物資采購(gòu)發(fā)票管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司物資采購(gòu)發(fā)票管理，規(guī)范發(fā)票取得、審核、報(bào)銷等流程，確保公司財(cái)務(wù)核算的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和合法性，維護(hù)公司的經(jīng)濟(jì)利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及物資采購(gòu)業(yè)務(wù)的部門(mén)和人員，包括但不限于采購(gòu)部門(mén)、各需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等。（三）基本原則1.合法性原則：物資采購(gòu)發(fā)票的取得、使用和管理必須符合國(guó)家法律法規(guī)及稅收政策的規(guī)定。2.真實(shí)性原則：發(fā)票內(nèi)容必須真實(shí)反映物資采購(gòu)業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，不得虛假開(kāi)具或取得發(fā)票。3.完整性原則：發(fā)票應(yīng)具備的各項(xiàng)要素必須齊全，內(nèi)容完整，字跡清晰，不得涂改、挖補(bǔ)。4.及時(shí)性原則：采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)取得發(fā)票，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)辦理報(bào)銷手續(xù)，確保發(fā)票的時(shí)效性。二、發(fā)票的取得（一）基本要求1.采購(gòu)人員在進(jìn)行物資采購(gòu)時(shí)，應(yīng)向供應(yīng)商明確索取合法有效的發(fā)票。發(fā)票應(yīng)加蓋供應(yīng)商發(fā)票專用章或財(cái)務(wù)專用章，且印章清晰可辨。2.發(fā)票內(nèi)容應(yīng)包括：發(fā)票名稱、發(fā)票號(hào)碼、開(kāi)票日期、購(gòu)買(mǎi)方信息（公司名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開(kāi)戶行及賬號(hào)）、銷售方信息、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額、價(jià)稅合計(jì)等。3.對(duì)于增值稅專用發(fā)票，采購(gòu)人員應(yīng)確保提供的購(gòu)買(mǎi)方信息準(zhǔn)確無(wú)誤，包括公司名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開(kāi)戶行及賬號(hào)等，否則可能導(dǎo)致發(fā)票無(wú)法認(rèn)證抵扣，影響公司利益。（二）特殊情況處理1.如果供應(yīng)商為小規(guī)模納稅人，采購(gòu)金額未達(dá)到增值稅起征點(diǎn)，無(wú)法開(kāi)具增值稅專用發(fā)票的，應(yīng)取得由稅務(wù)機(jī)關(guān)代開(kāi)的增值稅專用發(fā)票或普通發(fā)票。2.對(duì)于一些特殊行業(yè)或業(yè)務(wù)，如農(nóng)產(chǎn)品收購(gòu)、廢舊物資回收等，可能無(wú)法取得常規(guī)發(fā)票的，采購(gòu)人員應(yīng)按照相關(guān)稅收政策規(guī)定，取得合法有效的憑證，如農(nóng)產(chǎn)品收購(gòu)發(fā)票、廢舊物資收購(gòu)憑證等，并確保憑證的真實(shí)性和完整性。3.在境外采購(gòu)物資的，應(yīng)取得境外發(fā)票或具有發(fā)票性質(zhì)的收款憑證、相關(guān)稅費(fèi)繳納憑證等，并按照國(guó)家外匯管理和稅收管理的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）發(fā)票取得時(shí)間1.采購(gòu)人員應(yīng)在物資驗(yàn)收合格后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)取得發(fā)票。一般情況下，應(yīng)在驗(yàn)收合格后的[X]個(gè)工作日內(nèi)取得發(fā)票。對(duì)于金額較大或采購(gòu)周期較長(zhǎng)的物資采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商確定具體的發(fā)票開(kāi)具時(shí)間和方式。2.如果因供應(yīng)商原因未能及時(shí)提供發(fā)票的，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)催促，并記錄相關(guān)情況。對(duì)于因供應(yīng)商延遲提供發(fā)票導(dǎo)致公司無(wú)法及時(shí)報(bào)銷或影響財(cái)務(wù)核算的，應(yīng)追究采購(gòu)人員的責(zé)任。三、發(fā)票的審核（一）審核職責(zé)分工1.采購(gòu)部門(mén)：負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)發(fā)票的真實(shí)性、與采購(gòu)合同的一致性進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票上的貨物或服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)等是否與采購(gòu)合同約定一致，發(fā)票開(kāi)具日期是否在合同約定的有效期內(nèi)等。2.需求部門(mén)：根據(jù)實(shí)際收到的物資情況，對(duì)發(fā)票的內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)，確保發(fā)票所反映的物資與本部門(mén)需求一致，且質(zhì)量、數(shù)量等符合要求。3.