自來水公司物資管理制度一、總則（一）目的為加強公司物資管理，規(guī)范物資采購、驗收、存儲、使用、盤點等環(huán)節(jié)的工作流程，確保物資供應(yīng)的及時性、準確性和合理性，降低物資成本，提高公司經(jīng)濟效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于自來水公司總部及所屬各部門、各分支機構(gòu)的物資管理活動。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：公司對物資實行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一采購、統(tǒng)一調(diào)配、統(tǒng)一核算，確保物資管理的規(guī)范化和標準化。2.節(jié)約高效原則：在滿足生產(chǎn)經(jīng)營需要的前提下，合理控制物資采購數(shù)量和庫存水平，減少浪費，提高物資使用效率。3.歸口管理原則：各類物資按照專業(yè)性質(zhì)和管理職能，歸口相關(guān)部門負責管理，明確職責分工，確保物資管理工作的順暢進行。4.監(jiān)督制衡原則：建立健全物資管理的監(jiān)督機制，加強對物資采購、驗收、存儲、使用等環(huán)節(jié)的監(jiān)督檢查，防止違規(guī)違紀行為的發(fā)生。二、物資管理職責分工（一）物資管理部門1.負責制定和完善公司物資管理制度，并組織實施。2.編制物資采購計劃，負責物資的采購、驗收、存儲、發(fā)放等工作。3.建立物資管理臺賬，定期進行物資盤點，確保賬物相符。4.加強與供應(yīng)商的溝通與合作，建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商進行評價和管理。5.負責廢舊物資的回收、處置工作，確保資產(chǎn)的保值增值。（二）使用部門1.根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，提出物資需求計劃，明確物資的規(guī)格、型號、數(shù)量等要求。2.參與物資采購的招標、評標工作，對采購物資的質(zhì)量、性能等進行驗收和評價。3.負責本部門物資的領(lǐng)用、使用和保管工作，建立物資使用臺賬，定期進行清查盤點。4.協(xié)助物資管理部門做好廢舊物資的回收和處置工作。（三）財務(wù)部門1.負責審核物資采購計劃和費用預算，參與物資采購合同的評審。2.辦理物資采購款項的支付結(jié)算，對物資采購成本進行核算和控制。3.定期對物資管理部門的庫存物資進行賬實核對，監(jiān)督物資管理制度的執(zhí)行情況。（四）審計部門1.對物資采購、存儲、使用等環(huán)節(jié)進行審計監(jiān)督，檢查物資管理制度的執(zhí)行情況。2.對物資采購項目進行專項審計，審查采購程序的合法性、合規(guī)性，采購價格的合理性等。3.對審計中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議，督促相關(guān)部門進行整改。三、物資采購管理（一）采購計劃編制1.各使用部門應(yīng)于每月[具體日期]前，根據(jù)本部門次月的生產(chǎn)經(jīng)營任務(wù)和物資庫存情況，編制物資需求計劃，經(jīng)部門負責人審核后報物資管理部門。2.物資管理部門應(yīng)根據(jù)各使用部門提交的物資需求計劃，結(jié)合公司庫存情況、物資儲備定額以及市場供應(yīng)情況等因素，綜合平衡后編制月度物資采購計劃。3.月度物資采購計劃應(yīng)明確物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求時間等詳細信息，并經(jīng)物資管理部門負責人審核、分管領(lǐng)導審批后執(zhí)行。（二）采購方式1.招標采購對于金額較大、技術(shù)復雜、市場競爭充分的物資采購項目，應(yīng)采用招標采購方式。物資管理部門應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司招標管理規(guī)定，編制招標文件，發(fā)布招標公告，組織開標、評標、定標等工作。2.詢價采購對于金額較小、規(guī)格型號單一、市場貨源充足的物資采購項目，可采用詢價采購方式。物資管理部門應(yīng)向至少三家以上供應(yīng)商發(fā)出詢價函，獲取供應(yīng)商的報價，并進行比較分析，選擇報價合理、信譽良好的供應(yīng)商作為成交對象。3.競爭性談判采購對于招標失敗或因技術(shù)復雜、時間緊迫等原因不適合采用招標采購方式的物資采購項目，可采用競爭性談判采購方式。物資管理部門應(yīng)組織成立談判小組，與符合條件的供應(yīng)商進行談判，確定成交供應(yīng)商和采購價格。4.單一來源采購對于只能從唯一供應(yīng)商處采購的物資，或者因不可預見的緊急情況等原因無法進行招標采購的物資，可采用單一來源采購方式。物資管理部門應(yīng)在采購前填寫單一來源采購申請表，說明采購理由，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導審批后實施。