第6章電子表格軟件Excel2003Excel2003中文版（以下簡(jiǎn)稱Excel）可以制作出各種表格，具有豐富的數(shù)據(jù)處理函數(shù)，便于用戶對(duì)表格數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合管理、數(shù)據(jù)分析、統(tǒng)計(jì)計(jì)算；提供了豐富的繪制圖表功能，方便用戶創(chuàng)建各種統(tǒng)計(jì)圖表、圖表制作；同時(shí)它還提供了數(shù)據(jù)清單（數(shù)據(jù)庫(kù)）操作，廣泛應(yīng)用于財(cái)務(wù)、統(tǒng)計(jì)、金融、審計(jì)等各個(gè)領(lǐng)域。6.1Excel的基礎(chǔ)知識(shí)Excel軟件的啟動(dòng)與退出與Word一樣，當(dāng)退出Excel時(shí)，表格文件沒(méi)有命名或保存，將會(huì)有文件存盤的提示信息，只需根據(jù)需要確定是否命名或保存即可。6.1.1Excel的啟動(dòng)與退出Excel工作區(qū)主窗口，如圖6-1所示。6.1.2Excel的窗口組成圖6-1Excel的工作環(huán)境Excel工作環(huán)境窗口中的標(biāo)題欄、菜單欄、工具欄、任務(wù)窗格與Word相似。這里為讀者介紹與Word不同的內(nèi)容。

1．編輯欄一般地，編輯欄“”在常用和格式工具欄下面、編輯工作區(qū)上方。編輯欄由名稱框、編輯按鈕和編輯框三部分組成。名稱框：顯示當(dāng)前單元格地址，如A1。編輯按鈕：有“取消”、“確認(rèn)”、“編輯公式”和“函數(shù)”。其功能是在編輯框內(nèi)輸入或編輯數(shù)據(jù)時(shí)，單擊“取消”按鈕會(huì)取消剛輸入或修改過(guò)的字符，恢復(fù)原樣；單擊“確認(rèn)”按鈕表示確認(rèn)單元格中的數(shù)據(jù)。當(dāng)在編輯框處輸入“=”、“+”或單擊了按鈕，地址框?qū)⒆優(yōu)楹瘮?shù)。單擊“函數(shù)”按鈕會(huì)打開(kāi)“函數(shù)”對(duì)話框，在對(duì)話框處選擇需要的函數(shù)，選中的函數(shù)會(huì)自動(dòng)插入到光標(biāo)位置。編輯框：最右邊是編輯框，主要用來(lái)顯示、編輯單元格的數(shù)據(jù)和公式，在單元格內(nèi)輸入或編輯數(shù)據(jù)的同時(shí)也會(huì)在編輯框中顯示其內(nèi)容。

2．全選按鈕“”編輯工作區(qū)左上角一空白框，稱為全選按鈕。單擊全選按鈕會(huì)選出當(dāng)前工作表的所有單元格，將光標(biāo)移至其他地方后可，單擊取消該項(xiàng)選定。3．列號(hào)和行號(hào)工作表是由列和行相交所形成的單元格組成的。單元格地址是列號(hào)和行號(hào)連接在一起來(lái)描述。在為單元格命名地址時(shí)，先列號(hào)后行號(hào)，如A1、B3、C12、D26等。列號(hào)用字母A～Z、AA～AZ、BA～BZ、…、IA～I(xiàn)V表示，共256列；行號(hào)用數(shù)字表示，從1～65536。每一張表的單元格總數(shù)為：65536×256。

4．單元格與活動(dòng)單元格單元格是電子表格的最小單元，用戶可以把數(shù)據(jù)輸入到單元格中保存起來(lái)。如果用鼠標(biāo)指針單擊某單元格，它便呈現(xiàn)黑色的邊框，這個(gè)單元格就是活動(dòng)單元格。活動(dòng)單元格是用戶輸入、編輯數(shù)據(jù)的地方，每個(gè)單元格最多可以容納32767個(gè)字符。

5．工作表標(biāo)簽欄工作表標(biāo)簽欄主要包括工作表翻頁(yè)按鈕“”和工作表標(biāo)簽按鈕“”。建立一個(gè)工作簿時(shí)默認(rèn)含有三張電子表格Sheet1、Sheet2、Sheet3。雙擊工作表標(biāo)簽可對(duì)工作表重新命名。單擊工作表標(biāo)簽按鈕（或按Ctrl+PgDn/PgUp組合鍵）可實(shí)現(xiàn)工作表之間的切換，被選中的工作表稱為當(dāng)前工作表，Excel窗口顯示當(dāng)前工作表。6．工作簿工作簿是由工作表、圖表等組成的。系統(tǒng)啟動(dòng)后，默認(rèn)的文件名是Book1，其擴(kuò)展名為.xls。一個(gè)工作簿由多個(gè)工作表組成，系統(tǒng)默認(rèn)每個(gè)工作簿有3個(gè)工作表，用戶可以插入更多的工作表，但每個(gè)工作簿最多只能設(shè)置255張工作表。

7．工作表工作表是由行和列構(gòu)成的一個(gè)電子表格，所有的工作表中，有一個(gè)是當(dāng)前工作表，其標(biāo)簽顯示為按下白色，用戶可以插入、刪除或重命名工作表。

8．狀態(tài)欄

Excel的狀態(tài)欄用它來(lái)顯示有關(guān)當(dāng)前的狀態(tài)信息，包括幫助信息、鍵盤以及當(dāng)前狀態(tài)等。另外，狀態(tài)欄中有時(shí)還會(huì)顯示一欄信息：“求和=…”，這是Excel的自動(dòng)計(jì)算功能。6.2工作簿的基本操作6.2.1新建工作簿（1）用鼠標(biāo)單擊“常用”工具欄上的“新建”按鈕，或按Ctrl+N組合鍵。

（2）單擊“文件”菜單中的“新建”命令，這時(shí)系統(tǒng)打開(kāi)“新建工作簿”任務(wù)窗格，然后根據(jù)需要，在“新建工作簿”任務(wù)窗格中選擇相應(yīng)的命令可創(chuàng)建新工作簿。新建的工作簿名依次默認(rèn)為Book1、Book2、……，以后在存儲(chǔ)時(shí)可以根據(jù)需要更改文件名。

常用以下三種方法打開(kāi)已存的工作簿。（1）在“文件”菜單中選擇“打開(kāi)”命令，或按Ctrl+O組合鍵。（2）單擊“常用”工具欄中的“打開(kāi)”按鈕。（3）可以利用啟動(dòng)Excel后“開(kāi)始工作”任務(wù)窗格中相關(guān)的命令。6.2.2打開(kāi)已存在的工作簿

