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文檔簡(jiǎn)介

大公司信息管理制度總則目的本信息管理制度旨在規(guī)范公司信息的管理,確保信息的準(zhǔn)確性、完整性、安全性和及時(shí)性,提高公司運(yùn)營(yíng)效率,保障公司利益,促進(jìn)公司業(yè)務(wù)的健康發(fā)展。適用范圍本制度適用于公司全體員工,包括總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司的所有人員?;驹瓌t1.合法性原則:信息管理活動(dòng)應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.準(zhǔn)確性原則:確保信息內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確,數(shù)據(jù)可靠。3.完整性原則:涵蓋公司運(yùn)營(yíng)各個(gè)方面的信息,避免信息缺失。4.安全性原則:采取有效措施保護(hù)信息安全,防止信息泄露、篡改或丟失。5.及時(shí)性原則:及時(shí)收集、處理和傳遞信息,以滿足公司決策和業(yè)務(wù)開展的需要。信息管理職責(zé)分工信息管理委員會(huì)公司設(shè)立信息管理委員會(huì),由公司高層管理人員組成,負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃公司信息管理工作,制定信息管理戰(zhàn)略和重大決策,協(xié)調(diào)解決信息管理中的重大問(wèn)題。信息管理部門信息管理部門是公司信息管理的專業(yè)職能部門,負(fù)責(zé)制定和執(zhí)行信息管理制度,建設(shè)和維護(hù)公司信息系統(tǒng),管理公司信息資源,提供信息支持與服務(wù)。其主要職責(zé)包括:1.負(fù)責(zé)公司信息系統(tǒng)的規(guī)劃、建設(shè)、運(yùn)行和維護(hù),確保系統(tǒng)的穩(wěn)定、安全和高效。2.制定信息收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、傳遞和使用的規(guī)范和流程,并監(jiān)督執(zhí)行。3.負(fù)責(zé)公司各類信息資源的管理,包括文件、數(shù)據(jù)、檔案等,確保信息的完整性和準(zhǔn)確性。4.提供信息分析和報(bào)告服務(wù),為公司決策提供數(shù)據(jù)支持和決策建議。5.組織開展信息安全管理工作,制定信息安全策略,實(shí)施安全防護(hù)措施,防范信息安全風(fēng)險(xiǎn)。6.對(duì)公司員工進(jìn)行信息管理相關(guān)培訓(xùn),提高員工的信息意識(shí)和技能。各部門信息管理員各部門指定一名信息管理員,負(fù)責(zé)本部門信息的收集、整理、傳遞和保管工作,并協(xié)助信息管理部門開展相關(guān)工作。其主要職責(zé)包括:1.按照公司信息管理要求,及時(shí)收集和整理本部門的各類信息,并確保信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。2.將本部門的重要信息及時(shí)傳遞給信息管理部門和其他相關(guān)部門。3.負(fù)責(zé)本部門信息資料的保管,定期進(jìn)行整理和歸檔,防止信息丟失或損壞。4.配合信息管理部門開展信息系統(tǒng)的使用培訓(xùn)和推廣工作,確保本部門員工能夠熟練使用相關(guān)信息系統(tǒng)。員工個(gè)人職責(zé)公司全體員工應(yīng)遵守信息管理制度,積極配合信息管理工作,妥善保護(hù)公司信息安全。具體職責(zé)如下:1.按照公司規(guī)定及時(shí)、準(zhǔn)確地提供個(gè)人工作相關(guān)信息。2.妥善保管個(gè)人賬號(hào)和密碼,不得隨意轉(zhuǎn)借他人使用,如發(fā)現(xiàn)賬號(hào)異常應(yīng)及時(shí)報(bào)告。3.不得擅自復(fù)制、傳播、泄露公司機(jī)密信息,未經(jīng)授權(quán)不得訪問(wèn)公司敏感信息系統(tǒng)。4.在工作中合理使用公司信息資源,不得利用公司信息謀取個(gè)人私利。信息收集與整理信息收集渠道1.內(nèi)部渠道各部門定期提交的工作報(bào)告、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)文檔等。員工日常工作記錄、工作成果匯報(bào)等。公司內(nèi)部會(huì)議、活動(dòng)產(chǎn)生的信息。2.外部渠道政府部門發(fā)布的政策法規(guī)、行業(yè)動(dòng)態(tài)等信息。行業(yè)協(xié)會(huì)、專業(yè)機(jī)構(gòu)發(fā)布的研究報(bào)告、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等。媒體報(bào)道、市場(chǎng)調(diào)研機(jī)構(gòu)提供的信息。