為規(guī)范公司訂票管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司訂票管理工作，確保訂票流程的順暢、高效、準確，保障員工出差及業(yè)務(wù)活動的順利開展，同時合理控制訂票成本，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工因公務(wù)需要進行的機票、火車票、汽車票等各類票務(wù)預(yù)訂。3.基本原則合規(guī)性原則：嚴格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)定以及航空公司、鐵路部門、客運公司等票務(wù)供應(yīng)商的規(guī)則。合理性原則：根據(jù)實際工作需要和出行情況，合理選擇訂票方式、航班/車次/班次等，確保出行安排合理。經(jīng)濟性原則：在滿足工作要求的前提下，優(yōu)先選擇經(jīng)濟實惠的票務(wù)產(chǎn)品，降低訂票成本。便捷性原則：簡化訂票流程，提高訂票效率，為員工提供便捷的訂票服務(wù)。二、訂票申請與審批1.訂票申請員工因公務(wù)需要訂票時，應(yīng)提前填寫《訂票申請表》，詳細注明出行日期、出發(fā)地、目的地、出行人數(shù)、行程目的、預(yù)計返回日期等信息。如有特殊要求，如指定航班/車次、座位類型等，也應(yīng)在申請表中明確說明。2.審批流程部門負責(zé)人審批：員工所在部門負責(zé)人收到訂票申請表后，應(yīng)根據(jù)工作實際情況，對訂票的必要性、合理性進行審核，并簽署審批意見。對于涉及重要業(yè)務(wù)或大額訂票費用的申請，部門負責(zé)人應(yīng)重點關(guān)注并確保符合公司相關(guān)規(guī)定。分管領(lǐng)導(dǎo)審批：部門負責(zé)人審批通過后，申請表需提交至分管領(lǐng)導(dǎo)處。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體業(yè)務(wù)安排和資源情況，對訂票申請進行最終審批。審批通過后，申請表返回給申請人。緊急訂票情況：如遇緊急公務(wù)需要立即訂票，無法按照正常審批流程進行時，員工可先口頭向部門負責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)說明情況，經(jīng)同意后先行訂票，但事后需在一個工作日內(nèi)補齊《訂票申請表》及審批手續(xù)。三、訂票渠道與選擇1.公司協(xié)議訂票渠道公司與部分信譽良好、服務(wù)優(yōu)質(zhì)的票務(wù)代理機構(gòu)、航空公司、鐵路部門等建立了合作關(guān)系，作為優(yōu)先訂票渠道。員工訂票時應(yīng)優(yōu)先選擇這些協(xié)議渠道，以享受更優(yōu)惠的價格、更好的服務(wù)以及更便捷的操作流程。2.其他訂票渠道在特殊情況下，如協(xié)議渠道無法提供合適的票務(wù)產(chǎn)品或服務(wù)時，員工可通過正規(guī)的票務(wù)銷售網(wǎng)站、手機APP等方式訂票，但需確保所選擇的渠道合法合規(guī)、信譽良好。同時，員工應(yīng)妥善保存訂票憑證及相關(guān)支付記錄，以備查驗。3.訂票選擇原則價格比較：在訂票前，員工應(yīng)通過多種途徑對不同渠道、不同航班/車次/班次的票價進行比較，選擇性價比最高的票務(wù)產(chǎn)品。對于可選擇的航班/車次/班次，應(yīng)優(yōu)先考慮直飛/直達、飛行/行駛時間較短、價格適中的選項。服務(wù)質(zhì)量：除價格因素外，還應(yīng)綜合考慮航空公司、鐵路部門、客運公司等提供的服務(wù)質(zhì)量，如航班準點率、機上服務(wù)、行李托運規(guī)定、座位舒適度等。對于需要轉(zhuǎn)機或換乘的行程，應(yīng)合理安排銜接時間，避免因航班延誤、晚點等原因?qū)е滦谐淌茏琛Ｌ厥庖鬂M足：對于有特殊需求的員工，如孕婦、老人、兒童、殘疾人士等，應(yīng)選擇能夠提供相應(yīng)特殊服務(wù)的航班/車次/班次，并提前與票務(wù)代理機構(gòu)或相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保特殊需求得到滿足。四、訂票信息確認與變更1.訂票信息確認員工在完成訂票操作后，應(yīng)仔細核對訂票信息的準確性，包括出行日期、出發(fā)地、目的地、姓名、身份證號碼、座位信息等。如有任何錯誤或遺漏，應(yīng)及時與票務(wù)代理機構(gòu)或相關(guān)部門聯(lián)系進行更正，以免影響出行。2.訂票信息變更如因特殊原因需要變更訂票信息，員工應(yīng)按照以下規(guī)定辦理：出行日期變更：在航班/車次/班次起飛/開車前[x]小時以上提出變更申請的，可根據(jù)票務(wù)代理機構(gòu)或相關(guān)部門的規(guī)定辦理改簽手續(xù)，但可能需要支付一定的改簽費用。如在起飛/開車前[x]小時以內(nèi)提出變更申請，可能無法辦理改簽，具體情況以各票務(wù)供應(yīng)商規(guī)定為準。出發(fā)地、目的地變更：原則上，出發(fā)地、目的地變更需重新訂票，并按照訂票申請與審批流程進行操作。但在某些情況下，票務(wù)代理機構(gòu)可能提供特殊的變更服務(wù)，員工可咨詢相關(guān)機構(gòu)了解具體操作流程和費用。其他信息變更：如姓名、身份證號碼等信息變更，員工應(yīng)提供有效證明文件，并按照票務(wù)代理機構(gòu)或相關(guān)部門的要求辦理變更手續(xù)。五、訂票費用結(jié)算1.費用標準公司根據(jù)不同的出行目的、出行地區(qū)、出行時間等因素，制定了相應(yīng)的訂票費用標準。