檔案股職責管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司檔案股及各部門、各崗位涉及檔案管理工作的人員。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司在各項活動中直接形成的對公司具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，檔案股負責公司各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.完整性原則：確保檔案內(nèi)容的全面、系統(tǒng)，反映公司各項活動的真實情況。3.準確性原則：保證檔案信息的準確無誤，便于查詢和使用。4.安全性原則：采取有效措施，確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.有效利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為公司的各項工作提供有力支持。二、檔案股職責（一）檔案管理規(guī)劃與制度建設(shè)1.根據(jù)國家檔案管理法律法規(guī)和公司實際情況，制定公司檔案管理的規(guī)章制度、工作流程和操作規(guī)范，并監(jiān)督實施。2.制定公司檔案管理工作的中長期規(guī)劃和年度計劃，明確檔案管理的目標、任務(wù)和措施，確保檔案管理工作有序開展。（二）檔案收集與整理1.負責收集公司各部門在各項活動中形成的具有保存價值的檔案材料，包括但不限于文件、合同、報表、會議記錄、技術(shù)資料、人事檔案等。2.對收集到的檔案材料進行分類、整理、編目，建立科學合理的檔案分類體系，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.指導(dǎo)各部門做好檔案的日常收集和整理工作，定期對各部門的檔案工作進行檢查和考核。（三）檔案保管與保護1.建立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全存放。2.對檔案進行妥善保管，定期對檔案進行檢查、盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，確保檔案的實體安全。3.采用現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)手段，如電子檔案管理系統(tǒng)、檔案數(shù)字化等，對檔案進行科學管理，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。（四）檔案鑒定與銷毀1.定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已超過保管期限且無保存價值的檔案，提出銷毀意見。2.按照規(guī)定的程序和方法，對擬銷毀的檔案進行登記、造冊，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，組織實施銷毀。3.對檔案銷毀過程進行記錄，確保檔案銷毀工作的規(guī)范、安全。（五）檔案統(tǒng)計與分析1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，及時掌握檔案管理工作的動態(tài)。2.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，總結(jié)檔案管理工作的經(jīng)驗教訓，發(fā)現(xiàn)存在的問題，為檔案管理工作的改進提供依據(jù)。（六）檔案利用與服務(wù)1.建立健全檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、程序和手續(xù)，為公司內(nèi)部各部門和人員提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。2.根據(jù)公司工作需要，積極主動地提供檔案信息，為公司的決策、管理、業(yè)務(wù)開展等工作提供支持和服務(wù)。3.開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料、大事記、組織沿革等，為公司的歷史研究和文化建設(shè)提供資料。（七）檔案信息化建設(shè)1.負責公司檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)、維護和管理，確保檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。2.推進檔案數(shù)字化工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和檢索，提高檔案利用的效率和便捷性。3.加強檔案信息安全管理，采取技術(shù)防護措施，防止檔案信息的泄露和被篡改。（八）與外部檔案機構(gòu)的聯(lián)系與協(xié)作1.加強與上級主管部門、檔案行政管理部門及其他相關(guān)單位的聯(lián)系，及時了解國家檔案管理政策法規(guī)的變化，掌握檔案工作的動態(tài)和要求。2.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓、學術(shù)交流等活動，學習借鑒先進的檔案管理經(jīng)驗和技術(shù)，不斷提高公司檔案管理水平。3.按照規(guī)定向有關(guān)部門報送檔案統(tǒng)計報表、工作總結(jié)等材料，接受檔案行政管理部門的監(jiān)督檢查。三、檔案收集管理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、終止過程中形成的各類文件、證照、印章等檔案材料。2.公司股東會、董事會、監(jiān)事會等會議形成的決議、紀要、記錄等檔案材料。3.公司制定的各項規(guī)章制度、工作流程、操作規(guī)程等檔案材料。4.公司簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等檔案材料。