合作伙伴、客戶提供的信息。信息收集要求1.信息收集應(yīng)全面、客觀、及時(shí),確保涵蓋公司運(yùn)營(yíng)所需的各類關(guān)鍵信息。2.對(duì)于重要信息,應(yīng)進(jìn)行多渠道核實(shí),確保信息的準(zhǔn)確性和可靠性。3.信息收集過(guò)程中應(yīng)注意保護(hù)信息提供者的隱私和商業(yè)秘密。信息整理規(guī)范1.對(duì)收集到的信息進(jìn)行分類整理,按照公司業(yè)務(wù)板塊、信息類型等建立清晰的信息目錄。2.對(duì)信息進(jìn)行審核和篩選,剔除重復(fù)、無(wú)效或不準(zhǔn)確的信息,確保信息的質(zhì)量。3.將整理后的信息進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ),建立電子檔案庫(kù),便于查詢和使用。信息存儲(chǔ)與保管信息存儲(chǔ)方式1.服務(wù)器存儲(chǔ):公司重要的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、文件等存儲(chǔ)在公司服務(wù)器上,由信息管理部門進(jìn)行統(tǒng)一管理和維護(hù)。2.磁盤存儲(chǔ):對(duì)于一些臨時(shí)性或個(gè)人使用的信息,可以存儲(chǔ)在本地磁盤或移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備上,但應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行備份和保管。3.云存儲(chǔ):部分非敏感信息可根據(jù)需要存儲(chǔ)在云平臺(tái)上,信息管理部門應(yīng)確保云存儲(chǔ)服務(wù)的安全性和可靠性,并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查。信息存儲(chǔ)安全措施1.服務(wù)器應(yīng)配備防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全防護(hù)設(shè)備,防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊。2.對(duì)服務(wù)器進(jìn)行定期維護(hù)和更新,安裝最新的操作系統(tǒng)補(bǔ)丁和安全軟件。3.建立數(shù)據(jù)備份機(jī)制,定期對(duì)重要數(shù)據(jù)進(jìn)行備份,備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置,以防止數(shù)據(jù)丟失。4.對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行加密處理,確保信息在存儲(chǔ)過(guò)程中的安全性。信息保管期限1.永久保管:涉及公司核心業(yè)務(wù)、重大決策、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等重要信息,應(yīng)永久保管。2.定期保管:一般業(yè)務(wù)信息、財(cái)務(wù)報(bào)表等按照規(guī)定的期限進(jìn)行保管,期限屆滿后經(jīng)審批可進(jìn)行銷毀。具體保管期限如下:年度財(cái)務(wù)報(bào)表:10年。月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)表:5年。其他業(yè)務(wù)文檔:根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和實(shí)際需要確定保管期限,一般為35年。信息檔案管理1.建立完善的信息檔案管理制度,明確檔案的分類、編號(hào)、借閱、歸還等流程。2.信息檔案應(yīng)按照類別進(jìn)行存放,便于查找和管理。3.嚴(yán)格控制信息檔案的借閱權(quán)限,借閱人應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表,經(jīng)審批后方可借閱,并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。信息使用與共享信息使用權(quán)限1.根據(jù)員工工作職責(zé)和崗位需求,設(shè)定不同的信息使用權(quán)限。2.一般員工只能訪問(wèn)和使用與其工作相關(guān)的信息,如需訪問(wèn)敏感信息或高級(jí)別信息,需經(jīng)過(guò)特殊審批。3.部門負(fù)責(zé)人可以訪問(wèn)和使用本部門及相關(guān)業(yè)務(wù)領(lǐng)域的信息,有權(quán)對(duì)本部門信息進(jìn)行審核和管理。4.公司高層管理人員具有最高信息使用權(quán)限,可根據(jù)工作需要訪問(wèn)公司各類信息。信息共享原則1.必要性原則:信息共享應(yīng)基于工作需要,確保共享的信息與業(yè)務(wù)活動(dòng)直接相關(guān)。