前臺(tái)公司辦公室管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司前臺(tái)辦公室的工作秩序，提高工作效率，確保各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司前臺(tái)辦公室全體工作人員。（三）基本原則1.遵守國(guó)家法律法規(guī)及公司各項(xiàng)規(guī)章制度。2.以服務(wù)為宗旨，熱情、禮貌、高效地接待來(lái)訪人員。3.嚴(yán)格遵守工作流程，確保各項(xiàng)工作準(zhǔn)確無(wú)誤。4.注重團(tuán)隊(duì)協(xié)作，共同完成前臺(tái)各項(xiàng)工作任務(wù)。二、人員職責(zé)（一）前臺(tái)接待人員1.負(fù)責(zé)公司來(lái)訪人員的接待、登記、引導(dǎo)等工作，主動(dòng)詢問(wèn)來(lái)訪事由，及時(shí)通知被訪人員。2.接聽公司電話，禮貌應(yīng)答，準(zhǔn)確記錄留言，并及時(shí)傳達(dá)相關(guān)信息。3.負(fù)責(zé)收發(fā)公司各類信件、包裹、報(bào)刊雜志等，并做好登記和分發(fā)工作。4.維護(hù)前臺(tái)區(qū)域的整潔衛(wèi)生，保持良好的工作環(huán)境。5.協(xié)助其他部門完成臨時(shí)性工作任務(wù)。（二）前臺(tái)文員1.負(fù)責(zé)公司文件、資料的整理、歸檔和保管工作，確保文件資料的完整性和安全性。2.協(xié)助起草、打印、復(fù)印公司各類文件和資料。3.負(fù)責(zé)辦公用品的采購(gòu)、庫(kù)存管理和發(fā)放工作，定期盤點(diǎn)辦公用品庫(kù)存。4.協(xié)助組織公司會(huì)議，做好會(huì)議通知、會(huì)議記錄、會(huì)議資料準(zhǔn)備等工作。5.負(fù)責(zé)公司辦公設(shè)備的日常維護(hù)和管理，及時(shí)報(bào)修故障設(shè)備。三、工作流程（一）來(lái)訪接待流程1.來(lái)訪人員到達(dá)前臺(tái)時(shí)，接待人員應(yīng)主動(dòng)起身，微笑問(wèn)候，詢問(wèn)來(lái)訪事由。2.對(duì)于預(yù)約來(lái)訪人員，接待人員應(yīng)核對(duì)預(yù)約信息，并引導(dǎo)來(lái)訪人員到指定會(huì)議室或辦公室等待。3.對(duì)于未預(yù)約來(lái)訪人員，接待人員應(yīng)先請(qǐng)來(lái)訪人員稍作等待，然后通過(guò)電話或其他方式聯(lián)系被訪人員，確認(rèn)是否接待。如被訪人員同意接待，接待人員應(yīng)引導(dǎo)來(lái)訪人員到指定地點(diǎn)等待，并告知預(yù)計(jì)等待時(shí)間；如被訪人員不同意接待，接待人員應(yīng)委婉向來(lái)訪人員說(shuō)明情況，并請(qǐng)來(lái)訪人員留下聯(lián)系方式，以便后續(xù)聯(lián)系。4.來(lái)訪人員等待期間，接待人員應(yīng)主動(dòng)為來(lái)訪人員提供飲用水，并保持前臺(tái)區(qū)域的整潔衛(wèi)生。5.被訪人員到達(dá)后，接待人員應(yīng)引導(dǎo)來(lái)訪人員與被訪人員見面，并簡(jiǎn)要介紹雙方。6.來(lái)訪結(jié)束后，接待人員應(yīng)向來(lái)訪人員表示感謝，并引導(dǎo)來(lái)訪人員離開前臺(tái)區(qū)域。（二）電話接聽流程1.電話鈴響三聲內(nèi)，接待人員應(yīng)迅速接聽電話，并禮貌問(wèn)候：“您好，[公司名稱]前臺(tái)。”2.認(rèn)真傾聽對(duì)方講話，準(zhǔn)確記錄對(duì)方留言信息，包括姓名、單位、聯(lián)系電話、留言內(nèi)容等。3.對(duì)于一般性咨詢問(wèn)題，接待人員應(yīng)給予準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔的回答；對(duì)于無(wú)法立即回答的問(wèn)題，接待人員應(yīng)請(qǐng)對(duì)方稍作等待，然后通過(guò)內(nèi)部溝通渠道或其他方式核實(shí)信息后再給予答復(fù)。4.如需轉(zhuǎn)接電話，接待人員應(yīng)先確認(rèn)被轉(zhuǎn)接人員是否在辦公室，如在辦公室，應(yīng)告知對(duì)方稍作等待，然后迅速轉(zhuǎn)接電話；如被轉(zhuǎn)接人員不在辦公室，接待人員應(yīng)禮貌告知對(duì)方被轉(zhuǎn)接人員的去向，并詢問(wèn)對(duì)方是否需要留言或稍后再撥。