酒水進出庫管理制度一、總則1.目的為加強公司酒水的管理，規(guī)范酒水進出庫流程，確保酒水的安全、準確、高效流轉(zhuǎn)，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及酒水進出庫的部門和人員，包括但不限于采購部、倉庫管理部門、銷售部門、各使用酒水的業(yè)務(wù)部門等。3.基本原則準確性原則：確保酒水進出庫數(shù)據(jù)準確無誤，賬實相符。及時性原則：保證酒水進出庫操作及時完成，不影響業(yè)務(wù)開展。安全性原則：采取有效措施保障酒水在存儲和流轉(zhuǎn)過程中的安全，防止損壞、丟失和變質(zhì)。責(zé)任明確原則：明確各環(huán)節(jié)相關(guān)人員的職責(zé)，做到責(zé)任到人。二、職責(zé)分工1.采購部根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，制定酒水采購計劃，確保采購的酒水品種、數(shù)量符合要求。選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購合同，確保酒水質(zhì)量和供應(yīng)的及時性。負責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，跟進采購訂單的執(zhí)行情況，及時處理采購過程中的問題。2.倉庫管理部門負責(zé)酒水倉庫的日常管理，包括倉庫的布局規(guī)劃、貨物存儲、庫存盤點等。嚴格按照規(guī)定辦理酒水的出入庫手續(xù)，確保手續(xù)齊全、數(shù)據(jù)準確。對酒水進行妥善保管，定期檢查酒水的存儲狀況，防止酒水損壞、變質(zhì)和丟失。及時反饋庫存信息，為采購和銷售提供準確的庫存數(shù)據(jù)支持。3.銷售部門根據(jù)市場需求和客戶訂單，合理安排酒水的銷售計劃。負責(zé)與客戶溝通協(xié)調(diào)，確認酒水的銷售品種、數(shù)量和交貨時間等。及時將銷售訂單信息傳遞給倉庫管理部門，確保倉庫能夠及時備貨發(fā)貨。4.使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，提前向倉庫管理部門提交酒水領(lǐng)用申請。在領(lǐng)用酒水時，認真核對酒水的品種、數(shù)量和質(zhì)量，確保領(lǐng)用的酒水符合要求。負責(zé)本部門領(lǐng)用酒水的合理使用和管理，避免浪費和丟失。三、酒水采購管理1.采購計劃制定各使用部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求，提前[X]個工作日向采購部提交酒水需求計劃，詳細注明酒水的品種、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計使用時間等信息。采購部結(jié)合公司庫存情況、銷售趨勢等因素，綜合制定月度酒水采購計劃，并報上級領(lǐng)導(dǎo)審批。2.供應(yīng)商選擇采購部應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等方面進行評估和審核。優(yōu)先選擇具有良好口碑、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理、供應(yīng)能力強的供應(yīng)商合作。定期對供應(yīng)商進行考核評價，對于不符合要求的供應(yīng)商及時進行調(diào)整或淘汰。3.采購合同簽訂采購部與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括酒水的品種、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、付款方式等條款。采購合同應(yīng)報公司法務(wù)部門審核，確保合同的合法性和有效性。4.采購訂單執(zhí)行采購部根據(jù)采購合同下達采購訂單，跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保酒水按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。對于采購過程中出現(xiàn)的問題，如供應(yīng)商延遲交貨、產(chǎn)品質(zhì)量不合格等，采購部應(yīng)及時采取措施解決，并向相關(guān)部門反饋。5.采購驗收酒水到貨后，倉庫管理部門應(yīng)及時組織驗收。驗收人員應(yīng)根據(jù)采購合同和相關(guān)標準，對酒水的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等進行仔細核對。