檔案組織與管理制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門統(tǒng)一管理，確保檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司各項活動和業(yè)務(wù)情況，準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案泄露、損毀和丟失，對涉及公司機密的檔案嚴(yán)格保密。4.方便利用原則：建立健全檔案檢索體系，提高檔案查詢、借閱效率，滿足公司各部門及員工對檔案利用的需求。二、檔案組織架構(gòu)（一）檔案管理部門公司設(shè)立綜合管理部作為檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。檔案管理部門配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）各部門檔案管理員各部門指定專人作為檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作，并接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。（三）職責(zé)分工1.檔案管理部門職責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、存儲、保管等工作。建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄和索引，方便檔案查詢和利用。定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的完整和安全。開展檔案鑒定工作，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實施。組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司檔案管理水平和員工檔案意識。負(fù)責(zé)與外部檔案管理機構(gòu)的聯(lián)系與協(xié)調(diào)，辦理檔案的查閱、借閱、移交等業(yè)務(wù)。2.部門檔案管理員職責(zé)負(fù)責(zé)本部門檔案的日常收集、整理和保管工作，確保檔案資料的完整和有序。按照檔案管理部門的要求，及時將本部門形成的檔案整理分類，編制檔案目錄，定期移交檔案管理部門。協(xié)助檔案管理部門開展檔案清查、核對等工作，提供相關(guān)檔案信息。負(fù)責(zé)本部門檔案的查閱、借閱登記等管理工作，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案安全。對本部門檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)，及時向檔案管理部門反饋存在的問題和建議。三、檔案分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為行政管理檔案、人事管理檔案、財務(wù)管理檔案、業(yè)務(wù)管理檔案、項目管理檔案、企業(yè)文化檔案等六大類。具體分類如下：1.行政管理檔案：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件；公司章程、制度、規(guī)定等；會議紀(jì)要、決議、記錄等；工作計劃、總結(jié)、報告等；公文處理文件；證照印章管理文件；行政事務(wù)管理文件等。2.人事管理檔案：包括員工基本信息檔案；招聘、培訓(xùn)、考核、晉升、獎懲等人事管理文件；勞動合同、社保、公積金等相關(guān)資料；人事檔案轉(zhuǎn)遞、存檔等文件。3.財務(wù)管理檔案：包括會計憑證、賬簿、報表等財務(wù)會計資料；財務(wù)預(yù)算、決算文件；資金管理文件；稅務(wù)管理文件；審計報告、評估報告等。4.業(yè)務(wù)管理檔案：根據(jù)公司業(yè)務(wù)類型不同，分為市場營銷業(yè)務(wù)檔案、生產(chǎn)管理業(yè)務(wù)檔案、質(zhì)量管理業(yè)務(wù)檔案、物流管理業(yè)務(wù)檔案等。各類業(yè)務(wù)檔案包括業(yè)務(wù)合同、訂單、客戶資料、市場調(diào)研資料、生產(chǎn)計劃、工藝文件、質(zhì)量檢驗報告、物流配送記錄等。5.項目管理檔案：包括項目立項、可行性研究報告、項目計劃、項目進(jìn)度報告、項目驗收報告等項目全過程文件。6.企業(yè)文化檔案：包括公司文化理念、文化活動記錄、企業(yè)榮譽證書、員工風(fēng)采展示等相關(guān)資料。（二）檔案編號為便于檔案管理和查詢，對每類檔案進(jìn)行編號。編號采用“大類代碼+二級分類代碼+流水號”的方式。具體編號規(guī)則如下：1.行政管理檔案：代碼為“XZ”，二級分類代碼根據(jù)具體內(nèi)容設(shè)置，如“設(shè)立變更”為“01”，“公司章程”為“02”等，流水號按順序依次編排。2.人事管理檔案：代碼為“RS”，二級分類代碼如“員工信息”為“01”，“招聘培訓(xùn)”為“02”等，流水號按順序依次編排。3.財務(wù)管理檔案：代碼為“CW”，二級分類代碼如“會計憑證”為“01”，“財務(wù)報表”為“02”等，流水號按順序依次編排。4.業(yè)務(wù)管理檔案：代碼為“YW”，根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型設(shè)置二級分類代碼，如市場營銷業(yè)務(wù)代碼為“01”，生產(chǎn)管理業(yè)務(wù)代碼為“02”等，流水號按順序依次編排。各類業(yè)務(wù)檔案下再根據(jù)具體內(nèi)容細(xì)分三級分類代碼。5.項目管理檔案：代碼為“XM”，二級分類代碼如“項目立項”為“01”，“項目驗收”為“02”等，流水號按順序依次編排。6.企業(yè)文化檔案：代碼為“QY”，二級分類代碼如“文化理念”為“01”，“文化活動”為“02”等，流水號按順序依次編排。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門檔案管理員負(fù)責(zé)本部門檔案資料的日常收集工作，確保檔案資料的及時、完整。2.檔案形成部門應(yīng)在文件辦理完畢后，及時將相關(guān)文件材料整理齊全，移交本部門檔案管理員。3.對于重要會議、重大活動、重要項目等形成的檔案資料，檔案管理部門應(yīng)提前介入，及時收集。4.員工離職時，所在部門應(yīng)督促其將個人保管的公司檔案資料全部移交歸檔。（二）檔案整理1.