汽車易耗品管理制度一、總則（一）目的為加強公司汽車易耗品的管理，規(guī)范易耗品的采購、使用、庫存等環(huán)節(jié)，降低公司運營成本，提高資源利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有配備汽車的部門及人員。（三）定義1.汽車易耗品：指在汽車使用過程中，需要經(jīng)常更換、消耗的各類物品，包括但不限于潤滑油、機油濾清器、空氣濾清器、汽油濾清器、輪胎、剎車片、雨刮器、燈泡等。二、職責分工（一）行政部門1.負責制定汽車易耗品的年度采購計劃，并根據(jù)實際使用情況進行調(diào)整。2.統(tǒng)一采購汽車易耗品，建立供應商檔案，定期評估供應商的供貨質(zhì)量、價格及服務等。3.負責汽車易耗品的驗收入庫、存儲管理及發(fā)放工作。4.定期盤點汽車易耗品庫存，確保賬實相符。5.對各部門汽車易耗品的使用情況進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正浪費等不合理現(xiàn)象。（二）使用部門1.負責本部門汽車易耗品的申領工作，指定專人負責，并確保申領信息準確無誤。2.合理使用汽車易耗品，避免浪費，如發(fā)現(xiàn)易耗品存在質(zhì)量問題或異常消耗情況，及時向行政部門反饋。3.配合行政部門做好汽車易耗品的盤點工作。（三）財務部門1.負責審核汽車易耗品采購計劃及費用報銷，確保費用支出的合理性和合規(guī)性。2.對汽車易耗品的成本進行核算和分析，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持。三、采購管理（一）采購計劃1.行政部門應于每年年底根據(jù)公司車輛數(shù)量、使用頻率、易耗品消耗歷史數(shù)據(jù)等，編制下一年度汽車易耗品采購計劃。采購計劃應明確易耗品的名稱、規(guī)格型號、預計采購數(shù)量、采購時間等內(nèi)容。2.在年度采購計劃執(zhí)行過程中，如因車輛增加、使用情況變化、易耗品質(zhì)量問題等原因，需要調(diào)整采購計劃的，使用部門應及時向行政部門提出申請，行政部門審核后進行調(diào)整。（二）供應商選擇1.行政部門通過多種渠道收集汽車易耗品供應商信息，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等，并對供應商進行初步篩選。2.對篩選出的供應商進行實地考察或資質(zhì)審核，評估其生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等方面的情況。3.建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、合作歷史、評價結果等，定期對供應商進行評估和更新。選擇至少兩家以上合格供應商作為長期合作伙伴，以保證采購渠道的穩(wěn)定性和多樣性。（三）采購流程1.行政部門根據(jù)采購計劃，向選定的供應商發(fā)送采購訂單。采購訂單應明確易耗品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點等詳細信息。2.供應商收到采購訂單后，應確認訂單內(nèi)容，并按照約定的時間和方式組織發(fā)貨。3.行政部門在收到供應商發(fā)來的貨物后，應及時組織驗收。驗收內(nèi)容包括貨物的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量等是否與采購訂單一致。如發(fā)現(xiàn)貨物存在問題，應及時與供應商溝通協(xié)商解決。4.驗收合格的汽車易耗品，行政部門應辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明易耗品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、入庫時間等信息。入庫單一式三聯(lián)，一聯(lián)由行政部門留存，一聯(lián)交財務部門記賬，一聯(lián)交倉庫保管。5.對于驗收不合格的汽車易耗品，行政部門應及時通知供應商辦理退換貨手續(xù)，并做好記錄。四、庫存管理（一）存儲要求1.行政部門應設立專門的汽車易耗品倉庫，倉庫應保持干燥、通風、整潔，具備防火、防潮、防蟲等條件。2.