嚴(yán)格落實(shí)公文管理制度一、總則（一）目的為了確保公司公文處理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文處理效率和質(zhì)量，加強(qiáng)公司內(nèi)部溝通與協(xié)作，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及公司實(shí)際情況，特制定本公文管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在公文擬制、辦理、管理等過程中的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：公文的格式、內(nèi)容、語言表達(dá)等應(yīng)符合國家法律法規(guī)及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保公文的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.及時(shí)高效原則：公文處理應(yīng)遵循高效快捷的原則，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和時(shí)限要求辦理，確保公文傳遞及時(shí)、處理迅速。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，加強(qiáng)對(duì)公文的保密管理，確保公文在流轉(zhuǎn)過程中的安全，防止泄密事件發(fā)生。4.精簡實(shí)用原則：公文應(yīng)注重實(shí)效，內(nèi)容簡潔明了，避免冗長繁瑣，切實(shí)提高公文質(zhì)量和工作效率。（四）公文定義本制度所稱公文，是指公司在管理活動(dòng)中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，包括決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、紀(jì)要等。二、公文種類及用途（一）決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。（二）通知適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。（三）通報(bào)適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。（四）報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。（五）請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。（六）批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。（七）意見適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。（八）函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。（九）紀(jì)要適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。三、公文格式（一）一般格式1.公文一般由份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。2.份號(hào)：公文印制份數(shù)的順序號(hào)。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號(hào)。3.密級(jí)和保密期限：公文的秘密等級(jí)和保密的期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”和保密期限。4.緊急程度：公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”“加急”，電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特提”“特急”“加急”“平急”。5.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，也可以單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱。6.發(fā)文字號(hào)：由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。7.簽發(fā)人：上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。8.標(biāo)題：由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。9.主送機(jī)關(guān)：公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。10.正文：公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。11.附件說明：公文附件的順序號(hào)和名稱。12.發(fā)文機(jī)關(guān)署名：署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。13.成文日期：署會(huì)議通過或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。14.印章：公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章。15.附注：公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項(xiàng)。16.附件：公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料。17.抄送機(jī)關(guān)：除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。18.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：公文的送印機(jī)關(guān)和送印日期。19.頁碼：公文頁數(shù)順序號(hào)。（二）特定格式1.信函格式：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊為30mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)標(biāo)志。2.命令（令）格式：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱加“命令”或“令”字組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為20mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行居中編排令號(hào)，令號(hào)下空二行編排正文。3.紀(jì)要格式：紀(jì)要標(biāo)志由“XXXXX紀(jì)要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。標(biāo)注出席人員名單，一般用3號(hào)黑體字，在正文或附件說明下空一行左空二字編排“出席”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)仿宋體字標(biāo)注出席人單位、姓名，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊。標(biāo)注請(qǐng)假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請(qǐng)假”或“列席”外，編排方法同出席人員名單。紀(jì)要格式可以根據(jù)實(shí)際制定。四、公文擬制（一）起草1.公文起草應(yīng)當(dāng)做到內(nèi)容簡潔、主題突出、觀點(diǎn)鮮明、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、表述準(zhǔn)確、文字精煉。2.起草公文前，應(yīng)當(dāng)深入調(diào)查研究，充分進(jìn)行論證，廣泛聽取意見。涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，起草部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，起草部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時(shí)，起草部門應(yīng)列明各方理據(jù)，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)部門會(huì)簽后報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。3.公文的語言應(yīng)當(dāng)符合下列要求：準(zhǔn)確規(guī)范：使用國家通用語言文字，避免使用生僻字、異體字、繁體字，準(zhǔn)確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。簡潔明了：言簡意賅，直陳其事，避免冗長繁瑣、模棱兩可的表述。莊重得體：根據(jù)公文的性質(zhì)和用途，選用恰當(dāng)?shù)脑~語和表達(dá)方式，體現(xiàn)公文的嚴(yán)肅性、權(quán)威性。邏輯嚴(yán)密：內(nèi)容組織嚴(yán)謹(jǐn)，層次清晰，觀點(diǎn)明確，推理合理，避免出現(xiàn)前后矛盾、邏輯混亂的情況。（二）審核1.公文文稿簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由發(fā)文機(jī)關(guān)辦公廳（室）進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準(zhǔn)確。內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實(shí)可行。涉及有關(guān)地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否經(jīng)過充分協(xié)商并達(dá)成一致意見。文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確；文字、數(shù)字、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等用法是否規(guī)范。其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。2.經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應(yīng)當(dāng)退回起草部門并說明理由；符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進(jìn)一步研究和修改的，由起草部門修改后重新報(bào)送。（三）簽發(fā)1.公文應(yīng)當(dāng)經(jīng)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人審批簽發(fā)。重要公文和上行文由機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)黨委、政府授權(quán)制發(fā)的公文，由受權(quán)機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)或者按照有關(guān)規(guī)定簽發(fā)。簽發(fā)人簽發(fā)公文，應(yīng)當(dāng)簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人會(huì)簽。2.以公司名義制發(fā)的公文，一般由公司總經(jīng)理或其授權(quán)的副總經(jīng)理簽發(fā)；涉及重要事項(xiàng)或重大決策的公文，需經(jīng)公司董事長簽發(fā)。五、公文辦理（一）收文辦理1.簽收：對(duì)收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點(diǎn)，核對(duì)無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時(shí)間。2.登記：對(duì)公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記載。3.初審：對(duì)收到的公文進(jìn)行初審。初審的重點(diǎn)是：是否應(yīng)當(dāng)由本機(jī)關(guān)辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否已經(jīng)協(xié)商、會(huì)簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回來文單位并說明理由。4.承辦：閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見報(bào)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理；需要兩個(gè)以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。承辦部門對(duì)交辦的公文應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，有明確辦理時(shí)限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理完畢。5.傳閱：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時(shí)送傳閱對(duì)象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。6.催辦：及時(shí)了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況，督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)催辦。7.答復(fù)：公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時(shí)答復(fù)來文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。（二）發(fā)文辦理1.復(fù)核：已經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽批的公文，印發(fā)前應(yīng)當(dāng)對(duì)公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進(jìn)行復(fù)核；需作實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)當(dāng)報(bào)原簽批人復(fù)審。2.登記：對(duì)復(fù)核后的公文，應(yīng)當(dāng)確定發(fā)文字號(hào)、分送范圍和印制份數(shù)并詳細(xì)記載。3.印制：公文印制必須確保質(zhì)量和時(shí)效。涉密公文應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的場(chǎng)所印制。4.核發(fā)：公文印制完畢，應(yīng)當(dāng)對(duì)公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進(jìn)行檢查后分發(fā)。（三）整理歸檔1.兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔，相關(guān)機(jī)關(guān)保存復(fù)制件。機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù)的，在履行所兼職務(wù)過程中形成的公文，由其兼職機(jī)關(guān)歸檔。2.需要?dú)w檔的公文及有關(guān)材料，應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)檔案法律法規(guī)以及機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定，及時(shí)收集齊全、整理歸檔。兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔，相關(guān)機(jī)關(guān)保存復(fù)制件。