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apqp會(huì)議管理制度一、總則1.目的為確保產(chǎn)品質(zhì)量先期策劃(APQP)工作的順利開展,規(guī)范APQP相關(guān)會(huì)議的組織、召開與管理,保證信息有效傳遞、問題及時(shí)解決、決策科學(xué)合理,特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部開展APQP工作過程中涉及的各類會(huì)議,包括但不限于項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議、階段評(píng)審會(huì)議、供應(yīng)商溝通會(huì)議、問題解決會(huì)議等。3.職責(zé)分工項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織、主持與APQP項(xiàng)目相關(guān)的各類會(huì)議。明確會(huì)議議題,確保會(huì)議目標(biāo)清晰。協(xié)調(diào)參會(huì)人員,保證會(huì)議順利進(jìn)行。跟進(jìn)會(huì)議決議的執(zhí)行情況,并及時(shí)反饋。參會(huì)人員按照會(huì)議通知要求準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議,準(zhǔn)備相關(guān)資料。積極參與會(huì)議討論,發(fā)表真實(shí)、準(zhǔn)確的意見和建議。負(fù)責(zé)落實(shí)會(huì)議決議中與自身工作相關(guān)的任務(wù)。會(huì)議記錄人員負(fù)責(zé)會(huì)議的記錄工作,確保記錄內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。整理會(huì)議紀(jì)要,經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核后及時(shí)分發(fā)給參會(huì)人員。對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行歸檔保存,以備查閱。二、會(huì)議分類及流程1.項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議會(huì)議目的宣布APQP項(xiàng)目正式啟動(dòng),明確項(xiàng)目目標(biāo)、范圍、進(jìn)度計(jì)劃及各階段交付物。介紹項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員及職責(zé)分工。傳達(dá)項(xiàng)目相關(guān)的政策、標(biāo)準(zhǔn)和要求。參會(huì)人員公司高層領(lǐng)導(dǎo)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人相關(guān)部門經(jīng)理及代表項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)核心成員會(huì)議內(nèi)容及議程開場(chǎng)白(5分鐘):由公司高層領(lǐng)導(dǎo)宣布項(xiàng)目啟動(dòng),簡(jiǎn)要介紹項(xiàng)目背景和重要性。項(xiàng)目概述(20分鐘):項(xiàng)目負(fù)責(zé)人介紹項(xiàng)目目標(biāo)、范圍、進(jìn)度計(jì)劃及各階段交付物,展示項(xiàng)目整體規(guī)劃圖。團(tuán)隊(duì)介紹(15分鐘):項(xiàng)目負(fù)責(zé)人介紹團(tuán)隊(duì)成員及職責(zé)分工,各成員進(jìn)行簡(jiǎn)單自我介紹。政策標(biāo)準(zhǔn)傳達(dá)(15分鐘):質(zhì)量部門負(fù)責(zé)人傳達(dá)與項(xiàng)目相關(guān)的質(zhì)量政策、標(biāo)準(zhǔn)和要求。討論與答疑(20分鐘):參會(huì)人員就項(xiàng)目相關(guān)問題進(jìn)行討論,提出疑問和建議,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行解答??偨Y(jié)發(fā)言(5分鐘):公司高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議進(jìn)行總結(jié),提出期望和要求。會(huì)議跟進(jìn)會(huì)議記錄人員在會(huì)后24小時(shí)內(nèi)整理會(huì)議紀(jì)要,經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核后發(fā)布給參會(huì)人員。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)會(huì)議討論結(jié)果,進(jìn)一步細(xì)化項(xiàng)目計(jì)劃,明確各項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任人及時(shí)間節(jié)點(diǎn)。2.階段評(píng)審會(huì)議會(huì)議目的對(duì)APQP項(xiàng)目各階段工作成果進(jìn)行評(píng)審,確保符合項(xiàng)目計(jì)劃和相關(guān)要求。識(shí)別項(xiàng)目執(zhí)行過程中的問題和風(fēng)險(xiǎn),及時(shí)采取措施加以解決和應(yīng)對(duì)。