酒店設(shè)備采購審批流程規(guī)定

酒店設(shè)備采購審批流程規(guī)定一、總則1.目的本規(guī)定旨在建立一套規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)且高效的酒店設(shè)備采購審批流程，確保酒店采購的設(shè)備符合經(jīng)營管理需求，保證設(shè)備質(zhì)量，控制采購成本，提高資金使用效率，同時加強采購過程的監(jiān)督與管理，防止違規(guī)操作。2.適用范圍本規(guī)定適用于酒店內(nèi)所有設(shè)備的采購審批活動，包括但不限于客房設(shè)備（如床、衣柜、電視等）、餐飲設(shè)備（如爐灶、烤箱、洗碗機等）、工程設(shè)備（如電梯、空調(diào)機組、發(fā)電機等）、辦公設(shè)備（如電腦、打印機、復(fù)印機等）以及其他各類用于酒店運營的設(shè)備。3.職責(zé)分工-使用部門：負(fù)責(zé)提出設(shè)備采購需求，對所需采購設(shè)備的功能、規(guī)格、數(shù)量等技術(shù)參數(shù)進行詳細說明，并對設(shè)備的使用和維護負(fù)責(zé)。-采購部門：負(fù)責(zé)根據(jù)使用部門的需求，尋找合適的供應(yīng)商，進行詢價、比價、議價等采購談判工作，擬定采購合同，并跟進采購訂單的執(zhí)行情況。-財務(wù)部門：負(fù)責(zé)對采購預(yù)算進行審核，對采購資金的支付進行審批和監(jiān)控，參與采購合同的審核，確保采購活動符合財務(wù)制度和預(yù)算安排。-行政部門：負(fù)責(zé)對采購申請進行初步審核，確保申請流程的規(guī)范性，同時參與重大采購項目的供應(yīng)商評估和合同審核，對采購文件進行歸檔管理。-審批領(lǐng)導(dǎo)：根據(jù)采購金額和重要性，按照既定的審批權(quán)限對采購申請和合同進行審批，確保采購決策的科學(xué)性和合理性。二、采購需求提出1.需求分析使用部門應(yīng)根據(jù)酒店的經(jīng)營發(fā)展規(guī)劃、實際業(yè)務(wù)需求以及設(shè)備的使用狀況，定期對設(shè)備需求進行分析。例如，隨著酒店客房數(shù)量的增加或服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的提升，可能需要采購新的高端客房設(shè)備；餐飲部門根據(jù)新菜品的推出或客流量的變化，可能需要采購新型的烹飪設(shè)備。2.填寫采購申請表使用部門確定設(shè)備采購需求后，需填寫詳細的《酒店設(shè)備采購申請表》。申請表應(yīng)包含以下內(nèi)容：-基本信息：申請部門、申請人、申請日期、預(yù)計使用日期等。-設(shè)備信息：設(shè)備名稱、品牌、型號、規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)（如功率、尺寸、性能要求等）、用途說明等。-預(yù)算信息：預(yù)估單價、總價、資金來源（如年度預(yù)算、專項經(jīng)費等）。-供應(yīng)商信息（如有）：建議的供應(yīng)商名稱、聯(lián)系方式、以往合作情況（若有）。-需求說明：闡述采購該設(shè)備的必要性、對酒店業(yè)務(wù)的影響以及預(yù)期達到的效果等。三、初步審核1.部門內(nèi)部審核使用部門負(fù)責(zé)人收到采購申請表后，應(yīng)對申請內(nèi)容進行詳細審核。審核要點包括：-采購需求是否與部門工作目標(biāo)和酒店整體戰(zhàn)略相符，是否存在重復(fù)采購或不合理采購的情況。-設(shè)備技術(shù)參數(shù)是否準(zhǔn)確、完整，是否符合實際使用要求，是否有更合適的替代方案。-預(yù)算金額是否合理，是否在部門預(yù)算范圍內(nèi)，如有超出預(yù)算情況，需說明原因和解決方案。審核通過后，部門負(fù)責(zé)人在申請表上簽字確認(rèn)。2.行政部門初審行政部門收到使用部門提交的采購申請表后，進行初步審核。主要審核內(nèi)容如下：-申請表填寫是否規(guī)范、完整，各項信息是否清晰、準(zhǔn)確。-申請流程是否符合規(guī)定，是否有使用部門負(fù)責(zé)人簽字。-對采購需求的合理性進行初步評估，從酒店整體資源配置和管理角度出發(fā)，判斷是否有必要進行此次采購。行政部門初審?fù)ㄟ^后，將申請表流轉(zhuǎn)至采購部門。四、采購部門詢價與評估1.供應(yīng)商選擇與詢價采購部門收到經(jīng)初步審核的采購申請表后，根據(jù)設(shè)備類型和需求，從酒店合格供應(yīng)商名錄中選取合適的供應(yīng)商進行詢價。