銷售合同與管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司銷售合同的簽訂、履行、變更、終止等行為，加強(qiáng)銷售合同管理，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高銷售業(yè)務(wù)的規(guī)范化和科學(xué)化水平，保障公司銷售業(yè)務(wù)的順利開展。2.適用范圍本制度適用于公司所有銷售合同的管理，包括但不限于產(chǎn)品銷售合同、服務(wù)銷售合同等。3.基本原則依法簽訂原則：銷售合同的簽訂必須遵守國家法律法規(guī)的規(guī)定，確保合同的合法性和有效性。平等自愿原則：合同雙方在簽訂合同時應(yīng)遵循平等、自愿、公平、誠實信用的原則，充分表達(dá)各自的意愿，不得強(qiáng)迫或欺詐對方。風(fēng)險防范原則：在簽訂和履行合同過程中，應(yīng)充分考慮各種風(fēng)險因素，采取有效的防范措施，降低公司經(jīng)營風(fēng)險。效益優(yōu)先原則：銷售合同的管理應(yīng)有助于提高公司的經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)公司業(yè)務(wù)的發(fā)展。二、銷售合同的簽訂1.合同主體資格審查銷售部門在簽訂合同前，應(yīng)對客戶的主體資格進(jìn)行審查，確保客戶具有簽訂合同的合法資格和履行合同的能力。審查內(nèi)容包括客戶的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明等相關(guān)資質(zhì)文件，并核實其真實性和有效性。對于新客戶或資信狀況不明的客戶，應(yīng)要求其提供必要的擔(dān)?；蜻M(jìn)行資信調(diào)查，以降低合同風(fēng)險。2.合同條款擬定銷售合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，條款應(yīng)具體、清晰、準(zhǔn)確，避免模糊不清或歧義。合同主要條款應(yīng)包括：合同名稱、合同編號、簽訂日期、雙方當(dāng)事人名稱及地址、產(chǎn)品或服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總價、交貨時間、交貨地點、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等。在擬定合同條款時，應(yīng)充分考慮公司的利益和風(fēng)險，對于涉及公司重大利益的條款，應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)審核。3.合同審批流程銷售合同初稿擬定后，應(yīng)提交銷售部門負(fù)責(zé)人審核，審核內(nèi)容包括合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性以及與公司銷售政策的一致性等。銷售部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將合同提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審查，法務(wù)部門應(yīng)對合同條款的法律風(fēng)險進(jìn)行評估，并提出修改意見。根據(jù)法務(wù)部門的意見，銷售部門對合同進(jìn)行修改完善后，提交財務(wù)部門審核，財務(wù)部門主要審核合同的付款方式、結(jié)算周期、價格條款等是否符合公司財務(wù)規(guī)定，以及對公司財務(wù)狀況的影響。經(jīng)銷售部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門、財務(wù)部門審核通過后的合同，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體利益和業(yè)務(wù)情況，對合同進(jìn)行最終審批。合同經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可加蓋公司合同專用章，并由授權(quán)代表簽字生效。三、銷售合同的履行1.合同執(zhí)行計劃制定銷售部門應(yīng)根據(jù)簽訂的銷售合同，制定詳細(xì)的合同執(zhí)行計劃，明確各階段的工作任務(wù)、責(zé)任人、時間節(jié)點等，確保合同的順利履行。合同執(zhí)行計劃應(yīng)包括但不限于：生產(chǎn)計劃、采購計劃、運(yùn)輸計劃、交貨計劃、安裝調(diào)試計劃、售后服務(wù)計劃等。2.生產(chǎn)與采購管理生產(chǎn)部門根據(jù)銷售合同執(zhí)行計劃，組織安排產(chǎn)品的生產(chǎn)，確保產(chǎn)品按時、按質(zhì)、按量完成。采購部門根據(jù)生產(chǎn)需要，及時采購所需的原材料和零部件，確保生產(chǎn)的順利進(jìn)行。采購過程中應(yīng)嚴(yán)格按照公司采購管理制度執(zhí)行，確保采購物資的質(zhì)量和供應(yīng)及時性。生產(chǎn)部門和采購部門應(yīng)建立有效的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，及時解決生產(chǎn)和采購過程中出現(xiàn)的問題，確保合同執(zhí)行計劃的順利實施。3.交貨與驗收管理銷售部門應(yīng)按照合同約定的交貨時間和地點，組織產(chǎn)品的交付。在交貨前，應(yīng)提前通知客戶做好接貨準(zhǔn)備，并確保產(chǎn)品包裝完好、標(biāo)識清晰。客戶在收到貨物后，應(yīng)按照合同約定的驗收方式進(jìn)行驗收。如發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量問題或數(shù)量不符等情況，應(yīng)及時通知銷售部門。銷售部門接到客戶反饋后，應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，采取有效的解決措施。如屬于產(chǎn)品質(zhì)量問題，應(yīng)按照公司售后服務(wù)制度進(jìn)行處理；如屬于數(shù)量不符等問題，應(yīng)及時核實并給予客戶合理的解決方案。4.付款管理財務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的付款方式和結(jié)算周期，及時跟蹤客戶的付款情況，確保公司資金的及時回籠。對于客戶逾期付款的情況，財務(wù)部門應(yīng)及時通知銷售部門，并協(xié)助銷售部門采取催款措施。如客戶逾期付款時間較長或存在惡意拖欠行為，應(yīng)及時通過法律途徑維護(hù)公司的合法權(quán)益。四、銷售合同的變更與解除1.變更條件在合同履行過程中，如因市場變化、客戶需求變更、不可抗力等原因需要變更合同條款的，合同雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面的變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、變更的原因、變更后的合同條款以及雙方的權(quán)利和義務(wù)等。