活動儲備室管理制度總則目的為了加強(qiáng)公司活動儲備室的管理，確保各類活動物資的妥善保管、合理使用與高效調(diào)配，保障公司各項(xiàng)活動的順利開展，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與活動儲備室相關(guān)的部門、人員以及在活動儲備室進(jìn)行物資存放、取用等操作的各類活動?；驹瓌t1.規(guī)范管理原則：建立健全活動儲備室的各項(xiàng)管理制度和操作流程，確保管理工作有章可循、規(guī)范有序。2.安全第一原則：保障活動儲備室內(nèi)物資的安全，防止物資損壞、丟失、變質(zhì)以及發(fā)生安全事故。3.高效利用原則：優(yōu)化物資儲備結(jié)構(gòu)，提高物資使用效率，避免浪費(fèi)和閑置。4.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在活動儲備室管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。管理職責(zé)活動儲備室管理部門1.行政部門負(fù)責(zé)活動儲備室的整體規(guī)劃、布局調(diào)整以及設(shè)施設(shè)備的維護(hù)與管理。制定和完善活動儲備室的管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。定期對活動儲備室進(jìn)行盤點(diǎn)清查，確保賬物相符。協(xié)調(diào)各部門之間關(guān)于活動物資的調(diào)配與使用。2.采購部門根據(jù)活動需求和庫存情況，及時采購所需物資，確保物資供應(yīng)的及時性和準(zhǔn)確性。負(fù)責(zé)對采購物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收，確保物資符合要求。建立采購物資臺賬，記錄物資采購時間、數(shù)量、價格、供應(yīng)商等信息。3.使用部門負(fù)責(zé)本部門活動物資的申請、領(lǐng)用、歸還以及使用過程中的保管工作。按照規(guī)定的流程和要求，填寫物資申請單、領(lǐng)用登記表等相關(guān)表格。對領(lǐng)用的物資進(jìn)行合理使用，避免浪費(fèi)和損壞，如發(fā)現(xiàn)問題及時向活動儲備室管理部門報告。相關(guān)人員職責(zé)1.活動儲備室管理員負(fù)責(zé)活動儲備室的日常管理工作，包括物資的出入庫登記、存放整理、賬目記錄等。嚴(yán)格執(zhí)行物資管理制度，確保物資的安全和完整。定期對活動儲備室進(jìn)行巡查，及時發(fā)現(xiàn)并處理物資管理中存在的問題。協(xié)助各部門做好活動物資的調(diào)配工作，提供必要的支持和服務(wù)。2.活動負(fù)責(zé)人根據(jù)活動計(jì)劃和需求，提前向活動儲備室管理部門提交物資申請。負(fù)責(zé)組織本部門人員正確使用和歸還活動物資，對物資的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和管理。在活動結(jié)束后，及時清理和歸還所使用的物資，并配合活動儲備室管理員進(jìn)行盤點(diǎn)工作。物資采購與入庫管理物資采購計(jì)劃1.各部門應(yīng)根據(jù)年度活動計(jì)劃和實(shí)際工作需要，提前制定活動物資采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時間等信息。2.采購計(jì)劃需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報活動儲備室管理部門匯總?；顒觾涫夜芾聿块T結(jié)合庫存情況進(jìn)行綜合平衡，對采購計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。采購申請與審批1.經(jīng)審批后的采購計(jì)劃，由采購部門負(fù)責(zé)實(shí)施采購。采購人員應(yīng)按照采購計(jì)劃選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購，確保物資的質(zhì)量、價格和交貨期滿足要求。2.采購物資時，采購人員應(yīng)填寫采購申請單，詳細(xì)注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、用途等信息，并提交相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核。3.采購申請單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，采購人員方可與供應(yīng)商簽訂采購合同或協(xié)議。物資驗(yàn)收與入庫1.采購物資到貨后，采購部門應(yīng)及時通知活動儲備室管理部門和使用部門共同進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量、外觀等是否符合采購合同或協(xié)議的要求。2.驗(yàn)收合格的物資，由活動儲備室管理員填寫入庫單，辦理入庫手續(xù)。入庫單應(yīng)注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商、入庫時間等信息。入庫單需經(jīng)采購人員、驗(yàn)收人員和活動儲備室管理員簽字確認(rèn)。3.驗(yàn)收不合格的物資，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退換貨手續(xù)。如因特殊情況無法退換貨的，應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，并做好記錄。