉庫管理人員應(yīng)及時通知行政部門負責(zé)人，行政部門負責(zé)人根據(jù)實際情況安排采購補貨，確保辦公耗材的正常供應(yīng)。監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查行政部門定期或不定期對各部門辦公耗材的使用情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括辦公耗材的領(lǐng)用審批、使用過程、庫存管理等方面。通過查看領(lǐng)用記錄、實地檢查等方式，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。對于發(fā)現(xiàn)的浪費現(xiàn)象或違規(guī)行為，行政部門應(yīng)及時制止，并要求相關(guān)部門或人員進行整改。對情節(jié)嚴重的，按照公司相關(guān)規(guī)定進行嚴肅處理。2.考核指標制定辦公耗材使用的考核指標，如人均辦公耗材費用、辦公耗材節(jié)約率等，并納入各部門績效考核體系?？己酥笜藨?yīng)根據(jù)公司實際情況進行合理設(shè)定，確保能夠客觀、準確地反映各部門辦公耗材的使用管理水平。行政部門負責(zé)統(tǒng)計各部門辦公耗材的使用數(shù)據(jù)，計算考核指標得分，并定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。考核結(jié)果與各部門的績效獎金掛鉤，對辦公耗材使用管理優(yōu)秀的部門給予獎勵，對存在問題的部門進行相應(yīng)