財(cái)務(wù)部門(mén)：負(fù)責(zé)對(duì)發(fā)票的合法性、合規(guī)性、完整性以及金額的準(zhǔn)確性進(jìn)行最終審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票是否為合法有效的票據(jù)，發(fā)票的格式、印章、內(nèi)容等是否符合規(guī)定，發(fā)票金額計(jì)算是否正確，是否符合公司財(cái)務(wù)報(bào)銷制度等。（二）審核要點(diǎn)1.合法性審核檢查發(fā)票是否由稅務(wù)機(jī)關(guān)統(tǒng)一監(jiān)制，發(fā)票監(jiān)制章是否清晰、合規(guī)。核實(shí)發(fā)票的開(kāi)具方是否具有合法的經(jīng)營(yíng)資格，是否存在超經(jīng)營(yíng)范圍開(kāi)具發(fā)票的情況。查看發(fā)票是否為作廢發(fā)票或已被稅務(wù)機(jī)關(guān)認(rèn)定為異常發(fā)票。2.真實(shí)性審核與采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)資料進(jìn)行核對(duì)，檢查發(fā)票內(nèi)容與實(shí)際采購(gòu)業(yè)務(wù)是否相符。通過(guò)電話、網(wǎng)絡(luò)等方式向供應(yīng)商核實(shí)發(fā)票的真實(shí)性，防止取得虛假發(fā)票。對(duì)于大額發(fā)票或存在疑問(wèn)的發(fā)票，可要求供應(yīng)商提供相關(guān)業(yè)務(wù)的證明材料，如送貨單、驗(yàn)收單、付款憑證等，以進(jìn)一步核實(shí)業(yè)務(wù)的真實(shí)性。3.完整性審核檢查發(fā)票的各項(xiàng)要素是否齊全，如發(fā)票號(hào)碼、開(kāi)票日期、購(gòu)買(mǎi)方信息、銷售方信息、貨物或服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額、價(jià)稅合計(jì)、發(fā)票專用章等。發(fā)票如有涂改、挖補(bǔ)等情況，應(yīng)要求供應(yīng)商重新開(kāi)具發(fā)票。4.準(zhǔn)確性審核審核發(fā)票金額計(jì)算是否正確，價(jià)稅合計(jì)是否準(zhǔn)確無(wú)誤。檢查發(fā)票上的稅率、稅額是否符合相關(guān)稅收政策規(guī)定。（三）審核流程1.采購(gòu)人員將取得的發(fā)票及相關(guān)附件（如采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等）提交給部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成初審，并在發(fā)票背面簽署審核意見(jiàn)。2.初審?fù)ㄟ^(guò)后，采購(gòu)人員將發(fā)票及相關(guān)資料提交給財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)人員應(yīng)在收到發(fā)票后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成終審。如審核發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，財(cái)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)人員、供應(yīng)商溝通，要求其進(jìn)行更正或補(bǔ)充相關(guān)資料。3.對(duì)于審核通過(guò)的發(fā)票，財(cái)務(wù)人員應(yīng)在發(fā)票上加蓋“審核通過(guò)”章，并按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷流程進(jìn)行后續(xù)處理。對(duì)于審核不通過(guò)的發(fā)票，財(cái)務(wù)人員應(yīng)出具書(shū)面審核意見(jiàn)，說(shuō)明原因，并將發(fā)票退回采購(gòu)人員，由采購(gòu)人員負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商解決。四、發(fā)票的報(bào)銷（一）報(bào)銷期限1.采購(gòu)人員應(yīng)在發(fā)票取得后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)辦理報(bào)銷手續(xù)。一般情況下，應(yīng)在發(fā)票開(kāi)具日期后的[X]個(gè)自然月內(nèi)報(bào)銷。對(duì)于因特殊原因未能及時(shí)報(bào)銷的發(fā)票，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)同意，并說(shuō)明原因。2.超過(guò)報(bào)銷期限的發(fā)票，財(cái)務(wù)部門(mén)原則上不予報(bào)銷。如有特殊情況需要報(bào)銷的，必須經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并詳細(xì)說(shuō)明逾期未報(bào)銷的原因。（二）報(bào)銷憑證1.報(bào)銷發(fā)票應(yīng)粘貼在公司統(tǒng)一規(guī)定的報(bào)銷粘貼單上，確保發(fā)票粘貼整齊、牢固，便于審核和查閱。2.除發(fā)票外，還應(yīng)附上與采購(gòu)業(yè)務(wù)相關(guān)的其他憑證，如采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、入庫(kù)單等。這些憑證應(yīng)與發(fā)票內(nèi)容相互印證，證明采購(gòu)業(yè)務(wù)的真實(shí)性和完整性。3.報(bào)銷人員應(yīng)在報(bào)銷粘貼單上填寫(xiě)報(bào)銷日期、報(bào)銷部門(mén)、報(bào)銷人姓名、報(bào)銷事由、發(fā)票張數(shù)、金額等信息，并簽字確認(rèn)。（三）報(bào)銷流程1.采購(gòu)人員將整理好的報(bào)銷憑證提交給部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定和實(shí)際業(yè)務(wù)情況，對(duì)報(bào)銷事項(xiàng)的真實(shí)性、合理性進(jìn)行審批，并簽署審批意見(jiàn)。