5.電話結(jié)束時(shí)，接待人員應(yīng)待對(duì)方掛斷電話后再輕輕放下聽筒。（三）文件收發(fā)流程1.收到信件、包裹、報(bào)刊雜志等后，接待人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，記錄收到的日期、發(fā)件人、收件人、內(nèi)容等信息。2.對(duì)于重要文件和資料，接待人員應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門或人員領(lǐng)取，并做好簽收記錄。3.對(duì)于一般性文件和資料，接待人員應(yīng)按照類別進(jìn)行整理，定期分發(fā)到各部門或人員手中。4.發(fā)出信件、包裹等時(shí)，接待人員應(yīng)認(rèn)真填寫郵寄單，確保收件人地址、姓名、聯(lián)系電話等信息準(zhǔn)確無(wú)誤。同時(shí)，應(yīng)妥善保管郵寄憑證，以備查詢。（四）辦公用品管理流程1.辦公用品需求部門應(yīng)提前填寫辦公用品申購(gòu)單，注明所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，提交給前臺(tái)文員。2.前臺(tái)文員根據(jù)辦公用品申購(gòu)單進(jìn)行審核，如申購(gòu)數(shù)量合理、規(guī)格符合要求，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行采購(gòu)。3.采購(gòu)回來(lái)的辦公用品，前臺(tái)文員應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息是否與申購(gòu)單一致。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系解決。4.驗(yàn)收合格的辦公用品，前臺(tái)文員應(yīng)進(jìn)行入庫(kù)登記，并按照類別進(jìn)行存放。5.各部門或人員需要領(lǐng)取辦公用品時(shí)，應(yīng)填寫辦公用品領(lǐng)用單，注明領(lǐng)用辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，提交給前臺(tái)文員。6.前臺(tái)文員根據(jù)辦公用品領(lǐng)用單進(jìn)行發(fā)放，并在領(lǐng)用單上簽字確認(rèn)。同時(shí)，應(yīng)及時(shí)更新辦公用品庫(kù)存臺(tái)賬，確保庫(kù)存信息準(zhǔn)確無(wú)誤。7.定期對(duì)辦公用品庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)實(shí)際庫(kù)存數(shù)量與庫(kù)存臺(tái)賬是否一致。如發(fā)現(xiàn)盤盈或盤虧情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的處理。（五）會(huì)議組織流程1.根據(jù)公司會(huì)議安排，前臺(tái)文員負(fù)責(zé)起草會(huì)議通知，明確會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議主題、會(huì)議議程等信息。2.將會(huì)議通知發(fā)送給相關(guān)部門或人員，并通過(guò)電話或其他方式確認(rèn)參會(huì)人員是否收到通知。3.會(huì)議前，前臺(tái)文員應(yīng)準(zhǔn)備好會(huì)議所需的資料，如會(huì)議議程、匯報(bào)材料、文件等，并確保會(huì)議室的設(shè)備正常運(yùn)行，如投影儀、音響、麥克風(fēng)等。4.會(huì)議開始前，前臺(tái)文員應(yīng)在會(huì)議室門口迎接參會(huì)人員，并引導(dǎo)參會(huì)人員就座。5.會(huì)議期間，前臺(tái)文員應(yīng)做好會(huì)議記錄，記錄會(huì)議的主要內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)等信息。6.會(huì)議結(jié)束后，前臺(tái)文員應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議記錄，并將會(huì)議記錄發(fā)送給相關(guān)部門或人員。同時(shí)，應(yīng)清理會(huì)議室，關(guān)閉會(huì)議設(shè)備電源，整理會(huì)議資料。四、工作規(guī)范（一）儀容儀表1.前臺(tái)工作人員應(yīng)保持良好的儀容儀表，著裝整潔、得體，不得穿著奇裝異服或過(guò)于隨意的服裝。