日常管理臺賬管理制度一、總則（一）目的為加強公司日常管理工作的規(guī)范化、系統(tǒng)化，確保各項工作有序開展，提高工作效率和管理水平，特制定本日常管理臺賬管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）管理原則1.真實性原則：臺賬記錄應(yīng)如實反映工作實際情況，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、可靠。2.完整性原則：涵蓋公司日常管理的各個方面，保證臺賬內(nèi)容全面、完整。3.及時性原則：及時記錄和更新臺賬信息，確保信息的時效性。4.規(guī)范性原則：統(tǒng)一臺賬格式、記錄方法和管理流程，保證臺賬的規(guī)范性和一致性。二、臺賬分類及內(nèi)容（一）行政辦公類1.文件收發(fā)臺賬記錄文件的編號、來文單位、文號、標(biāo)題、收文日期、分發(fā)部門、傳閱記錄、處理結(jié)果等信息。跟蹤文件的流轉(zhuǎn)過程，確保文件得到及時處理和妥善保管。2.辦公用品臺賬登記辦公用品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、購入日期、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、領(lǐng)用數(shù)量、庫存數(shù)量等。定期盤點辦公用品庫存，及時補充短缺物品，避免浪費。3.會議臺賬記錄會議的名稱、時間、地點、主持人、參會人員、會議主題、會議內(nèi)容、決議事項、落實情況等。對會議決議進行跟蹤和督辦，確保各項決議得到有效執(zhí)行。（二）人力資源類1.員工檔案臺賬包含員工的基本信息（姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、學(xué)歷、畢業(yè)院校、專業(yè)、入職日期、崗位等）、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄、績效考核記錄、獎懲情況等。保證員工檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性，為人力資源管理提供依據(jù)。2.考勤臺賬記錄員工的出勤情況，包括正常出勤、遲到、早退、曠工、請假（病假、事假、年假、婚假、產(chǎn)假、陪產(chǎn)假、喪假等）、加班等信息。每月對考勤數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計和分析，作為員工薪酬核算和績效考評的依據(jù)。3.培訓(xùn)臺賬登記培訓(xùn)課程的名稱、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)地點、培訓(xùn)講師、參加人員、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)效果評估等。跟蹤員工的培訓(xùn)情況，評估培訓(xùn)效果，為后續(xù)培訓(xùn)計劃的制定提供參考。（三）財務(wù)類1.費用報銷臺賬記錄費用報銷的日期、報銷人、報銷事項、金額、審批流程、報銷憑證號碼等。對費用報銷情況進行統(tǒng)計和分析，監(jiān)控費用支出，確保費用報銷符合公司規(guī)定。2.固定資產(chǎn)臺賬登記固定資產(chǎn)的名稱、型號、規(guī)格、購置日期、購置金額、使用部門、使用人、折舊情況等。定期對固定資產(chǎn)進行清查盤點，保證固定資產(chǎn)的安全和完整。（四）業(yè)務(wù)類（根據(jù)公司具體業(yè)務(wù)設(shè)置）1.銷售臺賬記錄銷售合同的編號、客戶名稱、產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、簽訂日期、交貨日期、收款情況等。跟蹤銷售業(yè)務(wù)的進展情況，及時掌握銷售動態(tài)，為銷售分析和決策提供數(shù)據(jù)支持。2.采購臺賬登記采購訂單的編號、供應(yīng)商名稱、采購物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、采購日期、到貨日期、驗收情況等。對采購業(yè)務(wù)進行全程監(jiān)控，確保采購物品的質(zhì)量和供應(yīng)及時性，控制采購成本。三、臺賬的建立與維護（一）臺賬建立1.各部門應(yīng)根據(jù)本制度要求，結(jié)合工作實際，確定本部門需要建立的臺賬種類，并指定專人負責(zé)臺賬的記錄工作。2.臺賬記錄人員應(yīng)具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識和責(zé)任心，熟悉臺賬的記錄方法和要求。3.