信息質量管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司信息管理，提高信息質量，確保信息的準確性、完整性、及時性和有效性，為公司決策提供可靠依據，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門、各崗位以及與公司有業(yè)務往來的外部合作伙伴在信息的收集、整理、存儲、傳遞、使用等過程中的管理。（三）基本原則1.準確性原則：信息應真實、客觀地反映實際情況，避免虛假、誤導性信息。2.完整性原則：信息應涵蓋與業(yè)務相關的各個方面，不遺漏重要內容。3.及時性原則：信息應在規(guī)定的時間內收集、傳遞和處理，確保時效性。4.有效性原則：信息應能夠滿足公司決策、業(yè)務運營等方面的需求，具有實際應用價值。5.保密性原則：對于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等，應嚴格保密，防止信息泄露。二、信息管理職責分工（一）信息管理部門1.負責制定和完善公司信息質量管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司信息資源，建立信息管理系統(tǒng)和數(shù)據庫，確保信息的集中存儲和共享。3.對各部門提交的信息進行審核、整理和分析，提供信息支持和決策建議。4.組織開展信息質量培訓和宣傳工作，提高員工的信息質量意識。（二）各部門1.負責本部門信息的收集、整理、審核和報送工作，確保信息的質量符合公司要求。2.明確本部門信息管理的責任人，負責與信息管理部門的溝通協(xié)調，及時反饋信息管理工作中存在的問題。3.根據公司業(yè)務需求，合理使用公司信息資源，不得擅自泄露或違規(guī)使用公司信息。（三）信息提供者1.公司全體員工均為信息提供者，應積極主動地收集、整理和提供與工作相關的信息。2.確保所提供信息的真實性、準確性和完整性，對信息的質量負責。3.按照規(guī)定的流程和要求，及時將信息提交給相關部門或信息管理部門。三、信息收集（一）收集渠道1.內部渠道各部門日常工作記錄、報表、文件等。員工工作匯報、工作總結、業(yè)務數(shù)據等。公司內部會議、培訓、活動等產生的信息。2.外部渠道政府部門發(fā)布的政策法規(guī)、統(tǒng)計數(shù)據等。行業(yè)協(xié)會、專業(yè)機構發(fā)布的行業(yè)報告、研究成果等。新聞媒體、網絡平臺等公開渠道獲取的信息。客戶反饋、合作伙伴提供的信息等。（二）收集內容1.業(yè)務信息市場動態(tài)、競爭對手信息、客戶需求等。產品研發(fā)、生產進度、質量控制等方面的信息。銷售業(yè)績、銷售渠道、客戶關系管理等信息。財務狀況、預算執(zhí)行、成本核算等信息。2.管理信息公司組織架構、人員配置、崗位職責等信息。人力資源管理、績效考核、培訓發(fā)展等信息。行政辦公、后勤保障、安全管理等信息。3.其他信息法律法規(guī)、政策變化等信息。行業(yè)技術創(chuàng)新、發(fā)展趨勢等信息。對公司有影響的突發(fā)事件、輿情動態(tài)等信息。（三）收集要求1.明確信息收集的責任人，確保信息收集工作的落實。2.制定信息收集計劃，按照計劃定期收集相關信息，確保信息的及時性。3.收集信息時應注意信息的全面性和準確性，避免遺漏重要信息或收集錯誤信息。4.對于重要信息，應進行詳細記錄和備份，確保信息的可追溯性。四、信息整理（一）整理原則1.按照信息的類別、主題、時間等進行分類整理，便于查找和使用。2.對信息進行篩選、剔除重復、無效或錯誤的信息，確保信息的質量。3.對整理后的信息進行標注、索引，提高信息的檢索效率。（二）整理方法1.文本信息整理對收集到的文件、報告、通知等文本信息進行分類編號，建立電子文檔或紙質檔案。提取文本中的關鍵信息，進行摘要整理，便于快速了解信息內容。對文本信息進行格式統(tǒng)一，如字體、字號、排版等，提高信息的規(guī)范性。2.數(shù)據信息整理對收集到的業(yè)務數(shù)據、統(tǒng)計數(shù)據等進行審核，確保數(shù)據的準確性。將數(shù)據按照一定的格式進行整理，如表格形式，便于數(shù)據的分析和比較。對數(shù)據進行匯總、計算，生成相關報表和圖表，直觀展示數(shù)據變化趨勢。（三）整理流程1.信息提供者將收集到的信息提交給本部門信息管理責任人。2.本部門信息管理責任人對信息進行初步整理，審核信息的完整性和準確性。3.將整理后的信息提交給信息管理部門，信息管理部門進行進一步的審核、分類和標注。4.信息管理部門將整理好的信息存儲到公司信息管理系統(tǒng)或數(shù)據庫中，建立信息索引，方便查詢和使用。五、信息存儲（一）存儲方式1.電子存儲建立公司信息管理系統(tǒng)，將各類信息存儲在服務器上，實現(xiàn)信息的集中管理和共享。定期對服務器上的信息進行備份，備份方式可采用磁帶備份、磁盤陣列備份等，確保信息的安全性和可靠性。對重要信息進行加密存儲，設置訪問權限，防止信息泄露。