2.頭發(fā)應(yīng)梳理整齊，不得留怪異發(fā)型；面部應(yīng)保持清潔，化淡妝，不得濃妝艷抹。3.不得佩戴夸張的首飾，保持手部清潔，不得留長(zhǎng)指甲或涂抹鮮艷指甲油。（二）言行舉止1.接待來(lái)訪人員時(shí)，應(yīng)面帶微笑，熱情禮貌，使用文明用語(yǔ)，如“您好”“請(qǐng)”“謝謝”“對(duì)不起”等。2.說(shuō)話語(yǔ)氣應(yīng)溫和、親切，語(yǔ)速適中，不得大聲喧嘩或使用粗俗語(yǔ)言。3.站立姿勢(shì)應(yīng)端正，不得彎腰駝背或倚靠在前臺(tái)；坐姿應(yīng)端正，不得蹺二郎腿或東倒西歪。4.接聽電話時(shí)，應(yīng)保持良好的精神狀態(tài)，禮貌應(yīng)答，不得隨意打斷對(duì)方講話。（三）工作紀(jì)律1.遵守公司的考勤制度，按時(shí)上下班，不得遲到、早退或曠工。2.工作時(shí)間內(nèi)不得擅自離崗、串崗或做與工作無(wú)關(guān)的事情。3.嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得泄露公司機(jī)密信息。4.愛護(hù)公司的辦公設(shè)備和辦公用品，不得隨意損壞或浪費(fèi)。5.積極參加公司組織的培訓(xùn)和會(huì)議，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。五、辦公環(huán)境管理（一）環(huán)境衛(wèi)生1.前臺(tái)工作人員應(yīng)每天對(duì)前臺(tái)區(qū)域進(jìn)行清潔，包括地面、桌面、門窗、辦公用品等，保持前臺(tái)區(qū)域的整潔衛(wèi)生。2.定期對(duì)前臺(tái)區(qū)域的綠植進(jìn)行澆水、修剪，保持綠植的生機(jī)和美觀。3.及時(shí)清理垃圾和雜物，保持垃圾桶的清潔，垃圾應(yīng)每天定時(shí)清理。（二）設(shè)備設(shè)施1.定期對(duì)前臺(tái)辦公設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障時(shí)，應(yīng)及時(shí)報(bào)修，并做好記錄。同時(shí)，應(yīng)采取臨時(shí)措施，確保工作不受影響。3.妥善保管辦公設(shè)備的電源線、數(shù)據(jù)線等，不得隨意拉扯或損壞。4.按照操作規(guī)程正確使用辦公設(shè)備，不得違規(guī)操作或擅自拆卸設(shè)備。（三）安全管理1.前臺(tái)工作人員應(yīng)增強(qiáng)安全意識(shí)，注意防火、防盜、防漏電等安全事項(xiàng)。2.離開前臺(tái)區(qū)域時(shí)，應(yīng)關(guān)閉電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備電源，關(guān)好門窗。3.不得在前臺(tái)區(qū)域存放易燃、易爆、有毒等危險(xiǎn)物品。4.如發(fā)現(xiàn)安全隱患或異常情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。六、考核與獎(jiǎng)懲（一）考核內(nèi)容1.工作業(yè)績(jī)：包括來(lái)訪接待、電話接聽、文件收發(fā)、辦公用品管理、會(huì)議組織等工作的完成情況。2.工作態(tài)度：包括工作積極性、責(zé)任心、團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神等方面。3.工作能力：包括溝通能力、協(xié)調(diào)能力、應(yīng)變能力等方面。4.職業(yè)素養(yǎng)：包括儀容儀表、言行舉止、工作紀(jì)律等方面。（二）考核方式1.定期考核：每月進(jìn)行一次定期考核，由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)前臺(tái)工作人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)價(jià)。2.不定期考核：根據(jù)工作需要，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)可對(duì)前臺(tái)工作人員進(jìn)行不定期考核，重點(diǎn)考核工作任務(wù)的完成情況和突發(fā)事件的處理能力。3.自我評(píng)價(jià)：前臺(tái)工作人員應(yīng)每月進(jìn)行一次自我評(píng)價(jià)，總結(jié)自己在工作中的優(yōu)點(diǎn)和不足，并提出改