對于驗收合格的酒水，倉庫管理部門應(yīng)辦理入庫手續(xù)；對于驗收不合格的酒水，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，協(xié)商退換貨等事宜。四、酒水入庫管理1.入庫申請倉庫管理部門在收到采購部下達的到貨通知后，應(yīng)及時做好入庫準備工作，包括安排庫位、準備驗收工具等。采購部應(yīng)在酒水到貨前[X]小時通知倉庫管理部門，倉庫管理部門根據(jù)通知信息填寫《酒水入庫申請表》，詳細注明酒水的品種、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。2.入庫驗收驗收人員應(yīng)按照采購合同和相關(guān)標準，對到貨酒水進行逐批驗收。驗收內(nèi)容包括酒水的外觀、包裝、數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等。對于有質(zhì)量要求的酒水，如白酒、葡萄酒等，應(yīng)按照相關(guān)質(zhì)量標準進行檢驗，可采用感官檢驗、理化檢驗等方法。驗收合格的酒水，驗收人員應(yīng)在送貨單上簽字確認，并填寫《酒水入庫單》，注明酒水的入庫日期、品種、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息?！毒扑霂靻巍芬皇饺?lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)采購部留存，一聯(lián)交財務(wù)部門記賬。驗收不合格的酒水，驗收人員應(yīng)填寫《不合格酒水處理單》，注明不合格原因、處理意見等，及時通知采購部與供應(yīng)商協(xié)商處理。3.入庫存儲倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)酒水的品種、規(guī)格、特性等，合理安排庫位，確保酒水分類存放、整齊有序。對于易揮發(fā)、易氧化、易變質(zhì)的酒水，應(yīng)采取特殊的存儲措施，如密封保存、低溫存儲等。倉庫管理部門應(yīng)建立酒水庫存臺賬，詳細記錄酒水的入庫、出庫、庫存等情況，做到賬實相符。定期對酒水庫存進行盤點，確保庫存數(shù)量準確。盤點結(jié)束后，應(yīng)編制《酒水盤點表》，對盤點結(jié)果進行分析和總結(jié)，如有差異應(yīng)及時查明原因并進行處理。五、酒水出庫管理1.出庫申請使用部門如需領(lǐng)用酒水，應(yīng)提前填寫《酒水領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用酒水的品種、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人審批簽字?！毒扑I(lǐng)用申請表》應(yīng)提交給倉庫管理部門，倉庫管理部門根據(jù)庫存情況進行審核。2.出庫審批倉庫管理部門負責(zé)人對《酒水領(lǐng)用申請表》進行審核，如庫存充足且領(lǐng)用申請合理，應(yīng)簽字批準；如庫存不足或領(lǐng)用申請不合理，應(yīng)與使用部門溝通協(xié)調(diào)，提出調(diào)整建議。對于涉及重要活動、大客戶接待等特殊情況的酒水領(lǐng)用申請，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.出庫發(fā)放倉庫管理部門根據(jù)審批通過的《酒水領(lǐng)用申請表》，辦理酒水出庫手續(xù)。倉庫管理人員應(yīng)按照申請表上的信息，準確發(fā)放酒水，并填寫《酒水出庫單》，注明出庫日期、品種、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用部門等信息?！毒扑鰩靻巍芬皇饺?lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)領(lǐng)用部門留存，一聯(lián)交財務(wù)部門記賬。發(fā)放酒水時，倉庫管理人員應(yīng)與領(lǐng)用人員當(dāng)面核對酒水的品種、規(guī)格、數(shù)量等，確保準確無誤。領(lǐng)用人員應(yīng)在《酒水出庫單》上簽字確認。4.特殊情況處理如遇緊急情況需要臨時領(lǐng)用酒水，領(lǐng)用部門可先口頭向倉庫管理部門申請，倉庫管理部門在確保庫存允許的情況下，可先發(fā)放酒水，但需在事后及時補辦《酒水領(lǐng)用申請表》和審批手續(xù)。