如合格供應(yīng)商名錄中無合適供應(yīng)商，采購部門應(yīng)通過多種渠道尋找新的供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、參加展會等。采購部門向供應(yīng)商發(fā)出詳細的詢價函，詢價函應(yīng)包含設(shè)備詳細規(guī)格、數(shù)量、交貨期、付款方式等要求。同時，要求供應(yīng)商提供書面報價單，報價單應(yīng)包含設(shè)備單價、總價、含稅情況、運輸費用、售后服務(wù)條款等內(nèi)容。采購部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)收集至少三家不同供應(yīng)商的報價單，以確保能夠進行充分的比價。2.供應(yīng)商評估采購部門對參與報價的供應(yīng)商進行綜合評估，評估內(nèi)容包括：-供應(yīng)商資質(zhì)：審核供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、生產(chǎn)許可證、經(jīng)營許可證等相關(guān)證件，確保供應(yīng)商具備合法經(jīng)營資格。-產(chǎn)品質(zhì)量：查看供應(yīng)商提供的產(chǎn)品樣本、檢測報告、質(zhì)量認(rèn)證等文件，了解其產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量控制體系。如有必要，可要求供應(yīng)商提供樣品進行檢驗。-價格比較：對各供應(yīng)商的報價進行詳細分析，比較價格的合理性，不僅要考慮設(shè)備本身的價格，還要綜合考慮運輸費、安裝調(diào)試費、稅費、售后服務(wù)費等所有相關(guān)費用。-售后服務(wù)：了解供應(yīng)商的售后服務(wù)承諾，包括質(zhì)保期期限、售后服務(wù)響應(yīng)時間、維修保養(yǎng)服務(wù)內(nèi)容、配件供應(yīng)情況等。良好的售后服務(wù)能夠保障設(shè)備的正常運行，降低后期使用成本。-信譽和業(yè)績：通過查詢供應(yīng)商的信用記錄、客戶評價、行業(yè)口碑等方式，了解其商業(yè)信譽。同時，了解供應(yīng)商過往的類似項目業(yè)績，評估其供貨能力和項目實施經(jīng)驗。采購部門根據(jù)評估結(jié)果，撰寫《供應(yīng)商評估報告》，推薦最合適的供應(yīng)商，并將評估報告和報價單一并提交給使用部門和財務(wù)部門。五、財務(wù)部門預(yù)算審核1.預(yù)算匹配審核財務(wù)部門收到采購部門提交的資料后，首先對采購預(yù)算進行審核。對照酒店年度預(yù)算計劃和各部門預(yù)算分配情況，檢查此次采購申請的資金是否已在預(yù)算中安排。如果采購金額在預(yù)算范圍內(nèi)，財務(wù)部門進一步審核預(yù)算明細，確保各項費用的計算準(zhǔn)確合理，不存在預(yù)算高估或低估的情況。2.成本效益分析財務(wù)部門對采購項目進行成本效益分析，評估采購該設(shè)備可能帶來的經(jīng)濟效益和成本支出。例如，對于新采購的餐飲設(shè)備，分析其投入使用后對菜品質(zhì)量、出餐效率的提升以及由此可能帶來的營業(yè)收入增長，同時考慮設(shè)備的采購成本、運營成本（如能耗、維護保養(yǎng)費用等）。根據(jù)成本效益分析結(jié)果，財務(wù)部門提出專業(yè)意見，判斷采購項目是否具有經(jīng)濟可行性。3.付款方式審核財務(wù)部門對采購合同中擬定的付款方式進行審核，確保付款條款符合酒店財務(wù)制度和資金管理要求。審核要點包括付款周期、預(yù)付款比例、驗收款比例、質(zhì)保金比例等，避免不合理的付款安排給酒店帶來資金風(fēng)險。財務(wù)部門完成審核后，在采購申請表上簽署審核意見，并將資料流轉(zhuǎn)至審批領(lǐng)導(dǎo)。六、審批流程1.分級審批權(quán)限根據(jù)采購金額大小和設(shè)備重要性，設(shè)定不同的審批權(quán)限：-一般采購項目（金額在[X]元以下）：由使用部門負(fù)責(zé)人、采購部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人依次審批后即可執(zhí)行采購。-中等采購項目（金額在[X+1]元至[Y]元之間）：在上述部門負(fù)責(zé)人審批的基礎(chǔ)上，需經(jīng)分管副總經(jīng)理審批。-重大采購項目（金額在[Y+1]元以上）：需經(jīng)過使用部門負(fù)責(zé)人、采購部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人、分管副總經(jīng)理審批后，最終由總經(jīng)理審批。