保存文件是指將Excel窗口中的工作簿工作表存儲(chǔ)在磁盤中，保存Excel文件可分為4種情況：保存文件、按原文件名保存、換名保存、保存工作區(qū)。具體操作方法，請(qǐng)參考書(shū)中內(nèi)容，這里略去。6.2.3保存工作簿1．單元格的光標(biāo)定位單擊某單元格，光標(biāo)就會(huì)立即移到那個(gè)單元格，使其變成活動(dòng)單元格。使用鍵盤移動(dòng)和滾動(dòng)活動(dòng)單元格的按鍵如表6-1所示。表6-1活動(dòng)單元格的定位按鍵及其功能按鍵功能說(shuō)明↑↓←→向上、下、左或右移動(dòng)單元格Ctrl+↑/↓←→移動(dòng)到當(dāng)前數(shù)據(jù)區(qū)域的邊緣Home移動(dòng)到行首Ctrl+Home/End移動(dòng)到工作表的開(kāi)頭（最后一個(gè)單元格）PageDown/Up向下（上）移動(dòng)一屏Alt+PageDown/PageUp向右（左）移動(dòng)一屏Ctrl+PageDown/PageUp移動(dòng)到工作簿中下（上）一個(gè)工作表Ctrl+F6或Ctrl+Tab移動(dòng)到下一工作簿或窗口Ctrl+Shift+F6或Ctrl+Shift+Tab移動(dòng)到前一個(gè)工作簿或窗口F6（Shift+F6）移動(dòng)到已拆分工作簿中的下一個(gè)（上一個(gè)）窗格F5（Shift+F5）顯示“定位”（“查找”）對(duì)話框Shift+F4重復(fù)上一次“查找”操作（等同于“查找下一個(gè)”）（Shift）+Tab可移到右（左）邊一個(gè)單元格（Shift）+Enter（上）下移一個(gè)單元格6.3數(shù)據(jù)的輸入6.3.1光標(biāo)定位

當(dāng)按下End鍵，稱為系統(tǒng)處于End模式，這時(shí)進(jìn)行定位時(shí)的操作如表6-2所示。

按下ScrollLock鍵，光標(biāo)處于滾動(dòng)鎖定狀態(tài)時(shí)進(jìn)行定位的操作如表6-3所示。表6-2按下End鍵時(shí)的光標(biāo)移動(dòng)模式表6-3按下ScrollLock鍵時(shí)的光標(biāo)移動(dòng)模式按鍵完成End打開(kāi)或關(guān)閉End模式End，然后按下箭頭鍵←↑↓→在一行或列內(nèi)以數(shù)據(jù)塊為單位移動(dòng)End，再按下Home鍵移動(dòng)到工作表的最后一個(gè)單元格，這個(gè)單元格位于數(shù)據(jù)區(qū)的最右列和最底行的交叉處（右下角）End，再按下Enter鍵在當(dāng)前行中向右移動(dòng)到最后一個(gè)非空白單元格按鍵完成ScrollLock打開(kāi)或關(guān)閉滾動(dòng)鎖定Home/End移動(dòng)到窗口中左（右）上角處的單元格←↑↓→箭頭鍵向左、上、下或向右滾動(dòng)一行（或列）2．單元格內(nèi)容的光標(biāo)定位單擊某單元格，使之成為活動(dòng)單元格，然后按F2鍵；或雙擊單元格；或按Backspace鍵；或?qū)⒐鈽?biāo)定位在編輯欄，待出現(xiàn)光標(biāo)“|”后，如果該單元格已有數(shù)據(jù)，則使用鍵盤左右方向鍵將光標(biāo)進(jìn)行定位。6.3.2輸入數(shù)據(jù)

在輸入數(shù)據(jù)前，首先在單元格內(nèi)定位光標(biāo)，出現(xiàn)光標(biāo)后，即可輸入數(shù)據(jù)。單元格中可以輸入字符型、數(shù)值型、貨幣型、日期或日期時(shí)間型和邏輯型等多種類型的數(shù)據(jù)；也可以在單元格輸入批注信息及公式。

1．輸入字符字符型數(shù)據(jù)是指由首字符為下劃線、字母、漢字或其他符號(hào)組成的字符串。輸入到單元格中，默認(rèn)對(duì)齊方式為左對(duì)齊。確認(rèn)單元格輸入的數(shù)據(jù)可以按Enter鍵，或單擊其他單元格。一些純數(shù)字組成的數(shù)字串當(dāng)作字符型數(shù)據(jù)，輸入數(shù)據(jù)前面添加單引號(hào)“’”或“=數(shù)字串”，如：’87654321、=“610075”等。確認(rèn)輸入后，輸入項(xiàng)前后添加的符號(hào)將會(huì)自動(dòng)取消。單元格內(nèi)輸入的內(nèi)容需要分段時(shí)，按Alt+Enter組合鍵。如果要在同一單元格中顯示多行文本，請(qǐng)單擊“格式”→“單元格”→“對(duì)齊”選項(xiàng)卡，并選中“自動(dòng)換行”復(fù)選框。2．?dāng)?shù)值型數(shù)據(jù)的輸入像+34.56、-123、1.23E-3等有大小意義的數(shù)據(jù)，稱為數(shù)值型數(shù)據(jù)。在輸入時(shí)正數(shù)前面的加號(hào)可以省略，負(fù)數(shù)的輸入可以用“”或以“（）”開(kāi)始，如110或（110）。純小數(shù)可以省略小數(shù)前面的0，如0.8可輸入.8；也允許加千分符，如12345可輸入12,345；數(shù)的前面可以加￥或$符號(hào)，具有貨幣含義，計(jì)算時(shí)大小不受影響；若在數(shù)尾加%符號(hào)，表示該數(shù)除以100。如12.34%，在單元格內(nèi)雖然顯示12.34%但實(shí)際值是0.1234?？梢砸苑?jǐn)?shù)的形式輸入數(shù)值，一個(gè)純分?jǐn)?shù)輸入時(shí)必需先以零開(kāi)頭，然后按一下空格鍵，再輸入分?jǐn)?shù)如01/2，帶分?jǐn)?shù)輸入時(shí)，先輸入整數(shù)，按一下空格鍵，然后再輸入分?jǐn)?shù)。數(shù)值類型的數(shù)據(jù)在單元格中右對(duì)齊。

3．輸入日期與時(shí)間日期的格式為年/月/日或月/日，如2004/3/30或3/30，表示為2004年3月30日或3月30日；輸入時(shí)間的格式為“時(shí)：分：秒”，如10:35。按下Ctrl+：組合鍵，或按下Ctrl+Shift+：組合鍵，則取當(dāng)前系統(tǒng)日期或時(shí)間。圖6-3Excel的數(shù)據(jù)輸入形式輸入的日期與時(shí)間在單元格中右對(duì)齊。4．輸入邏輯值可以直接輸入邏輯值True（真）或False（假），一般是在單元格中進(jìn)行數(shù)據(jù)之間的比較運(yùn)算時(shí)，Excel判斷后自動(dòng)產(chǎn)生的結(jié)果，居中顯示。

5．插入一個(gè)批注信息選定某個(gè)單元格，單擊“插入”菜單中的“批注”命令，在系統(tǒng)彈出的批注文本框中輸入備注信息。單元格一旦輸入批注信息，在其右上角出現(xiàn)一個(gè)紅色的三角標(biāo)記“