（三）采購合同簽訂1.物資采購項目確定成交供應(yīng)商后，物資管理部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等條款。2.采購合同簽訂前，應(yīng)提交財務(wù)部門進行合同評審，重點審查合同條款的合法性、合規(guī)性、完整性以及合同風險防范措施等。經(jīng)財務(wù)部門評審通過后，報公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字（蓋章）生效。3.采購合同簽訂后，物資管理部門應(yīng)及時將合同副本分送使用部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門做好物資驗收、款項支付、合同執(zhí)行跟蹤等工作。（四）采購執(zhí)行與跟蹤1.物資管理部門應(yīng)按照采購合同約定的交貨時間、交貨地點等要求，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，跟蹤物資采購進度，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。2.在物資采購過程中，如因供應(yīng)商原因?qū)е陆回浹舆t、物資質(zhì)量不合格等問題，物資管理部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，并采取相應(yīng)的補救措施，減少對公司生產(chǎn)經(jīng)營的影響。3.物資到貨前，物資管理部門應(yīng)通知使用部門做好驗收準備工作。使用部門應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標準和驗收規(guī)范，對到貨物資進行驗收。四、物資驗收管理（一）驗收準備1.使用部門在物資到貨前，應(yīng)安排專人負責驗收工作，并熟悉物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量標準等要求。2.根據(jù)物資的特點和驗收需要，準備好必要的驗收工具和場地，如量具、檢測設(shè)備、倉庫等。（二）驗收程序1.物資到貨后，物資管理部門應(yīng)及時通知使用部門進行驗收。使用部門驗收人員應(yīng)會同物資管理部門人員，按照采購合同約定的質(zhì)量標準和驗收規(guī)范，對物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀質(zhì)量等進行逐一核對。2.對于需要進行質(zhì)量檢驗的物資，應(yīng)按照相關(guān)標準和規(guī)定，委托具有資質(zhì)的第三方檢測機構(gòu)進行檢驗。檢驗合格后方可辦理入庫手續(xù)。3.驗收過程中，如發(fā)現(xiàn)物資數(shù)量短缺、規(guī)格不符、質(zhì)量不合格等問題，驗收人員應(yīng)及時填寫物資驗收不合格報告，詳細記錄問題情況，并報物資管理部門和相關(guān)領(lǐng)導。（三）驗收結(jié)果處理1.對于驗收合格的物資，驗收人員應(yīng)在物資驗收單上簽字確認，并及時辦理入庫手續(xù)。物資管理部門應(yīng)將驗收合格的物資按照規(guī)定的存儲方式和位置進行存放。2.對于驗收不合格的物資，物資管理部門應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商在規(guī)定的時間內(nèi)進行更換、補貨或退貨處理。如因供應(yīng)商原因給公司造成損失的，應(yīng)按照采購合同約定追究供應(yīng)商的違約責任。3.物資驗收不合格報告應(yīng)作為物資采購管理的重要檔案資料進行保存，以備查詢和追溯。五、物資存儲管理（一）倉庫規(guī)劃與布局1.根據(jù)公司物資的種類、性質(zhì)、數(shù)量等因素，合理規(guī)劃倉庫布局，劃分不同的存儲區(qū)域，如原材料區(qū)、備品備件區(qū)、成品區(qū)等。2.倉庫應(yīng)設(shè)置明顯的標識牌，標明各類物資的存儲區(qū)域、物資名稱、規(guī)格型號等信息，便于物資的查找和管理。（二）物資入庫1.物資驗收合格后，物資管理部門倉庫管理人員應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，填寫物資入庫單，詳細記錄物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商、入庫時間等信息。2.物資入庫時，應(yīng)按照規(guī)定的存儲方式和位置進行存放，做到分類存放、整齊有序。對于易燃易爆、有毒有害等危險物資，應(yīng)設(shè)置專門的存儲區(qū)域，并采取相應(yīng)的安全防范措施。（三）物資存儲保管1.倉庫管理人員應(yīng)定期對庫存物資進行檢查、盤點，確保物資的存儲質(zhì)量。如發(fā)現(xiàn)物資有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時報告物資管理部門，并采取相應(yīng)的處理措施。2.