大學(xué)信息化建設(shè)檔案管理制度?

大學(xué)信息化建設(shè)檔案管理制度一、總則1.為加強大學(xué)信息化建設(shè)檔案的科學(xué)管理，有效保護和利用檔案資源，確保信息化建設(shè)工作的順利推進(jìn)與可持續(xù)發(fā)展，根據(jù)國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)及學(xué)校實際情況，特制定本制度。2.信息化建設(shè)檔案是指在大學(xué)信息化規(guī)劃、建設(shè)、管理、運行、維護等各項活動中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等各種形式和載體的歷史記錄。3.信息化建設(shè)檔案管理工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)、集中管理與分散管理相結(jié)合的原則，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用。二、管理體制與職責(zé)1.學(xué)校檔案管理部門-負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)校信息化建設(shè)檔案管理的規(guī)章制度，并監(jiān)督執(zhí)行。-統(tǒng)籌規(guī)劃學(xué)校信息化建設(shè)檔案的管理工作，對各部門的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。-負(fù)責(zé)接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用學(xué)校信息化建設(shè)的各類檔案。-組織開展信息化建設(shè)檔案管理的培訓(xùn)、宣傳和研究工作，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和信息化意識。2.信息化建設(shè)相關(guān)部門-明確本部門信息化建設(shè)檔案管理的責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、歸檔和移交工作。-按照學(xué)校檔案管理部門的要求，制定本部門信息化建設(shè)檔案管理的實施細(xì)則，并組織落實。-確保本部門在信息化建設(shè)過程中形成的各類檔案資料及時、完整、準(zhǔn)確地歸檔，積極配合學(xué)校檔案管理部門做好檔案管理工作。3.信息化建設(shè)項目負(fù)責(zé)人-負(fù)責(zé)本項目檔案的全過程管理，確保項目檔案與項目建設(shè)同步進(jìn)行。-在項目立項、實施、驗收等各個環(huán)節(jié)，組織收集、整理與項目相關(guān)的各類文件材料，并按照規(guī)定及時移交本部門檔案管理人員。-對項目檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性負(fù)責(zé)。三、檔案的收集與整理1.收集范圍-信息化建設(shè)規(guī)劃與計劃：包括學(xué)校信息化發(fā)展規(guī)劃、年度計劃、專項規(guī)劃等。-信息化項目建設(shè)：項目立項報告、可行性研究報告、項目合同、項目實施方案、項目驗收報告、項目總結(jié)等。-信息系統(tǒng)管理：信息系統(tǒng)的需求分析、設(shè)計文檔、測試報告、用戶手冊、維護記錄、升級改造記錄等。-網(wǎng)絡(luò)建設(shè)與管理：網(wǎng)絡(luò)拓?fù)鋱D、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備配置文檔、網(wǎng)絡(luò)安全管理記錄、網(wǎng)絡(luò)運行維護記錄等。-數(shù)據(jù)資源管理：數(shù)據(jù)采集方案、數(shù)據(jù)處理記錄、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)記錄、數(shù)據(jù)安全管理記錄等。-信息化相關(guān)政策與制度：學(xué)校制定的信息化建設(shè)相關(guān)的規(guī)章制度、管理辦法、考核標(biāo)準(zhǔn)等。-信息化培訓(xùn)與宣傳：培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、宣傳資料等。-其他與信息化建設(shè)有關(guān)的重要文件、會議記錄、照片、視頻等資料。2.收集要求-各部門和項目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時收集本部門或本項目在信息化建設(shè)過程中形成的各類檔案資料，確保檔案資料的齊全完整。-檔案資料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)完備，符合檔案管理的要求。-電子檔案應(yīng)存儲在規(guī)定的存儲介質(zhì)上，并確保數(shù)據(jù)的可讀性和完整性，同時應(yīng)注明電子文件的名稱、日期、格式等相關(guān)信息。3.整理方法-檔案管理人員應(yīng)按照檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號規(guī)則，對收集到的檔案進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等整理工作。-檔案分類應(yīng)科學(xué)合理，便于管理和利用，可按照信息化建設(shè)的不同領(lǐng)域、項目、時間等進(jìn)行分類。-電子檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存儲，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于檢索和查詢。四、檔案的歸檔與移交1.歸檔時間-信息化建設(shè)項目在完成驗收后的三個月內(nèi)，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)組織整理項目檔案，并向本部門檔案管理人員移交。-各部門應(yīng)在每年的3月底前，將上一年度形成的信息化建設(shè)檔案整理完畢，并移交學(xué)校檔案管理部門。2.歸檔要求-歸檔的檔案應(yīng)編制歸檔目錄，歸檔目錄應(yīng)包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等內(nèi)容。-紙質(zhì)檔案應(yīng)裝訂成冊，編寫頁碼，并在檔案封面注明檔案名稱、保管期限、密級等信息。-電子檔案應(yīng)存儲在規(guī)定的存儲介質(zhì)上，并與紙質(zhì)檔案的歸檔目錄相對應(yīng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。3.移交手續(xù)-各部門向?qū)W校檔案管理部門移交檔案時，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。-檔案移交清單應(yīng)一式兩份，雙方各執(zhí)一份，作為檔案移交的憑證。五、檔案的保管與保護1.保管條件-學(xué)校檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的信息化建設(shè)檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、存儲服務(wù)器、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。-檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)、干燥，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的檔案保管標(biāo)準(zhǔn)。2.保管期限-信息化建設(shè)檔案的保管期限根據(jù)檔案的重要性和利用價值確定，一般分為短期（1-5年）、中期（5-10年）和長期（10年以上）。-具體保管期限的確定，應(yīng)參照國家有關(guān)規(guī)定和學(xué)校實際情況執(zhí)行，對于具有重要歷史價值和法律憑證作用的檔案，應(yīng)永久保存。3.檔案保護-檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案損壞、丟失等問題。-對易損的檔案資料，應(yīng)采取復(fù)制、修復(fù)等保護措施，確保檔案的完整性和可讀性。-電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲在不同的介質(zhì)上，并進(jìn)行異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定工作-學(xué)校檔案管理部門應(yīng)定期組織對信息化建設(shè)檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和專家組成。-檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、利用價值、歷史意義等因素，對檔案進(jìn)行全面評估，確定檔案是否仍具有保存價值。2.銷毀處理-對經(jīng)過鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。-檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。-檔案銷毀應(yīng)采用合適的方式，如粉碎、焚燒、數(shù)據(jù)擦除等，確保檔案信息的徹底銷毀。-銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。七、檔案的利用與開放1.利用制度-學(xué)校內(nèi)部人員因工作需要查閱信息化建設(shè)檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到學(xué)校檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。-查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱場所，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案內(nèi)容。-如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.開放服務(wù)-學(xué)校檔案管理部門應(yīng)積極開展信息化建設(shè)檔案的開放服務(wù)工作，按照國家有關(guān)規(guī)定，向社會提供部分檔案信息的查閱和利用服務(wù)。-對于涉及國家機密、學(xué)校商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行管理，不得對外開放。-檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的利用情況進(jìn)行記錄，包括利用者的姓名、單位、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息，以便統(tǒng)計和分析檔案的利用效果。八、獎勵與處罰1.獎勵措施-對在信息化建設(shè)檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，學(xué)校將給予表彰和獎勵。-獎勵方式包括頒發(fā)榮譽證書、獎金、晉升職稱等，具體獎勵標(biāo)準(zhǔn)按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.處罰規(guī)定-對違反