物業(yè)公司電話管理制度一、總則（一）目的為加強物業(yè)公司電話使用管理，確保電話通訊暢通、高效，規(guī)范員工電話使用行為，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于物業(yè)公司全體員工。（三）管理原則1.規(guī)范使用原則：員工應(yīng)按照規(guī)定的方式和用途使用公司電話，不得隨意撥打與工作無關(guān)的電話。2.確保暢通原則：保證公司電話在工作時間內(nèi)隨時處于可接通狀態(tài)，不得因個人原因影響正常通訊。3.成本控制原則：合理控制電話費用支出，避免不必要的浪費。二、電話使用規(guī)定（一）工作電話使用1.員工應(yīng)使用公司配備的辦公電話處理工作事務(wù)，不得擅自使用個人電話處理工作事宜。2.接聽工作電話時，應(yīng)及時、禮貌，使用規(guī)范的問候語，如“您好，[物業(yè)公司名稱]”。3.對于工作咨詢、投訴、報修等電話，應(yīng)詳細(xì)記錄相關(guān)信息，包括來電時間、來電人姓名或單位、聯(lián)系電話、具體內(nèi)容等，并按照規(guī)定的流程及時處理或轉(zhuǎn)接相關(guān)部門和人員。4.嚴(yán)禁在工作時間內(nèi)使用辦公電話撥打私人電話、閑聊、玩游戲等與工作無關(guān)的行為。（二）特殊情況電話使用1.因工作需要撥打長途電話時，應(yīng)提前填寫長途電話申請表，注明事由、對方號碼、預(yù)計通話時長等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，方可撥打。2.遇緊急情況需要使用電話處理時，可先撥打，但事后應(yīng)及時補辦相關(guān)手續(xù)。（三）電話轉(zhuǎn)接1.總機應(yīng)準(zhǔn)確、及時地轉(zhuǎn)接電話，確保來電能夠迅速到達(dá)相關(guān)人員或部門。2.員工如需轉(zhuǎn)接電話，應(yīng)告知總機轉(zhuǎn)接對象的姓名、部門和分機號碼等信息。3.對于無法直接轉(zhuǎn)接的電話，總機應(yīng)做好記錄，并及時通知相關(guān)人員回電。（四）電話留言1.當(dāng)員工不在座位或無法及時接聽電話時，總機應(yīng)詢問來電人是否需要留言。2.留言內(nèi)容應(yīng)包括來電人姓名、單位、聯(lián)系電話、留言事項等，總機應(yīng)認(rèn)真記錄，并及時通知相關(guān)人員查看留言。三、電話費用管理（一）費用核算1.公司電話費用由行政部門統(tǒng)一核算，每月根據(jù)各部門電話使用情況進行統(tǒng)計。2.電話費用核算內(nèi)容包括本地通話費、長途通話費、短信費等。（二）費用控制1.各部門應(yīng)合理控制電話費用支出，避免不必要的長途電話和高額通話費用。2.對于因工作需要必須撥打的長途電話，應(yīng)盡量縮短通話時長，提高通話效率。3.行政部門應(yīng)定期對各部門電話費用進行分析，如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通，查找原因并采取措施進行控制。（三）費用報銷1.電話費用報銷按照公司財務(wù)制度執(zhí)行，員工應(yīng)在每月規(guī)定時間內(nèi)提交電話費用報銷申請。2.報銷申請應(yīng)附電話費用清單，清單應(yīng)詳細(xì)列出通話日期、通話時長、對方號碼、費用金額等信息。3.行政部門對報銷申請進行審核，審核通過后提交財務(wù)部門進行報銷。四、電話設(shè)備管理（一）設(shè)備維護1.行政部門負(fù)責(zé)公司電話設(shè)備的日常維護和保養(yǎng)，定期檢查設(shè)備運行情況，確保設(shè)備正常使用。2.如發(fā)現(xiàn)電話設(shè)備出現(xiàn)故障，應(yīng)及時通知專業(yè)維修人員進行維修，并做好記錄。3.員工在使用電話設(shè)備過程中，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備異常，應(yīng)及時向行政部門報告，不得擅自拆卸或修理設(shè)備。（二）設(shè)備更換1.因設(shè)備老化、損壞等原因需要更換電話設(shè)備時，由行政部門提出申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進行更換。2.新更換的電話設(shè)備應(yīng)及時進行調(diào)試和安裝，確保正常使用。（三）設(shè)備使用培訓(xùn)1.行政部門應(yīng)定期組織員工進行電話設(shè)備使用培訓(xùn)，使員工熟悉電話設(shè)備的操作方法和注意事項。2.對于新入職員工，應(yīng)在入職培訓(xùn)時進行電話設(shè)備使用培訓(xùn)，確保其能夠正確使用電話設(shè)備。五、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用公司電話撥打私人電話。2.在工作時間內(nèi)使用辦公電話閑聊、玩游戲等與工作無關(guān)的行為。3.故意損壞公司電話設(shè)備。4.虛報、多報電話費用。（二）處理措施1.對于首次違規(guī)行為，給予口頭警告，并要求立即改正。2.對于多次違規(guī)行為或情節(jié)嚴(yán)重的違規(guī)行為，將視情況給予書面警告、罰款、降職、辭退等處理。3.因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門行政部門負(fù)責(zé)對公司電話使用情況進行監(jiān)督和檢查。（二）檢查方式1.定期檢查：行政部門每月對各部門電話使用情況進行一次定期檢查，包括電話費用、通話記錄、設(shè)備使用等方面。2.不定期抽查：行政部門不定期對員工電話使用情況進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（三）檢查結(jié)果處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時向相關(guān)部門和人員反饋，并要求其限期整改。2.整改情況應(yīng)納入部門和個人績效