2.紙質存儲對于一些重要的文件、合同等紙質資料，應建立紙質檔案，進行分類存放。紙質檔案應存放在專門的檔案柜中，保持檔案的整潔和完好。定期對紙質檔案進行盤點和整理，確保檔案的完整性和可查閱性。（二）存儲期限1.一般信息的存儲期限為[X]年，期滿后可根據實際情況進行清理。2.涉及公司重要業(yè)務、財務、法律等方面的信息，存儲期限為[X]年或按照相關法律法規(guī)要求執(zhí)行。3.對于有歷史價值或需要長期保存的信息，應進行永久存儲。（三）存儲安全1.加強信息存儲設備的管理，定期進行維護和檢查，確保設備的正常運行。2.建立信息存儲安全管理制度，設置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全防護措施，防止信息被非法入侵和篡改。3.對信息存儲場所進行安全管理，限制無關人員進入，確保信息存儲環(huán)境的安全。六、信息傳遞（一）傳遞方式1.內部傳遞通過公司信息管理系統(tǒng)進行信息發(fā)布和共享，員工可根據權限查閱相關信息。利用電子郵件、即時通訊工具等進行信息傳遞，確保信息的及時送達。召開會議、發(fā)放文件等方式進行信息傳遞，適用于重要信息的傳達。2.外部傳遞通過郵件、傳真、快遞等方式向外部合作伙伴、客戶等傳遞信息。利用公司網站、社交媒體平臺等對外發(fā)布公司信息，提高公司的知名度和影響力。（二）傳遞流程1.信息管理部門或相關部門根據信息的性質和使用對象，確定信息的傳遞方式和范圍。2.對需要傳遞的信息進行審核，確保信息的準確性和完整性。3.按照確定的傳遞方式進行信息傳遞，并記錄傳遞時間、接收對象等信息。4.接收信息的部門或人員對信息進行確認和反饋，如有疑問或需要進一步溝通，及時與信息傳遞部門聯(lián)系。（三）傳遞要求1.確保信息傳遞的及時性，重要信息應在規(guī)定的時間內傳遞給相關人員。2.明確信息傳遞的責任人，確保信息傳遞的準確性和完整性。3.對于涉及公司機密的信息，應采取加密、專人傳遞等方式，確保信息的安全性。七、信息使用（一）使用權限1.根據員工的崗位職責和工作需要，設定不同的信息使用權限。2.一般員工只能查閱和使用與其工作相關的信息，如需查閱其他信息，應經過上級領導批準。3.部門負責人和管理人員可根據工作需要查閱和使用本部門及相關部門的信息。4.涉及公司機密的信息，只有經過授權的人員才能查閱和使用。（二）使用規(guī)范1.員工應按照規(guī)定的權限使用公司信息，不得擅自擴大信息使用范圍。2.在使用信息時，應確保信息的真實性和可靠性，不得對信息進行篡改或歪曲。3.對于因工作需要使用的信息，應妥善保管，不得泄露給無關人員。4.利用公司信息進行決策、業(yè)務開展等工作時，應充分考慮信息的時效性和適用性，確保信息能夠為工作提供有效支持。（三）信息共享1.為了提高工作效率，促進部門間的協(xié)作，在確保信息安全和保密的前提下，實現(xiàn)信息的共享。2.信息共享應遵循“誰提供、誰負責”的原則，信息提供者應對共享信息的質量負責。3.建立信息共享機制，明確信息共享的范圍、方式和流程，確保信息共享的規(guī)范和有序。八、信息質量監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.信息管理部門定期對各部門的信息質量進行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.建立信息質量反饋機制，員工可對信息質量問題進行反饋，信息管理部門應及時處理和回復。3.對于涉及重要業(yè)務、決策等方面的信息，信息管理部門應進行重點監(jiān)督，確保信息的準確性和可靠性。（二）考核指標1.信息準確性：信息內容真實、客觀，無虛假、錯誤信息。2.信息完整性：信息涵蓋業(yè)務相關的各個方面，無重要信息遺漏。3.信息及時性：按照規(guī)定的時間收集、傳遞和處理信息，無延誤情況。4.信息規(guī)范性：信息格式統(tǒng)一、標注清晰，符合公司信息管理要求。（三）考核方式1.定期對各部門的信息質量進行考核評分，考核結果納入部門績效考核體系。2.對于在信息質量工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，給予表彰和獎勵。3.對于信息質量存在問題的部門和個人，視情節(jié)輕重給予批評教育、績效扣分等處罰。九、信息安全與保密（一）安全措施1.加強信息系統(tǒng)的安全防護，設置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等，防止信息被非法入侵和破壞。2.定期對信息系統(tǒng)進行漏洞掃描和修復，確保系統(tǒng)的安全性。3.對信息存儲設備進行加密處理，設置訪問密碼和權限，防止信息泄露。（二）保密制度1.明確公司信息保密范圍，包括商業(yè)秘密、技術秘密、客戶信息等。2.與員工簽訂保密協(xié)議，明確員工在信息保密方面的責任和義務。3.對涉及公司機密的信息，實行專人專管，嚴格限制接觸人員。4.在信息傳遞、存儲、使用等過程中，采取加密、水印等保密措施，防