優(yōu)居鑰匙管理制度總則目的為加強(qiáng)公司優(yōu)居鑰匙的管理，保障公司財(cái)產(chǎn)安全，規(guī)范鑰匙的使用、保管和交接流程，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及優(yōu)居鑰匙管理的部門和人員，包括但不限于銷售部門、客服部門、運(yùn)營(yíng)部門、物業(yè)部門以及相關(guān)工作人員。定義1.優(yōu)居鑰匙：指公司用于優(yōu)居項(xiàng)目房屋交付、維修、巡檢、展示等相關(guān)工作所使用的鑰匙，包括入戶門鑰匙、房間門鑰匙、信箱鑰匙等各類鑰匙。2.鑰匙管理員：指由各部門指定的負(fù)責(zé)具體保管、發(fā)放和回收優(yōu)居鑰匙的人員。鑰匙的配備與標(biāo)識(shí)鑰匙的配備1.根據(jù)優(yōu)居項(xiàng)目的實(shí)際需求，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)并申請(qǐng)所需配備的鑰匙數(shù)量及種類。2.鑰匙的制作應(yīng)確保質(zhì)量可靠，符合安全標(biāo)準(zhǔn)。制作完成后，需進(jìn)行嚴(yán)格的檢驗(yàn)，確保鑰匙能正常開啟相應(yīng)的鎖具。鑰匙的標(biāo)識(shí)1.對(duì)每把優(yōu)居鑰匙進(jìn)行清晰、準(zhǔn)確的標(biāo)識(shí)，標(biāo)識(shí)內(nèi)容應(yīng)包括項(xiàng)目名稱、房屋單元號(hào)、房間號(hào)等信息，以便快速準(zhǔn)確地識(shí)別和使用。2.標(biāo)識(shí)應(yīng)采用耐久性好的材料制作，確保在使用過程中標(biāo)識(shí)不會(huì)模糊或脫落。鑰匙的保管鑰匙管理員的職責(zé)1.鑰匙登記：負(fù)責(zé)建立詳細(xì)的優(yōu)居鑰匙保管臺(tái)賬，記錄每把鑰匙的領(lǐng)取日期、使用人、歸還日期等信息，確保臺(tái)賬信息準(zhǔn)確無誤。2.鑰匙存放：將保管的鑰匙存放在專門的鑰匙箱或保險(xiǎn)柜內(nèi)，鑰匙箱或保險(xiǎn)柜應(yīng)具備良好的防盜、防潮、防火性能。3.日常檢查：定期對(duì)保管的鑰匙進(jìn)行檢查，確保鑰匙無損壞、丟失等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。鑰匙存放地點(diǎn)1.銷售部門的鑰匙可存放在售樓處專門設(shè)置的鑰匙保管區(qū)域，由銷售部的鑰匙管理員負(fù)責(zé)保管。2.客服部門的鑰匙可根據(jù)實(shí)際工作需要，存放在客服辦公室或相關(guān)項(xiàng)目的物業(yè)客服中心，由客服部的鑰匙管理員負(fù)責(zé)保管。3.運(yùn)營(yíng)部門和其他相關(guān)部門的鑰匙存放地點(diǎn)應(yīng)根據(jù)工作安排和安全管理要求確定，確保鑰匙保管安全、便利。4.對(duì)于長(zhǎng)期未使用的鑰匙，應(yīng)集中存放在公司指定的備用鑰匙保管處，由專人負(fù)責(zé)管理。鑰匙的借用管理1.借用申請(qǐng)：因工作需要借用優(yōu)居鑰匙的人員，需填寫《優(yōu)居鑰匙借用申請(qǐng)表》，注明借用原因、借用鑰匙的具體信息、預(yù)計(jì)歸還日期等內(nèi)容，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批簽字。2.審批流程：《優(yōu)居鑰匙借用申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，交至鑰匙管理員處。鑰匙管理員根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無誤后予以發(fā)放鑰匙，并在鑰匙保管臺(tái)賬上記錄借用信息。3.歸還要求：借用人員應(yīng)在預(yù)計(jì)歸還日期按時(shí)歸還鑰匙，如有特殊情況需要延期歸還，應(yīng)提前向鑰匙管理員說明原因，并辦理延期手續(xù)。歸還鑰匙時(shí)，鑰匙管理員應(yīng)仔細(xì)檢查鑰匙的完整性，確認(rèn)無誤后在鑰匙保管臺(tái)賬上記錄歸還信息。鑰匙的遺失處理1.如發(fā)生優(yōu)居鑰匙遺失情況，借用人員應(yīng)立即向所在部門負(fù)責(zé)人和鑰匙管理員報(bào)告。2.部門負(fù)責(zé)人接到報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員進(jìn)行調(diào)查，了解鑰匙遺失的具體情況，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，如更換門鎖等，以確保房屋安全。3.鑰匙管理員應(yīng)在鑰匙保管臺(tái)賬上記錄鑰匙遺失的相關(guān)信息，并對(duì)遺失原因進(jìn)行分析總結(jié)，提出改進(jìn)措施，防止類似情況再次發(fā)生。4.因鑰匙遺失給公司或業(yè)主造成損失的，將根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定追究借用人員及相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。鑰匙的使用使用規(guī)范1.使用優(yōu)居鑰匙時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的用途使用，不得擅自將鑰匙用于其他非工作目的。