具體標準如下：國內(nèi)出差：[詳細說明不同級別員工、不同地區(qū)的國內(nèi)出差訂票費用上限，例如經(jīng)濟艙、高鐵二等座等標準]。國際出差：[根據(jù)不同國家和地區(qū)，分別列出訂票費用標準，如商務(wù)艙、頭等艙的大致價格范圍等]。業(yè)務(wù)活動：[針對因業(yè)務(wù)活動需要訂票的情況，制定相應(yīng)的費用標準]。2.報銷流程員工完成訂票后，應(yīng)按照公司財務(wù)報銷制度的要求，及時整理并提交訂票憑證、《訂票申請表》、審批文件等相關(guān)資料進行報銷。財務(wù)部門在收到報銷申請后，應(yīng)嚴格按照本制度及公司財務(wù)制度的規(guī)定進行審核，對符合要求的訂票費用予以報銷，對不符合規(guī)定的費用不予報銷，并注明原因。3.費用支付方式公司訂票費用的支付方式主要包括銀行轉(zhuǎn)賬、支票支付等。具體支付方式由公司財務(wù)部門根據(jù)實際情況與票務(wù)代理機構(gòu)或相關(guān)部門協(xié)商確定，并按照公司財務(wù)管理制度的規(guī)定進行操作。六、退票與退款1.退票規(guī)定員工因各種原因需要退票時，應(yīng)按照以下規(guī)定辦理：自愿退票：在航班/車次/班次起飛/開車前[x]小時以上申請退票的，按照票務(wù)代理機構(gòu)或相關(guān)部門的規(guī)定收取退票手續(xù)費后辦理退票手續(xù)。退票手續(xù)費標準以各票務(wù)供應(yīng)商規(guī)定為準，通常根據(jù)票價、退票時間等因素計算。如在起飛/開車前[x]小時以內(nèi)申請退票，可能無法退票或退票手續(xù)費較高，具體情況需咨詢相關(guān)機構(gòu)。非自愿退票：因航空公司航班取消、延誤、鐵路部門晚點等非員工自身原因?qū)е滦枰似钡模瑔T工應(yīng)及時與票務(wù)代理機構(gòu)或相關(guān)部門聯(lián)系，按照其規(guī)定辦理退票手續(xù)，無需支付退票手續(xù)費，相關(guān)退票款項將按照原支付渠道退還。2.退款流程退票手續(xù)辦理完成后，票務(wù)代理機構(gòu)或相關(guān)部門應(yīng)按照規(guī)定將退票款項及時退還至公司指定賬戶或員工原支付賬戶。財務(wù)部門收到退款后，應(yīng)及時核對退款金額，并按照公司財務(wù)管理制度的規(guī)定進行處理。如因特殊原因?qū)е峦丝钗醇皶r到賬，財務(wù)部門應(yīng)及時與相關(guān)機構(gòu)溝通協(xié)調(diào)，確保員工權(quán)益不受影響。七、票務(wù)管理與監(jiān)督1.票務(wù)檔案管理公司設(shè)立專門的票務(wù)檔案管理崗位，負責(zé)對員工的訂票申請表、訂票憑證、支付記錄、退票憑證等相關(guān)資料進行整理、歸檔和保管。票務(wù)檔案應(yīng)按照時間順序、員工姓名或業(yè)務(wù)部門等方式進行分類，確保檔案資料的完整性和可查閱性。檔案保存期限為[具體年限]，以便日后審計、查詢等需要。2.定期盤點與核對財務(wù)部門應(yīng)定期對公司訂票費用的支出情況進行盤點和核對，確保訂票費用的支出合理、合規(guī)。同時，應(yīng)與票務(wù)代理機構(gòu)或相關(guān)部門定期核對訂票信息、支付情況、退票情況等，及時發(fā)現(xiàn)并解決可能存在的問題。3.監(jiān)督與檢查公司審計部門應(yīng)不定期對訂票管理工作進行監(jiān)督和檢查，重點檢查訂票流程的執(zhí)行情況、訂票費用的合理性、票務(wù)檔案的管理情況等。對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應(yīng)及時責(zé)令整改，并按照公司相關(guān)規(guī)定進行嚴肅處理。八、責(zé)任追究1.員工責(zé)任員工在訂票過程中，如因故意隱瞞信息、提供虛假信息、違反訂票規(guī)定等原因?qū)е鹿驹馐軗p失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。同時，公司將根據(jù)情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的紀律處分，直至解除勞動合同。2.部門負責(zé)人責(zé)任部門負責(zé)人在審批訂票申請時，應(yīng)認真審核，確保訂票的必要性和合理性。如因?qū)徍瞬粐馈殃P(guān)不力導(dǎo)致出現(xiàn)違規(guī)訂票情況的，部門負責(zé)人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的管理責(zé)任。公司將根據(jù)情節(jié)輕重，對部門負責(zé)人進行批評教育、績效考核扣分等處理。3.相關(guān)工作人員責(zé)任公司票務(wù)管理、財務(wù)報銷等相關(guān)工作人員應(yīng)嚴格按照本制度及公司其他相關(guān)規(guī)定履行職責(zé)。如因工作失誤、違規(guī)操作等原因?qū)е掠喥毙畔㈠e誤、費用報銷不實、退款不及時等問題的，相關(guān)工作人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。公司將根據(jù)情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的紀律處分和經(jīng)濟處罰。九、附則1.解釋權(quán)本制度由公司人力資源部負責(zé)解釋。如有未盡事宜或與國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)定相沖突的地方