公司自供自物品管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司自供自物品的管理，規(guī)范物品采購(gòu)、使用、庫(kù)存等環(huán)節(jié)的流程，確保公司資產(chǎn)的合理利用，降低成本，提高公司運(yùn)營(yíng)效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有自供自物品的管理，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、勞保用品、維修材料等。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司自供自物品實(shí)行統(tǒng)一采購(gòu)、統(tǒng)一調(diào)配、統(tǒng)一核算的管理方式。2.按需采購(gòu)原則：根據(jù)公司實(shí)際需求，合理安排采購(gòu)計(jì)劃，避免盲目采購(gòu)和浪費(fèi)。3.成本控制原則：在保證物品質(zhì)量和使用需求的前提下，降低采購(gòu)成本和庫(kù)存成本。4.責(zé)任追究原則：對(duì)在自供自物品管理過(guò)程中出現(xiàn)的違規(guī)行為，追究相關(guān)人員的責(zé)任。二、職責(zé)分工（一）采購(gòu)部門1.負(fù)責(zé)公司自供自物品的采購(gòu)工作，包括供應(yīng)商的選擇、采購(gòu)合同的簽訂、采購(gòu)訂單的下達(dá)等。2.定期收集公司各部門的采購(gòu)需求，進(jìn)行匯總分析，制定合理的采購(gòu)計(jì)劃。3.對(duì)采購(gòu)物品的質(zhì)量、價(jià)格、交貨期等進(jìn)行跟蹤和控制，確保采購(gòu)任務(wù)的順利完成。（二）倉(cāng)庫(kù)管理部門1.負(fù)責(zé)公司自供自物品的入庫(kù)、存儲(chǔ)、保管和發(fā)放工作。2.建立健全庫(kù)存管理制度，定期對(duì)庫(kù)存物品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。3.對(duì)庫(kù)存物品的數(shù)量、質(zhì)量、存儲(chǔ)狀況等進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理庫(kù)存積壓、損壞等問(wèn)題。（三）使用部門1.負(fù)責(zé)提出本部門自供自物品的需求計(jì)劃，并提交給采購(gòu)部門。2.按照規(guī)定的流程領(lǐng)用自供自物品，合理使用并妥善保管，避免浪費(fèi)和損壞。3.協(xié)助倉(cāng)庫(kù)管理部門做好庫(kù)存盤點(diǎn)工作，提供相關(guān)信息和數(shù)據(jù)。（四）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)公司自供自物品采購(gòu)資金的預(yù)算編制、審核和支付。2.對(duì)自供自物品的采購(gòu)成本、庫(kù)存成本等進(jìn)行核算和分析，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。3.監(jiān)督自供自物品管理過(guò)程中的財(cái)務(wù)收支情況，確保資金使用的合規(guī)性。三、采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃1.各使用部門應(yīng)于每月[具體日期]前，將次月的自供自物品需求計(jì)劃提交給采購(gòu)部門。需求計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出物品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。2.采購(gòu)部門收到各部門的需求計(jì)劃后，進(jìn)行匯總分析，結(jié)合庫(kù)存情況，制定次月的采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等內(nèi)容。3.采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后的采購(gòu)計(jì)劃作為采購(gòu)工作的依據(jù)。（二）供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門應(yīng)建立供應(yīng)商評(píng)估和選擇機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等方面。2.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，建立合格供應(yīng)商名錄。采購(gòu)物品應(yīng)優(yōu)先從合格供應(yīng)商名錄中選擇供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。3.對(duì)于新的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門應(yīng)通過(guò)多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)等工作，選擇合適的供應(yīng)商。（三）采購(gòu)合同1.采購(gòu)部門與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同前，應(yīng)確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。合同內(nèi)容應(yīng)包括采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。2.采購(gòu)合同經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司法務(wù)部門審核。法務(wù)部門審核通過(guò)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后的采購(gòu)合同方可簽訂。3.采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按照合同約定履行義務(wù)。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，應(yīng)及時(shí)采取措施，維護(hù)公司利益。