亡故信息管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司員工亡故信息的管理，確保信息的及時(shí)、準(zhǔn)確傳遞，妥善處理相關(guān)事宜，體現(xiàn)公司對員工的關(guān)懷，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.及時(shí)準(zhǔn)確原則：確保亡故信息能夠在第一時(shí)間被獲取，并準(zhǔn)確傳達(dá)相關(guān)情況。2.尊重隱私原則：在處理亡故信息過程中，充分尊重員工及其家屬的隱私。3.人文關(guān)懷原則：以關(guān)懷員工及家屬為出發(fā)點(diǎn)，提供必要的支持和幫助。二、亡故信息的報(bào)告與收集（一）報(bào)告渠道1.員工所在部門負(fù)責(zé)人或直接上級得知員工亡故信息后，應(yīng)立即向公司人力資源部門報(bào)告。2.若通過其他非直接渠道得知員工亡故信息，相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)通知公司人力資源部門。（二）報(bào)告內(nèi)容報(bào)告人應(yīng)提供以下詳細(xì)信息：1.亡故員工姓名、所在部門、職位。2.亡故時(shí)間、地點(diǎn)。3.簡要亡故原因。4.家屬聯(lián)系方式（如有）。（三）信息收集人力資源部門在接到報(bào)告后，應(yīng)進(jìn)一步收集相關(guān)信息，包括但不限于：1.亡故員工個(gè)人基本資料，如身份證號碼、入職時(shí)間、勞動(dòng)合同期限等。2.近期工作表現(xiàn)、業(yè)績情況。3.員工社會(huì)關(guān)系信息，如家庭成員情況等。4.與亡故事件相關(guān)的其他信息。三、亡故信息的核實(shí)與確認(rèn)（一）核實(shí)流程1.人力資源部門接到報(bào)告后，應(yīng)立即安排專人對信息進(jìn)行核實(shí)。2.核實(shí)方式可包括與報(bào)告人進(jìn)一步溝通、向相關(guān)部門或人員了解情況、與亡故員工家屬取得聯(lián)系等。3.若信息存在疑問或不確定因素，應(yīng)進(jìn)行多方核實(shí)，確保信息準(zhǔn)確無誤。（二）確認(rèn)通知經(jīng)核實(shí)無誤后，人力資源部門應(yīng)及時(shí)將亡故信息確認(rèn)情況通知公司管理層及相關(guān)部門。確認(rèn)通知應(yīng)包含以下內(nèi)容：1.已核實(shí)的亡故信息詳情。2.后續(xù)初步處理建議及安排。四、亡故事件的處理（一）成立專項(xiàng)小組公司成立由人力資源部門負(fù)責(zé)人牽頭，相關(guān)部門代表參加的亡故事件專項(xiàng)處理小組。專項(xiàng)小組職責(zé)如下：1.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)亡故事件的各項(xiàng)處理工作。2.制定具體處理方案并監(jiān)督執(zhí)行。3.與亡故員工家屬保持溝通，提供必要協(xié)助。（二）家屬慰問1.專項(xiàng)小組應(yīng)在得知員工亡故信息后盡快安排代表前往員工家中或醫(yī)院進(jìn)行慰問。慰問人員應(yīng)包括公司領(lǐng)導(dǎo)、人力資源部門工作人員及員工所在部門負(fù)責(zé)人等。2.慰問時(shí)應(yīng)表達(dá)公司對員工的哀悼之情，向家屬表示關(guān)心和慰問，了解家屬需求，提供必要的幫助和支持。（三）喪葬安排協(xié)助1.公司為家屬提供喪葬安排方面的必要協(xié)助，如提供喪葬用品清單、推薦合作的喪葬服務(wù)機(jī)構(gòu)等。2.根據(jù)家屬意愿，可協(xié)助安排公司內(nèi)部同事前往參加葬禮，表達(dá)對亡故員工的送別。（四）保險(xiǎn)理賠協(xié)助1.人力資源部門應(yīng)及時(shí)了解員工所享有的各類保險(xiǎn)情況，如商業(yè)保險(xiǎn)、社會(huì)保險(xiǎn)等。2.協(xié)助家屬整理保險(xiǎn)理賠所需資料，指導(dǎo)家屬辦理保險(xiǎn)理賠手續(xù)，跟進(jìn)理賠進(jìn)度，確保家屬能夠順利獲得保險(xiǎn)賠付。