公司物品采購(gòu)及管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司物品采購(gòu)行為，加強(qiáng)采購(gòu)管理，降低采購(gòu)成本，保證采購(gòu)質(zhì)量，提高采購(gòu)效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)所有物品的采購(gòu)活動(dòng)，包括辦公用品、設(shè)備、原材料、服務(wù)等。（三）基本原則1.按需采購(gòu)原則：根據(jù)公司實(shí)際需求進(jìn)行采購(gòu)，避免盲目采購(gòu)和浪費(fèi)。2.質(zhì)量第一原則：確保所采購(gòu)物品的質(zhì)量符合公司要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。3.價(jià)格合理原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過(guò)比較、談判等方式獲取合理的采購(gòu)價(jià)格。4.公平公正原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)遵循公平、公正、公開(kāi)的原則，維護(hù)公司利益。5.廉潔自律原則：采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律規(guī)定，杜絕不正當(dāng)交易。二、采購(gòu)流程（一）需求提出1.各部門(mén)根據(jù)工作需要，填寫(xiě)《物品采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明所需物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等信息。2.對(duì)于緊急采購(gòu)需求，應(yīng)在申請(qǐng)表中注明“緊急”字樣，并說(shuō)明緊急原因。（二）需求審核1.部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)本部門(mén)提出的采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審核，確保需求的合理性和必要性。2.涉及金額較大或重要的采購(gòu)申請(qǐng)，需提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）采購(gòu)申請(qǐng)批準(zhǔn)經(jīng)審核和審批通過(guò)的采購(gòu)申請(qǐng)，交至采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行采購(gòu)。（四）采購(gòu)實(shí)施1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)批準(zhǔn)的采購(gòu)申請(qǐng)，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。2.采購(gòu)人員應(yīng)通過(guò)招標(biāo)、詢價(jià)、談判等方式，比較不同供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期等，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。3.與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等。（五）到貨驗(yàn)收1.物品到貨前，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)通知相關(guān)部門(mén)準(zhǔn)備驗(yàn)收。2.驗(yàn)收人員按照采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)到貨物品進(jìn)行驗(yàn)收，檢查物品的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等是否符合要求。3.對(duì)于驗(yàn)收合格的物品，填寫(xiě)《物品驗(yàn)收單》；對(duì)于驗(yàn)收不合格的物品，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，如退貨、換貨等。（六）入庫(kù)管理1.驗(yàn)收合格的物品由倉(cāng)庫(kù)管理人員辦理入庫(kù)手續(xù)，按照規(guī)定的存儲(chǔ)方式進(jìn)行存放。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)建立庫(kù)存臺(tái)賬，記錄物品的入庫(kù)、出庫(kù)、庫(kù)存數(shù)量等信息。（七）付款結(jié)算1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)合同約定和驗(yàn)收情況，填寫(xiě)《付款申請(qǐng)單》，附上采購(gòu)合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等相關(guān)憑證。2.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行付款。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫(kù)，收錄供應(yīng)商的基本資料、產(chǎn)品信息、價(jià)格情況、信譽(yù)記錄等。2.根據(jù)采購(gòu)需求，從供應(yīng)商信息庫(kù)中篩選合適的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)、招標(biāo)或談判。3.對(duì)于新的供應(yīng)商，采購(gòu)人員應(yīng)進(jìn)行實(shí)地考察，評(píng)估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、售后服務(wù)等方面的情況，確保其具備合作條件。（二）供應(yīng)商評(píng)價(jià)1.采購(gòu)部門(mén)定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評(píng)價(jià)。2.評(píng)價(jià)方式可包括問(wèn)卷調(diào)查、現(xiàn)場(chǎng)考察、數(shù)據(jù)分析等。3.根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。（三）供應(yīng)商激勵(lì)與淘汰1.對(duì)于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，如增加采購(gòu)份額、優(yōu)先付款等。2.對(duì)于連續(xù)兩次評(píng)價(jià)不合格的供應(yīng)商，予以淘汰，并從供應(yīng)商信息庫(kù)中刪除其信息。四、采購(gòu)預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各部門(mén)應(yīng)根據(jù)年度工作計(jì)劃和實(shí)際需求，編制本部門(mén)的物品采購(gòu)預(yù)算。2.采購(gòu)預(yù)算應(yīng)包括采購(gòu)項(xiàng)目、數(shù)量、金額等詳細(xì)信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)匯總。3.財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)公司整體預(yù)算安排，對(duì)各部門(mén)的采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行審核和調(diào)整，形成公司年度采購(gòu)預(yù)算。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)任務(wù)，不得超預(yù)算采購(gòu)。2.如因特殊原因需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，應(yīng)按照預(yù)算編制程序進(jìn)行申請(qǐng)和審批。（三）預(yù)算監(jiān)控1.財(cái)務(wù)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中存在的問(wèn)題。2.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)每月向財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)送采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況報(bào)表，包括已采購(gòu)金額、未采購(gòu)金額、預(yù)計(jì)完成時(shí)間等。五、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)識(shí)別采購(gòu)過(guò)程中可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)，如供應(yīng)商違約、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)等。2.對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.針對(duì)不同的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。例如，對(duì)于供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)，可在合同中約定違約責(zé)任和賠償條款；對(duì)于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)到貨驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理。2.建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)信號(hào)，采取有效措施進(jìn)行防范和控制。六、采購(gòu)人員行為規(guī)范（一）職業(yè)道德1.采購(gòu)人員應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司規(guī)章制度，誠(chéng)實(shí)守信，廉潔奉公。2.不得接受供應(yīng)商的賄賂、回扣、宴請(qǐng)等不正當(dāng)利益。（二）工作紀(jì)律1.嚴(yán)格遵守工作流程和工作時(shí)間，不得擅自離崗、脫崗。2.保守公司采購(gòu)機(jī)密，不得泄露采購(gòu)信息和供應(yīng)商情況。（三）業(yè)務(wù)能力1.不斷學(xué)習(xí)采購(gòu)業(yè)務(wù)知識(shí)，提高采購(gòu)技能和談判能力。2.關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)和行業(yè)信息，為公司采購(gòu)提供合理建議。七、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、采購(gòu)合同的簽訂和履行情況、采購(gòu)資金的使用情況等。2.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）績(jī)效考核1.建立采購(gòu)人員績(jī)效考核制度，從采購(gòu)成本、采購(gòu)質(zhì)量、交貨期、供應(yīng)商管理等方面對(duì)采購(gòu)人員進(jìn)行考核。2.績(jī)效考核結(jié)果與采購(gòu)人員的薪酬、晉升、獎(jiǎng)勵(lì)等掛鉤，激勵(lì)采購(gòu)人員提高工作績(jī)效。八、附則（一