商城購物卡管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司商城購物卡的管理，確保購物卡的發(fā)放、使用、回收等環(huán)節(jié)合法、合規(guī)、有序，保障公司和員工的權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工以及因業(yè)務(wù)往來等原因涉及公司商城購物卡管理的相關(guān)人員。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，確保購物卡管理活動合法合規(guī)。2.公正性原則：購物卡的發(fā)放、使用等環(huán)節(jié)應公平、公正，杜絕任何形式的偏袒和違規(guī)操作。3.保密性原則：涉及購物卡管理的信息應嚴格保密，防止信息泄露。4.監(jiān)督性原則：建立健全監(jiān)督機制，對購物卡管理全過程進行有效監(jiān)督，確保制度執(zhí)行到位。二、購物卡的種類及用途（一）購物卡種類1.公司自有商城通用購物卡：可在公司指定的商城內(nèi)購買各類商品或服務(wù)。2.特定合作商家購物卡：與公司有合作關(guān)系的特定商家發(fā)行的購物卡，僅能在該商家使用。（二）用途1.員工福利：作為公司定期或不定期發(fā)放給員工的福利，用于員工日常消費。2.業(yè)務(wù)往來：用于與合作伙伴、客戶等進行商務(wù)溝通和關(guān)系維護，如贈送禮品等。3.獎勵激勵：對表現(xiàn)優(yōu)秀的員工、團隊或在特定項目中做出突出貢獻的人員進行獎勵。三、購物卡的申請與審批（一）申請流程1.員工福利購物卡申請人力資源部門根據(jù)公司年度福利計劃，確定購物卡發(fā)放的時間、范圍和標準。各部門負責人統(tǒng)計本部門員工人數(shù)及應發(fā)放購物卡的數(shù)量，并填寫《員工福利購物卡申請表》，提交至人力資源部門。人力資源部門審核申請表信息無誤后，匯總編制《員工福利購物卡申請匯總表》，報公司管理層審批。2.業(yè)務(wù)往來購物卡申請相關(guān)業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《業(yè)務(wù)往來購物卡申請表》，詳細說明申請購物卡的用途、對象、金額等信息。申請表經(jīng)部門負責人簽字確認后，提交至分管領(lǐng)導審批。分管領(lǐng)導審批通過后，申請表流轉(zhuǎn)至財務(wù)部門審核資金預算，審核通過后報公司總經(jīng)理審批。3.獎勵激勵購物卡申請發(fā)起獎勵激勵的部門或項目組填寫《獎勵激勵購物卡申請表》，注明獎勵原因、對象、購物卡金額等內(nèi)容。申請表依次經(jīng)部門負責人、分管領(lǐng)導簽字審核后，報公司總經(jīng)理審批。（二）審批權(quán)限1.購物卡申請金額在[X]元及以下的，由部門負責人審批。2.購物卡申請金額在[X]元至[X]元之間的，由分管領(lǐng)導審批。3.購物卡申請金額超過[X]元的，由公司總經(jīng)理審批。四、購物卡的采購與發(fā)放（一）采購1.根據(jù)審批通過的購物卡申請匯總表，由財務(wù)部門負責與選定的購物卡供應商進行洽談，簽訂采購合同。2.采購合同應明確購物卡的種類、數(shù)量、金額、有效期、使用范圍、退換貨規(guī)定等條款。3.財務(wù)部門按照合同約定支付購物卡采購款項，并確保取得合法有效的發(fā)票。（二）發(fā)放1.員工福利購物卡人力資源部門根據(jù)審批通過的《員工福利購物卡申請匯總表》，將購物卡發(fā)放至各部門。各部門指定專人負責領(lǐng)取購物卡，并在《員工福利購物卡發(fā)放登記表》上簽字確認。部門專人將購物卡發(fā)放給本部門員工，員工在《員工福利購物卡簽收表》上簽字領(lǐng)取。2.業(yè)務(wù)往來購物卡財務(wù)部門根據(jù)審批通過的《業(yè)務(wù)往來購物卡申請表》，將購物卡交付給相關(guān)業(yè)務(wù)部門。業(yè)務(wù)部門安排專人負責將購物卡送達指定的合作伙伴或客戶，并要求對方在《業(yè)務(wù)往來購物卡簽收單》上簽字確認。3.獎勵激勵購物卡發(fā)起獎勵激勵的部門或項目組根據(jù)審批通過的《獎勵激勵購物卡申請表》，到財務(wù)部門領(lǐng)取購物卡。