五、內(nèi)部溝通與協(xié)調(diào)（一）信息通報(bào)1.人力資源部門應(yīng)及時(shí)將亡故信息向公司全體員工進(jìn)行通報(bào)，通報(bào)方式可包括內(nèi)部郵件、公告欄張貼等。2.通報(bào)內(nèi)容應(yīng)簡潔明了，包括亡故員工姓名、部門、職位、亡故時(shí)間等基本信息，表達(dá)公司對亡故員工的哀悼。（二）工作交接1.員工所在部門應(yīng)及時(shí)做好亡故員工的工作交接安排。指定專人負(fù)責(zé)接收和整理亡故員工的工作資料、文件、未完成的工作任務(wù)等。2.與接手工作的人員進(jìn)行詳細(xì)溝通，確保工作能夠順利過渡，避免因人員變動(dòng)對工作造成不利影響。（三）團(tuán)隊(duì)關(guān)懷1.員工所在部門負(fù)責(zé)人應(yīng)關(guān)注團(tuán)隊(duì)成員的情緒狀態(tài)，組織開展必要的心理疏導(dǎo)和團(tuán)隊(duì)活動(dòng)，幫助團(tuán)隊(duì)成員緩解悲傷情緒，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力。2.人力資源部門可提供相關(guān)的心理咨詢資源或組織專業(yè)的心理輔導(dǎo)課程，供有需要的員工及家屬使用。六、檔案管理（一）檔案建立1.人力資源部門應(yīng)為亡故員工建立專門的檔案，檔案內(nèi)容包括亡故信息報(bào)告記錄、核實(shí)確認(rèn)資料、處理過程中的各項(xiàng)文件、與家屬溝通記錄、保險(xiǎn)理賠相關(guān)資料等。2.檔案應(yīng)進(jìn)行分類整理，確保資料的完整性和可查閱性。（二）檔案保管1.亡故員工檔案由人力資源部門指定專人負(fù)責(zé)保管，保管期限為[X]年。2.檔案保管應(yīng)遵循安全、保密原則，防止檔案資料丟失、損壞或泄露。（三）檔案查閱1.因工作需要查閱亡故員工檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人審批同意后，方可查閱。2.查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自復(fù)印、拍照、傳播檔案內(nèi)容，確保檔案資料的保密性。七、薪酬福利處理（一）薪酬結(jié)算1.按照公司薪酬制度，在員工亡故當(dāng)月正常結(jié)算其工資、獎(jiǎng)金等薪酬。2.如有未休年假、調(diào)休等情況，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行折算并支付相應(yīng)報(bào)酬。（二）福利處理1.員工亡故后，其享有的公司福利（如節(jié)日福利、生日福利等）自亡故次月起停止發(fā)放。2.對于已發(fā)放但尚未使用的部分福利（如尚未消費(fèi)的員工食堂餐券等），按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（三）社保及公積金處理1.人力資源部門應(yīng)及時(shí)辦理亡故員工的社保減員手續(xù)，停止繳納相關(guān)社保費(fèi)用。2.按照公積金管理規(guī)定，辦理亡故員工公積金賬戶的封存及后續(xù)相關(guān)手續(xù)，根據(jù)家屬意愿進(jìn)行公積金提取等操作。八、法律合規(guī)事項(xiàng)（一）勞動(dòng)法規(guī)遵循在處理員工亡故事件過程中，嚴(yán)格遵守國家勞動(dòng)法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。確保公司的各項(xiàng)處理措施合法合規(guī)，保障員工及家屬的合法權(quán)益。（二）法律文件保存妥善保存與亡故事件處理相關(guān)的各類法律文件、溝通記錄等資料，以備后續(xù)可能的查詢或法律糾紛處理使用。（三）法律咨詢?nèi)缬猩婕皬?fù)雜法律問題或存在法律風(fēng)險(xiǎn)的情況，及時(shí)咨詢公司法律顧問或?qū)I(yè)法律機(jī)構(gòu)，確保