會(huì)議外包管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司會(huì)議外包管理工作，確保會(huì)議外包服務(wù)的質(zhì)量和效果，提高會(huì)議組織效率，降低會(huì)議成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類會(huì)議的外包活動(dòng)，包括但不限于大型研討會(huì)、年會(huì)、培訓(xùn)會(huì)議、商務(wù)洽談會(huì)等。（三）基本原則1.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：選擇具備專業(yè)能力和良好信譽(yù)的會(huì)議外包服務(wù)商，確保會(huì)議服務(wù)質(zhì)量達(dá)到公司要求。2.成本效益原則：在保證會(huì)議質(zhì)量的前提下，合理控制外包成本，實(shí)現(xiàn)成本效益最大化。3.公平公正原則：對(duì)外包項(xiàng)目進(jìn)行公開(kāi)招標(biāo)、評(píng)標(biāo)，確保選擇過(guò)程公平、公正、透明。4.全程監(jiān)督原則：對(duì)會(huì)議外包項(xiàng)目實(shí)施全過(guò)程監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。二、會(huì)議外包需求評(píng)估與計(jì)劃（一）需求評(píng)估1.各部門(mén)根據(jù)工作需要，提前[X]周提交會(huì)議外包需求申請(qǐng)，詳細(xì)說(shuō)明會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、規(guī)模、參會(huì)人員、會(huì)議議程、特殊要求等內(nèi)容。2.行政部門(mén)對(duì)需求申請(qǐng)進(jìn)行初步審核，評(píng)估會(huì)議的必要性、可行性和預(yù)算合理性，并與申請(qǐng)部門(mén)溝通確認(rèn)。3.對(duì)于重要會(huì)議或涉及多個(gè)部門(mén)的會(huì)議，行政部門(mén)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行聯(lián)合評(píng)估，共同確定會(huì)議外包的具體需求和目標(biāo)。（二）計(jì)劃制定1.根據(jù)需求評(píng)估結(jié)果，行政部門(mén)制定會(huì)議外包項(xiàng)目計(jì)劃，明確項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、工作任務(wù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算安排等內(nèi)容。2.會(huì)議外包項(xiàng)目計(jì)劃應(yīng)報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。三、會(huì)議外包服務(wù)商選擇（一）供應(yīng)商篩選1.行政部門(mén)通過(guò)多種渠道收集會(huì)議外包服務(wù)商信息，建立供應(yīng)商庫(kù)。收集渠道包括但不限于網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對(duì)供應(yīng)商庫(kù)中的服務(wù)商進(jìn)行資格審查，審查內(nèi)容包括企業(yè)資質(zhì)、經(jīng)營(yíng)范圍、業(yè)績(jī)案例、信譽(yù)狀況、服務(wù)團(tuán)隊(duì)等。3.根據(jù)會(huì)議外包項(xiàng)目的需求和特點(diǎn)，從供應(yīng)商庫(kù)中篩選出若干家符合條件的潛在服務(wù)商。（二）招標(biāo)與評(píng)標(biāo)1.行政部門(mén)向篩選出的潛在服務(wù)商發(fā)送招標(biāo)邀請(qǐng)，提供會(huì)議外包項(xiàng)目的詳細(xì)需求和招標(biāo)文件。2.潛在服務(wù)商應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交投標(biāo)文件，包括公司簡(jiǎn)介、服務(wù)方案、報(bào)價(jià)明細(xì)、業(yè)績(jī)證明、售后服務(wù)承諾等內(nèi)容。3.行政部門(mén)組織成立評(píng)標(biāo)小組，成員包括行政部門(mén)代表、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)代表、財(cái)務(wù)部門(mén)代表等。評(píng)標(biāo)小組按照招標(biāo)文件規(guī)定的評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法，對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審。4.