”，當(dāng)鼠標(biāo)指針指向該單元格時(shí)就會(huì)顯示這些備注信息。批注信息不需要時(shí)也可刪除。6．?dāng)?shù)據(jù)的取消和輸入在輸入數(shù)據(jù)的過(guò)程中，如果取消輸入，可按Esc鍵，或單擊編輯欄左側(cè)的“取消”按鈕。如圖6-3所示的是各種數(shù)據(jù)類型輸入的形式。圖6-3Excel的數(shù)據(jù)輸入形式1．在連續(xù)區(qū)域內(nèi)輸入數(shù)據(jù)選中所要輸入數(shù)據(jù)的區(qū)域，在所選中的區(qū)域內(nèi)，如果要沿著行（列）輸入數(shù)據(jù)，則在每個(gè)單元格輸入完后按Tab（Enter）鍵。當(dāng)輸入的數(shù)據(jù)到達(dá)區(qū)域邊界時(shí)，光標(biāo)會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)到所選區(qū)域的下一行（列）開(kāi)始處。6.3.3快速輸入數(shù)據(jù)2．輸入相同單元格內(nèi)容內(nèi)容相同的單元格的輸入方法：按下Ctrl鍵不放，選擇所要輸入的相同內(nèi)容的單元格。單元格選定后，輸入數(shù)據(jù)并按下Ctrl+Enter組合鍵，則剛才所選的單元格內(nèi)都將被填充同樣的數(shù)據(jù)，與此同時(shí)，新數(shù)據(jù)將覆蓋單元格中已經(jīng)有的數(shù)據(jù)。圖6-4使用填充柄3．自動(dòng)填充當(dāng)輸入一些有規(guī)律的序列值，如1、2、3、…等。每個(gè)選定單元格或矩形區(qū)域都有一個(gè)填充柄，把鼠標(biāo)移動(dòng)到選定區(qū)域的右下角，鼠標(biāo)就會(huì)變成黑“

”字，這個(gè)黑十字就被稱為填充柄，如圖6-4所示。用戶可以自定義是否使用填充柄。4．使用填充命令輸入數(shù)據(jù)使用菜單“編輯”菜單中的“填充”命令，可自動(dòng)填充，如圖6-6所示。5．自定義序列如果Excel提供的序列不能滿足需要，這時(shí)可以利用“工具”→“選項(xiàng)”→“自定義序列”選項(xiàng)卡，建立所需要的序列，定義好自定義序列后，就可以利用填充柄或“填充”命令進(jìn)行填充了。圖6-6“序列”對(duì)話框圖6-7用“自定義序列”對(duì)話框添加一序列

選擇單元格區(qū)域，主要是指：?jiǎn)卧竦倪x擇、單元格內(nèi)容的選擇。單元格區(qū)域是輸入、編輯的基礎(chǔ)。

1．單元格、列與行的選擇選擇單個(gè)單元格、行、列：?jiǎn)蝹€(gè)單元格的選擇就是激活該單元格，其名稱為該單元格的名稱，如B2、F6等。行和列的選擇：對(duì)于行、列的選擇，只需單擊行標(biāo)頭或列標(biāo)頭。如果選擇連續(xù)的行或列，只需拖動(dòng)行標(biāo)頭或列標(biāo)頭。選擇一列，然后按下Shift鍵的同時(shí)，單擊其他列標(biāo)頭也可選擇邊線的多列；如果按下Ctrl鍵可選擇不連續(xù)的列。一行或多行的選擇與列的選擇方法一樣。

2．選擇連續(xù)單元格將光標(biāo)定位在所選連續(xù)單元格的左上角，然后將鼠標(biāo)從所選單元格左上角拖動(dòng)到右下角，或者在按住Shift鍵的同時(shí)，單擊所選單元格的右下角，即為選定的連續(xù)區(qū)域。在選定區(qū)域的第一個(gè)單元格為選定區(qū)中的活動(dòng)單元格，其為白色狀態(tài)，其他選擇區(qū)域?yàn)榉春诟吡翣顟B(tài)，名稱框中顯示活動(dòng)單元格名。6.4

工作表的編輯6.4.1選擇單元格區(qū)域

3．選擇不連續(xù)單元格按下Ctrl鍵的同時(shí)，單擊所選的單元格，或在其他區(qū)域拖動(dòng)，就可以選擇不連續(xù)的單元格區(qū)域，如圖6-9所示。

4．選擇當(dāng)前工作表的全部單元格單擊工作表左上角的“全選按鈕”，或者按下Ctrl+A組合鍵，可以選擇當(dāng)前工作表的全部單元格。

5．使用定位命令進(jìn)行選擇使用“編輯”→“定位”命令進(jìn)行一些特殊的選擇，如圖6-10所示。如果想要取消對(duì)單元格的選擇，只需單擊任意單元格。圖6-8選擇連續(xù)的單元格圖6-9選擇不連續(xù)的單元格圖6-10“定位”對(duì)話框及定位條件

雙擊某單元格；或?qū)⒛硢卧襁x定后，按下F2鍵，這時(shí)單元格內(nèi)有一不斷閃動(dòng)的豎線。然后，像在Word中一樣可選擇其中的文本。6.4.2單元格內(nèi)容的選擇

單擊工作表翻頁(yè)按鈕的某一個(gè)，進(jìn)行工作表翻頁(yè)，當(dāng)所需表的名稱出現(xiàn)在緊鄰右側(cè)（或左側(cè)）的工作表標(biāo)簽時(shí)，單擊此工作表，該工作表被選定，標(biāo)簽為白色。按下Shift鍵的同時(shí)，單擊所要連續(xù)選擇的最后一個(gè)工作表標(biāo)簽，此時(shí)被選擇的工作表標(biāo)簽呈白色狀態(tài)。當(dāng)按下Ctrl鍵的同時(shí)，分別單擊所要選擇的工作表標(biāo)簽，此時(shí)，被選擇的工作表標(biāo)簽也呈白色狀態(tài)，選擇的工作表不連續(xù)。在選擇多個(gè)工作表時(shí)，標(biāo)題欄內(nèi)會(huì)出現(xiàn)“工作組”字樣。表明以后在其中任一工作表內(nèi)的操作都將同時(shí)在所有所選的工作表中進(jìn)行，例如，當(dāng)在“成績(jī)單”工作表中向C3單元格中輸入內(nèi)容時(shí)，則其他工作表中的C3單元格也會(huì)出現(xiàn)相同的內(nèi)容。取消對(duì)多個(gè)工作表的選擇，只需單擊任一工作表的標(biāo)簽即可。6.4.3工作表的選擇與編輯

工作表的編輯主要包括：?jiǎn)卧駜?nèi)容的移動(dòng)、復(fù)制、刪除，單元格的插入，行、列的刪除、插入，工作表的移動(dòng)、復(fù)制、刪除和插入等。編輯過(guò)程中，可隨時(shí)使用“撤消”按鈕和“重復(fù)”按鈕來(lái)撤消誤操作。

1．單元格部分內(nèi)容的移動(dòng)、復(fù)制、刪除

2．單元格內(nèi)容的復(fù)制與移動(dòng)

3．使用選擇性粘貼

4．單元格內(nèi)容的刪除選擇要?jiǎng)h除內(nèi)容的單元格，選擇“編輯”菜單中的“清除”命令，在子菜單中選擇“全部”、“內(nèi)容”、“格式”或“批注”選項(xiàng)。按Delete鍵相當(dāng)于僅刪除內(nèi)容。