協(xié)調(diào)各方資源,保障項(xiàng)目順利推進(jìn)到下一階段。參會(huì)人員項(xiàng)目負(fù)責(zé)人相關(guān)部門經(jīng)理及代表項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員質(zhì)量工程師客戶代表(如有)會(huì)議內(nèi)容及議程項(xiàng)目進(jìn)展匯報(bào)(30分鐘):項(xiàng)目負(fù)責(zé)人匯報(bào)本階段工作進(jìn)展情況,包括完成的任務(wù)、取得的成果、未完成的工作及原因分析。成果展示與講解(20分鐘):相關(guān)責(zé)任人展示本階段工作成果,并進(jìn)行詳細(xì)講解,如設(shè)計(jì)圖紙、樣件、試驗(yàn)報(bào)告等。評(píng)審與討論(40分鐘):參會(huì)人員對(duì)工作成果進(jìn)行評(píng)審,提出意見和建議,重點(diǎn)對(duì)質(zhì)量、進(jìn)度、成本等方面進(jìn)行討論,識(shí)別問題和風(fēng)險(xiǎn)。問題分析與解決(30分鐘):針對(duì)評(píng)審中發(fā)現(xiàn)的問題,組織相關(guān)人員進(jìn)行分析,制定解決方案,明確責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。下一階段工作計(jì)劃(15分鐘):項(xiàng)目負(fù)責(zé)人介紹下一階段工作計(jì)劃和重點(diǎn)工作,明確各方工作要求和協(xié)作方式。總結(jié)發(fā)言(5分鐘):會(huì)議主持人對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié),強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目推進(jìn)過程中的關(guān)鍵要點(diǎn)和注意事項(xiàng)。會(huì)議跟進(jìn)會(huì)議記錄人員在會(huì)后24小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要整理,經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核后分發(fā)給參會(huì)人員。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟蹤問題解決情況,定期在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部通報(bào)進(jìn)展。對(duì)于需要跨部門協(xié)調(diào)解決的問題,及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),協(xié)調(diào)資源推動(dòng)問題解決。根據(jù)會(huì)議決議,調(diào)整和完善下一階段工作計(jì)劃,確保項(xiàng)目按計(jì)劃順利進(jìn)行。3.供應(yīng)商溝通會(huì)議會(huì)議目的與供應(yīng)商溝通APQP項(xiàng)目對(duì)原材料、零部件的質(zhì)量、交付等要求。了解供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平和質(zhì)量控制情況。協(xié)調(diào)供應(yīng)商與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)之間的工作,確保供應(yīng)鏈的穩(wěn)定和順暢。參會(huì)人員采購部門負(fù)責(zé)人質(zhì)量部門負(fù)責(zé)人項(xiàng)目負(fù)責(zé)人相關(guān)技術(shù)人員供應(yīng)商代表會(huì)議內(nèi)容及議程項(xiàng)目背景介紹(10分鐘):項(xiàng)目負(fù)責(zé)人介紹APQP項(xiàng)目背景、目標(biāo)及對(duì)供應(yīng)商的相關(guān)要求。供應(yīng)商情況介紹(20分鐘):供應(yīng)商代表介紹自身企業(yè)概況、生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量管理體系等情況。項(xiàng)目要求溝通(30分鐘):質(zhì)量部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)技術(shù)人員詳細(xì)說明對(duì)原材料、零部件的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)要求、交付時(shí)間等具體要求,與供應(yīng)商進(jìn)行溝通交流。問題討論與解決(30分鐘):雙方就合作過程中可能出現(xiàn)的問題,如質(zhì)量問題、交付延遲等進(jìn)行討論,共同尋求解決方案,明確責(zé)任分工和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。合作協(xié)議確認(rèn)(10分鐘):采購部門負(fù)責(zé)人與供應(yīng)商代表就合作協(xié)議的條款進(jìn)行確認(rèn),確保雙方權(quán)益和義務(wù)明確??偨Y(jié)發(fā)言(10分鐘):會(huì)議主持人對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié),強(qiáng)調(diào)合作的重要性和相關(guān)要求,希望雙方共同努力確保項(xiàng)目順利進(jìn)行。