BeiN^MAre

2011年營銷系統(tǒng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)

辦公及會議管理規(guī)范

營銷系統(tǒng)

二o一年

0錄

第一章總則...............................................................................4

1目的...................................................................................4

2適用范圍...............................................................................4

第二章考勤管理..........................................................................4

1工作時間...............................................................................4

2考勤...................................................................................4

第三章日常辦公管理........................................................................5

1著裝規(guī)范...............................................................................5

2禮貌用語...............................................................................5

3辦公環(huán)境...............................................................................5

4辦公用品...............................................................................5

5同事相處...............................................................................5

第四章信息設(shè)備管理........................................................................6

1信息設(shè)備配直標(biāo)準(zhǔn)......................................................................6

2信息設(shè)備申請...........................................................................7

3信息設(shè)備的采購與配發(fā)..................................................................8

4信息設(shè)備的管理........................................................................9

第五章辦公設(shè)施管理........................................................................13

1辦公用房租賃原則.....................................................................13

2辦公用房租賃流程.....................................................................15

3辦公家具配更標(biāo)準(zhǔn)...................................................................17

4辦公固定電話標(biāo)準(zhǔn)...................................................................19

第六章車輛管理..............................................................................20

1車輛配置標(biāo)準(zhǔn)..........................................................................20

2車輛配置申請流程.....................................................................20

3車輛維護(hù)管理..........................................................................20

第七章印章使用管理........................................................................22

1印章的分類............................................................................22

2印章的刻制與領(lǐng)用.....................................................................22

3印章的保管............................................................................22

4印章的使用范圍.......................................................................22

5印章使用的審批權(quán)限...................................................................23

6印章的使用管理.......................................................................23

第八章會議管理...............................................................................25

1會議分類..............................................................................25

2會議周期..............................................................................25

3會議費(fèi)用..............................................................................28

4會議注意事項(xiàng)..........................................................................29

5會議企劃申請流程.....................................................................29

第九章其它說明...............................................................................32

第十章相關(guān)附件...............................................................................32

1考勤管理相關(guān)附件.....................................................................32

2日常辦公管理相關(guān)附件.................................................................32

3信息設(shè)備管理相關(guān)附件.................................................................32

4辦公設(shè)施管理相關(guān)附件.......................................................................32

5印章使用管理相關(guān)附件.......................................................................32

第三章日常辦公管理

1著裝規(guī)范

1.1上班著裝力求整潔、大方、得體。謝絕過分時尚、休閑、暴露、緊身的裝束。

1.2工作時間必須配帶工作牌。

2禮貌用語

2.1在辦公室自覺講普通話，禁止喧嘩、說笑、打鬧，說粗話、臟話。

2.2禮貌、耐心接待來訪人員。

2.3接打業(yè)務(wù)電話要禮貌用語，態(tài)度溫和，語言簡潔，表達(dá)清楚，音量適中°

3辦公環(huán)境

3.1不得在非吸煙區(qū)吸煙。

3.2愛護(hù)辦公室的各項(xiàng)設(shè)施，隨時保持辦公室干凈、整潔、營造一個良好的工作環(huán)境。

4辦公用品

4.1辦公用品分：個人辦公用品和公共辦公用品兩類。具體詳見附件《（部門）

辦公用品申領(lǐng)表》（表5）o

4.2愛惜辦公室資產(chǎn)，做到物盡又用，不得私自動用辦公室物品。不得挪作私用，未經(jīng)

批準(zhǔn)，不得擅自動用或取走。

4.3辦公用品采購，必須貨比三家，做到質(zhì)優(yōu)價廉。購回物品，集中保管，計劃分配。

4.4辦公用品各部門每月申請一次，按照《（部門）辦公用品申領(lǐng)表》申報，

經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由部門負(fù)責(zé)人指定專人采購安排發(fā)放。

4.5個人辦公用品采購標(biāo)準(zhǔn)：平均10元/人?月（含）。

4.6公共辦公用品采購標(biāo)準(zhǔn)：

4.6.1分公司每月采購總額在1000元以內(nèi)（合兀由分公司總經(jīng)理批準(zhǔn)；月度總額或

單次總額1000元以上的，由區(qū)域營銷總監(jiān)批準(zhǔn)。

4.6.2大區(qū)每月采購總額在400元以內(nèi)（含），由區(qū)域營銷總監(jiān)批準(zhǔn)；月度總額或

單次總額400元以上的，由銷售管理總部總經(jīng)理批準(zhǔn)。

4.7辦公用品采購需開具增值稅專用發(fā)票。

5同事相處、上下級相處：相互尊重，團(tuán)結(jié)協(xié)作；領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心愛護(hù)下屬，下屬尊敬服從領(lǐng)導(dǎo)。