5．插入、刪除單元格選擇所要插入的單元格的位置，單擊“插入”菜單中的“單元格”命令，在出現(xiàn)的“插入”對(duì)話框中選擇插入之后當(dāng)前單元格移動(dòng)的方向。

6．行、列的插入與刪除選定行或列后，執(zhí)行“編輯”→“刪除”命令，可刪除行或列。單擊所要插入行、列所在的任意單元格，執(zhí)行“插入”→“行”或“列”選項(xiàng)，當(dāng)前行、列的內(nèi)容會(huì)自動(dòng)下移或右移。6.4.4編輯工作表

在編輯工作簿時(shí)，可能要增加工作表的個(gè)數(shù)，插入一張工作表的方法有下面兩種。（1）選擇“插入”菜單中的“工作表”選項(xiàng)，然后單擊“確定”按鈕。（2）右擊要插入的工作表的后一個(gè)工作表標(biāo)簽，在彈出的快捷菜單中選擇“插入”命令。

1．工作表的重命名工作表表名的重命名有以下幾種方法。（1）雙擊某工作表標(biāo)簽，可直接輸入新的工作表名稱。（2）右擊某工作表標(biāo)簽，執(zhí)行快捷菜單中選擇“重命名”命令選項(xiàng)。（3）選擇“格式”→“工作表”選項(xiàng)，從子菜單中選擇“重命名”命令。

2．刪除工作表選擇要?jiǎng)h除的工作表標(biāo)簽，右擊所選標(biāo)簽，在出現(xiàn)的快捷菜單中選擇“刪除”選項(xiàng)；或選擇“編輯”菜單中的“刪除工作表”命令。

3．隱藏工作表激活要隱藏的一個(gè)或多個(gè)工作表，單擊“格式”菜單中的“工作表”子菜單中的“隱藏”命令。單擊“格式”→“工作表”→“取消隱藏”命令，彈出的“取消隱藏”對(duì)話框，選擇要解除隱藏的工作表并單擊“確定”按鈕。6.4.5工作表的操作4．移動(dòng)或復(fù)制工作表要移動(dòng)或復(fù)制工作表時(shí)，可以選擇“編輯”菜單中的“移動(dòng)或復(fù)制工作表”命令，也可以在單擊工作表標(biāo)簽后出現(xiàn)的快捷菜單中選擇“移動(dòng)或復(fù)制工作表”命令。1．頁(yè)面設(shè)置單擊“文件”菜單中的“頁(yè)面設(shè)置”命令，打開(kāi)“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框，如圖6-19所示。（1）單擊“頁(yè)面”選項(xiàng)卡，設(shè)置打印方向、打印比例、紙張大小、起始頁(yè)碼等。6.4.6頁(yè)面設(shè)置與打印預(yù)覽

（2）單擊“頁(yè)邊距”選項(xiàng)卡，輸入數(shù)據(jù)到頁(yè)邊的距離及居中方式等。（3）單擊“頁(yè)眉/頁(yè)腳”選項(xiàng)卡，可給打印頁(yè)面添加頁(yè)眉和頁(yè)腳。（4）單擊“工作表”選項(xiàng)卡，可以設(shè)置選擇打印區(qū)域、是否打印網(wǎng)格線等。其中設(shè)置打印區(qū)域也可使用“文件”菜單中的“打印區(qū)域”命令。圖6-19“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框2．人工分頁(yè)與設(shè)置打印區(qū)域一般情況下，Excel會(huì)自動(dòng)為工作表分頁(yè)，如果用戶不滿意這種分頁(yè)，可以根據(jù)需要，自己對(duì)工作表進(jìn)行人工分頁(yè)。分頁(yè)包括水平分頁(yè)和垂直分頁(yè)。

1）水平分頁(yè)（垂直分頁(yè)）：?jiǎn)螕粢砥鹨豁?yè)的起始行行（列）號(hào)或選擇該行（列）最左邊的單元格，然后選擇“插入”→“分頁(yè)符”命令，這時(shí)在起始行（列）上（左）端出現(xiàn)一條水平虛線。如果選擇的不是最左或最上的單元格，插入的分頁(yè)符將在該單元格上方和左側(cè)各產(chǎn)生一條分頁(yè)虛線，如圖6-20所示。

選擇該分頁(yè)符下面的一行(列)，然后單擊“插入”菜單中的“刪除分頁(yè)符”命令。

2）打印區(qū)域：選定單元格區(qū)域，再單擊“文件”→“打印區(qū)域”→“設(shè)置打印區(qū)域”命令。單擊“文件”→“打印區(qū)域”→“取消打印區(qū)域”命令，可取消打印區(qū)域的設(shè)置。圖6-20水平與垂直分頁(yè)符及打印區(qū)域的設(shè)置

3．打印預(yù)覽單擊常用工具欄的“打印預(yù)覽”按鈕可以進(jìn)行打印預(yù)覽，如果不符合要求可進(jìn)行修改，至到滿意。

4．分頁(yè)預(yù)覽分頁(yè)預(yù)覽可以在窗口中直接查看工作表分頁(yè)的情況。單擊“視圖”菜單中的“分頁(yè)預(yù)覽”選項(xiàng)可進(jìn)入分頁(yè)預(yù)覽視圖，如圖6-21所示。

在分頁(yè)預(yù)覽視圖中，藍(lán)色粗實(shí)線表示了分頁(yè)情況，每頁(yè)區(qū)域中都有暗淡頁(yè)碼顯示。分頁(yè)預(yù)覽時(shí)，將鼠標(biāo)移到打印區(qū)域的邊界上，指針就變?yōu)殡p箭頭，這時(shí)拖動(dòng)即可改變打印區(qū)域。也可改變分頁(yè)符的位置。選擇“視圖”菜單中的“普通”命令，結(jié)束分頁(yè)預(yù)覽回到普通視圖中。

5．打印在設(shè)置打印區(qū)域、頁(yè)面設(shè)置、打印預(yù)覽后，工作表就可打印了。打印工作表的方法與Word方法基本相同，這里不再詳述。圖6-21分頁(yè)預(yù)覽

工作表中的行高和列寬是Excel隱含設(shè)定的，行高自動(dòng)以本行中最高的字符為準(zhǔn)，列寬預(yù)設(shè)10個(gè)字符位置。根據(jù)需要，可以手動(dòng)進(jìn)行行與列的調(diào)整。調(diào)整行高與列寬的方法有：

1．使用鼠標(biāo)調(diào)整行高，列寬把鼠標(biāo)移動(dòng)到行（多行）與行或列（多列）與列的分隔線上，鼠標(biāo)變成雙箭頭“”或“”時(shí)，按下鼠標(biāo)左鍵不放，拖動(dòng)行（列）標(biāo)的下（右）邊界來(lái)設(shè)置所需的行高（列寬），這時(shí)將自動(dòng)顯示高度（寬度）值。調(diào)整到合適的高度（寬度）后放開(kāi)鼠標(biāo)左鍵。

2．精確設(shè)置行高、列寬單擊“格式”菜單中的“行”或“列”命令，打開(kāi)“行高”或“列寬”對(duì)話框，在對(duì)話框中鍵入行高或列寬的精確數(shù)值。

