化妝品記錄文件管理制度一、總則（一）目的為加強公司化妝品記錄文件管理，確保記錄文件的真實性、完整性、準確性和可追溯性，規(guī)范記錄文件的編制、審核、批準、發(fā)放、使用、保管、歸檔、檢索、銷毀等工作流程，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有與化妝品相關記錄文件的管理，包括但不限于產(chǎn)品研發(fā)記錄、生產(chǎn)記錄、質(zhì)量檢驗記錄、銷售記錄、庫存記錄、人員培訓記錄等。（三）職責分工1.行政部負責制定、修訂并完善公司記錄文件管理制度。負責記錄文件格式的統(tǒng)一規(guī)范和編號管理。負責記錄文件的集中歸檔和保管，建立記錄文件索引目錄，確保記錄文件的安全存放和便于檢索。負責記錄文件的定期清查和盤點，確保記錄文件的完整性。按照規(guī)定的期限和要求，負責記錄文件的銷毀工作。2.各相關部門負責本部門各類化妝品記錄文件的編制、收集、整理和初步審核。負責本部門記錄文件的妥善保管和安全保密工作。按照規(guī)定的期限向行政部移交本部門已完成的記錄文件。配合行政部進行記錄文件的清查、盤點和銷毀等工作。（四）記錄文件管理的基本原則1.真實性原則：記錄文件應如實反映化妝品生產(chǎn)、經(jīng)營活動的實際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：記錄文件應涵蓋化妝品生產(chǎn)、經(jīng)營全過程的各項活動，不得遺漏重要信息。3.準確性原則：記錄文件中的數(shù)據(jù)、文字等應準確無誤，不得出現(xiàn)模糊、歧義或錯誤表述。4.可追溯性原則：記錄文件應能夠清晰地反映化妝品的來源、去向、生產(chǎn)過程、質(zhì)量狀況等信息，以便在需要時能夠進行有效的追溯。5.規(guī)范性原則：記錄文件的編制、格式、內(nèi)容等應符合國家相關法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司內(nèi)部的規(guī)定和要求，確保記錄文件的規(guī)范性和一致性。二、記錄文件的編制與審核（一）記錄文件的內(nèi)容要求1.應包含足夠的信息，能夠清晰地表明化妝品生產(chǎn)、經(jīng)營活動的具體情況，如產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號、批次、生產(chǎn)日期、生產(chǎn)地點、生產(chǎn)設備、原材料供應商、生產(chǎn)操作人員、質(zhì)量檢驗結(jié)果等。2.記錄文件中的數(shù)據(jù)應真實、準確、完整，不得隨意涂改。如需修改，應在修改處簽名并注明修改日期。3.記錄文件應使用規(guī)范的漢字和法定計量單位，不得使用非法定計量單位或自行編造的符號、代碼等。4.記錄文件應具有可追溯性，能夠通過記錄文件中的信息追溯到化妝品生產(chǎn)、經(jīng)營活動的各個環(huán)節(jié)。（二）記錄文件的格式要求1.記錄文件應采用統(tǒng)一的格式，包括紙張規(guī)格、字體、字號、排版等。2.記錄文件的頁面應整潔、清晰，不得有污漬、破損或折疊等情況。3.記錄文件的編號應統(tǒng)一規(guī)范，便于識別和管理。編號應包含年份、部門代碼、文件類別代碼、流水號等信息，例如：20XXXXXXXXXX。其中，20XX表示年份，XX表示部門代碼，XX表示文件類別代碼，XXXX表示流水號。4.記錄文件的表頭應明確記錄文件的名稱、編號、日期、填寫人、審核人、批準人等信息。（三）記錄文件的編制流程1.起草：各相關部門根據(jù)工作需要，指定專人負責記錄文件的起草工作。起草人應按照記錄文件的內(nèi)容和格式要求，如實填寫相關信息。2.審核：記錄文件起草完成后，應由部門負責人進行審核。審核人應認真審查記錄文件的內(nèi)容是否真實、準確、完整，格式是否符合要求，簽字是否齊全等。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時要求起草人進行修改。3.批準：審核通過的記錄文件，應由部門分管領導進行批準。批準人應在認真審查記錄文件的基礎上，簽署批準意見。批準后的記錄文件方可生效。三、記錄文件的發(fā)放與使用（一）記錄文件的發(fā)放1.行政部根據(jù)各部門的需求，按照記錄文件的編號順序進行發(fā)放。發(fā)放時應填寫《記錄文件發(fā)放登記表》，詳細記錄發(fā)放日期、文件名稱、編號、發(fā)放部門、領取人等信息。2.對于重要的記錄文件或涉及機密信息的記錄文件，應實行限量發(fā)放，并要求領取人簽字確認。領取人應妥善保管記錄文件，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復印、外傳。