部門或項目組將購物卡發(fā)放給受獎勵人員，并由受獎勵人員在《獎勵激勵購物卡簽收表》上簽字。五、購物卡的使用與管理（一）使用范圍1.公司自有商城通用購物卡應嚴格按照規(guī)定在公司指定的商城內(nèi)使用，可購買商城內(nèi)陳列的各類商品或服務(wù)。2.特定合作商家購物卡只能在對應的合作商家使用，不得跨商家使用。（二）使用規(guī)則1.購物卡使用時應遵循先消費卡內(nèi)金額，后支付現(xiàn)金或其他支付方式的原則。2.員工在使用購物卡購買商品或服務(wù)時，應要求商家開具正規(guī)發(fā)票，并在發(fā)票上注明購物卡支付字樣。3.購物卡不得用于購買法律法規(guī)禁止的商品或服務(wù)，不得進行套現(xiàn)、轉(zhuǎn)賣等違規(guī)行為。（三）管理責任1.員工個人負責妥善保管自己領(lǐng)取的購物卡，如因個人原因?qū)е沦徫锟▉G失、損壞等，后果由員工自行承擔。2.各部門負責人應監(jiān)督本部門員工購物卡的使用情況，確保員工按照規(guī)定使用購物卡。3.財務(wù)部門負責對購物卡的采購、發(fā)放、使用等情況進行賬務(wù)處理和記錄，并定期進行核對和盤點。六、購物卡的回收與作廢（一）回收1.在以下情況下，購物卡需要進行回收：員工離職時，應將未使用的購物卡交回公司。因業(yè)務(wù)調(diào)整或其他原因，已發(fā)放的購物卡不再適用，需要回收。2.員工離職時，所在部門負責人應通知員工將未使用的購物卡交回，并在《購物卡回收登記表》上記錄回收情況。3.對于因業(yè)務(wù)調(diào)整等原因回收的購物卡，由相關(guān)部門統(tǒng)一收集后交至財務(wù)部門。（二）作廢1.回收的購物卡由財務(wù)部門進行統(tǒng)一管理，定期核對盤點。2.對于確認無法使用或已過期的購物卡，財務(wù)部門填寫《購物卡作廢申請表》，詳細說明作廢原因、購物卡卡號等信息。3.《購物卡作廢申請表》經(jīng)財務(wù)部門負責人簽字確認后，報公司總經(jīng)理審批。4.經(jīng)審批同意作廢的購物卡，由財務(wù)部門進行妥善處理，確保購物卡信息不會泄露。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對購物卡的管理情況進行審計檢查，包括購物卡的申請、審批、采購、發(fā)放、使用、回收、作廢等環(huán)節(jié)。2.審計檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)存在違規(guī)操作或管理漏洞，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部監(jiān)督1.積極配合國家相關(guān)部門對公司購物卡管理情況的監(jiān)督檢查，如實提供相關(guān)資料和信息。2.對于外部監(jiān)督檢查中提出的問題，應認真對待，及時整改，確保公司購物卡管理活動符合法律法規(guī)要求。八、違規(guī)處理（一）員工違規(guī)處理1.員工如有以下違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰：違規(guī)使用購物卡，如用于套現(xiàn)、轉(zhuǎn)賣、購買禁止商品等，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，立即收回違規(guī)使用的購物卡，并給予警告處分；情節(jié)嚴重的，解除勞動合同。因個人保管不善導致購物卡丟失或損壞，給公司造成經(jīng)濟損失的，由員工承擔相應的賠償責任。提供虛假信息騙取購物卡的，除收回購物卡外，給予記過處分；情節(jié)嚴重的，解除勞動合同，并依法追究法律責任。2.員工對違規(guī)處理結(jié)果如有異議，可在規(guī)定時間內(nèi)提出申訴，公司將進行調(diào)查核實，并給予答復。（二）管理人員違規(guī)處理1.管理人員在購物卡管理過程中，如有濫用職權(quán)、徇私舞弊、違規(guī)審批等行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的行政處分，包括警告、記過、記大過、降職、撤職等；情節(jié)嚴重的，依法追究法