第四章信息設(shè)備管理

1信息設(shè)備配置標(biāo)準(zhǔn)

1.1筆記本計算機(jī)配置

分類區(qū)域分公司KA系統(tǒng)

KA銷售總監(jiān)

分公司總經(jīng)理

區(qū)域KA經(jīng)理

分公司副總經(jīng)理

業(yè)務(wù)類區(qū)域營銷總監(jiān)重點(diǎn)客戶經(jīng)理

分公司總經(jīng)理助理

KA總監(jiān)助理

業(yè)務(wù)部經(jīng)理

KA城市經(jīng)理

區(qū)域市場部經(jīng)理市場部經(jīng)理

區(qū)域銷售支持經(jīng)理銷管部經(jīng)理

職能類中心經(jīng)理

區(qū)域培訓(xùn)經(jīng)理導(dǎo)購管理部經(jīng)理

區(qū)域?qū)з徆芾斫?jīng)理導(dǎo)購管理主管

1.2臺式計笄機(jī)配國

分類大區(qū)分公司KA系統(tǒng)

業(yè)務(wù)部各專員每人一臺：

城市KA主管

業(yè)務(wù)類/業(yè)務(wù)主管每人一臺

區(qū)域KA文員

業(yè)務(wù)代表共享一臺

銷售支持專員中心主管

職能類市場/銷管部主管/專員；

市場專員/主任中心文員

1.3無線網(wǎng)卡配置

分類大區(qū)分公司KA系統(tǒng)

區(qū)域營銷總監(jiān)

業(yè)務(wù)類分公司總經(jīng)理KA銷售總監(jiān)

區(qū)域涪訓(xùn)經(jīng)理

f

職能類///

1.3.1價格控制在1500元/年內(nèi)（含），采購標(biāo)準(zhǔn)建議：1G/月（包年），具體由IT

應(yīng)用與服務(wù)中心核準(zhǔn)。

1.4打印機(jī)/傳真機(jī)/打印復(fù)印傳真一體機(jī)

1.4.1各大區(qū)可申請配置打印復(fù)印傳真一體機(jī)一臺；

1.4.2各分公司可申請配置打印復(fù)印傳真一體機(jī)兩臺；

1.4.3各業(yè)務(wù)部可申請配置打印復(fù)印傳真一體機(jī)一臺；

1.4.4分公司訂單處理可申請配置針式打印機(jī)一臺；

1.4.5分公司財務(wù)可申請配置發(fā)票/稅票專用打印機(jī)一臺，憑證專用打印機(jī)一臺：打

印復(fù)印傳真一體機(jī)一臺。

1.5投影儀/投影遙控筆

1.5.1大區(qū)可申請配置投影儀一臺；

1.5.2分公司可申請配置投影儀一臺；

1.5.3業(yè)務(wù)部可申請配置投影儀一臺：

1.5.4區(qū)域培訓(xùn)經(jīng)理可申請配置投影遙控筆一支。

1.5.5銷售策動部培訓(xùn)經(jīng)理可申請配置投影遙控筆一支。

2信息設(shè)備申請

2.1標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)配置

流程：信息設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)配置

1、信息設(shè)備配置流程（標(biāo)準(zhǔn)配置.內(nèi)）

>審核〉批準(zhǔn)>存檔>備注

提報

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Y■也—由信息設(shè)備使用人提報.并附《伯息設(shè)的新中國表

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業(yè)務(wù)部經(jīng)理或部門伊送人出具審核避見

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眄法1tt大區(qū)轉(zhuǎn)銷總監(jiān)出具審批懣見

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3S?“修申枇完成后信息資產(chǎn)管理工程師存檔.并安排統(tǒng)一胸置

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2.2超標(biāo)準(zhǔn)配置

流程：信息設(shè)備超標(biāo)準(zhǔn)配置

2、信息設(shè)備配置流程（標(biāo)準(zhǔn)配置外）

）審核〉批準(zhǔn)〉存檔

提報>

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營銷審核區(qū)域營銷總監(jiān)出具審核意見

總監(jiān)：：

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地信息管理部總經(jīng)理出具審批意見

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ii存檔審批完成后信息資產(chǎn)管理工程師存檔，并安拌統(tǒng)一購置