評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)綜合考慮服務(wù)商的服務(wù)質(zhì)量、價(jià)格水平、信譽(yù)狀況、經(jīng)驗(yàn)?zāi)芰Φ纫蛩?。評(píng)標(biāo)過(guò)程應(yīng)做好記錄，確保公平、公正、透明。（三）合同簽訂1.根據(jù)評(píng)標(biāo)結(jié)果，確定中標(biāo)服務(wù)商，并向其發(fā)出中標(biāo)通知書(shū)。2.行政部門(mén)與中標(biāo)服務(wù)商簽訂會(huì)議外包服務(wù)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同內(nèi)容應(yīng)包括服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)期限、服務(wù)費(fèi)用、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等條款。3.合同簽訂后，行政部門(mén)應(yīng)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門(mén)，以便各部門(mén)了解會(huì)議外包服務(wù)的具體內(nèi)容和要求。四、會(huì)議外包服務(wù)實(shí)施（一）項(xiàng)目啟動(dòng)1.合同簽訂后，行政部門(mén)組織召開(kāi)項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議，與中標(biāo)服務(wù)商共同明確項(xiàng)目目標(biāo)、工作任務(wù)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。2.行政部門(mén)向服務(wù)商提供會(huì)議所需的相關(guān)資料和信息，協(xié)助服務(wù)商做好會(huì)議籌備工作。（二）籌備工作1.服務(wù)商按照合同要求和項(xiàng)目計(jì)劃，組建專業(yè)的服務(wù)團(tuán)隊(duì)，明確團(tuán)隊(duì)成員的職責(zé)分工。2.服務(wù)商負(fù)責(zé)會(huì)議場(chǎng)地的選擇、布置、設(shè)備租賃與調(diào)試、餐飲安排、住宿安排、交通接送等籌備工作?；I備工作應(yīng)符合公司的要求和會(huì)議的主題風(fēng)格。3.行政部門(mén)對(duì)服務(wù)商的籌備工作進(jìn)行定期檢查和指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。（三）會(huì)議執(zhí)行1.會(huì)議期間，服務(wù)商應(yīng)按照會(huì)議議程和服務(wù)方案，提供高質(zhì)量的會(huì)議服務(wù)，包括會(huì)議主持、會(huì)議記錄、資料發(fā)放、茶水服務(wù)、現(xiàn)場(chǎng)秩序維護(hù)等。2.行政部門(mén)安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的協(xié)調(diào)和監(jiān)督，確保會(huì)議順利進(jìn)行。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與服務(wù)商溝通解決。3.服務(wù)商應(yīng)做好會(huì)議期間的安全保障工作，確保參會(huì)人員的人身和財(cái)產(chǎn)安全。（四）會(huì)議結(jié)束1.會(huì)議結(jié)束后，服務(wù)商負(fù)責(zé)清理會(huì)議場(chǎng)地，歸還租賃設(shè)備，整理會(huì)議資料等后續(xù)工作。2.行政部門(mén)對(duì)會(huì)議外包服務(wù)進(jìn)行滿意度調(diào)查，收集參會(huì)人員的意見(jiàn)和建議。滿意度調(diào)查結(jié)果作為評(píng)價(jià)服務(wù)商服務(wù)質(zhì)量的重要依據(jù)。五、會(huì)議外包服務(wù)監(jiān)督與評(píng)估（一）監(jiān)督機(jī)制1.行政部門(mén)建立會(huì)議外包服務(wù)監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)服務(wù)商的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行檢查和評(píng)估。2.監(jiān)督內(nèi)容包括籌備工作進(jìn)展情況、會(huì)議執(zhí)行情況、服務(wù)態(tài)度、安全保障等方面。3.行政部門(mén)可通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)檢查、電話溝通、問(wèn)卷調(diào)查等方式進(jìn)行監(jiān)督。（二）評(píng)估指標(biāo)1.服務(wù)質(zhì)量：包括會(huì)議場(chǎng)地布置、設(shè)備設(shè)施運(yùn)行、餐飲住宿質(zhì)量、會(huì)議記錄準(zhǔn)確性等方面。