物資存放與保管管理物資分類存放1.活動儲備室應(yīng)根據(jù)物資的類別、用途、性質(zhì)等進(jìn)行分類存放，設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，便于查找和管理。2.物資應(yīng)按照類別分區(qū)存放，如辦公用品、宣傳物料、活動道具、禮品等。同類物資應(yīng)集中存放，并按照規(guī)格型號、大小等順序排列整齊。3.對于易燃易爆、有毒有害等危險物資，應(yīng)設(shè)置專門的存放區(qū)域，并按照相關(guān)安全規(guī)定進(jìn)行保管。物資保管要求1.活動儲備室應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、整潔，溫度、濕度應(yīng)符合物資存放要求。2.對易受潮、易變質(zhì)、易損壞的物資，應(yīng)采取相應(yīng)的防潮、防蟲、防火、防盜等措施進(jìn)行保管。如對紙質(zhì)文件、宣傳海報等應(yīng)存放在干燥的文件柜中，對食品類物資應(yīng)按照保質(zhì)期要求進(jìn)行存放和管理。3.定期對物資進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，查看物資的數(shù)量、質(zhì)量、存放狀況等是否正常。如發(fā)現(xiàn)物資有損壞、變質(zhì)、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。4.建立物資保管臺賬，詳細(xì)記錄物資的入庫時間、存放位置、數(shù)量、保管責(zé)任人等信息。物資保管臺賬應(yīng)定期與庫存實(shí)物進(jìn)行核對，確保賬物相符。物資領(lǐng)用與歸還管理物資領(lǐng)用流程1.使用部門因活動需要領(lǐng)用物資時，應(yīng)填寫物資申請單，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)歸還時間等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人審核同意后，將物資申請單交活動儲備室管理部門?；顒觾涫夜芾韱T根據(jù)庫存情況進(jìn)行核實(shí)，如庫存充足，予以發(fā)放，并在物資申請單上簽字確認(rèn)。3.活動儲備室管理員按照物資申請單的內(nèi)容，發(fā)放物資，并填寫物資領(lǐng)用登記表，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、領(lǐng)用時間、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人員等信息。物資領(lǐng)用登記表需經(jīng)領(lǐng)用人員簽字確認(rèn)。4.領(lǐng)用人員領(lǐng)取物資后，應(yīng)及時檢查物資的數(shù)量、質(zhì)量等是否與物資申請單和物資領(lǐng)用登記表一致。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與活動儲備室管理員聯(lián)系。物資歸還流程1.活動結(jié)束后，領(lǐng)用人員應(yīng)及時將剩余物資歸還活動儲備室。歸還物資時，應(yīng)填寫物資歸還登記表，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、歸還時間、歸還部門、歸還人員等信息。物資歸還登記表需經(jīng)活動儲備室管理員簽字確認(rèn)。2.活動儲備室管理員對歸還的物資進(jìn)行檢查和驗(yàn)收，如物資數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號等與物資領(lǐng)用登記表一致，且無損壞、丟失等情況，予以辦理入庫手續(xù)，并在物資歸還登記表上簽字確認(rèn)。3.如發(fā)現(xiàn)歸還的物資有損壞、丟失等情況，領(lǐng)用人員應(yīng)說明原因，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賠償。賠償金額應(yīng)根據(jù)物資的原價、折舊情況等進(jìn)行計(jì)算。物資盤點(diǎn)與清查管理盤點(diǎn)計(jì)劃制定1.活動儲備室管理部門應(yīng)定期組織物資盤點(diǎn)工作，盤點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為季度或年度盤點(diǎn)。2.在每次盤點(diǎn)前，活動儲備室管理部門應(yīng)制定詳細(xì)的盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)時間、范圍、人員分工、盤點(diǎn)方法等內(nèi)容。盤點(diǎn)計(jì)劃需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。盤點(diǎn)實(shí)施1.按照盤點(diǎn)計(jì)劃，組織相關(guān)人員對活動儲備室的物資進(jìn)行全面盤點(diǎn)。盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量等信息，并如實(shí)記錄在盤點(diǎn)表上。2.盤點(diǎn)過程中，如發(fā)現(xiàn)賬物不符的情況，應(yīng)及時查明原因，并進(jìn)行記錄。對于盤盈、盤虧的物資，應(yīng)詳細(xì)記錄物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、盤盈或盤虧原因等信息。