企業(yè)物品收納管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司物品收納管理，規(guī)范物品存放、使用及處置流程，提高物品使用效率，降低公司運(yùn)營成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有部門及員工。（三）基本原則1.分類管理原則：根據(jù)物品的性質(zhì)、用途等進(jìn)行分類，便于查找、使用和管理。2.節(jié)約高效原則：合理規(guī)劃物品收納空間，避免浪費(fèi)，提高物品使用效率。3.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在物品收納管理中的職責(zé)，確保管理工作落實(shí)到位。二、物品分類及收納標(biāo)準(zhǔn)（一）辦公用品1.辦公文具筆類：按不同類型（如中性筆、圓珠筆、記號筆等）分別放置在筆筒或筆盒中，放置在辦公桌指定區(qū)域。紙張：A4、A3等常用紙張應(yīng)整齊疊放，放置在文件架或抽屜中，避免受潮。文件夾、檔案袋：按類別（如項目文件、行政文件等）分類存放，貼上標(biāo)簽，放置在文件柜相應(yīng)區(qū)域。訂書機(jī)、膠水、剪刀等：集中放置在辦公桌的文具收納盒內(nèi)，方便取用。2.辦公設(shè)備電腦：放置在辦公桌上，保持整潔，定期清理灰塵。打印機(jī)、復(fù)印機(jī)：放置在專門的設(shè)備區(qū)域，周圍保持通暢，便于操作和維護(hù)。傳真機(jī)：如有使用，應(yīng)放置在固定位置，連接線路整齊有序。（二）文件資料1.紙質(zhì)文件正在處理的文件：放置在辦公桌的文件籃或文件夾中，便于隨時查閱和處理。已處理完畢的文件：按照年度、類別進(jìn)行整理，裝入檔案盒，存放在文件柜的相應(yīng)位置，并做好索引標(biāo)記。重要文件：可單獨(dú)設(shè)立專柜存放，采取加密、備份等安全措施。2.電子文件建立電子文件分類文件夾：如按照部門、項目、年份等進(jìn)行分類，每個文件夾下再細(xì)分具體類別。定期備份：重要電子文件應(yīng)定期備份至外部存儲設(shè)備或公司指定的服務(wù)器存儲空間，備份文件應(yīng)妥善保管。文件命名規(guī)范：電子文件命名應(yīng)清晰準(zhǔn)確，包含文件主題、日期、作者等關(guān)鍵信息，便于查找和識別。（三）固定資產(chǎn)1.辦公家具辦公桌、辦公椅：擺放整齊，保持清潔，定期檢查是否有損壞。文件柜、書架：按照規(guī)定的布局放置，柜內(nèi)物品分類存放，標(biāo)識清晰。2.電子設(shè)備服務(wù)器、交換機(jī)等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備：放置在專門的機(jī)房或設(shè)備間，保持良好的通風(fēng)和散熱條件，安排專人定期巡檢。投影儀、音響等多媒體設(shè)備：使用后及時收納，放置在指定的設(shè)備箱或存儲柜中，做好防塵、防潮措施。（四）低值易耗品1.清潔用品掃帚、拖把、抹布等：放置在清潔工具存放區(qū)，保持清潔、干燥，定期檢查是否需要更換。清潔劑、消毒劑等：存放在專門的化學(xué)品儲存柜中，確保安全存放，避免泄漏和污染。2.勞保用品安全帽、工作服、手套等：根據(jù)工作需要發(fā)放給員工，員工應(yīng)妥善保管，定期清洗和更換。存放于指定的勞保用品倉庫或?qū)９?，做好出入庫登記。三、物品收納區(qū)域規(guī)劃（一）辦公區(qū)域1.辦公桌：員工應(yīng)保持桌面整潔，常用辦公用品放置在伸手可及的范圍內(nèi)，文件資料分類擺放整齊，不得隨意堆放。2.文件柜：各部門根據(jù)實(shí)際情況，合理分配文件柜空間，按照文件類別和使用頻率進(jìn)行存放，確保文件查找方便。（二）公共區(qū)域1.會議室：會議桌椅擺放整齊，會議結(jié)束后及時清理桌面，將使用過的文件資料整理歸位。2.茶水間：飲水機(jī)、咖啡機(jī)等設(shè)備擺放整齊，周圍不得堆放雜物。茶葉、咖啡等飲品應(yīng)放置在專門的儲存柜中，保持整潔。3.走廊、樓梯間：不得堆放任何物品，確保通道暢通無阻。（三）倉庫1.普通倉庫：用于存放辦公用品、低值易耗品等物品，按照物品類別劃分存儲區(qū)域，設(shè)置明顯的標(biāo)識牌。2.固定資產(chǎn)倉庫：存放公司的固定資產(chǎn)，如辦公家具、電子設(shè)備等，對固定資產(chǎn)進(jìn)行詳細(xì)登記和編號，建立固定資產(chǎn)臺賬。四、物品采購與入庫管理（一）采購申請1.各部門根據(jù)工作需要，填寫物品采購申請表，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。2.采購申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門。（二）采購審批1.行政部門對采購申請表進(jìn)行匯總整理，根據(jù)公司預(yù)算和實(shí)際情況進(jìn)行審核。2.對于金額較大的采購項目，需報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）采購執(zhí)行1.經(jīng)審批后的采購申請表交至采購部門，采購部門按照規(guī)定的采購流程進(jìn)行采購。2.采購人員應(yīng)選擇合格的供應(yīng)商，確保所采購物品的質(zhì)量和價格合理。（四）物品入庫1.采購的物品到貨后，采購人員應(yīng)及時通知倉庫管理人員進(jìn)行驗(yàn)收。2.倉庫管理人員按照采購申請表和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對物品進(jìn)行驗(yàn)收，檢查物品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否符合要求。3.驗(yàn)收合格的物品，倉庫管理人員應(yīng)在送貨單上簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)，將物品存放到指定的位置。4.