會展業(yè)務(wù)管理制度總則目的為規(guī)范公司會展業(yè)務(wù)的運作，提高會展業(yè)務(wù)的質(zhì)量和效率，加強(qiáng)對會展業(yè)務(wù)的管理與監(jiān)督，確保公司會展業(yè)務(wù)目標(biāo)的實現(xiàn)，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部從事會展業(yè)務(wù)的所有部門和人員，包括但不限于市場部、策劃部、銷售部、運營部等相關(guān)工作人員?；驹瓌t1.合法合規(guī)原則：會展業(yè)務(wù)的開展必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.客戶導(dǎo)向原則：以滿足客戶需求為出發(fā)點，提供優(yōu)質(zhì)、高效、專業(yè)的會展服務(wù)。3.質(zhì)量第一原則：確保會展活動的策劃、組織、執(zhí)行等各個環(huán)節(jié)達(dá)到高質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。4.團(tuán)隊協(xié)作原則：各部門之間密切配合，形成合力，共同完成會展業(yè)務(wù)任務(wù)。5.成本效益原則：在保證會展業(yè)務(wù)質(zhì)量的前提下，合理控制成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。會展業(yè)務(wù)流程規(guī)范項目立項1.市場調(diào)研市場部負(fù)責(zé)收集、分析行業(yè)動態(tài)、市場趨勢、競爭對手信息以及潛在客戶需求等。定期撰寫市場調(diào)研報告，為會展項目立項提供數(shù)據(jù)支持和決策依據(jù)。2.項目策劃根據(jù)市場調(diào)研結(jié)果，策劃部聯(lián)合相關(guān)部門制定會展項目策劃方案。策劃方案應(yīng)包括項目主題、目標(biāo)定位、內(nèi)容規(guī)劃、時間安排、場地選擇、預(yù)算編制等詳細(xì)內(nèi)容。3.立項審批策劃方案提交公司管理層進(jìn)行立項審批。管理層根據(jù)公司戰(zhàn)略目標(biāo)、市場需求、資源狀況等因素進(jìn)行綜合評估，決定是否批準(zhǔn)項目立項。項目籌備1.團(tuán)隊組建項目立項后，成立專門的會展項目團(tuán)隊，明確各成員的職責(zé)和分工。團(tuán)隊成員應(yīng)具備相關(guān)的專業(yè)知識和技能，包括市場營銷、策劃、設(shè)計、運營、客服等。2.場地預(yù)訂根據(jù)項目規(guī)模和需求，選擇合適的會展場地。與場地供應(yīng)商進(jìn)行洽談，簽訂場地租賃合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.宣傳推廣制定宣傳推廣計劃，確定宣傳渠道和方式，如線上廣告、社交媒體推廣、線下活動宣傳等。設(shè)計制作宣傳資料，包括海報、宣傳單頁、邀請函、網(wǎng)站頁面等。組織開展宣傳活動，吸引潛在客戶關(guān)注和參與。4.展品籌備確定展品范圍和清單，與參展商或供應(yīng)商進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，確保展品按時、按質(zhì)到位。負(fù)責(zé)展品的運輸、存儲、布置等工作，保證展品展示效果良好。5.人員培訓(xùn)對會展項目團(tuán)隊成員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，包括項目流程、服務(wù)規(guī)范、應(yīng)急處理等方面的內(nèi)容。提高團(tuán)隊成員的專業(yè)素質(zhì)和服務(wù)水平，確保能夠為客戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。項目執(zhí)行1.現(xiàn)場布置按照設(shè)計方案進(jìn)行會展現(xiàn)場的布置，包括展位搭建、展品陳列、設(shè)備調(diào)試等。確?，F(xiàn)場布置符合安全、美觀、實用的要求，營造良好的展會氛圍。