公司日用品管理制度一、總則1.目的為了加強(qiáng)公司日用品的管理，規(guī)范日用品的采購、發(fā)放、使用等流程，確保公司日用品的合理配置和有效利用，滿足員工的基本工作和生活需求，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工。3.基本原則按需配置原則：根據(jù)員工的實(shí)際工作需求和崗位特點(diǎn)，合理確定日用品的種類和數(shù)量。公平公正原則：確保所有員工在日用品的獲取和使用上享有平等的權(quán)利，不偏袒任何個人或部門。節(jié)約使用原則：倡導(dǎo)員工節(jié)約使用日用品，避免浪費(fèi)，降低公司運(yùn)營成本。規(guī)范管理原則：明確各部門在日用品管理中的職責(zé)，建立健全相關(guān)流程和標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。二、職責(zé)分工1.人力資源部負(fù)責(zé)制定和完善公司日用品管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。根據(jù)公司實(shí)際情況和員工需求，定期審核日用品的配置標(biāo)準(zhǔn)和采購計劃。負(fù)責(zé)日用品的統(tǒng)一采購、入庫、發(fā)放及庫存管理工作。對各部門日用品的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期統(tǒng)計分析日用品的使用數(shù)據(jù)。2.各部門負(fù)責(zé)本部門員工日用品需求的統(tǒng)計和反饋，配合人力資源部做好采購計劃的制定。負(fù)責(zé)本部門日用品的領(lǐng)用、保管和使用管理，確保日用品的合理使用和安全存放。對本部門員工進(jìn)行節(jié)約使用日用品的宣傳教育，培養(yǎng)員工的節(jié)約意識。三、日用品配置標(biāo)準(zhǔn)1.辦公類日用品文具：包括筆、筆記本、文件夾、訂書機(jī)、膠水、回形針、便簽紙等，根據(jù)員工崗位需求每月適量發(fā)放。桌面用品：如鼠標(biāo)墊、計算器等，根據(jù)工作需要每[X]年配置一次。2.衛(wèi)生清潔類日用品個人清潔用品：如洗手液、衛(wèi)生紙、濕紙巾等，每月為員工發(fā)放一次。公共區(qū)域清潔用品：如掃帚、拖把、垃圾袋、清潔劑等，由行政部門根據(jù)公共區(qū)域面積和清潔頻率定期采購補(bǔ)充。3.其他日用品防暑降溫用品：在夏季高溫期間（[具體時間段]），為員工發(fā)放防暑飲料、清涼油等防暑降溫用品。防寒保暖用品：在冬季寒冷期間（[具體時間段]），為員工發(fā)放保暖手套、圍巾等防寒保暖用品。四、采購管理1.采購計劃制定人力資源部每年[具體時間]根據(jù)公司員工人數(shù)、崗位設(shè)置、日用品配置標(biāo)準(zhǔn)以及上一年度日用品使用情況，制定下一年度日用品采購計劃。各部門應(yīng)在每年[具體時間]前將本部門員工下一年度日用品需求變化情況反饋給人力資源部，人力資源部據(jù)此對采購計劃進(jìn)行調(diào)整和完善。2.供應(yīng)商選擇與管理人力資源部負(fù)責(zé)通過招標(biāo)、詢價、比價等方式選擇優(yōu)質(zhì)的日用品供應(yīng)商，并與其簽訂采購合同。建立供應(yīng)商評估機(jī)制，定期對供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評估，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商及時進(jìn)行更換。3.采購流程人力資源部根據(jù)采購計劃向選定的供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確采購的日用品種類、規(guī)格、數(shù)量、交貨時間等要求。供應(yīng)商按照訂單要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨，人力資源部負(fù)責(zé)跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保貨物按時、按質(zhì)、按量到貨。貨物到貨后，人力資源部會同相關(guān)部門進(jìn)行驗(yàn)收，檢查貨物的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等是否符合采購合同要求。對于驗(yàn)收合格的貨物，辦理入庫手續(xù)；對于驗(yàn)收不合格的貨物，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其退換貨或采取其他補(bǔ)救措施。五、入庫管理1.入庫流程采購的日用品到貨后，倉庫管理人員應(yīng)及時通知人力資源部。人力資源部安排專人會同倉庫管理人員按照采購合同和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對貨物進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的日用品，倉庫管理人員應(yīng)填寫《日用品入庫單》，詳細(xì)記錄日用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息，并由驗(yàn)收人員和倉庫管理人員簽字確認(rèn)。《日用品入庫單》一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，作為庫存管理的依據(jù)；一聯(lián)交人力資源部，用于登記入賬；一聯(lián)交財務(wù)部門，作為付款結(jié)算的憑證。