大學(xué)公文檔案歸檔制度?

一、總則1.為加強(qiáng)醫(yī)院公文檔案管理，確保公文檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及醫(yī)院實(shí)際情況，特制定本制度。2.本制度適用于醫(yī)院各部門、各科室在工作活動(dòng)中形成的公文檔案的歸檔管理。二、歸檔范圍1.上級(jí)來文-上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、業(yè)務(wù)主管部門發(fā)送給醫(yī)院的各類文件、指示、批復(fù)、通知等。-上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查醫(yī)院工作形成的重要文件、講話、記錄等。2.醫(yī)院發(fā)文-醫(yī)院向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的請示、報(bào)告、工作總結(jié)等文件。-醫(yī)院制定的規(guī)章制度、辦法、規(guī)定等規(guī)范性文件。-醫(yī)院內(nèi)部發(fā)布的通知、通報(bào)、決定、會(huì)議紀(jì)要等文件。3.會(huì)議文件-醫(yī)院黨委會(huì)議、院長辦公會(huì)議、院務(wù)會(huì)議等重要會(huì)議的會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議議程、會(huì)議報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話等文件。-醫(yī)院召開的各類專題會(huì)議、學(xué)術(shù)會(huì)議、研討會(huì)等形成的會(huì)議文件。4.合同協(xié)議-醫(yī)院對外簽訂的各類經(jīng)濟(jì)合同、合作協(xié)議、技術(shù)合同等文件。-合同的變更、解除、終止等相關(guān)文件。5.人事文件-醫(yī)院機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、職稱評定、人員調(diào)配、工資福利等方面的文件。-員工的人事檔案材料，包括履歷表、自傳、鑒定、考核、獎(jiǎng)懲等材料。6.財(cái)務(wù)文件-醫(yī)院的財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告，財(cái)務(wù)報(bào)表，財(cái)務(wù)分析報(bào)告等文件。-財(cái)務(wù)收支憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等文件。7.醫(yī)療業(yè)務(wù)文件-醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量管理、醫(yī)療安全管理、病歷管理等方面的文件。-臨床科室的診療規(guī)范、操作規(guī)程、病例討論記錄等文件。-科研項(xiàng)目申報(bào)、立項(xiàng)、結(jié)題等相關(guān)文件，學(xué)術(shù)論文、著作等成果材料。8.基建文件-醫(yī)院基本建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的文件。-基建項(xiàng)目的招投標(biāo)文件、工程合同、工程變更文件等。-基建項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收報(bào)告、竣工圖紙等文件。9.設(shè)備物資文件-醫(yī)院設(shè)備采購、驗(yàn)收、維修、報(bào)廢等方面的文件。-物資采購合同、驗(yàn)收單、出入庫記錄等文件。10.其他文件-醫(yī)院獲得的各類榮譽(yù)證書、牌匾等相關(guān)文件。-醫(yī)院與社會(huì)各界的往來信函、接待來訪記錄等文件。三、歸檔要求1.歸檔時(shí)間-各部門、各科室應(yīng)在公文辦理完畢后的一個(gè)月內(nèi)，將需要?dú)w檔的公文整理后移交醫(yī)院檔案管理部門。-對于一些時(shí)效性較強(qiáng)的文件，如年度總結(jié)、財(cái)務(wù)報(bào)表等，應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)及時(shí)歸檔。2.歸檔質(zhì)量-歸檔的公文應(yīng)齊全完整，包括正文、附件、領(lǐng)導(dǎo)批示、會(huì)議討論記錄等相關(guān)材料。-公文應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行整理，紙張大小統(tǒng)一，字跡清晰，簽字蓋章齊全。-電子公文應(yīng)存儲(chǔ)在規(guī)定的存儲(chǔ)介質(zhì)上，文件格式應(yīng)符合要求，并與紙質(zhì)公文內(nèi)容一致。3.分類編號(hào)-檔案管理部門應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)對歸檔的公文進(jìn)行分類，如按年度、部門、文種等進(jìn)行分類。-對每一類公文應(yīng)編制唯一的編號(hào)，以便于管理和查找。4.裝訂編目-對于紙張較多的公文，應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不影響文件的閱讀和使用。-編制歸檔文件目錄，目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、保管期限等項(xiàng)目。四、歸檔流程1.收集整理-各部門、各科室的兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門公文的收集工作，對本部門在工作中形成的公文進(jìn)行及時(shí)收集、整理，確保公文的完整性。-兼職檔案員應(yīng)按照歸檔要求對收集到的公文進(jìn)行初步整理，剔除不需要?dú)w檔的文件，對需要?dú)w檔的公文進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等工作。2.移交審核-各部門、各科室的兼職檔案員將整理好的公文移交醫(yī)院檔案管理部門，同時(shí)填寫《公文檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)。-檔案管理部門對移交的公文進(jìn)行審核，檢查公文的完整性、準(zhǔn)確性、整理質(zhì)量等是否符合要求，對于不符合要求的公文，應(yīng)及時(shí)退回相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充或整改。3.歸檔存儲(chǔ)-經(jīng)過審核合格的公文，檔案管理部門按照分類編號(hào)的結(jié)果進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)，將公文存放在專門的檔案庫房或存儲(chǔ)設(shè)備中，并做好相應(yīng)的標(biāo)識(shí)和記錄。-檔案管理部門應(yīng)建立檔案檢索工具，如紙質(zhì)目錄、電子目錄等，方便對檔案進(jìn)行查詢和利用。五、保管與利用1.保管期限-根據(jù)公文的重要程度和保存價(jià)值，確定不同的保管期限，一般分為永久、長期（10年以上）、短期（1-10年）三種。-保管期限的起始時(shí)間從公文形成后的次年1月1日起計(jì)算。2.保管要求-檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。-檔案庫房應(yīng)配備必要的消防設(shè)備和安全設(shè)施，確保檔案的安全。-對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.利用規(guī)定-醫(yī)院內(nèi)部人員因工作需要查閱公文檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。-查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。-如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。-外單位人員查閱醫(yī)院公文檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)醫(yī)院相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照醫(yī)院的規(guī)定辦理查閱手續(xù)。六、鑒定與銷毀1.定期鑒定-檔案管理部門應(yīng)定期對已到保管期限的公文檔案進(jìn)行鑒定，組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成。-鑒定小組根據(jù)檔案的實(shí)際情況，確定檔案是否仍有保存價(jià)值，對于確無保存價(jià)值的檔案，提出銷毀意見。2.銷毀程序-對確定需要銷毀的檔案，檔案管理部門應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)列出銷毀檔案的名稱、數(shù)量、編號(hào)、保管期限等信息。-《檔案銷毀清冊》經(jīng)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案可以采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。-銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的安全、徹底。銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。七、監(jiān)督與考核1.醫(yī)院檔案管理部門負(fù)責(zé)對各部門、各科室的公文檔案歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期通報(bào)歸檔工作情況。2.