2.活動組織組織開展各類會展活動，如開幕式、論壇、研討會、洽談會、表演等。做好活動的策劃、組織、協(xié)調(diào)和實施工作，確?；顒禹樌M(jìn)行，達(dá)到預(yù)期效果。3.客戶接待熱情接待參展商、觀眾和其他相關(guān)人員，提供周到的服務(wù)。及時解答客戶的咨詢和疑問，處理客戶的投訴和建議，提高客戶滿意度。4.安全保障制定安全管理制度，加強(qiáng)會展現(xiàn)場的安全管理。配備必要的安全設(shè)施和人員，確保會展活動期間人員和財產(chǎn)的安全。5.后勤保障做好會展現(xiàn)場的后勤保障工作，包括餐飲、住宿、交通、通訊等方面的安排。確保后勤服務(wù)質(zhì)量，為參展商和觀眾提供便利。項目收尾1.展品清理會展活動結(jié)束后，及時組織清理展品，與參展商辦理展品交接手續(xù)。對展品進(jìn)行妥善處理，如退還、存儲、運輸?shù)取?.場地清理拆除展位搭建，清理會展現(xiàn)場垃圾，恢復(fù)場地原狀。與場地供應(yīng)商進(jìn)行結(jié)算，辦理場地歸還手續(xù)。3.客戶反饋收集向參展商、觀眾等客戶發(fā)放滿意度調(diào)查問卷，收集客戶反饋意見。對客戶反饋進(jìn)行整理和分析，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為今后的會展業(yè)務(wù)改進(jìn)提供參考。4.項目總結(jié)項目團(tuán)隊對會展項目進(jìn)行全面總結(jié)，撰寫項目總結(jié)報告。報告內(nèi)容應(yīng)包括項目執(zhí)行情況、目標(biāo)達(dá)成情況、客戶滿意度、存在問題及改進(jìn)措施等。會展業(yè)務(wù)人員管理崗位職責(zé)1.項目經(jīng)理負(fù)責(zé)會展項目的整體規(guī)劃、組織、協(xié)調(diào)和控制。制定項目計劃和預(yù)算，監(jiān)督項目進(jìn)度和質(zhì)量，確保項目目標(biāo)的實現(xiàn)。與客戶、供應(yīng)商、合作伙伴等進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，維護(hù)良好的合作關(guān)系。解決項目執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題和風(fēng)險，及時向上級匯報項目進(jìn)展情況。2.市場專員開展市場調(diào)研，收集市場信息，分析市場趨勢和競爭對手情況。制定會展項目的宣傳推廣方案，組織實施宣傳推廣活動。負(fù)責(zé)客戶資源的開發(fā)和維護(hù)，拓展業(yè)務(wù)渠道，提高項目的參展率和參觀率。3.策劃專員參與會展項目的策劃工作，制定項目策劃方案和活動方案。負(fù)責(zé)會展項目的創(chuàng)意設(shè)計，包括主題策劃、內(nèi)容設(shè)計、視覺設(shè)計等。協(xié)助項目經(jīng)理組織項目實施，確保策劃方案的有效執(zhí)行。4.運營專員負(fù)責(zé)會展項目現(xiàn)場的運營管理，包括展位布置、活動組織、客戶接待等工作。協(xié)調(diào)現(xiàn)場各部門之間的工作，確保項目順利進(jìn)行。處理現(xiàn)場突發(fā)情況，保障會展活動的安全和秩序。5.客服專員負(fù)責(zé)會展項目客戶的咨詢、投訴和建議的處理。及時回復(fù)客戶的郵件、電話、微信等咨詢信息，提供專業(yè)、熱情的服務(wù)。收集客戶反饋意見，協(xié)助相關(guān)部門改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量，提高客戶滿意度?？冃Э己?.考核指標(biāo)工作業(yè)績：包括項目完成情況、參展商數(shù)量、觀眾人數(shù)、銷售額等指標(biāo)。工作態(tài)度：包括責(zé)任心、團(tuán)隊合作精神、工作積極性等方面的表現(xiàn)。專業(yè)能力：包括專業(yè)知識、技能水平、解決問題能力等方面的考核?？蛻魸M意度：通過客戶反饋調(diào)查等方式對客戶滿意度進(jìn)行評價。2.