保險采購管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司保險采購行為，確保保險采購活動的合法性、合理性、經(jīng)濟性和有效性，保障公司及員工的利益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構(gòu)涉及的各類保險采購活動，包括但不限于財產(chǎn)保險、人身保險、責任保險等。3.基本原則合法性原則：保險采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策規(guī)定。合規(guī)性原則：嚴格按照公司內(nèi)部規(guī)定和流程進行采購操作，確保采購過程的合規(guī)性。效益性原則：在滿足公司保險需求的前提下，充分考慮保險成本，追求采購效益最大化。公正性原則：采購過程應公平、公正、公開，維護公司利益，避免利益沖突。二、職責分工1.采購決策機構(gòu)成立保險采購領導小組，由公司高層管理人員、財務部門負責人、風險管理部門負責人等組成。負責審議和決策重大保險采購項目，確定采購策略和預算安排，監(jiān)督采購過程的執(zhí)行情況。2.采購執(zhí)行部門風險管理部門作為保險采購的執(zhí)行部門，負責具體組織實施保險采購工作。主要職責包括：制定保險采購計劃，明確采購需求和標準。收集保險供應商信息，進行市場調(diào)研和分析。組織保險采購招標、談判等活動，選擇合適的供應商。起草保險采購合同，負責合同的簽訂、履行和管理。定期評估保險采購效果，提出改進建議。3.財務部門參與保險采購預算的編制和審核，提供財務專業(yè)意見。負責保險采購資金的安排和支付管理，監(jiān)督采購費用的使用情況。協(xié)助風險管理部門進行保險采購成本的核算和分析。4.其他部門各部門根據(jù)自身業(yè)務需求，向風險管理部門提出保險采購申請，配合風險管理部門進行采購需求的確認和采購過程中的相關工作。三、保險采購流程1.需求提出各部門根據(jù)實際業(yè)務需要，填寫《保險采購申請表》，詳細說明保險標的、保險期限、保險金額、保險責任等采購需求，并提交至風險管理部門。2.需求審核風險管理部門收到采購申請后，對需求的合理性、必要性進行審核。審核內(nèi)容包括：與公司整體風險管理策略的一致性。保險需求是否符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。保險金額、保險期限等是否合理。是否存在重復保險或過度保險的情況。其他相關因素。審核通過后，將申請表提交至保險采購領導小組進行審批。3.采購預算編制風險管理部門根據(jù)審核通過的采購需求，結(jié)合市場行情和歷史數(shù)據(jù)，編制保險采購預算草案，提交至財務部門。財務部門對預算草案進行審核，綜合考慮公司財務狀況和資金安排，提出預算調(diào)整意見。經(jīng)保險采購領導小組審批后，確定最終的保險采購預算。4.供應商選擇信息收集：風險管理部門通過多種渠道收集保險供應商信息，包括但不限于保險行業(yè)協(xié)會、專業(yè)媒體、網(wǎng)絡平臺、供應商主動推薦等。收集的信息應包括供應商的基本情況、經(jīng)營業(yè)績、產(chǎn)品特點、服務質(zhì)量、報價等。供應商篩選：根據(jù)收集到的信息，對供應商進行初步篩選，確定若干家符合基本條件的供應商作為潛在供應商。招標或談判：對于金額較大、采購需求較為復雜的保險采購項目，采用招標方式選擇供應商。風險管理部門制定招標文件，明確采購要求、評標標準等內(nèi)容，邀請潛在供應商參與投標。組織開標、評標活動，按照評標標準進行評審，確定中標供應商。對于金額較小、采購需求相對簡單的保險采購項目，可以采用談判方式選擇供應商。與潛在供應商進行談判，比較各供應商的報價、服務方案等，選擇最優(yōu)供應商。5.合同簽訂風險管理部門根據(jù)選定的供應商，起草保險采購合同。合同內(nèi)容應包括：雙方當事人的基本信息。保險標的、保險期限、保險金額、保險責任、免責條款等保險條款。保險費的金額、支付方式、支付時間。服務內(nèi)容、服務標準、理賠流程等服務條款。違約責任、爭議解決方式等其他條款。合同草案提交至公司法律顧問進行審核，確保合同的合法性和有效性。審核通過后，由公司法定代表人或其授權代表與供應商簽訂保險采購合同。6.