syb創(chuàng)業(yè)培訓檔案管理制度一、總則（一）目的為加強SYB創(chuàng)業(yè)培訓檔案的科學管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在創(chuàng)業(yè)培訓工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于參與SYB創(chuàng)業(yè)培訓的學員檔案管理，包括培訓報名、培訓過程、考核評估、后續(xù)跟蹤等各個環(huán)節(jié)所形成的各類文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：SYB創(chuàng)業(yè)培訓檔案由指定的檔案管理部門或專人負責集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須如實反映培訓過程和學員實際情況，保證檔案信息的真實性和可靠性。3.安全保密原則：嚴格遵守檔案管理的安全保密規(guī)定，防止檔案信息泄露、丟失或損壞。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查詢、借閱和使用。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.制定和完善SYB創(chuàng)業(yè)培訓檔案管理制度，并組織實施。2.負責培訓檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄和索引，為檔案的查詢和利用提供便利。4.定期對檔案進行檢查和清理，確保檔案的安全和完整。5.負責檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定程序處理到期或無需保存的檔案。6.積極開發(fā)檔案信息資源，為創(chuàng)業(yè)培訓工作提供決策支持和參考依據(jù)。（二）培訓教師職責1.在培訓過程中，按照檔案管理要求，及時、準確地記錄學員的學習情況、表現(xiàn)、考核成績等資料，并定期提交給檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好學員檔案的整理和歸檔工作，確保所提供資料的真實性和完整性。3.在檔案的查詢和利用過程中，配合檔案管理部門提供相關信息和解釋。（三）學員職責1.如實填寫培訓報名登記表及相關資料，提供真實有效的個人信息。2.積極配合培訓教師和檔案管理部門的工作，按照要求提供個人在培訓過程中的各類資料和證明。3.妥善保管個人檔案信息，不得擅自涂改、偽造或銷毀檔案資料。三、檔案內(nèi)容（一）學員基本信息檔案1.學員報名登記表：包括學員姓名、性別、年齡、身份證號碼、聯(lián)系方式、文化程度、職業(yè)經(jīng)歷、家庭住址等基本信息。2.學員照片：一寸免冠近期照片，用于檔案標識和培訓證書等。3.學員身份證明材料復印件：身份證、學歷證書、職業(yè)資格證書等相關證明文件的復印件。（二）培訓過程檔案1.培訓課程簽到表：記錄學員每次培訓課程的出勤情況。2.課堂表現(xiàn)記錄：包括學員在課堂上的參與度、發(fā)言情況、團隊協(xié)作能力等表現(xiàn)記錄。3.作業(yè)及考核成績記錄：學員完成的各項作業(yè)、測試成績、考試成績等詳細記錄。4.實踐活動記錄：如創(chuàng)業(yè)項目實踐、市場調研、模擬經(jīng)營等活動的記錄，包括活動內(nèi)容、參與情況、成果報告等。5.培訓教師評語：培訓教師對學員在培訓期間的綜合評價和個性化建議。（三）創(chuàng)業(yè)計劃書檔案1.創(chuàng)業(yè)計劃書初稿：學員在培訓過程中撰寫的創(chuàng)業(yè)計劃書原始版本，包括項目概述、市場分析、產(chǎn)品或服務、營銷策略、運營管理、財務規(guī)劃等內(nèi)容。2.創(chuàng)業(yè)計劃書修改稿：根據(jù)培訓教師和導師的意見，學員對創(chuàng)業(yè)計劃書進行修改完善后的版本。3.創(chuàng)業(yè)計劃書評審意見：培訓教師、導師及相關專家對創(chuàng)業(yè)計劃書的評審意見和建議。（四）后續(xù)跟蹤檔案1.學員創(chuàng)業(yè)情況跟蹤記錄：對學員創(chuàng)業(yè)后的經(jīng)營狀況、業(yè)務發(fā)展、面臨問題等進行跟蹤記錄，包括定期回訪記錄、學員反饋信息等。2.創(chuàng)業(yè)扶持記錄：為學員提供的創(chuàng)業(yè)扶持政策落實情況記錄，如創(chuàng)業(yè)資金申請、場地支持、技術指導等相關資料。3.學員成功案例及經(jīng)驗分享材料：收集整理學員創(chuàng)業(yè)成功的典型案例及經(jīng)驗分享資料，用于宣傳推廣和指導后續(xù)學員。（五）其他相關檔案1.培訓活動通知、公告等文件：與SYB創(chuàng)業(yè)培訓相關的各類通知、公告、宣傳資料等。2.培訓師資資料：培訓教師的個人簡歷、資質證書、教學成果等資料。3.培訓合作協(xié)議、合同等文件：與培訓機構、合作單位簽訂的相關協(xié)議和合同。4.其他與創(chuàng)業(yè)培訓有關的重要文件和資料。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.明確檔案收集的責任人及時限要求。培訓教師應在培訓課程結束后一周內(nèi)，將學員的作業(yè)、考核成績等相關資料提交給檔案管理部門；學員應在接到通知后的規(guī)定時間內(nèi)，提交個人創(chuàng)業(yè)計劃書等相關材料。2.檔案收集要全面、完整，確保涵蓋培訓全過程及學員創(chuàng)業(yè)相關的各類信息。對于重要文件和資料，應同時收集原件和復印件，并確保復印件與原件一致。3.