2.庫存管理倉庫管理人員應(yīng)按照《日用品入庫單》的記錄，將日用品分類存放，建立庫存臺賬，詳細(xì)記錄日用品的出入庫情況。定期對庫存日用品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)結(jié)果如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時查明原因，并編制《庫存盤點(diǎn)報告》，報人力資源部和財務(wù)部門審核處理。倉庫應(yīng)保持良好的通風(fēng)、防潮、防火等條件，確保日用品的質(zhì)量不受影響。對于易損、易過期的日用品，應(yīng)定期檢查，及時清理和更換。六、發(fā)放管理1.發(fā)放流程人力資源部根據(jù)各部門員工人數(shù)和日用品配置標(biāo)準(zhǔn)，定期將日用品發(fā)放至各部門。各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門日用品的領(lǐng)取，并填寫《日用品領(lǐng)用登記表》，詳細(xì)記錄日用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)取日期、領(lǐng)取人等信息。員工領(lǐng)取日用品時，應(yīng)在《日用品領(lǐng)用登記表》上簽字確認(rèn)。2.發(fā)放時間辦公類日用品每月[具體日期]發(fā)放；衛(wèi)生清潔類日用品每月[具體日期]發(fā)放；防暑降溫用品在夏季高溫期間每月[具體日期]發(fā)放；防寒保暖用品在冬季寒冷期間每月[具體日期]發(fā)放。如遇特殊情況需要提前或推遲發(fā)放，人力資源部應(yīng)提前通知各部門。3.發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格按照日用品配置標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行發(fā)放，不得超標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放或擅自擴(kuò)大發(fā)放范圍。對于新入職員工，自入職之日起按照配置標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放日用品；對于離職員工，自離職之日起停止發(fā)放日用品。七、使用與保管1.員工使用要求員工應(yīng)按照規(guī)定的用途合理使用日用品，不得挪作他用。節(jié)約使用日用品，避免浪費(fèi)。如發(fā)現(xiàn)日用品損壞或丟失，應(yīng)及時向所在部門報告。個人使用的日用品應(yīng)妥善保管，保持整潔衛(wèi)生，不得隨意丟棄或損壞公共區(qū)域的日用品。2.部門保管責(zé)任各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門日用品的保管工作，確保日用品存放有序，便于取用。定期對本部門保管的日用品進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。如因保管不善導(dǎo)致日用品損壞或丟失，應(yīng)查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.公共區(qū)域日用品管理行政部門負(fù)責(zé)公共區(qū)域日用品的配置和管理，確保公共區(qū)域的衛(wèi)生清潔用品充足、完好。各部門員工應(yīng)共同維護(hù)公共區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生，按照規(guī)定使用公共區(qū)域的日用品，不得私自占用或浪費(fèi)。八、監(jiān)督與檢查1.人力資源部監(jiān)督人力資源部定期對各部門日用品的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括日用品的領(lǐng)取、使用、保管等方面。對于違反本制度的行為，及時提出整改意見，并督促相關(guān)部門和員工進(jìn)行整改。2.內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對日用品的采購、發(fā)放、使用等情況進(jìn)行審計，檢查是否存在違規(guī)操作、浪費(fèi)等問題。對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出審計建議，并督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。3.員工監(jiān)督鼓勵員工對日用品管理過程中的違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督舉報，人力資源部對舉報信息進(jìn)行及時調(diào)查處理，并對舉報人給予適當(dāng)?shù)莫剟?。九、違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定，超標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)取日用品、挪作他用、浪費(fèi)日用品等行為，人力資源部將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處理。2.因保管不善導(dǎo)致日用品損壞或丟失的，由責(zé)任人照價賠償。3.對于違規(guī)行為情節(jié)嚴(yán)重，給公