團(tuán)支部材料檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)團(tuán)支部材料檔案管理，確保團(tuán)支部工作資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，便于工作查閱、參考和歷史追溯，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司團(tuán)支部各類文件、資料、記錄等材料檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：團(tuán)支部材料檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映團(tuán)支部工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.分類科學(xué)原則：按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守檔案管理的安全保密規(guī)定，防止檔案泄露、丟失和損壞。二、檔案管理職責(zé)（一）團(tuán)支部書記職責(zé)1.負(fù)責(zé)團(tuán)支部材料檔案管理工作的總體指導(dǎo)和監(jiān)督。2.審核重要檔案的歸檔內(nèi)容和保管期限。3.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)團(tuán)支部材料檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱服務(wù)等具體工作。2.按照檔案管理要求，對檔案進(jìn)行分類、編號、編目等工作，確保檔案管理規(guī)范有序。3.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，保證檔案的完整和安全。4.嚴(yán)格遵守檔案管理的安全保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案收集（一）收集范圍1.團(tuán)支部工作計劃、總結(jié)、報告等文件。2.團(tuán)支部組織建設(shè)相關(guān)材料，如團(tuán)員名單、團(tuán)支部委員任職文件等。3.團(tuán)支部開展活動的方案、通知、記錄、照片、視頻等資料。4.團(tuán)員的入團(tuán)申請書、思想?yún)R報、獎懲記錄等個人材料。5.團(tuán)支部與上級團(tuán)組織、其他團(tuán)支部及外部單位的往來文件。6.其他與團(tuán)支部工作相關(guān)的有保存價值的材料。（二）收集要求1.各部門和團(tuán)員應(yīng)及時將屬于歸檔范圍的材料移交至檔案管理人員，移交時需填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案：按照文件的來源、時間、內(nèi)容等進(jìn)行分類，可分為上級文件、團(tuán)支部文件、內(nèi)部工作文件等。2.活動檔案：按照活動主題、時間順序進(jìn)行分類，每個活動單獨(dú)建立檔案盒，存放活動相關(guān)資料。3.團(tuán)員檔案：按照團(tuán)員個人信息進(jìn)行分類，一人一檔，存放團(tuán)員的基本資料、入團(tuán)材料、思想?yún)R報等。（二）編號規(guī)則1.文書檔案：采用年度保管期限序號的編號方式。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份文書檔案。2.活動檔案：采用活動年度活動序號的編號方式。例如：202301，表示2023年開展的第1個活動檔案。3.團(tuán)員檔案：采用團(tuán)員編號的方式，與團(tuán)員個人信息表中的編號一致。（三）編目要求1.編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、頁數(shù)等信息，以便快速查找和利用。2.目錄應(yīng)打印或手寫清晰，一式兩份，一份隨檔案存放，一份單獨(dú)成冊。五、檔案歸檔（一）歸檔時間1.文書檔案應(yīng)在文件辦理完畢后及時歸檔，最遲不超過次年第一季度。2.活動檔案應(yīng)在活動結(jié)束后一周內(nèi)完成歸檔。3.團(tuán)員檔案應(yīng)在團(tuán)員入團(tuán)、轉(zhuǎn)團(tuán)關(guān)系、畢業(yè)等情況發(fā)生后及時歸檔。（二）歸檔流程1.檔案管理人員對收集到的檔案材料進(jìn)行初步整理，核對材料的完整性和準(zhǔn)確性。2.按照分類標(biāo)準(zhǔn)和編號規(guī)則對檔案進(jìn)行分類、編號、編目。3.將整理好的檔案裝入檔案盒或檔案袋，并在盒（袋）上標(biāo)注檔案編號、題名、保管期限等信息。4.將檔案存放在指定的檔案柜中，并建立檔案存放索引，便于查找。六、檔案保管（一）保管環(huán)境1.設(shè)立專門的檔案庫房，保持庫房清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。（二）保管期限1.永久保管：涉及團(tuán)支部重要?dú)v史事件、重大決策、長期保存有價值的文件材料等，應(yīng)永久保管。2.定期保管：分為30年、10年兩種期限。一般的工作文件、活動記錄等可根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限。（三）檔案清查1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少一次，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。七、檔案查閱（一）查閱范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要，可查閱團(tuán)支部相關(guān)檔案。2.外部單位因工作聯(lián)系需要查閱檔案的，須經(jīng)團(tuán)支部書記批準(zhǔn)，并辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.查閱人員需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息。2.經(jīng)團(tuán)支部書記批準(zhǔn)后，檔案管理人員根據(jù)查閱申請表提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容，如需復(fù)制，須經(jīng)團(tuán)支部書記批準(zhǔn)，并按規(guī)定進(jìn)行登記。（三）查閱限制1.涉及公司機(jī)密或團(tuán)員個人隱私的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。2.未經(jīng)授權(quán)，查閱人員不得將檔案帶出檔案庫房。八、檔案借閱（一）借閱范圍因特殊情況需要借閱檔案的，須經(jīng)團(tuán)支部書記批準(zhǔn)。（二）借閱手續(xù)1.借閱人員填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等。2.經(jīng)團(tuán)支部書記簽字批準(zhǔn)后，檔案管理人員將檔案借給借閱人員，并辦理借閱登記手續(xù)，注明借閱時間、歸還時間等信息。（三）借閱期限檔案借閱期限一般不超過兩周，如需延長借閱期限，須提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）歸還要求借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，歸還時檔案管理人員應(yīng)對檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。九、檔案銷毀（一）銷毀范圍1.已到保管期限且無保存價值的檔案。2.經(jīng)鑒定確需銷毀的其他檔案。（二）銷毀鑒定1.成立檔案鑒定小組，由團(tuán)支部書記、檔案管理人員及相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對擬銷毀檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價值等因素，確定檔案是否需要銷毀。（三）銷毀程序1.編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量等信息。2.將《檔案銷毀清單》報團(tuán)支部書記審核批準(zhǔn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，