公司總務(wù)科管理制度一、總則（一）目的為加強公司總務(wù)科的管理，提高總務(wù)工作效率和服務(wù)質(zhì)量，保障公司各項工作的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總務(wù)科全體工作人員以及與總務(wù)工作相關(guān)的各項事務(wù)。（三）管理原則1.服務(wù)至上原則總務(wù)工作要以服務(wù)公司全體員工為宗旨，樹立主動服務(wù)意識，滿足員工的合理需求。2.規(guī)范高效原則建立健全各項工作流程和標準，確?？倓?wù)工作規(guī)范化、標準化，提高工作效率。3.勤儉節(jié)約原則合理利用公司資源，節(jié)約開支，杜絕浪費，降低總務(wù)成本。4.安全保障原則加強公司辦公區(qū)域、設(shè)施設(shè)備等的安全管理，確保公司和員工的生命財產(chǎn)安全。二、組織架構(gòu)與職責（一）組織架構(gòu)總務(wù)科設(shè)科長一名，副科長一名，下設(shè)行政組、后勤組、采購組等。（二）職責分工1.科長職責全面負責總務(wù)科的管理工作，制定工作計劃和目標，并組織實施。協(xié)調(diào)總務(wù)科與其他部門之間的工作關(guān)系，確?？倓?wù)工作與公司整體工作的銜接順暢。審核總務(wù)科各項費用支出，控制總務(wù)成本。負責總務(wù)科人員的工作安排、績效考核和培訓(xùn)發(fā)展。處理總務(wù)工作中的重大問題和突發(fā)事件。2.副科長職責協(xié)助科長開展工作，負責分管工作的具體組織和實施。監(jiān)督檢查行政組、后勤組、采購組等的工作執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進措施。負責與外部相關(guān)單位的溝通協(xié)調(diào)，維護公司良好的外部關(guān)系。在科長不在崗時，代行科長職責。3.行政組職責負責公司文件、檔案的收發(fā)、登記、歸檔和保管工作。安排公司會議、活動的籌備和組織工作，包括場地布置、會議資料準備等。管理公司印章，嚴格按照規(guī)定使用印章。負責公司辦公用品的采購、發(fā)放和管理。協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)做好對外接待工作。4.后勤組職責負責公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生清掃和維護工作，定期進行消毒。管理公司的水電、空調(diào)等設(shè)施設(shè)備，確保正常運行，及時處理故障報修。負責公司車輛的調(diào)度、使用和維護管理，保障公司公務(wù)用車需求。管理公司食堂，確保飲食安全和質(zhì)量，合理安排員工就餐。負責公司宿舍的管理，為員工提供良好的住宿條件。5.采購組職責負責公司各類物資的采購工作，根據(jù)需求制定采購計劃。選擇合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，進行供應(yīng)商評估和管理。負責采購物資的質(zhì)量檢驗、驗收和入庫工作，確保采購物資符合要求?？刂撇少彸杀荆M行采購價格分析和談判，爭取最優(yōu)采購價格。三、行政工作管理（一）文件與檔案管理1.文件收發(fā)設(shè)立專門的文件收發(fā)崗位，負責接收和發(fā)放各類文件。對收到的文件進行及時登記，注明文件名稱、文號、發(fā)文單位、日期等信息。根據(jù)文件的性質(zhì)和內(nèi)容，及時將文件分發(fā)給相關(guān)部門或人員，并做好簽收記錄。2.文件歸檔各部門在文件處理完畢后，應(yīng)及時將文件整理好交行政組歸檔。行政組按照檔案管理的要求，對文件進行分類、編號、裝訂，建立電子和紙質(zhì)檔案。定期對檔案進行清查和整理，確保檔案的完整性和準確性。3.檔案查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人批準后，到行政組查閱。查閱檔案時，應(yīng)在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。查閱完畢后，應(yīng)及時歸還檔案，并在查閱登記表上簽字確認。（二）會議與活動組織1.會議籌備根據(jù)會議通知，確定會議時間、地點、參會人員等信息。提前安排會議場地，進行清潔、布置，準備會議所需的桌椅、音響、投影儀等設(shè)備。準備會議資料，如會議議程、報告、文件等，并確保資料的準確性和完整性。安排會議記錄人員，做好會議記錄。2.會議組織提前到達會議場地，檢查各項準備工作是否就緒。引導(dǎo)參會人員有序入場，維持會議秩序。按照會議議程進行會議，確保會議順利進行。會議結(jié)束后，及時清理會議場地，整理會議資料。3.活動組織制定活動方案，明確活動主題、時間、地點、參與人員、活動內(nèi)容等。進行活動宣傳，通知員工積極參與。準備活動所需的物資和設(shè)備，如獎品、道具等。組織活動實施，確保活動的趣味性和安全性?；顒咏Y(jié)束后，對活動進行總結(jié)和評估。（三）印章管理1.印章設(shè)立根據(jù)公司需要，設(shè)立公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章等各類印章。明確印章的使用范圍和審批流程。2.印章保管印章由專人負責保管，保管人員應(yīng)具備高度的責任心和保密意識。