工程

所用!：

11

3信息設(shè)備的采購與配發(fā)

3.1信息設(shè)備的統(tǒng)采與地采：

3.1.1總部統(tǒng)一采購范圍：各區(qū)域/分公司/業(yè)務(wù)部申請PC（臺式機(jī)和筆記本）、投

影儀、服務(wù)器、主干網(wǎng)絡(luò)設(shè)備由總部硬件與網(wǎng)絡(luò)管理中心統(tǒng)一采購。

3.1.2區(qū)域分公司當(dāng)?shù)夭少彿秶焊鲄^(qū)域/分公司/業(yè)務(wù)部申請各類型打印機(jī)、傳真

機(jī)、非核心交換設(shè)備、以及寬帶接入?yún)^(qū)域/分公司/業(yè)務(wù)部，按照硬件與網(wǎng)絡(luò)管

理中心規(guī)定機(jī)型和規(guī)格當(dāng)?shù)夭少彛ǜ剑翰少彉?biāo)準(zhǔn)）。

3.2統(tǒng)采信息設(shè)備的配發(fā)、簽收：

3.2.1公司統(tǒng)一采購的信息設(shè)備，由硬件與網(wǎng)絡(luò)管理中心根據(jù)使用人提供的準(zhǔn)確收

貨地址寄至區(qū)域/分公司/業(yè)務(wù)部。

3.2.2收貨時須提供使用人身份證方可簽收信息設(shè)備。

3.2.3簽收信息設(shè)備時，使用人須先對信息設(shè)備進(jìn)行驗(yàn)收。如信息設(shè)備存在問題應(yīng)

馬上將問題回饋至硬件與網(wǎng)絡(luò)管理中心，由硬件與網(wǎng)絡(luò)管理中心根據(jù)情況處理;

如臉收無異議，由使用人填寫《貝因美信息設(shè)備驗(yàn)收單》，傳真至

網(wǎng)絡(luò)管理中心。

3.3統(tǒng)采設(shè)備流程

流程：信息設(shè)備統(tǒng)一采購流程

信息設(shè)備統(tǒng)一采購流程

訂貨〉收貨〉審核〉確認(rèn)〉其他〉

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網(wǎng)

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絡(luò)訂單/眥件/Ji:行偵件與網(wǎng)絡(luò)管理中心下訂單.訂m完步后將訂機(jī)

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3.4統(tǒng)采設(shè)備費(fèi)用核銷：

3.4.1統(tǒng)采設(shè)備的賬款由總部統(tǒng)一支付；費(fèi)用核銷由硬件與網(wǎng)絡(luò)管理中心統(tǒng)一辦理

（款項(xiàng)支付審批單，企劃，貝因美信息設(shè)備驗(yàn)收單，增值稅專用發(fā)票復(fù)印件）。

3.4.2分公司總經(jīng)理確認(rèn)信息設(shè)備費(fèi)用歸屬；分公司財務(wù)確認(rèn)信息設(shè)備是否到位，

資料是否齊全，并憑增值稅專用發(fā)票入賬。

4信息設(shè)備的管理

4.1每臺信息設(shè)備都必須有專人負(fù)責(zé)保管。一般情況下設(shè)備的使用人即視作該設(shè)備的保

管人。打印機(jī)、投影儀等公共設(shè)備，必須指定專門的保管人員。

4.2部門負(fù)責(zé)人需對信息設(shè)備負(fù)有保管和使用的監(jiān)督職責(zé).保管人對所保管的設(shè)備安全

負(fù)責(zé)，如有非自然損壞、遺失，照價賠償。

4.3信息設(shè)備使用人變更或設(shè)備轉(zhuǎn)入其它部門時，必須填寫《信息設(shè)備變更申請表》，報

硬件與網(wǎng)絡(luò)管理中心存檔，以便及時更新信息設(shè)備狀態(tài)。

4.4信息設(shè)備變更流程

44.1信怠設(shè)名跨分公司嚀幣流程

信息設(shè)備跨分公司交變流程

槌報\審核、審批,存檔、

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分便用入攪報_門按工寵母_分公司總燎%

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4.4.2信息設(shè)備分公司內(nèi)變更流程

信息設(shè)備分公用內(nèi)變更流程

提報》審核>審批）存檔）

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4.5信息設(shè)備報廢流程

分公司信息設(shè)備維修報廢流程

>審核>存檔

提報/審批

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