信息數(shù)字管理制度一、總則（一）目的為加強公司信息數(shù)字管理，規(guī)范信息數(shù)字的收集、整理、存儲、使用、共享、安全等行為，保障公司信息數(shù)字資產(chǎn)的安全與有效利用，提高公司運營效率和管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工以及與公司有業(yè)務(wù)往來的合作伙伴、供應(yīng)商、客戶等相關(guān)方。（三）基本原則1.合法性原則：信息數(shù)字管理活動應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。2.準(zhǔn)確性原則：確保信息數(shù)字的真實、準(zhǔn)確、完整，避免虛假或誤導(dǎo)性信息。3.安全性原則：采取有效措施保護信息數(shù)字的安全，防止泄露、篡改、丟失等情況發(fā)生。4.及時性原則：及時更新和維護信息數(shù)字，保證其時效性和可用性。5.合規(guī)性原則：在信息數(shù)字的使用、共享等過程中，遵循相關(guān)合規(guī)要求，保護各方權(quán)益。二、信息數(shù)字管理職責(zé)分工（一）信息數(shù)字管理委員會成立公司信息數(shù)字管理委員會，由公司高層管理人員擔(dān)任主要成員。負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃公司信息數(shù)字管理工作，審議重大信息數(shù)字管理決策，協(xié)調(diào)解決信息數(shù)字管理中的重大問題。（二）信息技術(shù)部門1.負(fù)責(zé)公司信息系統(tǒng)的建設(shè)、維護和管理，確保信息系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和數(shù)據(jù)安全。2.制定信息數(shù)字存儲、備份、恢復(fù)等技術(shù)方案，保障信息數(shù)字的可靠存儲和快速恢復(fù)。3.提供信息技術(shù)支持和培訓(xùn)，指導(dǎo)員工正確使用信息系統(tǒng)和信息數(shù)字工具。（三）各業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)本部門信息數(shù)字的收集、整理、審核和更新，確保信息數(shù)字的準(zhǔn)確性和完整性。2.按照公司規(guī)定的流程和權(quán)限，合理使用和共享本部門的信息數(shù)字。3.配合信息技術(shù)部門做好信息系統(tǒng)的使用和維護工作，及時反饋系統(tǒng)運行中的問題。（四）人力資源部門1.負(fù)責(zé)人事信息數(shù)字的管理，包括員工基本信息、考勤記錄、績效考核等。2.制定人事信息數(shù)字的保密制度，規(guī)范人事信息的查閱和使用權(quán)限。3.對涉及員工個人隱私的信息數(shù)字進行嚴(yán)格保護。（五）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)財務(wù)信息數(shù)字的管理，包括財務(wù)報表、賬目數(shù)據(jù)、預(yù)算信息等。2.建立財務(wù)信息數(shù)字的安全審計機制，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的真實性和合規(guī)性。3.配合其他部門進行財務(wù)相關(guān)信息數(shù)字的查詢和分析工作。三、信息數(shù)字收集與整理（一）收集渠道1.內(nèi)部業(yè)務(wù)流程產(chǎn)生：通過公司各項業(yè)務(wù)活動，如銷售訂單處理、生產(chǎn)流程記錄、采購申請等，自動或手動收集相關(guān)信息數(shù)字。2.員工錄入：員工根據(jù)工作需要，在規(guī)定的信息系統(tǒng)或表格中錄入個人工作信息、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等。3.外部獲?。簭暮献骰锇?、供應(yīng)商、客戶等外部機構(gòu)獲取與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的信息數(shù)字，如市場調(diào)研數(shù)據(jù)、供應(yīng)商報價、客戶反饋等。（二）收集要求1.明確信息數(shù)字的收集標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保收集的信息具有一致性和可比性。2.對于重要信息數(shù)字，應(yīng)進行多次核對和驗證，確保其準(zhǔn)確性。3.建立信息數(shù)字收集的記錄機制，詳細(xì)記錄信息的來源、收集時間、收集人等信息。（三）整理方法1.分類：按照信息數(shù)字的主題、性質(zhì)、用途等進行分類，如客戶信息、產(chǎn)品信息、財務(wù)信息等。2.編碼：為便于信息數(shù)字的存儲和檢索，對各類信息進行編碼，建立統(tǒng)一的編碼體系。3.索引：建立信息數(shù)字索引，方便快速查找和定位所需信息。四、信息數(shù)字存儲與保管（一）存儲方式1.采用集中存儲和分布式存儲相結(jié)合的方式，將重要的核心信息數(shù)字集中存儲在公司數(shù)據(jù)中心，同時根據(jù)業(yè)務(wù)需求在各部門進行適當(dāng)?shù)姆植际酱鎯Α?.利用數(shù)據(jù)庫、文件服務(wù)器、云存儲等多種存儲技術(shù)，確保信息數(shù)字的安全存儲和高效訪問。（二）存儲介質(zhì)1.定期對存儲介質(zhì)進行檢查和更換，確保存儲設(shè)備的正常運行。2.