2.授權(quán)原則:信息共享需經(jīng)過(guò)信息所有者或相關(guān)部門的授權(quán),明確共享的范圍、目的和期限。3.安全原則:在信息共享過(guò)程中,應(yīng)采取必要的安全措施,確保信息安全不被泄露。信息共享流程1.信息需求部門向信息管理部門提出信息共享申請(qǐng),說(shuō)明共享的信息內(nèi)容、目的、接收部門等。2.信息管理部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核,核實(shí)信息共享的必要性和合規(guī)性。3.如申請(qǐng)獲批,信息管理部門按照規(guī)定的權(quán)限和方式將信息提供給接收部門,并記錄共享過(guò)程。4.接收部門在使用共享信息后,應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行妥善保管,不得擅自擴(kuò)大共享范圍或泄露信息。信息安全管理信息安全策略1.制定信息安全策略,明確信息安全目標(biāo)、原則和措施,確保公司信息資產(chǎn)的保密性、完整性和可用性。2.信息安全策略應(yīng)涵蓋網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)安全、人員安全等方面的內(nèi)容。網(wǎng)絡(luò)安全管理1.加強(qiáng)公司網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù),設(shè)置網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)控制,限制外部非法訪問(wèn)。2.定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù),確保網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行穩(wěn)定。3.對(duì)員工使用的網(wǎng)絡(luò)終端設(shè)備進(jìn)行安全管理,安裝防病毒軟件、防火墻等安全防護(hù)工具。數(shù)據(jù)安全管理1.對(duì)重要數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理,確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中的安全性。2.建立數(shù)據(jù)訪問(wèn)審計(jì)機(jī)制,記錄和監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)訪問(wèn)行為,及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常情況。3.嚴(yán)格控制數(shù)據(jù)的輸出和共享,防止數(shù)據(jù)泄露。系統(tǒng)安全管理1.定期對(duì)公司信息系統(tǒng)進(jìn)行漏洞掃描和安全評(píng)估,及時(shí)發(fā)現(xiàn)和修復(fù)系統(tǒng)安全隱患。2.對(duì)系統(tǒng)管理員的操作進(jìn)行嚴(yán)格權(quán)限管理,防止誤操作或非法操作。3.制定系統(tǒng)應(yīng)急響應(yīng)預(yù)案,在系統(tǒng)遭受攻擊或出現(xiàn)故障時(shí)能夠迅速恢復(fù),減少損失。人員安全管理1.加強(qiáng)員工信息安全培訓(xùn),提高員工的信息安全意識(shí)和防范能力。2.與員工簽訂信息安全保密協(xié)議,明確員工在信息安全方面的責(zé)任和義務(wù)。3.對(duì)涉及信息安全的崗位人員進(jìn)行背景審查,確保人員具備良好的職業(yè)道德和安全意識(shí)。信息系統(tǒng)管理信息系統(tǒng)規(guī)劃與建設(shè)1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求,制定信息系統(tǒng)規(guī)劃,明確系統(tǒng)建設(shè)的目標(biāo)、功能、架構(gòu)等。2.按照信息系統(tǒng)建設(shè)流程,進(jìn)行系統(tǒng)選型、招標(biāo)、開發(fā)、測(cè)試、上線等工作,確保系統(tǒng)建設(shè)質(zhì)量和進(jìn)度。3.在信息系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中,充分征求各部門意見,確保系統(tǒng)功能滿足業(yè)務(wù)實(shí)際需求。信息系統(tǒng)運(yùn)行與維護(hù)1.建立信息系統(tǒng)運(yùn)行監(jiān)控機(jī)制,實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài),及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理系統(tǒng)故障。2.