對于涉及酒店核心業(yè)務(wù)或關(guān)鍵運營環(huán)節(jié)的重要設(shè)備采購，無論金額大小，均需經(jīng)過總經(jīng)理審批。2.審批內(nèi)容審批領(lǐng)導(dǎo)主要從以下幾個方面進行審批：-采購必要性：判斷采購項目是否符合酒店的戰(zhàn)略規(guī)劃和業(yè)務(wù)發(fā)展需求，是否是解決當(dāng)前業(yè)務(wù)問題或提升服務(wù)水平的必要舉措。-預(yù)算合理性：審核采購預(yù)算是否合理，是否存在超預(yù)算或預(yù)算浪費的情況，成本效益分析是否充分、準(zhǔn)確。-供應(yīng)商選擇：審查供應(yīng)商的選擇是否經(jīng)過充分的評估和比較，推薦的供應(yīng)商是否具備良好的信譽、供貨能力和售后服務(wù)保障。-合同條款：對采購合同條款進行審核，確保合同條款清晰、明確，雙方權(quán)利義務(wù)對等，不存在法律風(fēng)險和對酒店不利的條款。重點審核價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)、違約責(zé)任等關(guān)鍵條款。審批領(lǐng)導(dǎo)在充分了解相關(guān)信息后，在采購申請表和合同草案上簽署審批意見。如審批通過，采購申請進入采購執(zhí)行階段；如審批不通過，審批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)說明理由，采購申請將退回相關(guān)部門進行調(diào)整或重新評估。七、采購合同簽訂1.合同起草采購部門根據(jù)審批通過的采購申請和供應(yīng)商評估結(jié)果，與選定的供應(yīng)商進行合同條款的進一步洽談。在充分協(xié)商達成一致后，起草《酒店設(shè)備采購合同》。合同應(yīng)包含以下主要條款：-合同雙方信息：包括酒店和供應(yīng)商的名稱、地址、聯(lián)系方式等。-設(shè)備信息：詳細描述設(shè)備的名稱、品牌、型號、規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)等。-價格條款：明確設(shè)備單價、總價、含稅情況、運輸費、安裝調(diào)試費等各項費用的明細及支付方式。-交貨條款：約定交貨時間、交貨地點、運輸方式、包裝要求等。-質(zhì)量條款：規(guī)定設(shè)備應(yīng)達到的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、質(zhì)保期期限及質(zhì)保期內(nèi)的售后服務(wù)內(nèi)容。-付款條款：明確預(yù)付款、驗收款、質(zhì)保金等各階段款項的支付比例、支付時間和支付條件。-違約責(zé)任：詳細列出雙方在合同履行過程中如出現(xiàn)違約行為應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任和賠償方式。-爭議解決條款：約定合同履行過程中如發(fā)生爭議的解決方式，如協(xié)商、仲裁或訴訟，并明確仲裁機構(gòu)或訴訟法院的選擇。2.合同審核采購合同起草完成后，采購部門將合同草案提交給行政部門、財務(wù)部門和法務(wù)部門（如有）進行審核。-行政部門審核合同格式是否規(guī)范、條款是否完整，確保合同符合酒店行政管理要求。-財務(wù)部門審核合同付款條款是否符合財務(wù)制度和預(yù)算安排，成本核算是否準(zhǔn)確，資金風(fēng)險是否可控。-法務(wù)部門（如有）從法律專業(yè)角度審核合同條款是否合法合規(guī)，是否存在法律漏洞和風(fēng)險，對合同中的法律術(shù)語、違約責(zé)任、爭議解決條款等進行重點審查，并提出修改意見。各部門審核通過后，將合同草案提交給審批領(lǐng)導(dǎo)進行最終審核。審批領(lǐng)導(dǎo)審核無誤后，授權(quán)采購部門代表酒店與供應(yīng)商簽訂合同。八、采購執(zhí)行與跟蹤1.采購訂單下達采購部門與供應(yīng)商簽訂合同后，根據(jù)合同內(nèi)容下達《采購訂單》。采購訂單應(yīng)明確訂單編號、設(shè)備信息、價格、交貨期、交貨地點等關(guān)鍵信息，并發(fā)送給供應(yīng)商確認(rèn)。同時，采購部門將采購訂單副本分發(fā)給使用部門、財務(wù)部門和行政部門，以便各部門做好相關(guān)準(zhǔn)備工作。2.采購跟蹤與進度反饋采購部門負(fù)責(zé)對采購訂單的執(zhí)行情況進行跟蹤，定期與供應(yīng)商溝通，了解設(shè)備生產(chǎn)進度、運輸安排等情況。如出現(xiàn)可能影響交貨期的問題，采購部門應(yīng)及時協(xié)調(diào)供應(yīng)商解決，并將相關(guān)情況反饋給使用部門和其他相關(guān)部門。