寶山區(qū)購買書架管理制度總則1.目的為規(guī)范寶山區(qū)公司書架的采購、使用與管理，確保書架資源的合理配置與有效利用，滿足員工辦公及學習需求，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于寶山區(qū)公司全體員工及各部門在書架使用及相關采購活動中的行為規(guī)范。3.基本原則按需采購原則：根據(jù)實際工作及學習需要，合理確定書架的采購數(shù)量與規(guī)格。統(tǒng)一管理原則：由公司行政部門對書架的采購、分配、調(diào)配等進行統(tǒng)一管理。節(jié)約高效原則：在滿足使用需求的前提下，注重節(jié)約成本，提高書架的使用效率。書架采購管理1.需求申請各部門因工作需要新增或更換書架時，應提前填寫《書架采購申請表》，詳細說明申請理由、所需書架的規(guī)格（如尺寸、層數(shù)、材質(zhì)等）、數(shù)量以及預計放置位置等信息。申請表需經(jīng)部門負責人簽字確認后提交至行政部門。2.審核與審批行政部門收到《書架采購申請表》后，對申請內(nèi)容進行審核。審核要點包括需求的合理性、現(xiàn)有書架資源的匹配情況等。對于審核通過的申請，行政部門將其提交至公司分管領導進行審批。審批通過后方可進入采購流程。3.采購流程行政部門根據(jù)審批通過的申請，負責組織書架的采購工作。采購方式可采用招標、詢價、直接采購等，具體根據(jù)公司相關采購規(guī)定及實際情況確定。在采購過程中，應選擇具有良好信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理的供應商。采購人員需與供應商簽訂詳細的采購合同，明確書架的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、售后服務等條款。采購完成后，行政部門應及時跟進書架的到貨情況。到貨時，需組織相關人員進行驗收，確保書架的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等符合采購合同要求。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)。書架分配管理1.分配原則根據(jù)各部門的人員數(shù)量、工作性質(zhì)及實際需求，合理分配書架資源。優(yōu)先保障業(yè)務部門及對資料存儲有較高要求的部門?？紤]書架的使用效率，盡量將書架分配至使用頻率較高的區(qū)域，方便員工使用。2.分配流程行政部門根據(jù)審核后的《書架采購申請表》及各部門實際情況，制定書架分配方案。分配方案經(jīng)公司分管領導批準后，行政部門按照方案將書架分配至各部門指定地點。各部門應按照分配方案及時接收書架，并安排專人負責書架的安裝與整理工作。安裝完成后，需向行政部門反饋安裝情況。書架使用管理1.使用規(guī)范員工應愛護書架，保持書架的整潔與完好。不得隨意在書架上刻畫、張貼、涂抹。書架應按照規(guī)定的用途使用，不得擅自改變其結構或用途。嚴禁在書架上堆放與工作無關的物品。員工應將書籍、文件等資料分類存放于書架上，擺放整齊有序，便于查找與使用。離職員工應在辦理離職手續(xù)前，將個人使用的書架清理干凈，并歸還至公司指定地點。2.維護與保養(yǎng)各部門負責本部門書架的日常維護與保養(yǎng)工作。定期檢查書架的結構是否穩(wěn)固，如有損壞應及時報修。對于書架表面的灰塵、污漬等，應定期進行清潔，保持書架的干凈整潔。行政部門應定期對公司所有書架進行巡檢，發(fā)現(xiàn)問題及時通知相關部門進行處理。3.調(diào)配管理因工作需要，各部門之間可申請書架的調(diào)配。申請部門需填寫《書架調(diào)配申請表》，說明調(diào)配理由、調(diào)出與調(diào)入書架的規(guī)格及數(shù)量等信息?！稌苷{(diào)配申請表》經(jīng)調(diào)出部門與調(diào)入部門負責人簽字確認后，提交至行政部門。行政部門對調(diào)配申請進行審核，審核通過后組織實施書架的調(diào)配工作。調(diào)配完成后，更新書架分配記錄。書架報廢管理1.報廢標準書架出現(xiàn)嚴重損壞，無法修復或修復成本過高，影響正常使用的，可申請報廢。因公司辦公場所調(diào)整、布局變更等原因，導致書架不再使用且無調(diào)配價值的，可申請報廢。2.報廢申請各部門發(fā)現(xiàn)書架符合報廢標準時，應填寫《書架報廢申請表》，詳細說明書架的報廢原因、規(guī)格、數(shù)量等信息，并附上相關照片或說明材料?！稌軋髲U申請表》經(jīng)部門負責人簽字確認后提交至行政部門。3.審核與審批行政部門收到《書架報廢申請表》后，組織相關人員進行現(xiàn)場查看與評估，核實書架是否符合報廢條件。對于審核通過的報廢申請，行政部門將其提交至公司財務部門進行資產(chǎn)核銷審核，再提交至公司分管領導進行審批。審批通過后方可進行報廢處理。4.報廢處理經(jīng)審批同意報廢的書架，由行政部門負責聯(lián)系專業(yè)的回收公司進行處理。處理過程中應確保資產(chǎn)的安全與環(huán)保，避免造成資源浪費或環(huán)境污染。行政部門應及時更新公司固定資產(chǎn)臺賬，核銷已報廢的書架信息。監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機制行政部門負責對書架的采購、分配、使用、維護及報廢等全過程進行監(jiān)督檢查。定期對各部門書架的使用情況進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。公司設立意見箱及舉報電話，接受員工對書架管理中存在問題的反饋與舉報。對于員工的反饋與舉報，行政部門應及時進行調(diào)查處理，并將處理結果反饋給舉報人。2.考核辦法將書架管理工作納入部門及員工的績效考核體系。對于在書架管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門及個人，給予適當?shù)莫剟?。對于違反書架使用管理規(guī)定的部門及個人，視情節(jié)輕重給予相應的處罰。處罰方式包括但不限于警告、罰款、績效扣分等。具體處罰標準如下：若發(fā)現(xiàn)員工在書架上隨意刻畫、張貼、涂抹，每次處以[X]元罰款，并責令其恢復原狀。對于擅自改變書架結構或用途的行為，責令其限期整改，并處以[X]元罰款。若造成書架損壞，需照價賠償。如發(fā)現(xiàn)員工未按規(guī)定分類存放資料，導致查找不便，給予警告處分。經(jīng)多次提醒仍不改正的，處以[X]元罰款。對于離職員工未及時清理歸