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人審批通過(guò)后，報(bào)銷憑證提交給財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)人員按照本制度的審核要點(diǎn)對(duì)報(bào)銷憑證進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，報(bào)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批。3.財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批通過(guò)后，報(bào)銷憑證提交給出納人員。出納人員根據(jù)審批后的報(bào)銷金額支付款項(xiàng)，并在報(bào)銷憑證上加蓋“現(xiàn)金付訖”或“銀行付訖”章。五、發(fā)票的保管（一）保管責(zé)任1.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)公司物資采購(gòu)發(fā)票的統(tǒng)一保管。財(cái)務(wù)人員應(yīng)設(shè)立專門(mén)的發(fā)票保管賬簿，對(duì)發(fā)票的取得、開(kāi)具、使用、作廢、保管等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.各部門(mén)在辦理物資采購(gòu)業(yè)務(wù)過(guò)程中取得的發(fā)票，應(yīng)及時(shí)移交財(cái)務(wù)部門(mén)保管，不得自行留存或丟失。（二）保管方式1.發(fā)票應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)的地方，防止發(fā)票受潮、霉變、蟲(chóng)蛀等。2.對(duì)于增值稅專用發(fā)票，應(yīng)按照稅務(wù)機(jī)關(guān)的要求進(jìn)行保管，實(shí)行專人專柜保管，并建立嚴(yán)格的領(lǐng)用、登記制度。3.發(fā)票保管期限應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)及稅務(wù)機(jī)關(guān)的規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿應(yīng)保存[X]年。保存期滿，報(bào)經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)查驗(yàn)后銷毀。（三）發(fā)票的查閱和調(diào)閱1.因工作需要查閱發(fā)票的，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)查閱手續(xù)。查閱人員不得擅自復(fù)制、涂改、銷毀發(fā)票。2.外部單位因?qū)徲?jì)、稅務(wù)檢查等原因需要調(diào)閱公司發(fā)票的，必須持有相關(guān)單位的正式介紹信，并經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。調(diào)閱期間，查閱人員應(yīng)妥善保管發(fā)票，不得丟失、損壞，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。六、發(fā)票的遺失處理（一）遺失報(bào)告1.如果發(fā)票不慎遺失，采購(gòu)人員應(yīng)立即向財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)告，并說(shuō)明遺失發(fā)票的種類、號(hào)碼、開(kāi)具日期、金額等信息。2.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)采購(gòu)人員提供的信息，在發(fā)票保管賬簿中進(jìn)行記錄，并及時(shí)采取措施防止發(fā)票被冒用。（二）登報(bào)聲明1.對(duì)于遺失的發(fā)票，采購(gòu)人員應(yīng)按照稅務(wù)機(jī)關(guān)的要求，在規(guī)定的報(bào)紙上刊登遺失聲明。遺失聲明應(yīng)包括發(fā)票的種類、號(hào)碼、開(kāi)具日期、金額等內(nèi)容。2.登報(bào)聲明的費(fèi)用由遺失發(fā)票的責(zé)任人承擔(dān)。（三）補(bǔ)救措施1.如果遺失的是增值稅專用發(fā)票，采購(gòu)人員應(yīng)取得銷售方主管稅務(wù)機(jī)關(guān)出具的《丟失增值稅專用發(fā)票已報(bào)稅證明單》和記賬聯(lián)復(fù)印件，并加蓋銷售方發(fā)票專用章。采購(gòu)人員將上述資料作為記賬憑證附件，并按照規(guī)定進(jìn)行進(jìn)項(xiàng)稅額抵扣。2.如果遺失的是普通發(fā)票，采購(gòu)人員應(yīng)取得原開(kāi)票單位加蓋公章的證明，并注明原來(lái)發(fā)票的號(hào)碼、金額和內(nèi)容等，經(jīng)經(jīng)辦單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，作為原始憑證。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)物資采購(gòu)發(fā)票管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)檢查發(fā)票的取得、審核、報(bào)銷、保管等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定。2.對(duì)于審計(jì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。對(duì)違反本制度的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（二）稅務(wù)機(jī)關(guān)檢查1.公司應(yīng)積極配合稅務(wù)機(jī)關(guān)對(duì)物資采購(gòu)發(fā)票的檢查工作。如收到稅務(wù)機(jī)關(guān)的檢查通知，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)整理相關(guān)發(fā)票資料，準(zhǔn)備好接受檢查。2