3．隱藏行或列選擇了行或列后，執(zhí)行“隱藏”命令，所選的行或列將被隱藏起來(lái)。如果選擇“取消隱藏”，則再現(xiàn)被隱藏的行或列。若在彈出的“行高”或“列寬”對(duì)話框中鍵入數(shù)值0，那么也可以實(shí)現(xiàn)整行或整列的“隱藏”。6.5.1行高與列寬的調(diào)整6.5工作表的格式化6.5.2單元格、單元格區(qū)域的數(shù)字格式化

Excel為單元格或所選單元格區(qū)域提供了多種數(shù)字格式，如果要取消數(shù)字的格式，可以用“編輯”菜單中的“清除”命令里的“格式”選項(xiàng)。

1．用工具欄按鈕格式化數(shù)字選定某單元格或一數(shù)字區(qū)域，例如123.456，利用“格式”工具欄中提供的“貨幣樣式”按鈕、“百分比樣式”按鈕、“千位分隔樣式”按鈕、“增加小數(shù)位數(shù)”按鈕、“減少小數(shù)位數(shù)”按鈕來(lái)設(shè)置數(shù)字格式。6.5.2單元格、單元格區(qū)域的數(shù)字格式化圖6-23“單元格格式”對(duì)話框2．用菜單格式化數(shù)字使用快捷菜單“設(shè)置單元格格式”命令或“格式”菜單中“單元格”命令，彈出“單元格格式”對(duì)話框，在“分類”列表中選擇一種分類格式，如圖6-23所示。圖6-23所示的單元格格式對(duì)話框，也可單擊“格式”菜單中“單元格”命令來(lái)打開(kāi)。

通常情況下，輸入的數(shù)據(jù)字體為“宋體”，字形為“常規(guī)”，字號(hào)為“12”（相當(dāng)中文字號(hào)大小的五號(hào)字）。為了需要，可以通過(guò)工具欄按鈕和菜單命令重新設(shè)置字體、字形和字號(hào)，還可以添加下劃線以及改變字的顏色。6.5.3單元格字體格式化

要改變單元格的對(duì)齊方式，最方便快捷的方式是使用“格式”工具欄中的相應(yīng)按鈕，如“居中對(duì)齊”按鈕、“右對(duì)齊”按鈕等。使用“合并及居中”按鈕時(shí)請(qǐng)注意，對(duì)所選的單元格在進(jìn)行合并時(shí)，系統(tǒng)將彈出信息提示對(duì)話框，如圖6-24所示，單擊“確定”按鈕，第一個(gè)單元格以外的單元格數(shù)據(jù)將不存在。6.5.4單元格的對(duì)齊方式圖6-24在合并單元格時(shí)出現(xiàn)的提示信息

利用“單元格格式”對(duì)話框中的“對(duì)齊”選項(xiàng)卡，也可對(duì)單元格進(jìn)行對(duì)齊方式、文字方向、合并單元格等設(shè)置。

為所選單元格設(shè)置邊框和底紋可使用工具或菜單兩種方法。單擊“格式”工具欄中的“邊框”按鈕、“填充色”按鈕，“底紋”（如果“格式”工具欄中沒(méi)有此按鈕，可單擊工具欄右面的“

”按鈕，添加或刪除按鈕），可進(jìn)行邊框、填充色和底紋的設(shè)置。利用的“單元格格式”對(duì)話框中的“邊框”和“圖案”選項(xiàng)卡，可以很方便地進(jìn)行單元格的邊框、底紋與顏色的設(shè)置。另外，系統(tǒng)還允許用戶使用“設(shè)置條件格式”來(lái)為單元格設(shè)置格式。6.5.4設(shè)置單元格的邊框與底紋1．使用格式刷按鈕同Word中的操作。

2．使用編輯菜單格式化單元格選擇所要復(fù)制格式的源單元格，單擊“復(fù)制”按鈕，這時(shí)所選單元格出現(xiàn)跑動(dòng)的虛線框；然后再選擇要格式化的目標(biāo)單元格，打開(kāi)“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”命令對(duì)話框，選擇“格式”項(xiàng)，單擊“確定”按鈕，完成對(duì)單元格的格式化操作。6.5.4格式設(shè)置的自動(dòng)化3．使用自動(dòng)套用格式格式單元格選擇要格式化的單元格區(qū)域，單擊“格式”菜單中的“自動(dòng)套用格式”命令，彈出“自動(dòng)套用格式”對(duì)話框，如圖6-25所示。另外，用戶還可以使用“樣式”來(lái)完成對(duì)單元格的格式化。圖6-25利用“自動(dòng)套用格式”格式化單元格

公式由運(yùn)算符、常量、單元格引用值、名稱和工作表函數(shù)等元素構(gòu)成。

1．運(yùn)算符

Excel為數(shù)據(jù)加工提供了一組運(yùn)算指令，這些指令以某些特殊符號(hào)表示，稱為運(yùn)算符，簡(jiǎn)稱算符。用運(yùn)算符按一定的規(guī)則連接常量、變量和函數(shù)所組成的式子稱為表達(dá)式。運(yùn)算符可分為數(shù)值、文本、比較和引用等四類運(yùn)算符。6.6.1公式6.6公式和函數(shù)的使用

（1）數(shù)值運(yùn)算符數(shù)值運(yùn)算符有：^（乘方）、±（取正負(fù)）、%（百分比）、*（乘）、/（除）、+（加）、-（減），其運(yùn)算結(jié)果為數(shù)值型。（2）文本運(yùn)算符文本運(yùn)算符只有一個(gè)&，其作用是將一個(gè)或多個(gè)文本連接成為一個(gè)文本串。如：“Excel”&“2003中文版”，其結(jié)果為：“Excel2003中文版”。（3）比較運(yùn)算符用來(lái)對(duì)兩個(gè)數(shù)值進(jìn)行比較，產(chǎn)生的結(jié)果為邏輯值True（真）或邏輯False（假）。比較運(yùn)算符有：<（小于）、<=（小于等于）、>（大于）、>=（大于等于）、=（等于）、<>（不等于）。（4）引用運(yùn)算符引用運(yùn)算符用來(lái)將單元格區(qū)域進(jìn)行合并運(yùn)算，引用運(yùn)算符有三個(gè)，它們分別為：“：”、“，”和“空格”?！埃骸保罕硎緦?duì)兩個(gè)在區(qū)域內(nèi)的所有單元格進(jìn)行引用，例如AVERAGE(A1:D8)。“，”：表示多個(gè)引用合并為一個(gè)引用，例如SUM(A1,B2,C3,D4,E5)?！翱崭瘛保罕硎局惶幚砀饕脜^(qū)域間相重疊的部分單元格。例如輸入公式=SUM(A1:C3B2:D4)，即求出這兩個(gè)區(qū)域中重疊的單元格B2，B3，C2，C3的和。2．運(yùn)算符的優(yōu)先級(jí)各種運(yùn)算符及優(yōu)先級(jí)如表6-4所示。運(yùn)算符優(yōu)先級(jí)說(shuō)明：,空格①引用運(yùn)算符