檔案管理人員在接收各類檔案資料時，要認真核對資料的準確性和完整性，對不符合要求的資料及時退回并要求補充完善。（二）整理方法1.按照檔案內(nèi)容分類進行整理，設立一級分類目錄，包括學員基本信息檔案、培訓過程檔案、創(chuàng)業(yè)計劃書檔案、后續(xù)跟蹤檔案、其他相關檔案等。2.每個一級分類目錄下再根據(jù)具體內(nèi)容設立二級分類目錄，如學員基本信息檔案可分為報名登記表、照片、身份證明材料復印件等；培訓過程檔案可分為課程簽到表、課堂表現(xiàn)記錄、作業(yè)及考核成績記錄等。3.對每份檔案資料進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。編號規(guī)則可按照年份+分類代碼+順序號的方式進行，如202301001表示2023年學員基本信息檔案中的第1份資料。4.對整理好的檔案資料進行裝訂或裝盒，并在檔案盒或文件夾上標明檔案類別、編號、年度等信息。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔程序1.檔案管理人員將整理好的檔案資料按照分類目錄順序依次放入檔案柜或檔案架中，并建立相應的檔案存放索引，注明檔案的存放位置。2.對每份檔案資料建立電子檔案，通過掃描或電子文檔錄入等方式，將紙質檔案轉化為電子數(shù)據(jù)進行存儲。電子檔案應與紙質檔案內(nèi)容一致，并按照相同的分類和編號規(guī)則進行管理。3.定期對檔案進行歸檔檢查，確保檔案資料的存放順序正確、編號清晰、標識準確，同時檢查電子檔案的完整性和可讀性。（二）保管期限1.學員基本信息檔案、培訓過程檔案、創(chuàng)業(yè)計劃書檔案等與培訓過程直接相關的檔案資料，保管期限為自培訓結束之日起[X]年。2.后續(xù)跟蹤檔案的保管期限為自學員創(chuàng)業(yè)成功或終止創(chuàng)業(yè)活動之日起[X]年。3.其他相關檔案，如培訓活動通知、合作協(xié)議等，根據(jù)其重要性和實際需要確定保管期限，一般不少于[X]年。（三）保管要求1.檔案保管場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全保管條件，確保檔案的安全和完整。檔案柜應堅固耐用，有必要的鎖具和防護措施。2.定期對檔案保管場所進行清潔和消毒，檢查檔案的保管狀況，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案發(fā)霉、蟲蛀、破損等問題。3.對電子檔案要定期進行備份，備份存儲介質應異地存放，防止因自然災害、設備故障等原因導致電子檔案丟失。備份數(shù)據(jù)要進行定期檢查和恢復測試，確保數(shù)據(jù)的可用性。六、檔案查詢與借閱（一）查詢權限與程序1.內(nèi)部工作人員因工作需要查詢檔案的，應填寫《SYB創(chuàng)業(yè)培訓檔案查詢申請表》，注明查詢目的、查詢內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門接到查詢申請后，對申請進行審核，符合查詢條件的，按照規(guī)定提供查詢服務。查詢過程中，檔案管理人員應在場監(jiān)督，確保檔案資料不被篡改或損壞。3.涉及學員個人隱私的檔案信息，未經(jīng)學員本人書面同意，不得提供給任何單位或個人查詢。（二）借閱權限與程序1.因特殊原因需要借閱檔案的，應填寫《SYB創(chuàng)業(yè)培訓檔案借閱申請表》，詳細說明借閱目的、借閱期限、借閱范圍等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負責人審核、檔案管理部門負責人批準后方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，確需延長借閱期限的，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管借閱的檔案資料，不得轉借、復印、涂改或損壞檔案內(nèi)容。3.借閱期滿后，借閱人員應及時歸還檔案。檔案管理人員在接收歸還的檔案時，要認真檢查檔案的完整性和保密性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應及時查明原因并追究借閱人員的責任。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案保管期限和實際利用價值，定期對檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應遵循全面審查、準確判斷、慎重決定的原則，確保鑒定結果的科學性和準確性。（二）鑒定組織與程序1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、培訓教師代表、相關業(yè)務部門人員等組成。2.檔案鑒定小組按照檔案鑒定原則和標準，對到期或已失去保存價值的檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。3.檔案鑒定小組形成的鑒定意見應經(jīng)檔案管理部門負責人審核、單位主管領導批準后生效。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應編制《SYB創(chuàng)業(yè)培訓檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的名稱、編號、年度、保管期限、銷毀原因等信息。2.《銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負責人和單位主管領導簽字確認后，按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀，防止檔案