2.變更流程提出變更申請：合同一方如需變更合同條款，應(yīng)向?qū)Ψ教岢鰰孀兏暾?，并說明變更的原因和內(nèi)容。協(xié)商與審核：對方收到變更申請后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)進(jìn)行協(xié)商，并將協(xié)商結(jié)果反饋給申請方。如協(xié)商一致，雙方應(yīng)簽訂變更協(xié)議；如協(xié)商不一致，應(yīng)按照合同約定的爭議解決方式處理。審批與備案：變更協(xié)議簽訂后，應(yīng)按照合同簽訂時的審批流程進(jìn)行審批，并報公司相關(guān)部門備案。3.解除條件在合同履行過程中，如出現(xiàn)以下情形之一的，合同雙方可以解除合同：因不可抗力致使不能實現(xiàn)合同目的；在履行期限屆滿之前，一方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務(wù)；一方遲延履行主要債務(wù)，經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行；一方遲延履行債務(wù)或者有其他違約行為致使不能實現(xiàn)合同目的；法律規(guī)定的其他情形。4.解除流程提出解除申請：合同一方如需解除合同，應(yīng)向?qū)Ψ教岢鰰娼獬暾?，并說明解除的原因和依據(jù)。協(xié)商與審核：對方收到解除申請后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)進(jìn)行協(xié)商，并將協(xié)商結(jié)果反饋給申請方。如協(xié)商一致，雙方應(yīng)簽訂解除協(xié)議；如協(xié)商不一致，應(yīng)按照合同約定的爭議解決方式處理。審批與備案：解除協(xié)議簽訂后，應(yīng)按照合同簽訂時的審批流程進(jìn)行審批，并報公司相關(guān)部門備案。五、銷售合同的風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別與評估銷售部門應(yīng)定期對銷售合同進(jìn)行風(fēng)險識別和評估，分析合同履行過程中可能存在的風(fēng)險因素，如客戶信用風(fēng)險、市場風(fēng)險、法律風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險等。建立風(fēng)險評估指標(biāo)體系，對不同類型的風(fēng)險進(jìn)行量化評估，確定風(fēng)險等級，為風(fēng)險應(yīng)對措施的制定提供依據(jù)。2.風(fēng)險應(yīng)對措施根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。對于高風(fēng)險合同，應(yīng)采取重點監(jiān)控、加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)、增加擔(dān)保措施等方式進(jìn)行風(fēng)險防范；對于中風(fēng)險合同，應(yīng)采取定期跟蹤、及時溝通等方式進(jìn)行風(fēng)險控制；對于低風(fēng)險合同，可適當(dāng)簡化管理流程，但仍需關(guān)注合同履行情況。加強(qiáng)客戶信用管理，建立客戶信用檔案，對客戶的信用狀況進(jìn)行動態(tài)評估和監(jiān)控。對于信用狀況較差的客戶，應(yīng)謹(jǐn)慎簽訂合同或采取必要的風(fēng)險防范措施，如要求提供擔(dān)保、增加預(yù)付款比例等。關(guān)注市場動態(tài)，及時調(diào)整銷售策略，降低市場風(fēng)險對公司銷售業(yè)務(wù)的影響。加強(qiáng)與供應(yīng)商的合作，確保原材料和零部件的質(zhì)量和供應(yīng)穩(wěn)定性，降低質(zhì)量風(fēng)險。加強(qiáng)合同法律審查，確保合同條款的合法性和有效性。在合同履行過程中，嚴(yán)格按照合同約定行使權(quán)利和履行義務(wù)，避免因法律糾紛給公司帶來損失。3.風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警建立銷售合同風(fēng)險監(jiān)控機(jī)制，定期對合同履行情況進(jìn)行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險隱患，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。設(shè)定風(fēng)險預(yù)警指標(biāo)，當(dāng)合同履行情況出現(xiàn)異常時，及時發(fā)出預(yù)警信號，提醒相關(guān)部門和人員采取措施防范風(fēng)險。對風(fēng)險事件進(jìn)行跟蹤和評估，分析風(fēng)險事件產(chǎn)生的原因和影響，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷完善風(fēng)險管理制度和應(yīng)對措施。六、銷售合同的檔案管理1.檔案收集與整理銷售部門應(yīng)負(fù)責(zé)銷售合同檔案的收集工作，確保合同簽訂、履行、變更、解除等過程中產(chǎn)生的各類文件資料齊全、完整。對收集到的合同檔案進(jìn)行分類整理，按照合同編號、簽訂日期、客戶名稱等順序進(jìn)行編號歸檔，建立清晰的檔案索引，便于查詢和管理。2.檔案保管與存儲設(shè)立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防潮設(shè)施等，確保合同檔案的安全保管。合同檔案應(yīng)按照紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種形式進(jìn)行存儲。紙質(zhì)檔案應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)；電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.檔案查閱與借閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱或借閱銷售合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表或借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到合同檔案室辦理查閱或借閱手續(xù)。查閱或借閱檔案時，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借或帶出檔案室。查閱或借閱完畢后，應(yīng)及時歸還檔案，并辦理注銷手續(xù)。涉及公司商業(yè)秘密或重要合同檔案的查閱和借閱，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度執(zhí)行，確保公司