（四）采購(gòu)驗(yàn)收1.采購(gòu)物品到貨后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)通知倉(cāng)庫(kù)管理部門進(jìn)行驗(yàn)收。倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)按照采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購(gòu)物品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號(hào)等進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收合格的采購(gòu)物品，倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)辦理入庫(kù)手續(xù)，并填寫入庫(kù)單。入庫(kù)單應(yīng)包括物品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、入庫(kù)日期等信息。3.驗(yàn)收不合格的采購(gòu)物品，倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。如因供應(yīng)商原因?qū)е虏少?gòu)物品不合格，采購(gòu)部門應(yīng)要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，如退換貨、補(bǔ)貨、賠償損失等。四、庫(kù)存管理（一）入庫(kù)管理1.倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)根據(jù)采購(gòu)部門提供的采購(gòu)合同、采購(gòu)訂單、入庫(kù)單等資料，對(duì)采購(gòu)物品進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，辦理入庫(kù)手續(xù)，將物品存入相應(yīng)的倉(cāng)庫(kù)區(qū)域。2.入庫(kù)物品應(yīng)按照類別、規(guī)格型號(hào)、批次等進(jìn)行分類存放，并建立庫(kù)存臺(tái)賬。庫(kù)存臺(tái)賬應(yīng)詳細(xì)記錄物品的入庫(kù)日期、名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商名稱等信息。3.倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存物品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)及時(shí)上報(bào)公司相關(guān)部門。（二）存儲(chǔ)管理1.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持整潔、干燥、通風(fēng)良好，確保庫(kù)存物品的質(zhì)量不受影響。2.庫(kù)存物品應(yīng)按照規(guī)定的存儲(chǔ)條件進(jìn)行存放，對(duì)于有特殊存儲(chǔ)要求的物品，應(yīng)采取相應(yīng)的防護(hù)措施。3.倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存物品進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)物品有損壞、變質(zhì)、過(guò)期等情況，應(yīng)及時(shí)處理。（三）發(fā)放管理1.使用部門應(yīng)填寫物品領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到倉(cāng)庫(kù)管理部門領(lǐng)取物品。物品領(lǐng)用申請(qǐng)表應(yīng)包括物品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用日期等信息。2.倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)根據(jù)物品領(lǐng)用申請(qǐng)表，核實(shí)庫(kù)存情況，如庫(kù)存充足，應(yīng)及時(shí)發(fā)放物品，并填寫出庫(kù)單。出庫(kù)單應(yīng)包括物品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用日期、發(fā)放人等信息。3.對(duì)于貴重物品、限量物品等，倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)實(shí)行限額領(lǐng)用制度，嚴(yán)格控制領(lǐng)用數(shù)量。（四）盤點(diǎn)管理1.倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存物品進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期為[具體周期]。盤點(diǎn)工作應(yīng)做到賬實(shí)相符，確保庫(kù)存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。2.盤點(diǎn)結(jié)束后，倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)編制盤點(diǎn)報(bào)告，詳細(xì)說(shuō)明盤點(diǎn)情況，包括盤點(diǎn)日期、盤點(diǎn)范圍、盤點(diǎn)結(jié)果、差異原因及處理建議等。3.如發(fā)現(xiàn)盤點(diǎn)結(jié)果與庫(kù)存臺(tái)賬不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行調(diào)整。對(duì)于盤盈、盤虧的物品，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。五、使用管理（一）領(lǐng)用規(guī)定1.使用部門應(yīng)按照規(guī)定的流程領(lǐng)用自供自物品，不得擅自挪用、轉(zhuǎn)借其他部門或個(gè)人。2.