機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù)的，在履行所兼職務(wù)過程中形成的公文，由其兼職機(jī)關(guān)歸檔。六、公文管理（一）公文傳閱管理1.設(shè)立專門的公文傳閱夾，按照規(guī)定的順序進(jìn)行傳閱。傳閱夾內(nèi)應(yīng)當(dāng)附帶傳閱單，注明公文標(biāo)題、傳閱時(shí)間、傳閱人姓名等信息。2.傳閱人應(yīng)當(dāng)在收到公文后及時(shí)進(jìn)行傳閱，并在傳閱單上簽字注明傳閱時(shí)間。如因特殊情況不能及時(shí)傳閱，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向公文管理人員說明原因。3.公文管理人員應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握公文的傳閱情況，對(duì)傳閱時(shí)間較長的公文進(jìn)行催辦，確保公文能夠及時(shí)傳遞到相關(guān)人員手中。4.傳閱完畢后，公文管理人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)將公文收回，并檢查公文是否有損壞、遺失等情況。如有問題，應(yīng)當(dāng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。（二）公文保密管理1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息等重要內(nèi)容的公文進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.涉密公文應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的密級(jí)和保密期限進(jìn)行管理，嚴(yán)格限定知悉范圍，實(shí)行專人專柜保管。3.傳遞涉密公文應(yīng)當(dāng)通過機(jī)要交通、機(jī)要通信或?qū)Ｈ藗鬟f等符合保密要求的方式進(jìn)行，不得通過普通郵政、快遞等方式傳遞。4.在公文起草、審核、印制、傳遞、使用、保管、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)，均應(yīng)當(dāng)采取必要的保密措施，防止泄密事件發(fā)生。5.對(duì)違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)當(dāng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。（三）公文存儲(chǔ)管理1.設(shè)立專門的公文檔案室，對(duì)各類公文進(jìn)行集中存儲(chǔ)管理。檔案室應(yīng)當(dāng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保公文的安全保存。2.按照公文的種類、年份、文號(hào)等進(jìn)行分類存放，建立清晰的檔案目錄和索引，便于查找和使用。3.定期對(duì)公文進(jìn)行整理和清點(diǎn)，對(duì)破損、褪色的公文進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保公文的完整性和可讀性。4.電子公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行保存。備份存儲(chǔ)應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行檢查和更新，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（四）公文銷毀管理1.對(duì)已失去保存價(jià)值的公文，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀公文應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行。2.銷毀涉密公文應(yīng)當(dāng)采用符合保密要求的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保公文內(nèi)容無法恢復(fù)。3.銷毀非涉密公文可以采用集中銷毀或指定地點(diǎn)銷毀等方式進(jìn)行。在銷毀過程中，應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。4.銷毀公文應(yīng)當(dāng)建立銷毀記錄，注明銷毀公文的名稱、文號(hào)、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。銷毀記錄應(yīng)當(dāng)妥善保存，以備查閱。七、公文使用規(guī)范（一）語言規(guī)范1.使用國家通用語言文字，避免使用方言、土語、網(wǎng)絡(luò)用語等不規(guī)范的語言。2.用詞準(zhǔn)確、恰當(dāng)，避免使用模糊、歧義、生僻的詞匯。3.表述簡潔明了，避免冗長、繁瑣、復(fù)雜的句子結(jié)構(gòu)。4.語法正確，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用規(guī)范。（二）格式規(guī)范1.嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的公文格式進(jìn)行擬制和排版，確保公文的規(guī)范性和嚴(yán)肅性。2.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、正文、落款等要素的排版應(yīng)當(dāng)整齊、美觀，符合視覺要求。3.頁碼編排準(zhǔn)確，確保公文的完整性和連續(xù)性。（三）行文規(guī)范1.行文應(yīng)當(dāng)確有必要，講求實(shí)效，注重針對(duì)性和可操作性。2.嚴(yán)格按照隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍行文，不得越級(jí)行文。特殊情況需要越級(jí)行文的，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過的機(jī)關(guān)。3.上行文應(yīng)當(dāng)遵循“一文一事”的原則，不得在報(bào)告等非請(qǐng)示性公文中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。4.平行文和下行文應(yīng)當(dāng)明確主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)，確保公文傳遞的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。（四）時(shí)間規(guī)范1.成文日期應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。2.公文的印發(fā)日期應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確無誤，確保公文能夠及時(shí)傳達(dá)和執(zhí)行。八、監(jiān)督與檢查（一）建立公文管理監(jiān)督機(jī)制公司設(shè)立公文管理監(jiān)督小組，定期對(duì)各部門公文處理情況進(jìn)行檢查和評(píng)估。監(jiān)督小組由公司辦公室牽頭，各相關(guān)部門派員參加。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.公文擬制的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和及時(shí)性。2.公文辦理的程序是否合規(guī)，辦理結(jié)果是否符合要求。3.公文管理的安全性、完整性，包括傳閱、保密、存儲(chǔ)、銷毀等環(huán)節(jié)。4.公文使用規(guī)范的執(zhí)行情況，如語言、格式、行文等方面。（三）檢查方式與頻率1.定期檢查：每季度對(duì)各部門公文處理情況進(jìn)行一次全面檢查，形成檢查報(bào)告并在公司內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)。2.不定期抽查：根據(jù)工作