2.在開啟房屋門時(shí)，要注意操作方法，避免因用力過猛或使用不當(dāng)造成鑰匙或門鎖損壞。3.使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將鑰匙歸還鑰匙管理員，不得隨意放置或轉(zhuǎn)借他人。鑰匙的巡檢1.物業(yè)部門應(yīng)定期對(duì)優(yōu)居項(xiàng)目?jī)?nèi)的房屋鑰匙使用情況進(jìn)行巡檢，檢查鑰匙的保管和使用是否符合規(guī)定，門鎖是否正常等。2.巡檢人員應(yīng)填寫《優(yōu)居鑰匙巡檢記錄表》，記錄巡檢時(shí)間、巡檢地點(diǎn)、鑰匙保管情況、門鎖狀況等信息。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)通知鑰匙管理員進(jìn)行處理。鑰匙的交接工作交接1.當(dāng)鑰匙管理員崗位發(fā)生變動(dòng)時(shí)，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的鑰匙交接工作。交接雙方應(yīng)共同對(duì)保管的鑰匙進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，確保鑰匙數(shù)量準(zhǔn)確、標(biāo)識(shí)清晰、無損壞等情況。2.交接過程中，應(yīng)填寫《優(yōu)居鑰匙交接清單》，詳細(xì)記錄交接的鑰匙種類、數(shù)量、鑰匙編號(hào)等信息，并由交接雙方簽字確認(rèn)。3.交接完成后，原鑰匙管理員應(yīng)將鑰匙保管臺(tái)賬等相關(guān)資料一并移交給新的鑰匙管理員，確保工作的連續(xù)性和準(zhǔn)確性。項(xiàng)目交接1.優(yōu)居項(xiàng)目交付完成或相關(guān)工作結(jié)束后，涉及該項(xiàng)目的鑰匙應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一交接。由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人組織相關(guān)部門人員，對(duì)項(xiàng)目?jī)?nèi)所有鑰匙進(jìn)行集中清點(diǎn)核對(duì)。2.核對(duì)無誤后，填寫《優(yōu)居項(xiàng)目鑰匙交接清單》，各方簽字確認(rèn)。交接清單應(yīng)包括項(xiàng)目名稱、鑰匙種類、數(shù)量、鑰匙保管情況等詳細(xì)信息。3.交接后的鑰匙應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行妥善保管或處理，如部分鑰匙不再使用，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行封存或報(bào)廢處理，并在鑰匙保管臺(tái)賬上進(jìn)行相應(yīng)記錄。鑰匙的報(bào)廢處理報(bào)廢條件1.鑰匙因磨損、損壞等原因無法正常使用，經(jīng)專業(yè)人員鑒定確已無法修復(fù)的，可申請(qǐng)報(bào)廢處理。2.由于項(xiàng)目改造、房屋出售等原因，對(duì)應(yīng)的優(yōu)居鑰匙已不再需要使用的，可進(jìn)行報(bào)廢處理。報(bào)廢申請(qǐng)與審批1.鑰匙管理員發(fā)現(xiàn)鑰匙符合報(bào)廢條件時(shí)，應(yīng)填寫《優(yōu)居鑰匙報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明鑰匙報(bào)廢的原因、鑰匙編號(hào)等信息，并附上相關(guān)證明材料（如鑰匙損壞照片等）。2.《優(yōu)居鑰匙報(bào)廢申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后方可進(jìn)行報(bào)廢處理。報(bào)廢處理方式1.對(duì)于報(bào)廢的鑰匙，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，確保鑰匙信息不被泄露。銷毀方式可包括粉碎、焚燒等，具體方式由公司安全管理部門確定。2.在鑰匙銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并填寫《優(yōu)居鑰匙報(bào)廢處理記錄》，記錄銷毀時(shí)間、銷毀方式、監(jiān)督人員等信息。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)優(yōu)居鑰匙管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)檢查，確保制度的有效落實(shí)。2.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門鑰匙管理工作的日常監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。檢查內(nèi)容1.鑰匙保管情況，包括是否按規(guī)定存放、是否有專人負(fù)責(zé)保管等。2.鑰匙的使用記錄，如借用申請(qǐng)表、歸還記錄等是否完整準(zhǔn)確。3.鑰匙的標(biāo)識(shí)是否清晰、準(zhǔn)確，有無損壞或脫落。4.鑰匙的巡檢工作是否到位，巡檢記錄是否真實(shí)可靠。問題整改對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，