5.公司的財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等檔案材料。6.公司的技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營、質(zhì)量管理等方面形成的技術(shù)資料、產(chǎn)品資料、工藝文件等檔案材料。7.公司的人事檔案、員工培訓記錄、績效考核資料等檔案材料。8.公司的行政事務(wù)、后勤保障等方面形成的文件、資料、記錄等檔案材料。9.公司的對外宣傳、公關(guān)活動等方面形成的宣傳資料、新聞報道、活動記錄等檔案材料。10.其他對公司具有保存價值的檔案材料。（二）收集時間1.各部門應(yīng)在文件、資料等形成后的[X]個工作日內(nèi)，將相關(guān)檔案材料移交至檔案股。2.對于重大活動、重要項目等形成的檔案材料，應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后的[X]個工作日內(nèi)，及時移交檔案股。3.人事檔案等定期形成的檔案材料，應(yīng)按照規(guī)定的時間定期移交檔案股。（三）收集要求1.各部門移交的檔案材料應(yīng)齊全、完整、真實，符合檔案整理的要求。2.檔案材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，不得使用易褪色的書寫材料。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進行備份和移交。4.檔案股在接收檔案材料時，應(yīng)認真核對，對不符合要求的檔案材料，應(yīng)及時退回相關(guān)部門，要求其補充或更正。四、檔案整理管理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于分類、編號、編目、裝訂等操作。（二）分類方法1.公司檔案采用年度機構(gòu)（問題）保管期限分類法進行分類。2.年度：按照文件材料形成的年度進行劃分。3.機構(gòu)（問題）：根據(jù)公司的組織架構(gòu)或業(yè)務(wù)職能，將文件材料分為不同的類別。4.保管期限：根據(jù)文件材料的重要程度和保存價值，確定不同的保管期限，一般分為永久、長期、短期。（三）編號規(guī)則1.檔案編號采用“年度+機構(gòu)代碼+類別代碼+順序號”的形式。2.年度：采用公元紀年，用4位數(shù)字表示，如“2023”。3.機構(gòu)代碼：根據(jù)公司內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置，編制相應(yīng)的代碼，如“001”表示公司總部，“002”表示某部門等。4.類別代碼：按照檔案分類體系，為不同類別的檔案編制代碼，如“101”表示行政管理類檔案，“201”表示財務(wù)類檔案等。5.順序號：按照檔案整理的先后順序，為每份檔案編制唯一的順序號，用4位數(shù)字表示，不足4位的前面補零。（四）編目要求1.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。2.案卷目錄應(yīng)包括案卷號、題名、年度、保管期限、件數(shù)、頁數(shù)、備注等項目。3.卷內(nèi)文件目錄應(yīng)包括順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注等項目。4.編目應(yīng)準確、清晰、規(guī)范，便于查詢和利用。（五）裝訂要求1.紙質(zhì)檔案應(yīng)進行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件。2.對于紙張規(guī)格不一致的文件材料，應(yīng)進行折疊或裱糊，使其大小一致。3.裝訂時應(yīng)去除文件材料上的金屬物，如訂書釘、回形針等。五、檔案保管管理（一）庫房建設(shè)與設(shè)施配備1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風、防火、防潮、防蟲、防盜等條件較好的地點。2.庫房應(yīng)配備足夠數(shù)量的檔案柜、貨架等存儲設(shè)備，確保檔案存放有序。3.安裝防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、防盜門窗、除濕機、防蟲藥品等。4.配備必要的辦公設(shè)備，如電腦、打印機、復(fù)印機等，滿足檔案管理工作的需要。（二）檔案存放1.按照檔案分類體系，將檔案存放于相應(yīng)的檔案柜、貨架上，并在顯著位置標明檔案類別、年度等信息。2.對于電子檔案，應(yīng)存儲在專門的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。3.建立檔案存放位置索引，便于快速查找檔案。（三）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。2.控制庫房的溫度和濕度，溫度應(yīng)保持在[X]℃[X]℃之間，濕度應(yīng)保持在[X]%[X]%之間。3.嚴格庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入庫房。4.定期對庫房進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。六、檔案鑒定與銷毀管理（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案股負責人擔任組長，各部門檔案管理人員為成員。（二）鑒定標準1.依據(jù)國家檔案管理法律法規(guī)和公司檔案管理制度，結(jié)合公司實際情況，制定檔案鑒定標準。2.鑒定檔案的價值，主要考慮檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，確定檔案的保管期限。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對檔案進行鑒定，一般每年進行一次全面鑒定，也可根據(jù)實際情況適時進行專項鑒定。