考核周期績效考核周期為季度考核和年度考核相結(jié)合。季度考核于每季度末進(jìn)行，年度考核于每年年末進(jìn)行。3.考核方式績效考核采用自評、上級評價、同事評價和客戶評價相結(jié)合的方式。考核結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。4.考核結(jié)果應(yīng)用根據(jù)績效考核結(jié)果，發(fā)放績效獎金，調(diào)整薪酬待遇。對于考核優(yōu)秀的員工，給予表彰和獎勵，提供晉升機(jī)會。對于考核不合格的員工，進(jìn)行培訓(xùn)輔導(dǎo)或調(diào)崗處理，連續(xù)兩次考核不合格的予以辭退。培訓(xùn)與發(fā)展1.培訓(xùn)計劃根據(jù)員工的崗位需求和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，制定年度培訓(xùn)計劃。培訓(xùn)計劃應(yīng)包括培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)師資等方面的安排。2.培訓(xùn)內(nèi)容專業(yè)知識培訓(xùn)：包括會展業(yè)務(wù)知識、市場營銷知識、項目管理知識等。技能培訓(xùn)：如溝通技巧、客戶服務(wù)技巧、設(shè)計軟件操作技能等。行業(yè)動態(tài)培訓(xùn)：及時了解行業(yè)最新趨勢和發(fā)展動態(tài)。3.培訓(xùn)方式內(nèi)部培訓(xùn)：由公司內(nèi)部專業(yè)人員或邀請外部專家進(jìn)行授課。外部培訓(xùn)：選派員工參加外部專業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)舉辦的培訓(xùn)課程。在線學(xué)習(xí)：利用網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)平臺，提供豐富的學(xué)習(xí)資源，供員工自主學(xué)習(xí)。4.職業(yè)發(fā)展規(guī)劃為員工提供職業(yè)發(fā)展指導(dǎo)，幫助員工制定個人職業(yè)發(fā)展規(guī)劃。根據(jù)員工的能力和業(yè)績，為員工提供晉升機(jī)會和崗位輪換機(jī)會，拓寬員工的職業(yè)發(fā)展路徑。會展業(yè)務(wù)風(fēng)險管理風(fēng)險識別1.市場風(fēng)險市場需求變化、競爭加劇、市場份額下降等風(fēng)險。宏觀經(jīng)濟(jì)環(huán)境波動、行業(yè)政策調(diào)整等因素對會展業(yè)務(wù)的影響。2.項目風(fēng)險項目策劃不合理、籌備不充分、執(zhí)行不到位等導(dǎo)致項目失敗的風(fēng)險。項目進(jìn)度延誤、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、成本超支等風(fēng)險。3.客戶風(fēng)險客戶違約、拖欠款項、投訴糾紛等風(fēng)險?？蛻粜枨笞兏?、滿意度下降等影響項目收益的風(fēng)險。4.安全風(fēng)險會展現(xiàn)場發(fā)生火災(zāi)、地震、擁擠踩踏等安全事故的風(fēng)險。展品丟失、損壞、信息泄露等風(fēng)險。5.法律風(fēng)險會展業(yè)務(wù)涉及的法律法規(guī)問題，如知識產(chǎn)權(quán)糾紛、合同糾紛等。風(fēng)險評估1.風(fēng)險發(fā)生的可能性評估：根據(jù)歷史數(shù)據(jù)、經(jīng)驗判斷等方法，對風(fēng)險發(fā)生的可能性進(jìn)行評估，分為高、中、低三個等級。2.風(fēng)險影響程度評估：評估風(fēng)險發(fā)生后對公司會展業(yè)務(wù)目標(biāo)、財務(wù)狀況、聲譽等方面的影響程度，分為嚴(yán)重、較大、一般、輕微四個等級。3.風(fēng)險矩陣?yán)L制：將風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度進(jìn)行組合，繪制風(fēng)險矩陣，直觀展示風(fēng)險的等級和優(yōu)先級。