（二）記錄文件的使用1.各部門在使用記錄文件時，應嚴格按照記錄文件的規(guī)定和要求進行填寫和操作，確保記錄文件的準確性和完整性。2.記錄文件應在規(guī)定的區(qū)域內(nèi)使用，使用過程中應保持記錄文件的整潔、完好，不得隨意涂改、損壞或丟失。3.如因工作需要對記錄文件進行復制，應經(jīng)部門負責人批準，并在復印件上注明“復印件”字樣及復制日期。復制后的記錄文件應與原件具有同等效力。四、記錄文件的保管與歸檔（一）記錄文件的保管1.各部門應指定專人負責本部門記錄文件的保管工作，確保記錄文件的安全存放。保管人員應建立記錄文件保管臺賬，詳細記錄記錄文件的名稱、編號、數(shù)量、保管期限、存放位置等信息。2.記錄文件應存放在干燥、通風、防火、防潮、防蟲的環(huán)境中，避免記錄文件受到損壞或丟失。對于電子記錄文件，應定期進行備份，并妥善保管備份文件。3.記錄文件的查閱和借閱應嚴格按照規(guī)定的程序進行審批，未經(jīng)批準不得擅自查閱或借閱。查閱和借閱記錄文件時，應填寫《記錄文件查閱/借閱登記表》，詳細記錄查閱/借閱日期、文件名稱、編號、查閱/借閱人、查閱/借閱原因等信息。查閱和借閱完畢后，應及時歸還記錄文件，并由保管人員進行核對確認。（二）記錄文件的歸檔1.各部門應按照規(guī)定的期限將本部門已完成的記錄文件移交行政部進行歸檔。移交時應填寫《記錄文件移交清單》，詳細記錄移交日期、文件名稱、編號、數(shù)量等信息。2.行政部收到各部門移交的記錄文件后，應按照記錄文件的類別、年份、編號等進行分類整理，并建立相應的檔案目錄。檔案目錄應包括記錄文件的名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息，以便于檢索和查閱。3.行政部應將歸檔后的記錄文件存放在專門的檔案柜中，并按照檔案管理的要求進行妥善保管。對于電子記錄文件，應存儲在服務器或其他存儲介質(zhì)上，并建立相應的電子檔案管理系統(tǒng)，確保電子記錄文件的安全存儲和便于檢索。五、記錄文件的檢索與銷毀（一）記錄文件的檢索1.行政部應建立完善的記錄文件檢索系統(tǒng)，以便于快速、準確地查找所需的記錄文件。檢索系統(tǒng)應包括紙質(zhì)檔案目錄和電子檔案管理系統(tǒng)。2.當需要檢索記錄文件時，檢索人員應按照規(guī)定的檢索方法進行操作。如通過記錄文件的編號、名稱、日期、部門等信息進行檢索。檢索結(jié)果應及時提供給相關人員，并做好記錄。（二）記錄文件的銷毀1.記錄文件的銷毀應按照規(guī)定的程序進行審批。保管期限屆滿或已失去保存價值的記錄文件，由保管部門提出銷毀申請，并填寫《記錄文件銷毀申請表》，詳細說明銷毀記錄文件的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《記錄文件銷毀申請表》經(jīng)部門負責人審核、分管領導批準后，方可進行銷毀。3.記錄文件的銷毀應由行政部組織實施，并指定專人負責現(xiàn)場監(jiān)督。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方法，確保記錄文件無法恢復。銷毀過程中應填寫《記錄文件銷毀登記表》，詳細記錄銷毀日期、文件名稱、編號、數(shù)量、銷毀方式、監(jiān)督人等信息。4.對于涉及機密信息的記錄文件，應按照國家有關保密規(guī)定進行銷毀處理，確保信息安全。六、記錄文件管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責1.行政部負責定期對公司記錄文件管理工作進行監(jiān)督檢查，確保記錄文件管理工作符合本制度的要求。2.各部門應配合行政部的監(jiān)督檢查工作，如實提供相關記錄文件和資料，并接受監(jiān)督檢查人員的詢問和檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.記錄文件的編制、審核、批準、發(fā)放、使用、保管、歸檔、檢索、銷毀等工作流程是否符合規(guī)定。2.記錄文件的內(nèi)容是否真實、準確、完整，格式是否符合要求。3.記錄文件的保管是否安全、妥善，是否存在丟失、損壞、涂改等情況。4.記錄文件的查閱、借閱等手續(xù)是否齊全，是否存在違規(guī)查閱、借閱的情況。5.記錄文件的銷毀是否按照規(guī)定的程序進行，銷毀記錄是否完整。（三）監(jiān)督檢查結(jié)果處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部應及時向相關部門發(fā)出整改通知，要求限期整改。整改部門應認真分析問題產(chǎn)生的原因，并采取有效的措施進行整改。