印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，配備必要的防盜、防火、防潮設(shè)施。3.印章使用使用印章時，需填寫印章使用申請表，注明使用事由、使用部門、使用人等信息。按照審批流程，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準后，方可使用印章。印章使用過程中，保管人員應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，確保印章使用的真實性和合法性。使用完畢后，及時將印章歸位，并做好使用記錄。（四）辦公用品管理1.采購計劃行政組定期統(tǒng)計公司辦公用品的庫存情況，根據(jù)使用情況和需求預(yù)測，制定辦公用品采購計劃。采購計劃應(yīng)包括辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算等信息。2.采購實施根據(jù)采購計劃，選擇合適的供應(yīng)商進行采購。與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確采購價格、交貨時間、質(zhì)量標準等條款。跟蹤采購進度，確保辦公用品按時、按質(zhì)、按量到貨。3.發(fā)放管理設(shè)立辦公用品發(fā)放臺賬，記錄辦公用品的發(fā)放情況。員工領(lǐng)用辦公用品時，需填寫領(lǐng)用申請表，經(jīng)所在部門負責人批準后，到行政組領(lǐng)取。行政組按照規(guī)定的標準和數(shù)量發(fā)放辦公用品，不得超發(fā)或濫發(fā)。4.庫存管理定期對辦公用品庫存進行盤點，確保賬實相符。對庫存辦公用品進行分類存放，標識清晰，便于查找和管理。及時清理過期、損壞的辦公用品，做好報廢處理。四、后勤工作管理（一）環(huán)境衛(wèi)生管理1.清掃標準辦公區(qū)域地面每天清掃，保持干凈整潔，無雜物、灰塵。桌面、文件柜、門窗等每周擦拭一次，保持清潔光亮。公共區(qū)域如走廊、樓梯、電梯等每天定時清掃，定期進行消毒。2.監(jiān)督檢查后勤組定期對辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時通知相關(guān)責任人進行整改。設(shè)立環(huán)境衛(wèi)生考核制度，對各部門的環(huán)境衛(wèi)生情況進行考核評分，與績效掛鉤。（二）設(shè)施設(shè)備管理1.水電管理加強對公司水電設(shè)施設(shè)備的日常巡查，及時發(fā)現(xiàn)和處理漏水、漏電等問題。制定水電使用規(guī)定，倡導(dǎo)員工節(jié)約用水、用電，杜絕浪費現(xiàn)象。根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，合理安排水電供應(yīng)時間，確保正常工作需要。2.空調(diào)管理定期對空調(diào)設(shè)備進行維護保養(yǎng)，檢查濾網(wǎng)、壓縮機等部件，確?？照{(diào)正常運行。根據(jù)季節(jié)和天氣變化，合理調(diào)整空調(diào)溫度，節(jié)約能源。教育員工正確使用空調(diào)，不得隨意拆卸或損壞空調(diào)設(shè)備。3.其他設(shè)施設(shè)備管理對公司的辦公家具、電腦、打印機等設(shè)施設(shè)備進行定期檢查和維護，及時維修或更換損壞的設(shè)備。建立設(shè)施設(shè)備檔案，記錄設(shè)備的購置時間、使用情況、維修記錄等信息。制定設(shè)施設(shè)備報廢制度，對已無法正常使用的設(shè)備進行報廢處理。（三）車輛管理1.車輛調(diào)度根據(jù)公司公務(wù)用車需求，合理調(diào)度車輛，確保車輛及時到位。建立車輛使用登記制度，記錄車輛的使用時間、地點、事由、駕駛員等信息。優(yōu)先保障公司重要公務(wù)和緊急事務(wù)的用車需求。2.車輛維護制定車輛定期維護保養(yǎng)計劃，確保車輛性能良好。駕駛員每次出車前應(yīng)對車輛進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并維修。定期對車輛進行保養(yǎng)，更換機油、濾清器等部件，確保車輛安全行駛。3.駕駛員管理駕駛員應(yīng)具備良好的駕駛技能和職業(yè)道德，嚴格遵守交通法規(guī)。駕駛員應(yīng)按時參加公司組織的安全培訓(xùn)和教育活動，提高安全意識。對駕駛員的工作表現(xiàn)進行考核，與績效掛鉤。（四）食堂管理1.食品安全管理嚴格遵守食品安全法律法規(guī)，確保食堂食品衛(wèi)生安全。食堂工作人員應(yīng)持健康證上崗，定期進行健康檢查。加強食品采購、儲存、加工、銷售等環(huán)節(jié)的管理，防止食物中毒等事故發(fā)生。2.飲食質(zhì)量管理制定合理的食譜，保證飯菜的營養(yǎng)均衡和口味多樣。定期收集員工對飯菜質(zhì)量的意見和建議，及時調(diào)整改進。加強食堂成本控制，合理采購食材，降低飲食成本。3.就餐管理合理安排員工就餐時間，保持食堂就餐秩序。加強食堂環(huán)境衛(wèi)生管理，為員工提供舒適的就餐環(huán)境。（五）宿舍管理1.入住管理員工申請入住宿舍，需填寫申請表，經(jīng)所在部門負責人和總務(wù)科批準后，方可入住?？倓?wù)科按照宿舍分配原則，為員工安排合適的宿舍。員工入住宿舍時，需簽訂宿舍使用協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.