會(huì)議跟進(jìn)會(huì)議記錄人員在會(huì)后24小時(shí)內(nèi)整理會(huì)議紀(jì)要,經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核后分發(fā)給參會(huì)人員及供應(yīng)商。采購部門負(fù)責(zé)跟進(jìn)供應(yīng)商對(duì)合作協(xié)議的執(zhí)行情況,定期與供應(yīng)商溝通,確保原材料、零部件按時(shí)、按質(zhì)交付。質(zhì)量部門加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商提供的產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn),如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題及時(shí)與供應(yīng)商溝通解決,并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。4.問題解決會(huì)議會(huì)議目的針對(duì)APQP項(xiàng)目執(zhí)行過程中出現(xiàn)的重大問題或反復(fù)出現(xiàn)的問題,組織相關(guān)人員進(jìn)行集中討論,尋求有效的解決方案。明確問題解決的責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn),跟蹤問題解決進(jìn)度,確保問題得到徹底解決。參會(huì)人員項(xiàng)目負(fù)責(zé)人相關(guān)部門經(jīng)理及專家問題涉及的具體責(zé)任人會(huì)議內(nèi)容及議程問題提出與描述(15分鐘):由發(fā)現(xiàn)問題的人員詳細(xì)闡述問題發(fā)生的背景、現(xiàn)象、影響范圍等情況。原因分析(30分鐘):組織參會(huì)人員對(duì)問題進(jìn)行深入分析,運(yùn)用魚骨圖、5Why等工具,找出問題產(chǎn)生的根本原因。方案討論與制定(40分鐘):針對(duì)問題原因,各參會(huì)人員提出解決方案,進(jìn)行討論和評(píng)估,選擇最佳方案,并明確責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。實(shí)施計(jì)劃制定(20分鐘):?jiǎn)栴}責(zé)任人制定具體的實(shí)施計(jì)劃,包括步驟、資源需求、預(yù)期效果等,提交會(huì)議審核。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估(15分鐘):對(duì)解決方案實(shí)施過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估,制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施??偨Y(jié)發(fā)言(5分鐘):會(huì)議主持人對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié),強(qiáng)調(diào)問題解決的重要性和時(shí)間要求,鼓勵(lì)大家積極推進(jìn)問題解決工作。會(huì)議跟進(jìn)會(huì)議記錄人員在會(huì)后24小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要整理,經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核后分發(fā)給參會(huì)人員。問題責(zé)任人按照實(shí)施計(jì)劃推進(jìn)問題解決工作,定期向項(xiàng)目負(fù)責(zé)人匯報(bào)進(jìn)展情況。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟蹤問題解決進(jìn)度,對(duì)解決過程中出現(xiàn)的新問題及時(shí)組織討論解決,確保問題按時(shí)、徹底解決。三、會(huì)議準(zhǔn)備1.會(huì)議通知項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)提前[X]個(gè)工作日發(fā)出會(huì)議通知,明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議題等信息。會(huì)議通知可采用郵件、內(nèi)部通訊軟件等方式發(fā)布,確保參會(huì)人員能夠及時(shí)收到通知。2.資料準(zhǔn)備項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需提前收集與會(huì)議議題相關(guān)的資料,如項(xiàng)目計(jì)劃、階段報(bào)告、質(zhì)量數(shù)據(jù)、供應(yīng)商資料等,并整理成冊(cè)。參會(huì)人員應(yīng)根據(jù)會(huì)議議題要求,準(zhǔn)備好自身需要匯報(bào)或討論的相關(guān)資料,如工作成果報(bào)告、分析數(shù)據(jù)、改進(jìn)方案等。3.場(chǎng)地安排根據(jù)會(huì)議規(guī)模和需求,提前預(yù)訂合適的會(huì)議場(chǎng)地,確保場(chǎng)地設(shè)施齊全、環(huán)境舒適。會(huì)議前應(yīng)做好場(chǎng)地布置,如擺放桌椅、投影儀、音響設(shè)備等,調(diào)試好相關(guān)設(shè)備,保證會(huì)議順利進(jìn)行。四、會(huì)議組織與實(shí)施1.