②負(fù)號(hào)%③百分號(hào)^④指數(shù)*/⑤乘、除法+⑥加、減法&⑦字符串連接符=<><=>=<>⑧比較運(yùn)算符3．公式輸入在選定的單元格中輸入公式，應(yīng)先以“=”或“+”開(kāi)始（單擊“編輯公式”按鈕或“粘貼函數(shù)”按鈕），然后再輸入公式，如H2單元格處輸入公式：=E2+F2-G2。在輸入公式內(nèi)容時(shí)，如果公式中用到單元格中的數(shù)據(jù)，可單擊所需引用的單元格（也可直接輸入所引用單元格）。公式輸入完后，按Enter鍵或單擊“編輯公式”按鈕，Excel自動(dòng)計(jì)算并將計(jì)算結(jié)果顯示在單元格中，公式內(nèi)容顯示在編輯欄中。表6-4運(yùn)算符優(yōu)先級(jí)4．公式填充單元格輸入公式后，如果相鄰的單元格中需要進(jìn)行同類型的計(jì)算，如求學(xué)生成績(jī)的平均分等。這時(shí)，用戶不必一一輸入公式，可以利用公式的自動(dòng)填充功能來(lái)輸入公式。

5．自動(dòng)求和自動(dòng)求和是一種常用的公式計(jì)算，操作方法是：（1）將光標(biāo)放在要求和的單元格上。（2）單擊常用工具欄“求和”按鈕，Excel將自動(dòng)出現(xiàn)求和函數(shù)SUM以及求和數(shù)據(jù)區(qū)域。（3）按下Enter鍵或單擊編輯欄上的“輸入”按鈕，確定公式后，當(dāng)前單元格自動(dòng)求和并顯示出結(jié)果。6.6.2函數(shù)

函數(shù)就是程序開(kāi)發(fā)者為用戶編寫好的一些常用數(shù)學(xué)、統(tǒng)計(jì)等學(xué)科的公式程序，內(nèi)置于Excel中，用戶只要會(huì)用即可。包括：財(cái)務(wù)、日期與時(shí)間、數(shù)學(xué)與三角函數(shù)、統(tǒng)計(jì)、查找與引用、數(shù)據(jù)庫(kù)、文本、邏輯等。函數(shù)由函數(shù)名，后跟括號(hào)括起來(lái)的參數(shù)組成，其語(yǔ)法格式為：

函數(shù)名稱(參數(shù)1,參數(shù)2,…)

其中參數(shù)可以是常量、單元格、區(qū)域、區(qū)域名、公式或其他函數(shù)。1．函數(shù)的輸入簡(jiǎn)單函數(shù)以“=”或“+”開(kāi)始，直接在單元格內(nèi)輸入函數(shù)及所使用的參數(shù)；其他函數(shù)的輸入，可采用粘貼函數(shù)的方法引導(dǎo)用戶正確輸入。

例如：根據(jù)基本工資、津貼和扣款，計(jì)算實(shí)發(fā)工資的大小。其操作方法步驟如下。（1）選取要插入函數(shù)的單元格。選擇“插入”菜單中的“函數(shù)”命令，打開(kāi)“插入函數(shù)”對(duì)話框，如圖6-28所示。

（2）在“或選擇類別”列表框中選擇合適的函數(shù)類型，再在“選擇函數(shù)”列表框中選擇所需的函數(shù)名。（3）單擊“確定”按鈕，彈出所選函數(shù)的“函數(shù)參數(shù)”對(duì)話框，如圖6-29所示。在對(duì)話框，系統(tǒng)顯示出該函數(shù)的名稱、各參數(shù)以及對(duì)參數(shù)的描述，提示用戶正確使用該函數(shù)。圖6-28在“插入函數(shù)”對(duì)話框中選擇函數(shù)

（4）根據(jù)提示，在Number1框輸入：E2，或單擊參數(shù)框右側(cè)的“暫時(shí)隱藏對(duì)話框”按鈕，則只在工作表上方顯示參數(shù)編輯框，再?gòu)墓ぷ鞅砩蠁螕粝鄳?yīng)的單元格，然后再次單擊該按鈕，則恢復(fù)原對(duì)話框，如圖6-30所示。（5）依次為Number2和Number3輸入框設(shè)置所需單元格參數(shù)。（6）單擊“確定”按鈕，完成函數(shù)的使用。最后利用公式的復(fù)制，將公式復(fù)制到其他單元格中。圖6-29在“函數(shù)參數(shù)”對(duì)話框圖6-30為參數(shù)輸入或選定引用區(qū)域2．常用函數(shù)的使用舉例（1）SUM()函數(shù)返回某一單元格區(qū)域中所有數(shù)字之和，其使用語(yǔ)法為：SUM(number1,number2,…)

其中number1,number2,...為1到30個(gè)需要求和的參數(shù)。

【說(shuō)明】直接鍵入到參數(shù)表中的數(shù)字、邏輯值及數(shù)字的文本表達(dá)式將被計(jì)算。如果參數(shù)為數(shù)組或引用，只有其中的數(shù)字將被計(jì)算。數(shù)組或引用中的空白單元格、邏輯值、文本或錯(cuò)誤值將被忽略。如果參數(shù)為錯(cuò)誤值或不能轉(zhuǎn)換成數(shù)字的文本，將會(huì)導(dǎo)致錯(cuò)誤。

【例6-1】SUM()函數(shù)使用示例。①SUM(3,2)等于5。②SUM("3",2,TRUE)等于6，因文本值被轉(zhuǎn)換成數(shù)字，而邏輯值“TRUE”被轉(zhuǎn)換成數(shù)字1。③SUM(A1,B1,2)等于2，因?yàn)閷?duì)非數(shù)值型值的引用不能被轉(zhuǎn)換成數(shù)值。④如果單元格A2：E2中包含了5，15，30，40和50，則SUM(A2:C2)等于50；而SUM(B2:E2,5)等于140。（2）SUMIF()函數(shù)根據(jù)指定條件對(duì)若干單元格求和，使用語(yǔ)法為：SUMIF(range,criteria,sum_range)

其中：range為用于條件判斷的單元格區(qū)域；criteria確定哪些單元格將被相加求和的條件，形式可以為數(shù)字、表達(dá)式或文本。條件可以表示為32、"32"、">32"、"apples"等；sum_range為需要求和的實(shí)際單元格。

【說(shuō)明】只有當(dāng)range中的相應(yīng)單元格滿足條件時(shí)，才對(duì)sum_range中的單元格求和。省略sum_range。則直接對(duì)range中的單元格求和。

【例6-2】SUMIF()函數(shù)使用示例。假設(shè)A1:A4的內(nèi)容分別為：100,000，200,000，300,000，400,000。B1:B4的內(nèi)容為：7,000，14,000，21,000，28,000，則SUMIF(A1:A4,">160,000",B1:B4)等于$63,000。（3）MAX/MIN()函數(shù)返回?cái)?shù)據(jù)集中的最大（?。?shù)值，使用語(yǔ)法為：MAX(number1,number2,...)