臺賬應(yīng)使用統(tǒng)一的格式和模板，可采用紙質(zhì)或電子文檔形式進行記錄。電子文檔應(yīng)定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）臺賬維護1.臺賬記錄人員應(yīng)及時、準(zhǔn)確地記錄相關(guān)信息，確保臺賬內(nèi)容的實時更新。2.對于臺賬中的錯誤信息或變更事項，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行更正和補充，并注明更正日期和原因。3.定期對臺賬進行審核，確保臺賬記錄的準(zhǔn)確性和完整性。審核工作可由部門負責(zé)人或指定的專人負責(zé)。4.根據(jù)工作需要和實際情況，適時對臺賬進行調(diào)整和優(yōu)化，確保臺賬能夠更好地反映工作實際情況，滿足管理要求。四、臺賬的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱臺賬時，應(yīng)填寫《臺賬查閱申請表》，注明查閱內(nèi)容、查閱目的、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.涉及公司機密信息的臺賬，查閱人員應(yīng)嚴格遵守公司保密制度，未經(jīng)授權(quán)不得對外泄露。3.外部單位或個人因工作需要查閱公司臺賬時，須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并安排專人陪同查閱，查閱過程中不得擅自摘抄、復(fù)印或拍照。（二）使用要求1.查閱臺賬人員應(yīng)愛護臺賬資料，不得在臺賬上隨意涂改、標(biāo)記或損壞。2.查閱人員應(yīng)按照批準(zhǔn)的查閱范圍和目的使用臺賬信息，不得將臺賬信息用于其他非工作目的。3.如需復(fù)制臺賬資料，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并確保復(fù)制件的安全和保密。五、臺賬的保管與存檔（一）保管期限1.各類臺賬的保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)、公司相關(guān)規(guī)定及實際工作需要確定。2.一般情況下，行政辦公類臺賬保管期限為[X]年，人力資源類臺賬保管期限為員工離職后[X]年，財務(wù)類臺賬保管期限為[X]年，業(yè)務(wù)類臺賬保管期限根據(jù)業(yè)務(wù)特點和相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（二）保管方式1.紙質(zhì)臺賬應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和時間順序進行排列，確保存放整齊、便于查找。2.電子臺賬應(yīng)進行分類存儲，并建立相應(yīng)的索引目錄，方便快速檢索和查詢。同時，要定期對電子臺賬進行備份，備份介質(zhì)應(yīng)妥善保管。3.臺賬保管人員應(yīng)定期對臺賬進行檢查和整理，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保臺賬資料的安全和完整。（三）存檔要求1.臺賬資料應(yīng)在保管期限屆滿后，按照公司檔案管理規(guī)定進行歸檔處理。2.歸檔的臺賬資料應(yīng)進行分類整理，編制歸檔清單，注明臺賬名稱、保管期限、歸檔日期等信息。3.歸檔后的臺賬資料應(yīng)存放在公司檔案庫中，由檔案管理人員負責(zé)統(tǒng)一管理和維護。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司行政部門負責(zé)定期對各部門臺賬管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括臺賬的建立、維護、查閱、保管等方面。2.監(jiān)督檢查可采取定期檢查和不定期抽查相結(jié)合的方式進行。定期檢查應(yīng)制定詳細的檢查計劃，明確檢查內(nèi)容、檢查時間和檢查人員；不定期抽查可根據(jù)工作需要隨時進行。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檢查人員應(yīng)及時向被檢查部門反饋，并下達《整改通知書》，要求限期整改。（二）考核評價1.將臺賬管理工作納入部門和員工的績效考核體系，作為評價部門工作績效和員工工作表現(xiàn)的重要依據(jù)之一。2.考核內(nèi)容主要包括臺賬記錄的準(zhǔn)確性、完整性、及時性，臺賬的維護和保管情況，以及對臺賬信息的使用和管理等方面。3.根據(jù)考核結(jié)果，對臺賬管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進行表彰和獎勵；對臺賬管理工作存在問