采購付款與管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司采購付款流程，加強(qiáng)采購付款管理，確保公司資金安全、合理使用，提高采購效率，維護(hù)公司合法權(quán)益，保障公司正常運(yùn)營(yíng)。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有采購活動(dòng)涉及的付款業(yè)務(wù)，包括但不限于原材料采購、設(shè)備采購、辦公用品采購、服務(wù)采購等。3.基本原則合法性原則：采購付款必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，確保付款行為合法合規(guī)。準(zhǔn)確性原則：采購付款信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，包括供應(yīng)商名稱、賬號(hào)、金額、付款方式、付款期限等，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致的付款風(fēng)險(xiǎn)。及時(shí)性原則：在符合公司財(cái)務(wù)制度和合同約定的前提下，應(yīng)及時(shí)安排采購付款，維護(hù)公司良好的商業(yè)信譽(yù)。審批流程原則：嚴(yán)格執(zhí)行采購付款審批流程，未經(jīng)審批不得擅自付款，確保每一筆付款都經(jīng)過必要的審核和授權(quán)。監(jiān)督與控制原則：建立健全采購付款監(jiān)督機(jī)制，對(duì)采購付款全過程進(jìn)行監(jiān)控，防止出現(xiàn)違規(guī)操作和資金浪費(fèi)。二、采購付款流程1.采購申請(qǐng)與審批采購需求提出：各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。部門初審：部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購申請(qǐng)進(jìn)行初審，審核采購需求的合理性、必要性以及預(yù)算的合規(guī)性，簽署意見后提交至采購部門。采購部門審核：采購部門收到采購申請(qǐng)后，對(duì)采購物品或服務(wù)的市場(chǎng)供應(yīng)情況、價(jià)格合理性等進(jìn)行審核。如認(rèn)為采購申請(qǐng)不合理或有更優(yōu)選擇，應(yīng)與申請(qǐng)部門溝通協(xié)商，提出調(diào)整建議。審核通過后，將采購申請(qǐng)?zhí)峤恢霖?cái)務(wù)部門進(jìn)行預(yù)算審核。財(cái)務(wù)部門預(yù)算審核：財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司預(yù)算安排，對(duì)采購申請(qǐng)的預(yù)算進(jìn)行審核。如預(yù)算超支，需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。預(yù)算審核通過后，采購申請(qǐng)返回采購部門。最終審批：采購申請(qǐng)經(jīng)采購部門和財(cái)務(wù)部門審核通過后，根據(jù)公司審批權(quán)限規(guī)定，提交至相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行最終審批。審批通過后，采購申請(qǐng)正式生效，進(jìn)入采購流程。2.供應(yīng)商選擇與采購合同簽訂供應(yīng)商篩選：采購部門根據(jù)采購申請(qǐng)，通過多種渠道（如供應(yīng)商庫、網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦等）篩選潛在供應(yīng)商。對(duì)篩選出的供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審查，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績(jī)信譽(yù)等方面的審核，確保供應(yīng)商具備良好的商業(yè)信譽(yù)和供應(yīng)能力。采購談判：采購部門與選定的供應(yīng)商就采購物品或服務(wù)的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款進(jìn)行談判。談判過程中，應(yīng)充分了解市場(chǎng)行情，爭(zhēng)取有利的采購條件。談判結(jié)果形成《采購談判紀(jì)要》，雙方簽字確認(rèn)。采購合同簽訂：根據(jù)采購談判結(jié)果，采購部門起草采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物品或服務(wù)的詳細(xì)規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等條款。采購合同經(jīng)法律部門審核通過后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。簽訂后的采購合同副本應(yīng)及時(shí)分發(fā)給采購部門、財(cái)務(wù)部門、使用部門等相關(guān)部門存檔。3.采購訂單下達(dá)采購訂單生成：采購部門根據(jù)簽訂的采購合同，生成《采購訂單》。采購訂單應(yīng)包含采購合同的主要條款，如采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息，并明確訂單編號(hào)、訂單日期、供應(yīng)商名稱等內(nèi)容。采購訂單審批：采購訂單生成后，按照公司審批流程進(jìn)行審批。審批通過后，采購訂單正式生效，發(fā)送給供應(yīng)商。4.到貨驗(yàn)收到貨通知：采購部門在預(yù)計(jì)交貨日期前，提醒供應(yīng)商按時(shí)交貨。貨物到達(dá)公司后，供應(yīng)商應(yīng)及時(shí)通知采購部門和使用部門。