對于銷售部門發(fā)貨的酒水，倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)銷售訂單辦理出庫手續(xù)，并按照客戶要求進行包裝和運輸安排。六、庫存盤點管理1.盤點計劃制定倉庫管理部門應(yīng)定期組織酒水庫存盤點，原則上每月進行一次小盤點，每季度進行一次大盤點。根據(jù)盤點計劃，倉庫管理部門提前制定盤點方案，明確盤點時間、范圍、人員分工、盤點方法等。2.盤點實施盤點人員應(yīng)按照盤點方案，對酒水進行逐一清點，確保賬實相符。盤點過程中，應(yīng)認真記錄酒水的實際數(shù)量、規(guī)格、狀態(tài)等信息。對于盤盈或盤虧的酒水，應(yīng)詳細記錄差異情況，并注明原因。3.盤點結(jié)果處理盤點結(jié)束后，倉庫管理部門應(yīng)編制《酒水盤點表》，將盤點結(jié)果與庫存臺賬進行核對。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)及時查明原因，并填寫《酒水盤點差異處理單》。對于盤盈的酒水，應(yīng)查明原因后進行相應(yīng)的賬務(wù)處理，如調(diào)整庫存臺賬等；對于盤虧的酒水，應(yīng)根據(jù)責(zé)任歸屬進行處理，屬于人為原因造成的損失，由責(zé)任人負責(zé)賠償；屬于自然損耗等原因造成的損失，經(jīng)審批后進行相應(yīng)的賬務(wù)處理。倉庫管理部門應(yīng)將盤點結(jié)果和處理情況及時上報公司領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)部門。七、酒水保管與養(yǎng)護1.倉庫環(huán)境要求酒水倉庫應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、清潔，溫度和濕度應(yīng)符合酒水存儲要求。倉庫內(nèi)嚴禁煙火，配備必要的消防器材和安全設(shè)施，確保消防安全。倉庫應(yīng)設(shè)置明顯的標識牌，標明不同酒水的存放區(qū)域、品種、規(guī)格等信息，便于查找和管理。2.酒水保管措施倉庫管理人員應(yīng)定期對酒水進行檢查，查看酒水的包裝是否完好、有無滲漏、變質(zhì)等情況。對于易揮發(fā)的酒水，如白酒、酒精等，應(yīng)確保密封良好，減少揮發(fā)損失。對于易氧化的酒水，如葡萄酒等，應(yīng)避免陽光直射和空氣接觸，可采用避光包裝或在低溫環(huán)境下存儲。對于有保質(zhì)期要求的酒水，應(yīng)建立保質(zhì)期臺賬，定期檢查酒水的保質(zhì)期，對臨近保質(zhì)期的酒水及時進行處理。3.酒水養(yǎng)護記錄倉庫管理部門應(yīng)建立酒水養(yǎng)護記錄檔案，記錄酒水的檢查情況、養(yǎng)護措施、處理結(jié)果等信息。酒水養(yǎng)護記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱和追溯。八、安全與保密管理1.安全管理加強酒水倉庫的安全防范措施，防止酒水被盜、被搶、被破壞等情況發(fā)生。倉庫門窗應(yīng)安裝防盜設(shè)施，配備監(jiān)控設(shè)備，確保倉庫安全。倉庫管理人員應(yīng)嚴格遵守安全操作規(guī)程，嚴禁在倉庫內(nèi)吸煙、使用明火等，防止火災(zāi)事故發(fā)生。定期對倉庫安全設(shè)施進行檢查和維護，確保其正常運行。如發(fā)現(xiàn)安全隱患，應(yīng)及時報告并采取措施進行整改。2.保密管理涉及酒水采購、庫存等信息屬于公司商業(yè)機密，相關(guān)人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得泄露給無關(guān)人員。嚴禁在非工作場合談?wù)摴揪扑牟少弮r格、庫存數(shù)量等敏感信息。對于因工作需要接觸酒水相關(guān)信息的人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。九、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司財務(wù)部門、審計部門應(yīng)定期對酒水進出庫情況進行監(jiān)督檢查，核實賬目是否清晰、手續(xù)是否齊全、庫存是否準確等。倉庫管理部門應(yīng)定期對本部門的酒水管理工作進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。公司領(lǐng)導(dǎo)可隨時對酒水進出庫管理情況進行抽查，確保制度的有效執(zhí)行。2.考核機制建立酒水進出庫管理考核機