盤點(diǎn)結(jié)果處理1.盤點(diǎn)結(jié)束后，活動儲備室管理部門應(yīng)根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果編制盤點(diǎn)報告，詳細(xì)說明盤點(diǎn)情況、賬物相符情況、盤盈盤虧原因及處理建議等內(nèi)容。盤點(diǎn)報告需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的審批意見，對盤盈、盤虧的物資進(jìn)行相應(yīng)的處理。如因管理不善導(dǎo)致物資盤虧的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任；如因特殊原因?qū)е挛镔Y盤盈的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。3.對盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行調(diào)整，確保物資賬目與實(shí)際庫存相符。同時，將盤點(diǎn)報告及相關(guān)資料存檔保管，以備查閱。物資報廢與處置管理物資報廢條件1.物資因使用年限到期、損壞無法修復(fù)、技術(shù)淘汰等原因，已失去使用價值的，可申請報廢。2.物資雖未達(dá)到報廢年限，但因質(zhì)量問題、設(shè)計(jì)變更等原因，導(dǎo)致無法正常使用且無修復(fù)價值的，也可申請報廢。報廢申請與審批1.使用部門如需報廢物資，應(yīng)填寫物資報廢申請單，詳細(xì)注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、購置時間、報廢原因等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人審核同意后，將物資報廢申請單交活動儲備室管理部門?；顒觾涫夜芾聿块T組織相關(guān)人員對申請報廢的物資進(jìn)行鑒定，確認(rèn)是否符合報廢條件。3.經(jīng)鑒定符合報廢條件的物資，活動儲備室管理部門填寫物資報廢審批表，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，方可進(jìn)行報廢處置。報廢處置方式1.對于可回收利用的報廢物資，如金屬制品、塑料制品、紙張等，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行回收處理，由采購部門統(tǒng)一安排出售給有資質(zhì)的回收公司。2.對于不可回收利用的報廢物資，如電子產(chǎn)品、危險化學(xué)品等，應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)的要求進(jìn)行妥善處置，如委托有資質(zhì)的環(huán)保公司進(jìn)行處理等。3.在報廢物資處置過程中，應(yīng)做好記錄，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、處置方式、處置時間、處置單位等信息。處置記錄應(yīng)存檔保管，以備查閱。信息化管理建立物資管理信息系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立活動儲備室物資管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)物資采購、入庫、存放、領(lǐng)用、歸還、盤點(diǎn)、報廢等全過程的信息化管理。2.物資管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備物資信息錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、報表生成等功能，方便活動儲備室管理部門及相關(guān)人員進(jìn)行操作和管理。數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.活動儲備室管理員應(yīng)及時將物資的采購、入庫、領(lǐng)用、歸還等信息錄入物資管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性。2.定期對物資管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，如物資信息的修改、刪除，庫存數(shù)量的調(diào)整等。同時，對系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。信息查詢與使用1.各部門及相關(guān)人員可根據(jù)權(quán)限在物資管理信息系統(tǒng)中查詢物資的庫存情況、采購記錄、領(lǐng)用記錄等信息，以便合理安排活動物資的使用和調(diào)配。2.活動儲備室管理部門應(yīng)定期對物資管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和統(tǒng)計(jì)，生成各類報表，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對活動儲備室的管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查物資管理制度的執(zhí)行情況、物資采購與使用的合規(guī)性、物資賬目與庫存的相符性等。2.活動儲備室管理部門應(yīng)加強(qiáng)對自身管理工作的監(jiān)督檢查，定期對物資管理情況進(jìn)行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。違