檔案管理員收到檔案資料后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理。2.對每份檔案資料進(jìn)行編號、編目，填寫檔案目錄索引，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。3.將檔案資料按順序排列，剔除無關(guān)的紙張、附件等，確保檔案內(nèi)容的簡潔明了。4.對破損、褪色的檔案資料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保持檔案的完整性。5.根據(jù)檔案保管期限的要求，對檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于查閱和保管。五、檔案保管與存儲（一）檔案保管1.檔案管理部門設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度、濕度適宜。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損毀和泄密。（二）檔案存儲1.檔案存儲采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式。對于重要的紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案庫，方便查詢和利用。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲，按照檔案編號建立文件夾，文件夾名稱應(yīng)與檔案分類一致。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲在不同的介質(zhì)上，如硬盤、光盤、磁帶等，并定期進(jìn)行檢查和更新。4.建立電子檔案索引目錄，便于快速檢索電子檔案。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作，記錄查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。如需摘抄、復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.涉及公司機密的檔案，查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批同意后，辦理檔案借閱手續(xù)，借閱人應(yīng)在《檔案借閱登記簿》上簽字確認(rèn)，并領(lǐng)取檔案。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、污損、丟失。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。5.借閱人歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，檢查檔案是否完整、有無損壞等情況，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）三種。2.檔案鑒定工作由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員成立鑒定小組，按照檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)對檔案進(jìn)行鑒定。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、重要性、歷史價值等因素，綜合評估檔案的保管期限，形成鑒定意見。（二）檔案銷毀1.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核、檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀處理。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在監(jiān)銷人員的監(jiān)督下進(jìn)行。監(jiān)銷人員應(yīng)由檔案管理部門和相關(guān)部門人員組成。3.檔案銷毀時，應(yīng)填寫《檔案銷毀清單》，詳細(xì)記錄檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀時間等信息，監(jiān)銷人員和銷毀人員應(yīng)在清單上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，《檔案銷毀清單》應(yīng)長期保存，作為檔案管理工作的重要記錄。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的公司檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實現(xiàn)檔案資料的電子化錄入，包括檔案基本信息、內(nèi)容掃描等，確保錄入信息的準(zhǔn)確無誤。2.檢索查詢：提供多種查詢方式，如按檔案編號、名稱、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行查詢，快速定位所需檔案。3.借閱管理：對檔案借閱進(jìn)行在線申請、審批、登記和歸還管理，實現(xiàn)借閱流程的信息化。4.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全保密，只有授權(quán)人員才能訪問和操作相關(guān)檔案。5.統(tǒng)計分析：對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分析，生成各類報表，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。（三）數(shù)據(jù)安全1.建立嚴(yán)格的數(shù)據(jù)備份制度，定期對檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)存儲在安全的位置。2.采取安全防護(hù)措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒入侵等，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全。3.加強用戶賬號管理，設(shè)置強密碼，并定期更新密碼，防止賬號被盜用。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、查閱、借閱等方面的執(zhí)行情況。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改，并跟蹤整