核準(zhǔn)證使用管理制度總則1.目的為加強公司核準(zhǔn)證的使用管理，規(guī)范核準(zhǔn)證的申請、審批、使用、保管及核銷等流程，確保核準(zhǔn)證使用的合法性、規(guī)范性和安全性，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及核準(zhǔn)證使用的部門和人員。3.定義本制度所稱核準(zhǔn)證，是指公司為特定業(yè)務(wù)或活動所需，經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)后頒發(fā)的具有特定用途和效力的證明文件。管理職責(zé)1.人力資源部負(fù)責(zé)核準(zhǔn)證使用管理制度的制定、修訂和解釋。負(fù)責(zé)核準(zhǔn)證的統(tǒng)一編號、登記、發(fā)放和回收工作。定期對核準(zhǔn)證的使用情況進(jìn)行檢查和統(tǒng)計分析。2.使用部門負(fù)責(zé)本部門核準(zhǔn)證的申請、使用和保管工作。按照規(guī)定的流程和要求使用核準(zhǔn)證，確保使用行為的合規(guī)性。及時將核準(zhǔn)證的使用情況反饋給人力資源部。3.審批部門負(fù)責(zé)對核準(zhǔn)證的申請進(jìn)行審批，確保申請事項符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。對核準(zhǔn)證的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時責(zé)令整改。核準(zhǔn)證的申請與審批1.申請條件公司內(nèi)部部門或員工因開展特定業(yè)務(wù)或活動，確需使用核準(zhǔn)證的，可提出申請。申請事項應(yīng)明確、具體，符合公司業(yè)務(wù)范圍和發(fā)展戰(zhàn)略。2.申請流程申請人填寫申請表：申請人應(yīng)詳細(xì)填寫《核準(zhǔn)證申請表》，包括申請日期、申請人姓名、部門、申請事項、使用期限等內(nèi)容，并簽字確認(rèn)。部門負(fù)責(zé)人審核：申請人所在部門負(fù)責(zé)人對申請事項進(jìn)行審核，簽署審核意見并簽字。審批部門審批：根據(jù)申請事項的性質(zhì)和審批權(quán)限，報送相關(guān)審批部門進(jìn)行審批。審批部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成審批，并簽署審批意見和簽字。人力資源部編號登記：經(jīng)審批通過的申請，由人力資源部進(jìn)行統(tǒng)一編號登記，并發(fā)放核準(zhǔn)證。3.審批權(quán)限一般性核準(zhǔn)證申請：由部門負(fù)責(zé)人審批，報人力資源部備案。重要性核準(zhǔn)證申請：由分管領(lǐng)導(dǎo)審批，人力資源部存檔。重大事項核準(zhǔn)證申請：由總經(jīng)理審批，人力資源部留存原件。核準(zhǔn)證的使用1.使用范圍核準(zhǔn)證僅限在申請事項所明確的業(yè)務(wù)或活動范圍內(nèi)使用，不得超出規(guī)定范圍使用。2.使用要求專人專用：核準(zhǔn)證由申請人本人使用，不得轉(zhuǎn)借他人。妥善保管：使用人應(yīng)妥善保管核準(zhǔn)證，防止丟失、損壞或被盜用。如發(fā)現(xiàn)核準(zhǔn)證遺失或被盜用，應(yīng)立即向人力資源部報告，并采取相應(yīng)的補救措施。如實記錄：使用人應(yīng)如實記錄核準(zhǔn)證的使用情況，包括使用時間、地點、用途等，并在使用完畢后及時交回人力資源部。3.使用期限核準(zhǔn)證的使用期限應(yīng)根據(jù)申請事項的實際需要確定，最長不得超過[X]個工作日。如需延長使用期限，使用人應(yīng)在到期前[X]個工作日向人力資源部提出申請，經(jīng)審批部門批準(zhǔn)后方可延長。核準(zhǔn)證的保管1.人力資源部保管人力資源部負(fù)責(zé)核準(zhǔn)證的統(tǒng)一保管，設(shè)立專門的核準(zhǔn)證保管臺賬，詳細(xì)記錄核準(zhǔn)證的編號、發(fā)放時間、使用部門、使用人、使用期限、回收時間等信息。2.定期盤點人力資源部應(yīng)定期對核準(zhǔn)證進(jìn)行盤點，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的處理措施。3.檔案管理人力資源部應(yīng)將核準(zhǔn)證的申請、審批、使用、回收等相關(guān)資料進(jìn)行歸檔管理，保存期限為[X]年。核準(zhǔn)證的核銷1.核銷條件核準(zhǔn)證使用期限屆滿，使用人應(yīng)及時將核準(zhǔn)證交回人力資源部進(jìn)行核銷。核準(zhǔn)證因業(yè)務(wù)變更、終止或其他原因不再使用的，使用人應(yīng)在停止使用后的[X]個工作日內(nèi)將核準(zhǔn)證交回人力資源部進(jìn)行核銷。2.核銷流程使用人提交核銷申請：使用人填寫《核準(zhǔn)證核銷申請表》，說明核準(zhǔn)證的使用情況及核銷原因，并簽字確認(rèn)。人力資源部審核：人力資源部對使用人提交的核銷申請進(jìn)行審核，核對核準(zhǔn)證的使用記錄和回收情況。審批部門審批：經(jīng)人力資源部審核無誤后，將核銷申請報送相關(guān)審批部門進(jìn)行審批。審批部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成審批，并簽署審批意見。人力資源部核銷處理：人力資源部根據(jù)審批意見，對核準(zhǔn)證進(jìn)行核銷處理，在核準(zhǔn)證保管臺賬上注明核銷日期，并將相關(guān)資料歸檔保存。監(jiān)督與檢查1.定期檢查人力資源部應(yīng)定期對核準(zhǔn)證的使用情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括申請流程的合規(guī)性、使用范圍的準(zhǔn)確性、使用期限的遵守情況、保管情況等。2.不定期抽查公司將不定期對核準(zhǔn)證的使用情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時責(zé)令整改。對違規(guī)使用核準(zhǔn)證的行為，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。3.違規(guī)處理對于未按規(guī)定申請、審批、使用、保管或核銷核準(zhǔn)證的部門和個人，人力資源部將予以警告，并責(zé)令限期改正。對于因違規(guī)使用核準(zhǔn)證給公司造成損失的，公司將依法追究相關(guān)責(zé)