供應(yīng)商在設(shè)備發(fā)貨前，應(yīng)提前通知采購部門預(yù)計到貨時間、運輸方式等信息。采購部門應(yīng)根據(jù)這些信息，組織相關(guān)部門做好接貨準(zhǔn)備工作。九、設(shè)備驗收1.驗收準(zhǔn)備在設(shè)備預(yù)計到貨前，采購部門通知使用部門、工程技術(shù)人員（如有需要）等組成驗收小組。驗收小組應(yīng)熟悉設(shè)備的技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收方法，準(zhǔn)備好驗收所需的工具和文件。同時，采購部門應(yīng)確保供應(yīng)商提供設(shè)備的相關(guān)資料，如產(chǎn)品說明書、質(zhì)量檢驗報告、合格證等。2.到貨驗收設(shè)備到貨時，驗收小組按照合同要求對設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀等進行檢查。核對設(shè)備與采購合同、采購訂單及相關(guān)資料是否一致，檢查設(shè)備包裝是否完好，有無破損、變形等情況。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備數(shù)量短缺、規(guī)格不符或外觀有損壞等問題，驗收小組應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，并做好記錄。供應(yīng)商應(yīng)根據(jù)實際情況采取補貨、換貨或其他解決方案。3.安裝調(diào)試與性能驗收對于需要安裝調(diào)試的設(shè)備，由供應(yīng)商安排專業(yè)技術(shù)人員進行安裝調(diào)試。驗收小組在安裝調(diào)試過程中進行監(jiān)督，確保安裝調(diào)試工作按照規(guī)范進行。安裝調(diào)試完成后，驗收小組按照設(shè)備技術(shù)參數(shù)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對設(shè)備的性能進行測試和驗收。測試內(nèi)容包括設(shè)備的運行穩(wěn)定性、各項功能是否正常、生產(chǎn)效率是否達到要求等。如設(shè)備性能驗收不合格，驗收小組應(yīng)要求供應(yīng)商進行整改，直至設(shè)備達到驗收標(biāo)準(zhǔn)。4.驗收報告出具驗收工作完成后，驗收小組出具《設(shè)備驗收報告》。報告應(yīng)詳細記錄驗收過程、驗收結(jié)果、存在的問題及整改情況等內(nèi)容。驗收小組成員在報告上簽字確認(rèn)，驗收報告一式多份，分別由采購部門、使用部門、財務(wù)部門和行政部門存檔。十、付款與結(jié)算1.付款申請設(shè)備驗收合格后，采購部門根據(jù)合同付款條款，填寫《付款申請表》，并附上采購合同、驗收報告、供應(yīng)商發(fā)票等相關(guān)資料，提交給財務(wù)部門審核?！陡犊钌暾埍怼窇?yīng)明確付款金額、付款方式、收款單位信息等內(nèi)容。2.財務(wù)審核與付款財務(wù)部門收到付款申請表后，對相關(guān)資料進行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實性、合法性、有效性，合同付款條款的執(zhí)行情況，驗收報告的完整性等。審核無誤后，財務(wù)部門按照酒店財務(wù)流程進行付款處理。付款完成后，財務(wù)部門將付款憑證副本分發(fā)給采購部門和行政部門，作為財務(wù)入賬和采購結(jié)算的依據(jù)。3.采購結(jié)算與檔案管理采購部門在完成付款后，對采購項目進行結(jié)算。核對采購過程中的各項費用支出，確保賬目清晰、準(zhǔn)確。同時，采購部門將采購過程中的所有文件資料，包括采購申請表、供應(yīng)商報價單、評估報告、采購合同、驗收報告、付款憑證等進行整理歸檔，以便日后查閱和審計。十一、監(jiān)督與管理1.內(nèi)部審計酒店內(nèi)部審計部門定期對設(shè)備采購審批流程進行審計監(jiān)督。審計內(nèi)容包括采購需求的合理性、審批流程的合規(guī)性、供應(yīng)商選擇的公正性、采購合同的執(zhí)行情況、資金使用的合法性等。內(nèi)部審計部門通過查閱文件資料、訪談相關(guān)人員、實地檢查等方式開展審計工作，并出具審計報告。對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，提出整改建議，督促相關(guān)部門及時整改。2.投訴處理酒店建立投訴處理機制，接受員工、供應(yīng)商和客戶對設(shè)備采購審批過程中違