2.檔案股提供待鑒定檔案清單，鑒定小組按照鑒定標準對檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。3.對于保管期限已滿或確無保存價值的檔案，鑒定小組應(yīng)填寫檔案銷毀審批表，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等。4.檔案銷毀審批表經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進行銷毀。（四）銷毀程序1.檔案股按照檔案銷毀審批表的內(nèi)容，組織實施檔案銷毀工作。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全、徹底。3.對銷毀的檔案進行登記，記錄銷毀時間、地點、方式、監(jiān)銷人等信息。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認，并將檔案銷毀清冊存檔。七、檔案統(tǒng)計與分析管理（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況。2.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等情況。3.檔案利用的人次、利用檔案的數(shù)量等情況。（二）統(tǒng)計報表1.制定檔案統(tǒng)計報表，如檔案收進移出登記表、檔案整理情況統(tǒng)計表、檔案保管情況統(tǒng)計表、檔案利用情況統(tǒng)計表等。2.各部門應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求，填寫檔案統(tǒng)計報表，并報送檔案股。3.檔案股對各部門報送的統(tǒng)計報表進行審核、匯總，編制公司檔案統(tǒng)計報表。（三）統(tǒng)計分析1.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，如分析檔案數(shù)量的變化趨勢、檔案利用的規(guī)律等。2.總結(jié)檔案管理工作的經(jīng)驗教訓，發(fā)現(xiàn)存在的問題，提出改進措施和建議。3.為公司的決策提供參考依據(jù)，如根據(jù)檔案利用情況，評估公司各項工作的開展情況，為公司制定工作計劃提供參考。八、檔案利用與服務(wù)管理（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案。2.公司員工因個人需要查閱與本人有關(guān)的檔案資料。3.因工作需要，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，外部單位查閱公司檔案。（二）利用程序1.公司內(nèi)部查閱、借閱檔案，需填寫檔案查閱申請表或檔案借閱申請表，注明查閱或借閱的檔案名稱、數(shù)量、用途、查閱或借閱期限等，經(jīng)部門負責人簽字同意后，報檔案股審批。2.檔案股根據(jù)審批情況，為查閱或借閱人員提供檔案，并辦理查閱或借閱手續(xù)。查閱人員應(yīng)在檔案查閱室查閱檔案，不得將檔案帶出查閱室。借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.外部單位查閱公司檔案，需提交查閱申請函，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案股安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照、錄像檔案內(nèi)容，如需摘抄、復(fù)制等，應(yīng)經(jīng)檔案股同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用登記1.建立檔案利用登記臺賬，對檔案查閱、借閱的時間、人員、檔案名稱、數(shù)量、用途等情況進行詳細記錄。2.檔案利用登記臺賬應(yīng)定期進行整理、歸檔，以便查詢和統(tǒng)計。（四）服務(wù)要求1.檔案股工作人員應(yīng)熱情、周到地為檔案利用人員提供服務(wù)，及時、準確地提供檔案信息。2.嚴格遵守檔案利用制度，保守檔案秘密，不得泄露檔案內(nèi)容。3.不斷改進服務(wù)方式，提高服務(wù)質(zhì)量，如開展檔案咨詢服務(wù)、提供檔案編研資料等，滿足公司內(nèi)部各部門和人員的檔案利用需求。九、檔案信息化建設(shè)管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確檔案信息化建設(shè)的目標、任務(wù)和步驟。2.選擇適合公司檔案管理需求的檔案信息化管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的功能齊全、操作簡便、安全可靠。3.組織實施檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)、安裝、調(diào)試等工作，確保系統(tǒng)順利上線運行。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.按照檔案整理的要求，將紙質(zhì)檔案的內(nèi)容錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.定期對電子檔案數(shù)據(jù)進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的存儲設(shè)備上，并分別存放于不同的地點。3.及時更新電子檔案數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的準確性和時效性。對檔案的修改、補充、刪除等操作，應(yīng)做好記錄，并進行審核。（三）系統(tǒng)應(yīng)用1.積極推廣檔案信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用，公司內(nèi)部各部門和人員可通過系統(tǒng)查閱、借閱檔案，提高檔案利用的效率和便捷性。