對于重要信息數(shù)字，采用多種存儲介質(zhì)進行備份，如磁帶、光盤、硬盤陣列等，并分別存儲在不同的地理位置。（三）保管措施1.建立信息數(shù)字保管制度，明確保管責(zé)任人和保管期限。2.對存儲信息數(shù)字的場所進行安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進入。3.定期對信息數(shù)字進行清理和歸檔，刪除過期或無用的信息，確保存儲空間的合理利用。五、信息數(shù)字使用與共享（一）使用權(quán)限1.根據(jù)員工的工作職責(zé)和崗位需求，設(shè)定不同的信息數(shù)字使用權(quán)限。例如，普通員工只能訪問和使用與其工作相關(guān)的信息數(shù)字，部門主管可以查看和管理本部門的信息數(shù)字，高層管理人員具有更廣泛的信息數(shù)字訪問權(quán)限。2.通過信息系統(tǒng)的權(quán)限管理功能，嚴(yán)格控制員工對信息數(shù)字的訪問，確保信息的安全性。（二）使用規(guī)范1.員工在使用信息數(shù)字時，應(yīng)遵守公司的保密制度和信息數(shù)字使用規(guī)定，不得擅自篡改、刪除、泄露信息。2.對于涉及公司商業(yè)秘密、客戶隱私等敏感信息數(shù)字，應(yīng)采取特殊的保護措施，如加密存儲、限制訪問范圍等。3.在使用信息數(shù)字進行決策、分析等工作時，應(yīng)確保信息的準(zhǔn)確性和可靠性，避免因錯誤信息導(dǎo)致的決策失誤。（三）共享流程1.明確信息數(shù)字共享的范圍和對象，對于需要共享的信息，應(yīng)經(jīng)過相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)的審批。2.建立信息數(shù)字共享的申請和審批流程，申請人填寫共享申請表，說明共享的目的、內(nèi)容、對象等信息，經(jīng)審批通過后，由信息技術(shù)部門按照規(guī)定的方式進行共享。3.在信息數(shù)字共享過程中，應(yīng)確保共享信息的安全性和合規(guī)性，對共享信息進行加密處理，并與共享對象簽訂保密協(xié)議。六、信息數(shù)字安全管理（一）安全策略1.制定信息數(shù)字安全策略，明確安全目標(biāo)、安全措施和安全責(zé)任。2.采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術(shù)等多種安全技術(shù)手段，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒感染、數(shù)據(jù)泄露等安全風(fēng)險。（二）安全培訓(xùn)1.定期組織員工進行信息數(shù)字安全培訓(xùn)，提高員工的安全意識和防范能力。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括網(wǎng)絡(luò)安全知識、信息保密制度、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等方面。（三）安全審計1.建立信息數(shù)字安全審計機制，對信息系統(tǒng)的操作、信息數(shù)字的訪問等進行審計。2.審計結(jié)果應(yīng)及時反饋給相關(guān)部門和人員，對發(fā)現(xiàn)的安全問題及時進行整改。（四）應(yīng)急處理1.制定信息數(shù)字安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。2.定期進行應(yīng)急演練，確保在發(fā)生信息數(shù)字安全事件時能夠迅速響應(yīng)，減少損失。七、信息數(shù)字質(zhì)量管理（一）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)1.制定信息數(shù)字質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，明確信息數(shù)字的準(zhǔn)確性、完整性、及時性等方面的要求。2.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和管理要求進行定期評估和更新。（二）質(zhì)量控制1.在信息數(shù)字收集、整理、存儲、使用等過程中，實施質(zhì)量控制措施，確保信息數(shù)字符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。2.建立信息數(shù)字質(zhì)量審核機制，對重要信息數(shù)字進行審核，發(fā)現(xiàn)問題及時進行糾正。（三）質(zhì)量改進1.定期對信息數(shù)字質(zhì)量進行評估和分析，總結(jié)存在的問題和不足。2.根據(jù)評估結(jié)果，制定質(zhì)量改進措施，不斷提高信息數(shù)字質(zhì)量。八、信息數(shù)字銷毀（一）銷毀原則1.對于過期、無用、不再需要保留的信息數(shù)字，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀。2.銷毀過程應(yīng)確保信息數(shù)字無法恢復(fù)，防止信息泄露。（二）銷毀方式1.采用物理銷毀和邏輯銷毀相結(jié)合的方式，如粉碎存儲介質(zhì)、刪除數(shù)據(jù)庫記錄等。2.對于涉及公司機密的信息數(shù)字，應(yīng)在專門的銷毀場所進行銷毀，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督。（三）銷毀記錄1.建立信息數(shù)字銷毀記錄制度，詳細(xì)記錄銷毀的信息數(shù)字內(nèi)容、銷毀時間、銷毀方式、銷毀責(zé)任人