準(zhǔn)時(shí)開場(chǎng)會(huì)議應(yīng)嚴(yán)格按照通知時(shí)間準(zhǔn)時(shí)開場(chǎng),項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或主持人應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議場(chǎng)地做好準(zhǔn)備工作。如有參會(huì)人員遲到,應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)提醒。2.明確規(guī)則會(huì)議開始時(shí),主持人應(yīng)向參會(huì)人員明確會(huì)議規(guī)則,如發(fā)言順序、時(shí)間控制、手機(jī)使用規(guī)定等,確保會(huì)議秩序井然。3.控制進(jìn)程主持人應(yīng)引導(dǎo)會(huì)議按照既定議程進(jìn)行,合理控制會(huì)議時(shí)間,確保各項(xiàng)議題得到充分討論,避免出現(xiàn)跑題、拖延等情況。對(duì)于討論激烈的議題,主持人應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)各方觀點(diǎn),引導(dǎo)達(dá)成共識(shí);對(duì)于意見分歧較大的問題,應(yīng)組織深入分析,尋求最佳解決方案。4.鼓勵(lì)發(fā)言營造積極的會(huì)議氛圍,鼓勵(lì)參會(huì)人員充分發(fā)表意見和建議,尊重不同觀點(diǎn),確保信息的全面性和真實(shí)性。5.做好記錄會(huì)議記錄人員應(yīng)認(rèn)真記錄會(huì)議內(nèi)容,包括發(fā)言要點(diǎn)、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)等。記錄過程中應(yīng)保持專注,確保記錄準(zhǔn)確無誤。五、會(huì)議紀(jì)要1.內(nèi)容要求會(huì)議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確概括會(huì)議主要內(nèi)容,包括會(huì)議議題、討論情況、決議事項(xiàng)及責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等。語言表達(dá)應(yīng)簡(jiǎn)潔明了,邏輯清晰,避免使用模糊、歧義的詞匯和句子。對(duì)于重要的討論觀點(diǎn)和決策依據(jù),可適當(dāng)引用參會(huì)人員的原話,但應(yīng)注明發(fā)言人。2.格式規(guī)范會(huì)議紀(jì)要應(yīng)采用統(tǒng)一的格式,包括標(biāo)題、編號(hào)、日期、參會(huì)人員、會(huì)議內(nèi)容、決議事項(xiàng)、附件等部分。標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)潔明了,準(zhǔn)確反映會(huì)議主題;編號(hào)按照一定規(guī)則編排,便于歸檔和查詢;日期為會(huì)議召開日期。參會(huì)人員應(yīng)列出所有參會(huì)人員姓名及部門;會(huì)議內(nèi)容部分詳細(xì)記錄會(huì)議討論的主要內(nèi)容;決議事項(xiàng)明確記錄會(huì)議達(dá)成的決議,包括工作任務(wù)、責(zé)任人、完成時(shí)間等;附件如有相關(guān)資料,可在紀(jì)要中注明附件名稱及存放位置。3.審核與發(fā)布會(huì)議記錄人員整理完成會(huì)議紀(jì)要后,應(yīng)提交給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在[X]個(gè)工作小時(shí)內(nèi)完成審核,如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)反饋給記錄人員進(jìn)行修改。審核通過后的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)及時(shí)分發(fā)給參會(huì)人員,并根據(jù)需要抄送給相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)。會(huì)議紀(jì)要的發(fā)放方式可采用郵件、內(nèi)部通訊軟件等,確保相關(guān)人員能夠及時(shí)獲取。4.歸檔管理會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照項(xiàng)目和時(shí)間順序進(jìn)行歸檔保存,保存期限應(yīng)符合公司檔案管理規(guī)定。歸檔后的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)便于查閱和檢索,可建立電子檔案和紙質(zhì)檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行管理。六、會(huì)議跟進(jìn)與監(jiān)督1.決議執(zhí)行項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟蹤會(huì)議決議的執(zhí)行情況,定期檢查責(zé)任人的工作進(jìn)展。責(zé)任人應(yīng)按照會(huì)議決議要求,按時(shí)完成工作任務(wù),并及時(shí)向項(xiàng)目負(fù)責(zé)人匯報(bào)執(zhí)行情
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