其中number1,number2,...為需要找出最大數(shù)值的1到30個(gè)數(shù)值。

【例6-3】MAX/MIN()函數(shù)使用示例。有A1:A5包含數(shù)字10、7、9、27和2，則：MAX(A1:A5,30)等于30。

（4）ROUND()函數(shù)返回某個(gè)數(shù)字按指定位數(shù)舍入后的數(shù)字，使用語(yǔ)法為：ROUND(number,num_digits)

其中：number是需要進(jìn)行舍入的數(shù)字；num_digits是指定的位數(shù)，按此位數(shù)進(jìn)行舍入。如果num_digits小于0，則在小數(shù)點(diǎn)左側(cè)進(jìn)行舍入。

【例6-4】ROUND()函數(shù)使用示例。

ROUND(2.15,1)=2.2；ROUND(2.149,1)=2.1；ROUND(-1.475,2)=-1.48；ROUND(21.5,-1)=20。（5）COUNT()函數(shù)返回參數(shù)的數(shù)字項(xiàng)的個(gè)數(shù)，語(yǔ)法為：COUNT(value1,value2,...)

其中：value1,value2,...是包含或引用各種類型數(shù)據(jù)的參數(shù)（1～30個(gè)），但只有數(shù)字類型的數(shù)據(jù)才被計(jì)數(shù)。

【例6-5】COUNT()函數(shù)使用示例。

A1～A7單元格的內(nèi)容分別為：“銷售”、12/03/2004、（空格）、19、22.34、TRUE、#DIV/0！，則：COUNT(A1:A7)=3；COUNT(A4:A7)=2；COUNT(A1:A7,2)=4。

（6）COUNTIF()函數(shù)計(jì)算給定區(qū)域內(nèi)滿足特定條件的單元格的數(shù)目，使用語(yǔ)法是：COUNTIF(range,criteria)

其中：range為需要計(jì)算其中滿足條件的單元格數(shù)目的單元格區(qū)域；criteria為確定哪些單元格將被計(jì)算在內(nèi)的條件，其形式可以為數(shù)字、表達(dá)式或文本。

【說(shuō)明】條件可以表示為32、"32"、">32"、"apples"。

【例6-6】COUNTIF()函數(shù)使用示例。

A3:A6的內(nèi)容分別為"apples"、"oranges"、"peaches"、"apples"，則：COUNTIF(A3:A6,"apples")等于2。假設(shè)B3:B6中的內(nèi)容分別為32、54、75、86，則：COUNTIF(B3:B6,">55")等于2。（7）AVERAGE()函數(shù)返回參數(shù)平均值（算術(shù)平均），使用語(yǔ)法是：AVERAGE(number1,number2,...)

其中：number1,number2,...要計(jì)算平均值的1～30個(gè)參數(shù)。

【說(shuō)明】如果數(shù)組或單元格引用參數(shù)中有文字、邏輯值或空單元格，則忽略其值。但是，如果單元格包含零值則計(jì)算在內(nèi)?！纠?-7】AVERAGE()函數(shù)使用示例。如果A1:A5命名為Scores，數(shù)值分別為10、7、9、27和2，那么：

AVERAGE(A1:A5)=11AVERAGE(Scores)=11AVERAGE(A1:A5,5)=10AVERAGE(A1:A5)=SUM(A1:A5)/COUNT(A1:A5)=11。如果C1:C3命名為OtherScore，其中的數(shù)值為4、18和7，那么：AVERAGE(Scores,OtherScores)=10.5。（8）IF()函數(shù)根據(jù)邏輯測(cè)試的真假值返回不同的結(jié)果，使用語(yǔ)法：IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)

其中：logical_test表示計(jì)算結(jié)果為TRUE或FALSE的任意值或表達(dá)式。value_if_true是logical_test為TRUE時(shí)返回的值。value_if_false是logical_test為FALSE時(shí)返回的值。

【說(shuō)明】函數(shù)IF可以嵌套七層，用value_if_false及value_if_true參數(shù)可以構(gòu)造復(fù)雜的檢測(cè)條件。在計(jì)算參數(shù)value_if_true和value_if_false后，函數(shù)IF返回相應(yīng)語(yǔ)句執(zhí)行后的返回值。【例6-8】IF()函數(shù)使用示例。

1）在預(yù)算工作表中，單元格A10中包含計(jì)算當(dāng)前預(yù)算的公式。如果A10中的公式結(jié)果小于等于100，則下面的函數(shù)將顯示“預(yù)算內(nèi)”，否則將顯示“超出預(yù)算”，IF()使用方法是：IF(A10<=100,"預(yù)算內(nèi)","超出預(yù)算")2）如果單元格A10中的數(shù)值為100，則logical_test為TRUE，且區(qū)域B5:B15中的所有數(shù)值將被計(jì)算。反之，logical_test為FALSE，且包含函數(shù)IF的單元格顯示為空白。IF(A10=100,SUM(B5:B15),"")3）某單元格的名稱AverageScore表示學(xué)生平均分，現(xiàn)依據(jù)AverageScore給出評(píng)語(yǔ)，評(píng)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)是：大于89分，評(píng)語(yǔ)為A；80～89分，評(píng)語(yǔ)為B；70～79分，評(píng)語(yǔ)為C；60～69分，評(píng)語(yǔ)為D；小于60分，評(píng)語(yǔ)為F。則可以使用下列嵌套IF函數(shù)：IF(AverageScore>89,"A",IF(AverageScore>79,"B",IF(AverageScore>69,"C",IF(AverageScore>59,"D","F"))))

（9）RANK()函數(shù)返回一個(gè)數(shù)值在一組數(shù)值中的排位，使用語(yǔ)法為：RANK(number,ref,order)

其中：number為需要找到排位的數(shù)字；ref為排位的參考范圍，引用內(nèi)的的非數(shù)值型參數(shù)將被忽略；order為一數(shù)字，指明排位的方式，0或省略，按降序排位，否則，按升序排位。說(shuō)明：函數(shù)RANK對(duì)重復(fù)數(shù)的排位相同。但重復(fù)數(shù)的存在將影響后續(xù)數(shù)值的排位。例如，在一列整數(shù)里，如果整數(shù)10出現(xiàn)兩次，其排位為5，則11的排位為7（沒(méi)有排位為6的數(shù)值）。

【例6-9】RANK()函數(shù)使用示例。如果A1:A5中分別含有數(shù)字7、3.5、3.5、1和2，則RANK(A2,A1:A5,1)=3；而RANK(A1,A1:A5,1)=5。

單元格的引用分三種：相對(duì)引用、絕對(duì)引用和混合引用。

1．相對(duì)引用相對(duì)引用是指，當(dāng)將引用該地址的公式或函數(shù)復(fù)制到其他單元格時(shí)，這種相對(duì)位置關(guān)系也隨之被復(fù)制，如圖所示。相對(duì)引用時(shí)，單元格的地址直接用列標(biāo)加行標(biāo)表示，如A5、B6等。6.6.3引用單元格圖相對(duì)引用的跟蹤結(jié)果2．絕對(duì)引用絕對(duì)地址是指某一單元格在工作表中的絕對(duì)位置，如右圖所示。絕對(duì)引用要在行號(hào)和列標(biāo)前加一個(gè)$符號(hào)，如：$A$1+$B$2等。