定期對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí),優(yōu)化系統(tǒng)性能,確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性。3.對(duì)系統(tǒng)用戶反饋的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理,不斷完善系統(tǒng)功能和用戶體驗(yàn)。信息系統(tǒng)用戶管理1.為員工分配信息系統(tǒng)賬號(hào)和權(quán)限,確保用戶權(quán)限與工作職責(zé)相符。2.定期對(duì)用戶賬號(hào)進(jìn)行清理和審核,刪除離職或不再需要訪問(wèn)系統(tǒng)的用戶賬號(hào)。3.對(duì)用戶進(jìn)行系統(tǒng)使用培訓(xùn),提高用戶操作技能和系統(tǒng)使用效率。信息保密管理保密制度1.制定公司信息保密制度,明確保密范圍、保密措施、保密責(zé)任等內(nèi)容。2.保密制度應(yīng)涵蓋公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等各類敏感信息。保密措施1.對(duì)涉及保密信息的文件、資料、存儲(chǔ)設(shè)備等進(jìn)行嚴(yán)格標(biāo)識(shí)和管理,限制接觸范圍。2.在辦公區(qū)域設(shè)置保密區(qū)域,對(duì)保密信息進(jìn)行單獨(dú)存放和保管。3.對(duì)重要會(huì)議、談判等活動(dòng)進(jìn)行保密管理,限制參會(huì)人員范圍,采取必要的保密技術(shù)措施。保密責(zé)任1.公司全體員工均有保密義務(wù),應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度,不得泄露公司保密信息。2.對(duì)于違反保密制度的行為,公司將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任,包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等,并要求其承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。信息發(fā)布與傳播信息發(fā)布審核1.公司對(duì)外發(fā)布的信息應(yīng)經(jīng)過(guò)嚴(yán)格審核,確保信息內(nèi)容準(zhǔn)確、合法、合規(guī)。2.信息發(fā)布申請(qǐng)應(yīng)由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人提出,經(jīng)信息管理部門審核后,報(bào)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審核內(nèi)容包括信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性、時(shí)效性以及是否符合公司形象和利益等。信息傳播渠道1.公司官方網(wǎng)站、社交媒體賬號(hào)等是公司信息發(fā)布的主要渠道,信息管理部門應(yīng)負(fù)責(zé)維護(hù)和管理這些渠道,確保信息及時(shí)、準(zhǔn)確發(fā)布。2.對(duì)于重要信息,可通過(guò)新聞發(fā)布會(huì)、行業(yè)研討會(huì)等形式進(jìn)行傳播。3.在信息傳播過(guò)程中,應(yīng)注意選擇合適的渠道和方式,確保信息能夠有效傳達(dá)給目標(biāo)受眾。信息傳播規(guī)范1.信息傳播應(yīng)遵循客觀、公正、真實(shí)的原則,不得發(fā)布虛假、誤導(dǎo)性信息。2.不得利用公司信息傳播渠道進(jìn)行商業(yè)廣告宣傳或個(gè)人私利行為。3.對(duì)于涉及公司敏感信息或機(jī)密信息的傳播,應(yīng)按照保密制度進(jìn)行嚴(yán)格管控。信息審計(jì)與監(jiān)督信息審計(jì)1.定期開展信息審計(jì)工作,對(duì)公司信息管理活動(dòng)進(jìn)行全面檢查和評(píng)估。2.信息審計(jì)內(nèi)容包括信息收集、存儲(chǔ)、使用、共享、安全等各個(gè)環(huán)節(jié),檢查是否符合公司信息管理制度要求。3.根據(jù)審計(jì)結(jié)果,提出改進(jìn)建議和措施,督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。信息監(jiān)督1.信息管理部門負(fù)責(zé)對(duì)公司信息管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督,及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為。2.設(shè)立信息管理投訴舉報(bào)渠道,接受員工和外部人員對(duì)信息管理問(wèn)

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