風(fēng)險應(yīng)對1.風(fēng)險規(guī)避：對于風(fēng)險發(fā)生可能性高且影響程度嚴(yán)重的風(fēng)險，采取放棄項目或改變業(yè)務(wù)模式等方式進(jìn)行規(guī)避。2.風(fēng)險減輕：通過采取措施降低風(fēng)險發(fā)生的可能性或減輕風(fēng)險影響程度，如加強(qiáng)市場調(diào)研、優(yōu)化項目策劃、完善安全管理制度等。3.風(fēng)險轉(zhuǎn)移：將風(fēng)險轉(zhuǎn)移給第三方，如購買保險、簽訂免責(zé)條款等方式。4.風(fēng)險接受：對于風(fēng)險發(fā)生可能性低且影響程度輕微的風(fēng)險，公司決定接受風(fēng)險，并制定相應(yīng)的監(jiān)控措施，以便及時發(fā)現(xiàn)和處理風(fēng)險。風(fēng)險監(jiān)控1.建立風(fēng)險監(jiān)控指標(biāo)體系：確定關(guān)鍵風(fēng)險指標(biāo)，如參展商報名數(shù)量、觀眾預(yù)登記人數(shù)、項目進(jìn)度偏差率、客戶投訴率等，對風(fēng)險進(jìn)行實時監(jiān)控。2.定期風(fēng)險評估：定期對會展業(yè)務(wù)風(fēng)險進(jìn)行重新評估，及時發(fā)現(xiàn)新的風(fēng)險因素，調(diào)整風(fēng)險應(yīng)對策略。3.風(fēng)險預(yù)警機(jī)制：設(shè)定風(fēng)險預(yù)警閾值，當(dāng)風(fēng)險指標(biāo)超過預(yù)警閾值時，及時發(fā)出預(yù)警信號，提醒相關(guān)部門采取措施應(yīng)對風(fēng)險。會展業(yè)務(wù)財務(wù)管理預(yù)算管理1.預(yù)算編制會展項目團(tuán)隊根據(jù)項目策劃方案和工作計劃，編制項目預(yù)算。預(yù)算內(nèi)容包括場地租賃費用、宣傳推廣費用、展品運輸費用、人員薪酬、設(shè)備采購費用、餐飲住宿費用等各項支出。2.預(yù)算審批項目預(yù)算提交公司財務(wù)部門進(jìn)行審核，財務(wù)部門根據(jù)公司財務(wù)制度和預(yù)算控制指標(biāo)進(jìn)行審批。審批通過后的預(yù)算作為項目成本控制的依據(jù)。3.預(yù)算執(zhí)行項目團(tuán)隊嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行各項費用支出，確保預(yù)算的嚴(yán)肅性。財務(wù)部門定期對預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行偏差，并采取措施進(jìn)行調(diào)整。成本控制1.成本核算財務(wù)部門對會展項目的各項成本進(jìn)行核算，準(zhǔn)確記錄成本支出情況。成本核算應(yīng)按照成本項目進(jìn)行分類，便于分析和控制成本。2.成本分析定期對會展項目成本進(jìn)行分析，找出成本控制的關(guān)鍵點和存在的問題。通過成本分析，提出改進(jìn)措施，優(yōu)化成本結(jié)構(gòu)，降低項目成本。3.成本控制措施加強(qiáng)對各項費用支出的審批管理，嚴(yán)格控制費用報銷標(biāo)準(zhǔn)。優(yōu)化資源配置，提高資源利用效率，降低不必要的成本支出。與供應(yīng)商進(jìn)行談判，爭取更優(yōu)惠的價格和服務(wù)條款。收入管理1.參展商收費管理制定參展商收費標(biāo)準(zhǔn)和收費方式，明確收費項目和金額。及時向參展商發(fā)送收費通知，確保參展商按時繳納費用。對參展商繳費情況進(jìn)行跟蹤和管理，及時催繳欠費。2.門票銷售管理確定門票價格和銷售渠道，制定門票銷售策略。做好門票銷售統(tǒng)計工作，及時掌握門票銷售情況。加強(qiáng)門票銷售過程中的安全管理，防止門票欺詐等行為。財務(wù)審計1.內(nèi)部審計公司財務(wù)部門定期對會展項目進(jìn)行內(nèi)部審計，檢查項目財務(wù)收支的真實性、合法性和合規(guī)性。審計內(nèi)容