合同履行與管理風險管理部門負責跟蹤保險采購合同的履行情況，督促供應商按時提供保險服務，及時處理合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。財務部門按照合同約定支付保險費，對保險費的支付情況進行記錄和核對。各部門在保險期間內(nèi)，按照合同要求配合供應商進行保險理賠等相關工作，及時提供必要的資料和信息。風險管理部門定期對保險采購合同的履行情況進行評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓，為后續(xù)采購工作提供參考。7.保險到期續(xù)保在保險合同到期前[X]個月，風險管理部門應組織相關部門對保險需求進行重新評估，根據(jù)評估結(jié)果制定續(xù)保計劃。按照本制度規(guī)定的采購流程，辦理續(xù)保手續(xù)。如因業(yè)務變化等原因需要調(diào)整保險方案，應重新履行采購流程。四、保險采購風險管理1.風險識別與評估風險管理部門在保險采購過程中，應識別可能存在的風險，包括但不限于：供應商風險：如供應商信譽不佳、經(jīng)營不善導致無法履行合同等。保險條款風險：如保險責任不明確、免責條款不合理等。理賠風險：如理賠流程繁瑣、理賠困難等。合規(guī)風險：如采購活動不符合法律法規(guī)和公司規(guī)定等。采用定性與定量相結(jié)合的方法，對識別出的風險進行評估，確定風險的等級和影響程度。2.風險應對措施針對不同的風險，制定相應的風險應對措施：對于供應商風險，加強對供應商的考察和評估，選擇信譽良好、實力較強的供應商；在合同中明確違約責任，加強對供應商的監(jiān)督和管理。對于保險條款風險，組織專業(yè)人員對保險條款進行審核，與供應商進行充分溝通和協(xié)商，確保保險條款符合公司需求和利益；要求供應商提供詳細的條款解釋和說明。對于理賠風險，選擇理賠服務優(yōu)質(zhì)的供應商，了解理賠流程和要求，在合同中明確理賠相關條款；建立理賠跟蹤機制，及時協(xié)調(diào)處理理賠事宜。對于合規(guī)風險，加強對采購人員的培訓，提高其法律意識和合規(guī)意識；嚴格按照法律法規(guī)和公司規(guī)定進行采購操作，定期進行內(nèi)部審計和檢查。五、監(jiān)督與考核1.內(nèi)部監(jiān)督審計部門定期對保險采購活動進行審計，檢查采購流程的執(zhí)行情況、合同的簽訂和履行情況、采購費用的使用情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。風險管理部門對保險采購過程進行全程監(jiān)督，確保采購活動符合公司規(guī)定和風險管理要求。2.外部監(jiān)督接受保險監(jiān)管部門、行業(yè)協(xié)會等外部機構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合相關工作，及時整改存在的問題。3.考核評價建立保險采購考核評價機制，對風險管理部門及相關人員的保險采購工作進行考核評價?？己酥笜税ú少徚鞒虉?zhí)行情況、采購成本控制、保險服務質(zhì)量、風險管理效果等。根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和人員進行表彰和獎勵，對存在問題的部門和人員進行批評教育和責任追究。六、信息管理1.建立保險采購信息檔案風險管理部門負責建立保險采購信息檔案，記錄保險采購活動的全過程信息，包括采購申請、需求審核、預算編制、供應商選擇、合同簽訂、合同履行、續(xù)保等環(huán)節(jié)的相關文件、資料、數(shù)據(jù)等。信息檔案應妥善保管，便于查詢和追溯。2.信息共享與溝通保險采購信息檔案應實現(xiàn)內(nèi)部共享，各相關部門可以根據(jù)工作需要查閱和使用相關信息。建立信息溝通機制，風險管理部門定期向保險采購領導小組匯報保險采購工作進展情況，及時反饋采購過程中出現(xiàn)的問題和風險。各部門之間應加強溝通協(xié)作，確保保險采購工作的順利進行。七、培訓與宣傳1.培訓定期組織保險采購相關培訓，提高采購人員及其他相關人員的專業(yè)知識和業(yè)務能力。培訓內(nèi)容包括保險法律法規(guī)、保險產(chǎn)品知識、采購流程與技巧、風險管理等方面。通過培訓，使相關人員熟悉保險采購工作的要求和方法，提高工作質(zhì)量和效率。2