設(shè)計(jì)院檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)設(shè)計(jì)院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在設(shè)計(jì)院各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于設(shè)計(jì)院各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：設(shè)計(jì)院檔案由院綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。2.真實(shí)性原則：歸檔的檔案必須是真實(shí)反映設(shè)計(jì)院各項(xiàng)工作實(shí)際情況的原始材料。3.完整性原則：應(yīng)保證檔案內(nèi)容的全面、系統(tǒng)，不遺漏重要信息。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善設(shè)計(jì)院檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)全院檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，為檔案的查詢利用提供便利。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定和銷毀。5.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。6.負(fù)責(zé)對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。7.積極開發(fā)利用檔案信息資源，為設(shè)計(jì)院的生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)創(chuàng)新、管理決策等提供檔案信息服務(wù)。（二）部門檔案管理員職責(zé)1.在綜合檔案室的指導(dǎo)下，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照檔案管理要求，定期對(duì)本部門檔案進(jìn)行清理和核對(duì)，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查詢利用工作，及時(shí)提供本部門相關(guān)檔案資料。4.負(fù)責(zé)本部門檔案管理設(shè)施設(shè)備的日常維護(hù)和管理，保證檔案存放環(huán)境安全、整潔。5.對(duì)本部門員工進(jìn)行檔案管理知識(shí)宣傳和培訓(xùn)，提高員工的檔案意識(shí)。（三）員工職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，妥善保管在工作中形成的各類文件資料，及時(shí)移交本部門檔案管理員。2.積極配合檔案管理部門的工作，如實(shí)提供檔案管理所需的相關(guān)信息和資料。3.不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案，不得擅自將檔案帶出設(shè)計(jì)院或轉(zhuǎn)借他人。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類設(shè)計(jì)院檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括設(shè)計(jì)院的行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書等。2.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面的文件資料。3.人事管理類：包括員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利、勞動(dòng)合同、人事檔案等相關(guān)材料。4.財(cái)務(wù)管理類：包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)文件。5.項(xiàng)目管理類：包括項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件、項(xiàng)目變更文件、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等項(xiàng)目全過程相關(guān)資料。6.生產(chǎn)技術(shù)類：包括設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、技術(shù)方案、圖紙、技術(shù)交流資料等生產(chǎn)技術(shù)方面的檔案。7.經(jīng)營管理類：包括市場(chǎng)調(diào)研、招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、客戶資料、經(jīng)營業(yè)績(jī)等經(jīng)營管理相關(guān)檔案。8.質(zhì)量安全類：包括質(zhì)量管理體系文件、質(zhì)量檢查記錄、安全管理文件、安全事故處理資料等。9.設(shè)備物資類：包括設(shè)備采購合同、設(shè)備臺(tái)賬、設(shè)備維護(hù)記錄、物資采購清單等設(shè)備物資管理檔案。10.其他類：不屬于以上分類的其他檔案。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)采用“年度類別順序號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.年度：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。3.類別：用大寫字母表示檔案的類別，如“XZ”表示行政管理類。4.順序號(hào)：用三位數(shù)字表示同一類別檔案的排列順序，如“001”。5.示例：“2023XZ001”表示2023年形成的行政管理類第001號(hào)檔案。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各部門在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的材料。2.上級(jí)主管部門下發(fā)的與設(shè)計(jì)院相關(guān)的文件、通知、規(guī)定等。3.設(shè)計(jì)院與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等。4.員工個(gè)人在工作中形成的重要業(yè)務(wù)成果、技術(shù)報(bào)告、論文等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，定期對(duì)本部門的文件資料進(jìn)行收集整理，確保檔案的及時(shí)歸檔。2.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，如有破損、缺頁等情況，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式的通用性和可讀性，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和備份。（三）整理方法1.分類：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將收集到的檔案進(jìn)行分類。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)準(zhǔn)確、唯一。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、年度等信息。五、檔案的保管（一）保管期限1.設(shè)計(jì)院檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映設(shè)計(jì)院主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)設(shè)計(jì)院和國家有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。3.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映設(shè)計(jì)院一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)設(shè)計(jì)院工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)設(shè)計(jì)院工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（二）保管條件1.綜合檔案室應(yīng)具備專門的檔案庫房，庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。3.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。（三）檔案清查1.綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，每季度進(jìn)行一次局部清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管情況等，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，對(duì)清查情況進(jìn)行總結(jié)和分析，并提出改進(jìn)建議。六、檔案的利用（一）利用范圍1.設(shè)計(jì)院內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱設(shè)計(jì)院檔案，須經(jīng)設(shè)計(jì)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：?jiǎn)T工可到綜合檔案室查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，須填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)綜合檔案室審批。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、圈劃、污損、抽取、撤換檔案材料。2.未經(jīng)綜合檔案室同意，不得擅自將檔案帶出檔案室或轉(zhuǎn)借他人。3.查閱、借閱檔案后，應(yīng)及時(shí)歸還，歸還時(shí)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和質(zhì)量，如有損壞或丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已超過保管期限且確無保存價(jià)值的檔案，可予以銷毀。3.對(duì)雖未超過保管期限，但已失去利用價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核后，可進(jìn)行降密或銷毀處理。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，提出銷毀意見。2.編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。3.報(bào)設(shè)計(jì)院主管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，由綜合檔案室負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀。4.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。5.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，并將《檔案銷毀清冊(cè)》歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)院檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