行政庫入庫管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政庫的管理，規(guī)范行政物資的入庫流程，確保入庫物資的準(zhǔn)確性、完整性和及時性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司行政庫所有物資的入庫管理，包括辦公用品、辦公設(shè)備、勞保用品、禮品等各類行政物資。（三）職責(zé)分工1.采購部門負(fù)責(zé)根據(jù)公司需求，及時采購各類行政物資，并確保所采購物資的質(zhì)量、規(guī)格和數(shù)量符合要求。采購?fù)瓿珊?，及時將采購信息傳遞給行政庫管理人員。2.行政庫管理人員負(fù)責(zé)行政庫物資的入庫驗收、存儲保管、賬務(wù)處理等工作。對入庫物資進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)量和數(shù)量檢驗，確保物資準(zhǔn)確無誤入庫，并做好相應(yīng)的記錄。3.使用部門根據(jù)實際工作需要，提前向采購部門提交物資需求申請。在物資入庫后，及時領(lǐng)用所需物資，并配合行政庫管理人員做好相關(guān)工作。二、入庫流程（一）采購申請1.使用部門根據(jù)工作需要，填寫《行政物資采購申請表》，詳細(xì)注明物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求日期等信息，并提交給采購部門。2.采購部門對采購申請進(jìn)行審核，確認(rèn)需求的合理性和必要性。如申請內(nèi)容不完整或不符合要求，及時與使用部門溝通，要求其補(bǔ)充或修正。（二）采購執(zhí)行1.采購部門根據(jù)審核通過的采購申請，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。在采購過程中，嚴(yán)格按照公司的采購政策和流程進(jìn)行操作，確保采購物資的質(zhì)量和價格合理。2.采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同或協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。（三）到貨通知1.采購部門在物資預(yù)計到貨前，提前通知行政庫管理人員做好接收準(zhǔn)備。通知內(nèi)容包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計到貨日期等信息。2.行政庫管理人員收到到貨通知后，安排好相應(yīng)的存儲空間，并準(zhǔn)備好驗收所需的工具和表格。（四）入庫驗收1.物資到貨后，行政庫管理人員首先核對送貨單與采購合同或訂單的一致性，包括物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息是否相符。2.對物資的外觀、質(zhì)量進(jìn)行檢查，查看是否有損壞、缺陷等情況。對于需要進(jìn)行功能測試的物資，按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行測試，確保其性能符合要求。3.如發(fā)現(xiàn)物資存在數(shù)量短缺、質(zhì)量問題或與合同不符等情況，行政庫管理人員應(yīng)及時與采購部門和供應(yīng)商聯(lián)系，要求其在規(guī)定時間內(nèi)進(jìn)行處理。在問題未解決之前，暫停辦理該批物資的入庫手續(xù)。4.驗收合格的物資，行政庫管理人員在送貨單上簽字確認(rèn)，并填寫《行政庫物資入庫單》。入庫單應(yīng)詳細(xì)記錄物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商、入庫日期等信息。入庫單一式三聯(lián)，一聯(lián)留存行政庫，一聯(lián)交采購部門作為付款依據(jù)，一聯(lián)交財務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。（五）入庫存儲1.行政庫管理人員根據(jù)物資的類別、性質(zhì)和用途，將驗收合格的物資存放到相應(yīng)的存儲區(qū)域。存儲區(qū)域應(yīng)保持整潔、干燥、通風(fēng)良好，確保物資不受損壞。2.對不同類型的物資，應(yīng)進(jìn)行分類存放，并做好標(biāo)識。標(biāo)識應(yīng)清晰標(biāo)明物資名稱、規(guī)格、型號、批次等信息，便于查找和管理。3.對于貴重物品、易燃易爆物品、有毒有害物品等特殊物資，應(yīng)設(shè)置專門的存儲區(qū)域，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施，確保存儲安全。（六）賬務(wù)處理1.財務(wù)部門根據(jù)采購部門提交的采購發(fā)票和行政庫管理人員填寫的入庫單，進(jìn)行賬務(wù)處理。核對發(fā)票金額與入庫單金額是否一致，確保賬目準(zhǔn)確無誤。2.財務(wù)部門按照公司的財務(wù)制度，及時記錄物資的采購成本、庫存數(shù)量等信息，并定期與行政庫進(jìn)行賬目核對，保證賬賬相符、賬實相符。三、入庫標(biāo)準(zhǔn)（一）物資質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)1.