領(lǐng)用物品時(shí)，應(yīng)填寫物品領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明領(lǐng)用物品的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批。3.倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)按照審批后的物品領(lǐng)用申請(qǐng)表發(fā)放物品，不得超發(fā)、誤發(fā)。（二）使用要求1.使用部門應(yīng)合理使用自供自物品，避免浪費(fèi)和損壞。對(duì)于因使用不當(dāng)造成物品損壞的，應(yīng)照價(jià)賠償。2.對(duì)于長(zhǎng)期閑置或不再使用的自供自物品，使用部門應(yīng)及時(shí)通知倉(cāng)庫(kù)管理部門辦理退庫(kù)手續(xù)。3.公司鼓勵(lì)員工節(jié)約使用自供自物品，對(duì)于節(jié)約使用表現(xiàn)突出的部門或個(gè)人，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。（三）維護(hù)保養(yǎng)1.對(duì)于辦公設(shè)備、機(jī)器設(shè)備等自供自物品，使用部門應(yīng)按照操作規(guī)程進(jìn)行使用，并定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。2.倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)建立設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)檔案，記錄設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)情況，包括維護(hù)保養(yǎng)時(shí)間、內(nèi)容、維修更換部件等信息。3.如設(shè)備出現(xiàn)故障，使用部門應(yīng)及時(shí)通知維修部門進(jìn)行維修。維修部門應(yīng)及時(shí)響應(yīng)，盡快修復(fù)設(shè)備，確保不影響公司正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。六、報(bào)廢管理（一）報(bào)廢條件1.自供自物品符合下列條件之一的，可以申請(qǐng)報(bào)廢：已超過(guò)規(guī)定使用年限，且無(wú)法正常使用的；因技術(shù)進(jìn)步、產(chǎn)品更新?lián)Q代等原因，已被淘汰的；因自然災(zāi)害、意外事故等原因，造成嚴(yán)重?fù)p壞，無(wú)法修復(fù)的；其他經(jīng)公司認(rèn)定需要報(bào)廢的。2.對(duì)于已報(bào)廢的自供自物品，應(yīng)及時(shí)清理出庫(kù)存，避免占用倉(cāng)庫(kù)空間。（二）報(bào)廢申請(qǐng)1.使用部門或倉(cāng)庫(kù)管理部門發(fā)現(xiàn)自供自物品符合報(bào)廢條件后，應(yīng)填寫物品報(bào)廢申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明物品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、購(gòu)置日期、報(bào)廢原因等信息，并附上相關(guān)證明材料。2.物品報(bào)廢申請(qǐng)表經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人、倉(cāng)庫(kù)管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后的物品報(bào)廢申請(qǐng)表作為報(bào)廢處理的依據(jù)。（三）報(bào)廢處理1.經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的自供自物品，由倉(cāng)庫(kù)管理部門負(fù)責(zé)組織清理和處置。處置方式包括變賣、捐贈(zèng)、報(bào)廢銷毀等。2.對(duì)于有回收價(jià)值的報(bào)廢物品，倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行變賣處理，變賣收入應(yīng)及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)部門。3.對(duì)于無(wú)回收價(jià)值的報(bào)廢物品，倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)按照環(huán)保要求進(jìn)行報(bào)廢銷毀處理，確保不對(duì)環(huán)境造成污染。（四）賬務(wù)處理1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)物品報(bào)廢申請(qǐng)表和相關(guān)審批文件，及時(shí)對(duì)報(bào)廢物品進(jìn)行賬務(wù)處理，沖減相應(yīng)的資產(chǎn)賬面價(jià)值。2.對(duì)于變賣報(bào)廢物品取得的收入，財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行核算，計(jì)入公司收入。七、監(jiān)督檢查（一）內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)自供自物品管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)、庫(kù)存、使用、報(bào)廢等環(huán)節(jié)的制度執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）日常檢查采購(gòu)部門、倉(cāng)庫(kù)管理部門、使用部門應(yīng)定期對(duì)自供自物品管理情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。公司分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)不定期對(duì)自供自物品管理情況進(jìn)行抽查，確保管理工作規(guī)范有序。（三）違規(guī)處理對(duì)于在自供自物品管理過(guò)程中違反本制度的部門或個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款