倉庫應(yīng)保持良好的通風、防潮、防火、防盜等條件，確保物資的安全存儲。對于易受潮、易氧化的物資，應(yīng)采取相應(yīng)的防護措施，如密封包裝、放置干燥劑等。3.建立庫存物資臺賬，詳細記錄物資的出入庫情況、庫存數(shù)量、存儲位置等信息，并定期與財務(wù)部門進行核對，確保賬物相符。（四）物資出庫1.使用部門因生產(chǎn)經(jīng)營需要領(lǐng)用物資時，應(yīng)填寫物資領(lǐng)用單，注明物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字后交物資管理部門倉庫管理人員。2.倉庫管理人員根據(jù)物資領(lǐng)用單，核對庫存情況，如庫存充足，應(yīng)及時辦理出庫手續(xù)，填寫物資出庫單，并將物資發(fā)放給使用部門。如庫存不足，應(yīng)及時通知物資管理部門采購人員進行補貨。3.物資出庫時，應(yīng)遵循先進先出、推陳儲新的原則，確保物資的質(zhì)量不受影響。對于貴重物資、危險物資等的出庫，應(yīng)嚴格履行審批手續(xù)。六、物資使用管理（一）使用部門職責1.使用部門應(yīng)按照規(guī)定的用途和操作規(guī)程使用物資，確保物資的正常使用和安全運行。2.加強對本部門物資使用情況的管理，建立物資使用臺賬，記錄物資的領(lǐng)用時間、使用情況、歸還情況等信息，定期進行清查盤點，做到賬物相符。3.對不再使用或已損壞的物資，應(yīng)及時辦理退庫手續(xù)，交物資管理部門統(tǒng)一處理。（二）物資使用監(jiān)督1.物資管理部門應(yīng)定期對各使用部門的物資使用情況進行檢查，監(jiān)督物資的使用是否符合規(guī)定的用途和操作規(guī)程，是否存在浪費現(xiàn)象等。2.對于發(fā)現(xiàn)的問題，物資管理部門應(yīng)及時提出整改意見，督促使用部門進行整改。如因使用不當導致物資損壞、丟失等情況，應(yīng)追究使用部門的責任。七、物資盤點管理（一）盤點計劃制定1.物資管理部門應(yīng)定期組織物資盤點工作，每年至少進行[X]次全面盤點，并根據(jù)實際情況制定盤點計劃。2.盤點計劃應(yīng)明確盤點的范圍、時間、人員分工、盤點方法等內(nèi)容，并提前通知各相關(guān)部門做好準備工作。（二）盤點實施1.在盤點過程中，盤點人員應(yīng)按照規(guī)定的盤點方法和要求，對庫存物資進行逐一清點、核對，確保賬物相符。2.對于盤點中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧、毀損等情況，應(yīng)詳細記錄，并查明原因，填寫物資盤點盈虧報告。（三）盤點結(jié)果處理1.物資管理部門應(yīng)根據(jù)物資盤點盈虧報告，組織相關(guān)部門進行分析研究，提出處理意見和建議。2.對于盤盈的物資，應(yīng)查明原因，核實后按照規(guī)定辦理入賬手續(xù)；對于盤虧、毀損的物資，應(yīng)根據(jù)不同情況，分別由責任人賠償、保險公司理賠、計入當期損益等方式進行處理。3.物資盤點盈虧報告應(yīng)作為物資管理的重要檔案資料進行保存，以備查詢和追溯。八、廢舊物資管理（一）廢舊物資界定1.廢舊物資是指公司在生產(chǎn)經(jīng)營過程中產(chǎn)生的已失去原有使用價值的物資，包括廢舊設(shè)備、廢舊管材、廢舊零部件、廢舊辦公用品等。2.明確廢舊物資的界定標準和范圍，確保廢舊物資的準確認定。（二）廢舊物資回收1.各部門在生產(chǎn)經(jīng)營過程中產(chǎn)生的廢舊物資，應(yīng)及時清理分類，并交物資管理部門統(tǒng)一回收。2.物資管理部門應(yīng)設(shè)立專門的廢舊物資存放區(qū)域，對回收的廢舊物資進行集中存放和管理。（三）廢舊物資處置1.物資管理部門應(yīng)定期對廢舊物資進行評估和鑒定，根據(jù)廢舊物資的實際情況，選擇合適的處置方式，如報廢變賣、回收再利用等。2.對于報廢變賣的廢舊物資，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定，通過公開招標、拍賣等方式進行處置，確保廢舊物資的處置價格合理、公正。3.建立廢舊物資處置臺賬，詳細記錄廢舊物資的名稱、數(shù)量、處置方式、處置價格、處置時間等信息，并定期與財務(wù)部門進行核對。九、物資信息化管理（一）建立物資管理信息系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立物資管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)物資采購、驗收、存儲、使用、盤點等環(huán)節(jié)的信息化管理。2.物資管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備物資信息錄入、查詢、統(tǒng)計、分析等功能，為物資管理決策提供及時、準確的數(shù)據(jù)支持。（二）數(shù)據(jù)維護與更新1.物資管理部門應(yīng)指定專人負責物資管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)維護與更新工