2.服務(wù)態(tài)度：包括服務(wù)商工作人員的溝通能力、響應(yīng)速度、服務(wù)熱情等方面。3.成本控制：實(shí)際費(fèi)用支出是否符合合同預(yù)算。4.安全保障：會(huì)議期間是否發(fā)生安全事故。（三）評(píng)估方式1.每次會(huì)議結(jié)束后，行政部門(mén)及時(shí)對(duì)會(huì)議外包服務(wù)進(jìn)行評(píng)估，填寫(xiě)評(píng)估表。2.定期（每季度或每半年）對(duì)會(huì)議外包服務(wù)進(jìn)行綜合評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施。3.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的服務(wù)商給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)服務(wù)質(zhì)量不達(dá)標(biāo)或違反合同約定的服務(wù)商進(jìn)行警告、罰款或終止合同等處理。六、會(huì)議外包服務(wù)費(fèi)用管理（一）預(yù)算編制1.行政部門(mén)根據(jù)會(huì)議外包項(xiàng)目的需求和計(jì)劃，編制會(huì)議外包服務(wù)費(fèi)用預(yù)算。預(yù)算內(nèi)容包括場(chǎng)地租賃費(fèi)用、設(shè)備租賃費(fèi)用、餐飲住宿費(fèi)用、服務(wù)人員費(fèi)用、交通費(fèi)用、其他雜費(fèi)等。2.會(huì)議外包服務(wù)費(fèi)用預(yù)算應(yīng)報(bào)公司財(cái)務(wù)部門(mén)審核，并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。（二）費(fèi)用支付1.服務(wù)商按照合同約定提供服務(wù)后，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)審核服務(wù)商提交的費(fèi)用結(jié)算申請(qǐng)。2.審核內(nèi)容包括服務(wù)內(nèi)容是否符合合同要求、費(fèi)用明細(xì)是否準(zhǔn)確合理、發(fā)票是否合規(guī)等。3.審核通過(guò)后，行政部門(mén)填寫(xiě)費(fèi)用支付審批單，報(bào)公司財(cái)務(wù)部門(mén)辦理付款手續(xù)。4.財(cái)務(wù)部門(mén)按照公司財(cái)務(wù)制度和合同約定支付服務(wù)費(fèi)用。（三）費(fèi)用控制1.行政部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格控制會(huì)議外包服務(wù)費(fèi)用支出，確保實(shí)際費(fèi)用不超過(guò)預(yù)算。2.如因特殊原因需要調(diào)整費(fèi)用預(yù)算，行政部門(mén)應(yīng)提前向公司主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并說(shuō)明調(diào)整原因和金額。經(jīng)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行預(yù)算調(diào)整。七、會(huì)議外包服務(wù)合同管理（一）合同簽訂1.會(huì)議外包服務(wù)合同由行政部門(mén)負(fù)責(zé)起草和審核，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。2.合同簽訂前，應(yīng)提交公司法律顧問(wèn)進(jìn)行法律審查，確保合同的合法性和有效性。3.合同簽訂后，行政部門(mén)應(yīng)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門(mén)，并做好合同歸檔管理工作。（二）合同執(zhí)行1.行政部門(mén)和服務(wù)商應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行各自的義務(wù)，確保合同順利執(zhí)行。2.在合同執(zhí)行過(guò)程中，如出現(xiàn)爭(zhēng)議或糾紛，雙方應(yīng)首先通過(guò)友好協(xié)商解決。協(xié)商不成的，可按照合同約定的爭(zhēng)議解決方式進(jìn)行處理。（三）合同變更與終止1.如因客觀原因需要變更合同內(nèi)容，行政部門(mén)應(yīng)與服務(wù)商協(xié)商一致，并簽訂書(shū)面變更協(xié)議。變更協(xié)議作為原合同的補(bǔ)充文件，具有同等法律效力。2.在合同履行過(guò)程中，如出現(xiàn)以下情形之一，行政部門(mén)可提前終止合同：服務(wù)商嚴(yán)重違反合同約定，經(jīng)多次催告仍不改正的；服務(wù)商提供的服務(wù)質(zhì)量嚴(yán)重不符合要求，給公司造成重大損失的；因不