驗(yàn)收不合格的物品，倉庫管理人員應(yīng)及時通知采購人員與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨等。五、物品領(lǐng)用與發(fā)放管理（一）領(lǐng)用申請1.員工因工作需要領(lǐng)用物品時，應(yīng)填寫物品領(lǐng)用申請表，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。2.物品領(lǐng)用申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至倉庫管理人員。（二）領(lǐng)用審批1.倉庫管理人員對物品領(lǐng)用申請表進(jìn)行審核，核實(shí)庫存情況和領(lǐng)用合理性。2.對于貴重物品或限量領(lǐng)用的物品，需報行政部門或公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）物品發(fā)放1.經(jīng)審批后的物品領(lǐng)用申請表，倉庫管理人員按照申請表上的信息發(fā)放物品，并在領(lǐng)用登記表上記錄領(lǐng)用時間、領(lǐng)用人、物品名稱、數(shù)量等信息。2.員工領(lǐng)取物品時，應(yīng)仔細(xì)核對物品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等，確認(rèn)無誤后簽字領(lǐng)取。六、物品使用與保管責(zé)任（一）使用部門及人員責(zé)任1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門物品的管理，確保物品的合理使用和妥善保管。2.員工在使用物品過程中，應(yīng)愛護(hù)物品，遵守操作規(guī)程，如發(fā)現(xiàn)物品損壞或故障，應(yīng)及時報告部門負(fù)責(zé)人。3.對于因個人原因造成物品損壞或丟失的，由責(zé)任人照價賠償。（二）倉庫管理人員責(zé)任1.倉庫管理人員應(yīng)負(fù)責(zé)倉庫物品的日常管理，包括物品的收納、保管、盤點(diǎn)等工作。2.定期對倉庫物品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬物相符，如發(fā)現(xiàn)賬物不符情況，應(yīng)及時查明原因并報告。3.做好倉庫的安全防范工作，確保物品安全，防止物品被盜、損壞或變質(zhì)。七、物品盤點(diǎn)與清查（一）盤點(diǎn)計劃1.行政部門應(yīng)制定年度物品盤點(diǎn)計劃，明確盤點(diǎn)范圍、時間、人員等。2.盤點(diǎn)計劃應(yīng)提前通知各部門，以便做好準(zhǔn)備工作。（二）盤點(diǎn)實(shí)施1.按照盤點(diǎn)計劃，組織相關(guān)人員對公司物品進(jìn)行全面盤點(diǎn)。2.盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對物品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等，如實(shí)記錄盤點(diǎn)結(jié)果。3.對于盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問題，如賬物不符、物品損壞等，應(yīng)及時查明原因并記錄。（三）盤點(diǎn)報告1.盤點(diǎn)結(jié)束后，盤點(diǎn)人員應(yīng)編制盤點(diǎn)報告，詳細(xì)說明盤點(diǎn)情況、存在問題及處理建議。2.盤點(diǎn)報告經(jīng)審核后提交至公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。（四）清查處理1.根據(jù)盤點(diǎn)報告，對存在的問題進(jìn)行分析和處理。2.對于賬物不符的情況，應(yīng)及時調(diào)整賬目，確保賬物一致。3.對于物品損壞或丟失的情況，按照規(guī)定追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、物品報廢與處置管理（一）報廢申請1.當(dāng)物品因損壞、老化等原因無法繼續(xù)使用時，使用部門應(yīng)填寫物品報廢申請表，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、購置時間、報廢原因等信息。2.物品報廢申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門。（二）報廢鑒定1.行政部門組織相關(guān)人員對申請報廢的物品進(jìn)行鑒定，確認(rèn)是否符合報廢條件。2.對于價值較高的物品，可邀請專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行鑒定。（三）報廢審批1.經(jīng)鑒定符合報廢條件的物品，行政部門填寫報廢審批表，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審批權(quán)限進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后的報廢申請方可進(jìn)入報廢處置流程。（四）報廢處置1.對于批準(zhǔn)報廢的物品，行政部門應(yīng)按照規(guī)定的方式進(jìn)行處置，如變賣、捐贈、回收等。2.處置過程中應(yīng)做好記錄，包括處置時間、處置方式、處置收入等信息。3.處置收入應(yīng)及時上繳公司財務(wù)部門，統(tǒng)一入賬管理。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門定期對公司物品收納管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.各部門應(yīng)積極配合行政部門的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。（二）考核評價1.將物品收納管理工作納入部門和員