相對(duì)引用時(shí)，單元格的地址直接用列標(biāo)加行標(biāo)表示，如A5、B6等。例：現(xiàn)在單元格C7有公式“=A5+B6”，當(dāng)將此公式復(fù)制到D7和C8時(shí)，單元格D7的公式此時(shí)變化為“=B5+C6”；單元格C8的公式這時(shí)變化為“=A6+B7”。

例如單元格C7有公式“=$A$5+$B$6”，當(dāng)將此公式復(fù)制到D7和C8時(shí)，單元格D7和C8的公式仍為“=$A$5+$B$6”。

3．混合引用混合引用是相對(duì)地址與絕對(duì)地址的混合使用，例如A$5表示對(duì)A列是相對(duì)引用，第5行是絕對(duì)引用。例如現(xiàn)在單元格C7有公式“=$A5+B$6”，當(dāng)將此公式復(fù)制到D7和C8時(shí)，單元格D7的公式此時(shí)變化為“=$A5+C$6”；單元格C8的公式這時(shí)變化為“=$A6+B$6”。圖絕對(duì)引用的跟蹤結(jié)果

4．表外單元格的引用表外單元格引用的格式如下。

1）引用工作簿中其他工作表的單元格：

工作表標(biāo)簽名！單元格地址例如：Sheet2!A1:C1。

2）引用其他工作簿中的工作表單元格：

[工作簿名]工作表標(biāo)簽名！單元格地址例如：[Book2]Sheet1!$C$1:$D$5。其中：?jiǎn)卧竦刂繁匦枋褂媒^對(duì)引用。

數(shù)據(jù)清單是Excel中一個(gè)包含列標(biāo)題的連續(xù)數(shù)據(jù)區(qū)域。它由兩部分構(gòu)成，即表結(jié)構(gòu)和純數(shù)據(jù)。表結(jié)構(gòu)是數(shù)據(jù)清單中的第一行，即為列標(biāo)題，Excel利用這些標(biāo)題進(jìn)行數(shù)據(jù)的查找、排序以及篩選。每一行為一條記錄，每一列為一個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)（或字段）；純數(shù)據(jù)是數(shù)據(jù)清單中的數(shù)據(jù)部分，是Excel實(shí)施管理功能的對(duì)象，不允許有非法數(shù)據(jù)出現(xiàn)。6.7.1建立數(shù)據(jù)清單6.7數(shù)據(jù)清單的管理與分析用Excel除具有簡(jiǎn)單數(shù)據(jù)處理功能外，還具有對(duì)數(shù)據(jù)的排序、篩選、分類匯總等操作。

可以根據(jù)一列或多列的內(nèi)容按升序或降序?qū)?shù)據(jù)清單進(jìn)行排序。在對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序時(shí)，Excel是按單元格大小進(jìn)行排序的，在對(duì)文本進(jìn)行排序時(shí)，Excel按字符逐個(gè)的自左到右進(jìn)行排序。

1．根據(jù)單列的數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行排序單擊數(shù)據(jù)清單的任意單元格，然后再單擊工具欄中的“升序”或“降序”按鈕，則數(shù)據(jù)清單可按“升序”或“降序”排列。6.7.2數(shù)據(jù)排序圖6-35“排序”對(duì)話框2．根據(jù)多列數(shù)據(jù)內(nèi)容的進(jìn)行排序?qū)Χ嗔袛?shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行排序的方法步驟如下。（1）在數(shù)據(jù)清單中單擊任意單元格，選擇“數(shù)據(jù)”→“排序”命令。（2）這時(shí)Excel會(huì)自動(dòng)選擇整個(gè)數(shù)據(jù)清單，并打開(kāi)“排序”對(duì)話框，如圖6-35所示。（3）在“排序”對(duì)話框中，Excel允許用戶一次最多使用三個(gè)關(guān)鍵字（排序依據(jù)）進(jìn)行排序。1．使用記錄單進(jìn)行篩選如圖6-36所示，用戶可使用“記錄單”對(duì)話框進(jìn)行篩選。

2．自動(dòng)篩選命令執(zhí)行“數(shù)據(jù)”→“自動(dòng)篩選”命令；這時(shí)在每個(gè)字段旁顯示出黑色下拉箭頭“

”，此箭頭稱為篩選器箭頭，如圖6-37所示。

1)單擊每個(gè)篩選器箭頭，直接選擇符合篩選條件的項(xiàng)

2)在篩選器中選擇“自定義”選項(xiàng)，自定義自動(dòng)篩選，圖6-38所示。6.7.3數(shù)據(jù)篩選圖6-36在記錄單設(shè)置篩選條件圖6-37“自動(dòng)篩選”及“篩選器”的使用圖6-38“自定義自動(dòng)篩選方式”對(duì)話框

3．高級(jí)篩選當(dāng)篩選條件比較復(fù)雜時(shí)，可利用篩選中的高級(jí)篩選功能來(lái)進(jìn)行。

【例6-10】在“工資”工作表中，選擇出性別=”女”、津貼<890和扣款≥50的所有記錄。圖6-39“條件區(qū)域”的建立圖6-40“高級(jí)篩選”對(duì)話框

進(jìn)行高級(jí)篩選的操作方法如下。

(1)選擇數(shù)據(jù)清單中含有要篩選值的列標(biāo)，并單擊“復(fù)制”按鈕。

(2)選擇條件區(qū)域的第一個(gè)空行，然后單擊“粘貼”按鈕。

(3)在條件標(biāo)志下面的一行中，鍵入所要匹配的條件。請(qǐng)確認(rèn)在條件值與數(shù)據(jù)清單之間至少要留一個(gè)空白行，如圖6-39所示。

(4)單擊數(shù)據(jù)清單中的任意單元格。

(5)在“數(shù)據(jù)”→“篩選”→“高級(jí)篩選”命令，彈出“高級(jí)篩選”對(duì)話框，如圖6-40所示。(6)單擊“在原有區(qū)域顯示篩選結(jié)果”或“將篩選結(jié)果復(fù)制到其他位置”選項(xiàng)，選擇顯示方式。

(8)在“條件區(qū)域”編輯框中，輸入條件區(qū)域的引用，并包括條件標(biāo)志。

(9)單擊“確定”按鈕，篩選結(jié)果如圖6-41所示。

如果在工作中需要對(duì)一系列數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總、分類，就要用到Excel的分類匯總命令。

【例6-11】在“工資”工作表中，按性別查看基本工資、津貼、扣款和實(shí)發(fā)工資。分類匯總命令的主要步驟如下。（1）首先要對(duì)分類列的數(shù)據(jù)進(jìn)行排序，例如對(duì)“工資”工作表中的“性別”標(biāo)志進(jìn)行排序，升序或降序均可。圖6-41“高級(jí)篩選”的結(jié)果6.7.4分類匯總

（2）單擊數(shù)據(jù)清單中的任意單元格。（3）選擇“數(shù)據(jù)”菜單中的“分類匯總”選項(xiàng)，打開(kāi)“分類匯總”對(duì)話框，如圖6-42所示。（4）在“分類匯總”對(duì)話框中，在“分類字段”列表框中，選擇分類排序字段“性別”；在“匯總方式”下拉列表框中，選擇匯總計(jì)算方式“平均值”；在“選定匯總項(xiàng)”中，選擇匯總項(xiàng)“基本工資”、“津