宿舍設(shè)施管理提供必要的宿舍設(shè)施設(shè)備，如床、桌椅、衣柜等，并定期進行檢查和維護。教育員工愛護宿舍設(shè)施設(shè)備，不得隨意損壞或丟失。對損壞的設(shè)施設(shè)備，由員工負責維修或賠償。3.宿舍衛(wèi)生管理制定宿舍衛(wèi)生標準，要求員工保持宿舍整潔衛(wèi)生。定期對宿舍衛(wèi)生進行檢查，對衛(wèi)生不達標的宿舍進行督促整改。設(shè)立宿舍衛(wèi)生考核制度，對員工的宿舍衛(wèi)生情況進行考核評分。4.安全管理加強宿舍安全管理，嚴禁在宿舍內(nèi)使用大功率電器、私拉亂接電線等。做好宿舍的防火、防盜工作，確保員工生命財產(chǎn)安全。定期對宿舍進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時處理。五、采購工作管理（一）采購計劃制定1.根據(jù)公司各部門的需求，結(jié)合庫存情況，制定物資采購計劃。2.采購計劃應(yīng)明確物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、采購時間等信息。3.采購計劃需經(jīng)相關(guān)部門負責人審核，報科長批準后實施。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.建立供應(yīng)商信息庫，收集供應(yīng)商的基本資料、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、服務(wù)等信息。2.對供應(yīng)商進行評估和篩選，選擇信譽良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理的供應(yīng)商作為合作伙伴。3.與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購價格、交貨時間、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等條款。4.定期對供應(yīng)商進行考核評價，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商合作關(guān)系。（三）采購實施1.根據(jù)采購計劃，向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購訂單，明確采購物資的詳細要求。2.跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時、按質(zhì)、按量到貨。3.對于重要物資或大額采購，可采用招標、詢價等方式進行采購，確保采購過程的公開、公平、公正。（四）物資驗收1.物資到貨后，采購組應(yīng)及時通知相關(guān)部門進行驗收。2.驗收人員按照采購合同和質(zhì)量標準對物資進行檢驗，檢查物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否符合要求。3.對驗收合格的物資，辦理入庫手續(xù)；對驗收不合格的物資，及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，要求供應(yīng)商更換或退貨。（五）采購成本控制1.進行采購價格分析和比較，與供應(yīng)商進行談判，爭取最優(yōu)采購價格。2.合理控制采購批量，降低采購成本。3.加強采購過程中的費用管理，如運輸費、裝卸費等，確保采購總成本最低。六、總務(wù)科工作流程（一）辦公用品采購流程1.行政組定期統(tǒng)計辦公用品庫存，根據(jù)使用情況和需求預(yù)測，填寫辦公用品采購申請表。2.申請表經(jīng)行政組負責人審核后，報科長批準。3.采購組根據(jù)批準的采購申請表，選擇供應(yīng)商進行采購。4.采購物資到貨后，行政組進行驗收，合格后辦理入庫手續(xù)，并發(fā)放給員工。（二）設(shè)施設(shè)備維修流程1.使用部門發(fā)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備故障后，填寫設(shè)施設(shè)備維修申請表。2.申請表經(jīng)部門負責人簽字后，提交給后勤組。3.后勤組安排維修人員進行維修，維修完成后，由使用部門進行驗收。4.驗收合格后，在維修申請表上簽字確認；驗收不合格的，由后勤組重新安排維修。（三）車輛使用流程1.員工因公務(wù)需要用車，提前填寫車輛使用申請表。2.申請表經(jīng)所在部門負責人批準后，提交給總務(wù)科。3.總務(wù)科根據(jù)車輛使用情況進行調(diào)度，安排駕駛員出車。4.駕駛員出車前對車輛進行檢查，確保車輛性能良好。5.用車完畢后，駕駛員將車輛歸還，并填寫車輛使用登記表。（四）物資采購流程1.各部門根據(jù)工作需要，填寫物資采購申請表。2.申請表經(jīng)部門負責人審核后，報科長批準。3.采購組根據(jù)批準的采購申請表，制定采購計劃，選擇供應(yīng)商進行采購。4.采購物資到貨后，采購組通知相關(guān)部門進行驗收。5.驗收合格后，辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的，與供應(yīng)商協(xié)商處理。七、總務(wù)科人員考核與培訓(xùn)（一）人員考核1.建立總務(wù)科人員績效考核制度，定期對總務(wù)科工作人員的工作表現(xiàn)進行考核。2.考核內(nèi)容包括