畜牧站檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)畜牧站檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在畜牧站各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于畜牧站各部門及全體工作人員在工作中形成的各類檔案的管理。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：畜牧站檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映畜牧站的工作實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集和整理畜牧站在各項(xiàng)工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.服務(wù)性原則：檔案管理工作要為畜牧站的各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的信息服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立畜牧站檔案管理室，負(fù)責(zé)全站檔案的集中管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。2.制定和完善檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等，建立檔案檢索工具，方便檔案的查找和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，將檔案信息錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。6.積極為畜牧站各部門提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)工作需要及時(shí)提供檔案資料。7.對(duì)檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)，并提出改進(jìn)建議。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類畜牧站檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括畜牧站的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄、文件收發(fā)、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)工作類：包括畜牧養(yǎng)殖技術(shù)資料、疫病防治記錄、品種改良資料、畜牧生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.項(xiàng)目建設(shè)類：包括畜牧站承擔(dān)的各類項(xiàng)目的申報(bào)材料、項(xiàng)目實(shí)施方案、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。4.設(shè)備儀器類：包括畜牧站的儀器設(shè)備清單、設(shè)備購(gòu)置合同、設(shè)備維修記錄等。5.聲像檔案類：包括畜牧站工作中的照片、錄像、錄音等資料。6.榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)類：包括畜牧站獲得的各類榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等。（二）檔案編號(hào)1.行政管理類檔案編號(hào)：按照年度、類別、順序號(hào)進(jìn)行編號(hào)。例如：2023XZ001，其中“2023”表示年度，“XZ”表示行政管理類，“001”表示該類檔案的順序號(hào)。2.業(yè)務(wù)工作類檔案編號(hào)：按照年度、業(yè)務(wù)類別、順序號(hào)進(jìn)行編號(hào)。例如：2023YW001，其中“2023”表示年度，“YW”表示業(yè)務(wù)工作類，“001”表示該類檔案的順序號(hào)。3.項(xiàng)目建設(shè)類檔案編號(hào)：按照項(xiàng)目名稱、年度、類別、順序號(hào)進(jìn)行編號(hào)。例如：[項(xiàng)目名稱]2023XM001，其中“[項(xiàng)目名稱]”表示項(xiàng)目名稱，“2023”表示年度，“XM”表示項(xiàng)目建設(shè)類，“001”表示該類檔案的順序號(hào)。4.設(shè)備儀器類檔案編號(hào)：按照設(shè)備儀器名稱、購(gòu)置年度、順序號(hào)進(jìn)行編號(hào)。例如：[設(shè)備儀器名稱]2023SY001，其中“[設(shè)備儀器名稱]”表示設(shè)備儀器名稱，“2023”表示購(gòu)置年度，“SY”表示設(shè)備儀器類，“001”表示該類檔案的順序號(hào)。5.聲像檔案類檔案編號(hào)：按照年度、拍攝時(shí)間、內(nèi)容類別、順序號(hào)進(jìn)行編號(hào)。例如：20230510SX001，其中“2023”表示年度，“0510”表示拍攝時(shí)間（5月10日），“SX”表示聲像檔案類，“001”表示該類檔案的順序號(hào)。6.榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)類檔案編號(hào)：按照獲得時(shí)間、榮譽(yù)類別、順序號(hào)進(jìn)行編號(hào)。例如：2023JR001，其中“2023”表示獲得時(shí)間，“JR”表示榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)類，“001”表示該類檔案的順序號(hào)。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.工作人員在工作中形成的文件材料，應(yīng)在辦理完畢后及時(shí)交本部門檔案收集人員。3.檔案收集人員應(yīng)定期對(duì)收集到的檔案進(jìn)行整理，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與相關(guān)人員溝通解決。4.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，防止原件丟失或損壞。（二）檔案整理1.檔案管理人員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類。2.對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案目錄卡片或電子目錄信息。3.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂、裝盒，確保檔案的整齊、美觀。4.編制檔案檢索工具，如檔案目錄冊(cè)、電子檢索系統(tǒng)等，方便檔案的查找和利用。五、檔案的歸檔與保管（一）檔案歸檔1.各部門檔案收集人員應(yīng)定期將整理好的檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門在接收檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量和完整性，對(duì)不符合要求的檔案退回原部門重新整理。3.檔案管理人員按照檔案編號(hào)順序?qū)n案上架存放，建立檔案存放位置索引。（二）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。4.對(duì)重要的檔案資料應(yīng)實(shí)行異地備份保管，防止因自然災(zāi)害等原因造成檔案丟失。5.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，確因工作需要進(jìn)入的，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行。六、檔案的利用與借閱（一）檔案利用1.畜牧站各部門及工作人員因工作需要可查閱檔案。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容、查閱目的等。3.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱登記表提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督查閱，防止檔案被涂改、損壞或丟失。4.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行復(fù)印。（二）檔案借閱1.因特殊原因需要借閱檔案的，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫檔案借閱申請(qǐng)表。2.檔案借閱申請(qǐng)表應(yīng)注明借閱人姓名、所在部門、借閱檔案名稱、借閱期限、借閱用途等。3.檔案管理人員根據(jù)檔案借閱申請(qǐng)表提供檔案，并與借閱人辦理檔案交接手續(xù)，雙方在檔案交接清單上簽字確認(rèn)。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、歷史意義等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的保管期限。（二）檔案銷毀1.對(duì)已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核、檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)填寫檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀日期等。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)有檔案管理人員和相關(guān)監(jiān)督人員在場(chǎng)，銷毀完畢后，雙方在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。5.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。八、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)建立畜牧站檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（二）檔案信息化管理內(nèi)容1.檔案信息錄入：將紙質(zhì)檔案內(nèi)容錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案信息檢索：利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)提供的檢索功能，快速查找所需檔案信息。3.檔案信息存儲(chǔ)：將電子檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。4.檔案信息安全管理：采取安全防護(hù)措施，防止電子檔案數(shù)據(jù)被篡改、泄露或丟失。（三）檔案信息化管理要求1.檔案