汽車易耗品應按照類別、規(guī)格型號、批次等進行分類存放，并設置明顯的標識牌，注明易耗品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、入庫時間等信息。3.對于易燃易爆、有毒有害等特殊的汽車易耗品，應按照相關規(guī)定進行單獨存放，并采取相應的安全防護措施。（二）庫存盤點1.行政部門應定期對汽車易耗品庫存進行盤點，盤點周期為每月一次。盤點時，應確保賬實相符，如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應及時查明原因，并進行調(diào)整。2.盤點結束后，行政部門應編制庫存盤點報告，報告內(nèi)容包括盤點時間、盤點范圍、盤點結果、差異原因分析及處理建議等。庫存盤點報告經(jīng)行政部門負責人審核后，報財務部門備案。（三）庫存預警1.行政部門應根據(jù)汽車易耗品的使用頻率、采購周期等因素，設定庫存預警指標。當庫存數(shù)量低于預警指標時，應及時發(fā)出預警信息，通知相關人員進行采購。2.庫存預警指標可根據(jù)實際情況進行調(diào)整，如市場供應情況變化、公司車輛使用情況調(diào)整等。五、使用管理（一）申領流程1.使用部門如需領用汽車易耗品，應填寫易耗品申領單，注明易耗品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、領用原因等信息。申領單由使用部門負責人簽字審核后，交行政部門。2.行政部門根據(jù)庫存情況及申領單內(nèi)容進行審核，如庫存充足，應及時辦理發(fā)放手續(xù)；如庫存不足，應告知使用部門并說明預計到貨時間。3.行政部門發(fā)放汽車易耗品時，應在申領單上簽字確認，并注明發(fā)放時間。申領單一式三聯(lián)，一聯(lián)由行政部門留存，一聯(lián)交使用部門，一聯(lián)交財務部門記賬。（二）使用規(guī)范1.各部門應教育和督促本部門人員正確使用汽車易耗品，避免因使用不當造成浪費或損壞。2.對于輪胎、剎車片等重要的汽車易耗品，使用部門應建立使用記錄臺賬，記錄更換時間、行駛里程、更換原因等信息，以便于分析易耗品的使用情況和壽命周期。3.如發(fā)現(xiàn)汽車易耗品存在質(zhì)量問題或異常消耗情況，使用部門應及時停止使用，并向行政部門報告。行政部門應組織相關人員進行調(diào)查，如確屬質(zhì)量問題，應及時與供應商協(xié)商解決；如屬人為原因造成的浪費或損壞，應追究相關人員的責任。六、費用管理（一）預算管理1.財務部門應根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和汽車易耗品采購計劃，編制汽車易耗品費用預算。費用預算應明確各項易耗品的預計采購金額、使用費用等內(nèi)容。2.汽車易耗品費用預算經(jīng)公司領導審批后，作為年度費用控制的依據(jù)。在預算執(zhí)行過程中，如因特殊情況需要調(diào)整預算的，應按照公司預算調(diào)整流程進行審批。（二）報銷管理1.使用部門人員領用汽車易耗品后，應及時到財務部門辦理費用報銷手續(xù)。報銷時，應提供有效的發(fā)票、申領單等憑證，并按照公司財務制度的規(guī)定填寫報銷單。2.財務部門應按照公司財務制度的規(guī)定，對報銷憑證進行審核，審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實性、合法性、有效性，申領單的填寫是否規(guī)范、審批手續(xù)是否齊全等。審核無誤后，予以報銷。3.對于不符合報銷規(guī)定的憑證，財務部門應拒絕報銷，并告知相關人員原因。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門應定期對各部門汽車易耗品的使用情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括易耗品的申領、使用、庫存管理等方面。2.監(jiān)督檢查可采用實地查看、查閱記錄、詢問相關人員等方式進行。對于發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應及時下達整改通知書，要求相關部門限期整改。（二）考核機制1.公司將汽車易耗品管理納入部門績效考核體系，對易耗品管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進行表彰和獎勵；對管理不善、造成浪費或損失的部