所有入庫物資必須符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范，以及公司采購合同或訂單中約定的質(zhì)量要求。2.采購部門在采購物資時，應(yīng)選擇具有良好信譽(yù)和質(zhì)量保證的供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商提供物資的質(zhì)量證明文件，如產(chǎn)品合格證、質(zhì)量檢驗報告等。3.行政庫管理人員在驗收物資時，應(yīng)嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢查，對不符合質(zhì)量要求的物資，堅決不予入庫。（二）物資數(shù)量標(biāo)準(zhǔn)1.入庫物資的數(shù)量應(yīng)與送貨單和采購合同或訂單一致。行政庫管理人員在驗收時，應(yīng)認(rèn)真核對物資的數(shù)量，確保數(shù)量準(zhǔn)確無誤。2.如發(fā)現(xiàn)物資數(shù)量短缺，行政庫管理人員應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其補(bǔ)足短缺部分。在未補(bǔ)足之前，應(yīng)在入庫單上注明實際到貨數(shù)量。（三）物資包裝標(biāo)準(zhǔn)1.入庫物資的包裝應(yīng)完好無損，能夠有效保護(hù)物資在運(yùn)輸和存儲過程中不受損壞。2.對于有特殊包裝要求的物資，如易碎品、易損品等，供應(yīng)商應(yīng)按照要求進(jìn)行包裝，并在包裝上標(biāo)明相應(yīng)的標(biāo)識。行政庫管理人員在驗收時，應(yīng)重點(diǎn)檢查包裝是否符合要求。四、入庫記錄與檔案管理（一）入庫記錄1.行政庫管理人員應(yīng)建立詳細(xì)的入庫記錄臺賬，對每一批入庫物資的相關(guān)信息進(jìn)行記錄。臺賬內(nèi)容包括物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商、入庫日期、入庫單號、驗收情況等。2.入庫記錄應(yīng)及時更新，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。行政庫管理人員應(yīng)定期對入庫記錄進(jìn)行核對和整理，發(fā)現(xiàn)問題及時查找原因并進(jìn)行糾正。（二）檔案管理1.行政庫應(yīng)建立物資入庫檔案，將采購合同、送貨單、入庫單、質(zhì)量證明文件等相關(guān)資料進(jìn)行歸檔保存。檔案應(yīng)分類存放，便于查閱和管理。2.物資入庫檔案的保存期限應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。保存期滿后，經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)，方可進(jìn)行銷毀處理。五、入庫監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對行政庫入庫管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查入庫流程是否規(guī)范、入庫記錄是否準(zhǔn)確、物資存儲是否安全等。2.行政庫管理人員應(yīng)定期對自己的工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。同時，應(yīng)積極配合內(nèi)部審計部門的工作，提供相關(guān)資料和信息。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)接受供應(yīng)商、客戶等外部相關(guān)方的監(jiān)督，對于外部反饋的問題，應(yīng)認(rèn)真對待，及時進(jìn)行調(diào)查和處理，并將處理結(jié)果反饋給相關(guān)方。2.行政庫管理人員應(yīng)關(guān)注行業(yè)動態(tài)和相關(guān)法律法規(guī)的變化，及時調(diào)整入庫管理工作，確保公司的入庫管理符合要求。六、罰則（一）對采購部門的處罰1.如因采購部門原因?qū)е虏少徫镔Y的質(zhì)量、規(guī)格、數(shù)量等與合同不符，給公司造成損失的，采購部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.采購部門未按照規(guī)定及時提交采購申請或采購信息，影響行政庫入庫管理工作的，給予部門負(fù)責(zé)人警告處分，并責(zé)令限期整改。（二）對行政庫管理人員的處罰1.行政庫管理人員在入庫驗收過程中，因工作疏忽導(dǎo)致物資數(shù)量、質(zhì)量等問題未被發(fā)現(xiàn)，給公司造成損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.行政庫管理人員未按照規(guī)定對入庫物資進(jìn)行存儲保管，導(dǎo)致物資損壞、丟失的，給予警告處分，并責(zé)令其賠償損失。情節(jié)嚴(yán)重的，予以辭退。（三）對使用部門的處罰1.使用部門未按照規(guī)定提前提交物資需求申請，導(dǎo)致采購延誤或物資積壓的，