驗(yàn)收準(zhǔn)備：使用部門收到到貨通知后，組織相關(guān)人員（如技術(shù)人員、質(zhì)量檢驗(yàn)人員等）進(jìn)行驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方法。實(shí)物驗(yàn)收：驗(yàn)收人員按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購物品或服務(wù)進(jìn)行實(shí)物驗(yàn)收，檢查貨物的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等是否與采購合同和采購訂單一致。如發(fā)現(xiàn)貨物存在質(zhì)量問題或數(shù)量短缺等情況，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，并做好記錄。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告：驗(yàn)收完成后，驗(yàn)收人員填寫《采購到貨驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況，包括驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收人員、貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量狀況、驗(yàn)收結(jié)果等內(nèi)容。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交給采購部門。5.采購發(fā)票開具與審核發(fā)票開具：供應(yīng)商應(yīng)在貨物交付并驗(yàn)收合格后，按照合同約定及時(shí)開具合法有效的發(fā)票。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與采購合同和采購訂單一致，包括貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額、稅率、稅額等信息。發(fā)票提交：供應(yīng)商將開具的發(fā)票提交給采購部門。采購部門收到發(fā)票后，核對(duì)發(fā)票信息與采購合同、采購訂單及驗(yàn)收?qǐng)?bào)告是否一致，并在發(fā)票上加蓋“發(fā)票已收”章，注明收到發(fā)票的日期。發(fā)票審核：采購部門將發(fā)票連同相關(guān)資料（如采購合同、采購訂單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等）提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門審核發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性，包括發(fā)票的格式、內(nèi)容、印章、稅率、稅額計(jì)算等方面。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系溝通，要求其重新開具或補(bǔ)充相關(guān)證明材料。6.采購付款申請(qǐng)與審批付款申請(qǐng)?zhí)峤唬翰少彶块T根據(jù)采購合同約定的付款方式和期限，在發(fā)票審核通過后，填寫《采購付款申請(qǐng)表》。付款申請(qǐng)表應(yīng)包含供應(yīng)商名稱、賬號(hào)、付款金額、付款方式、付款期限、發(fā)票號(hào)碼、付款事由等信息，并附上采購合同、采購訂單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等相關(guān)證明材料。部門審核：采購部門負(fù)責(zé)人對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)付款信息的準(zhǔn)確性和付款事由的合理性，簽署意見后提交至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門審核：財(cái)務(wù)部門收到付款申請(qǐng)后，對(duì)付款金額、付款方式、付款期限等進(jìn)行再次審核，并核對(duì)相關(guān)證明材料的完整性和真實(shí)性。同時(shí)，檢查公司資金狀況是否允許支付該筆款項(xiàng)。如審核通過，財(cái)務(wù)部門在付款申請(qǐng)表上簽字蓋章；如審核不通過，應(yīng)注明原因并返回采購部門。最終審批：根據(jù)公司審批權(quán)限規(guī)定，采購付款申請(qǐng)經(jīng)采購部門和財(cái)務(wù)部門審核通過后，提交至相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行最終審批。審批通過后，付款申請(qǐng)正式生效，進(jìn)入付款流程。7.采購付款執(zhí)行付款安排：財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批通過的采購付款申請(qǐng)，按照公司資金管理制度和付款方式安排付款。付款方式包括支票、匯票、電匯、網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬等。如采用支票付款，應(yīng)確保支票填寫規(guī)范、準(zhǔn)確，并妥善保管支票存根；如采用電匯或網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬付款，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)收款賬號(hào)、戶名等信息，確保付款準(zhǔn)確無誤。付款記錄：財(cái)務(wù)部門在完成采購付款后，及時(shí)記錄付款日期、付款金額、付款方式、收款賬號(hào)等信息，更新應(yīng)付賬款臺(tái)賬，確保公司財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。同時(shí)，將付款憑證（如支票存根、銀行回單等）與采購付款申請(qǐng)及相關(guān)證明材料一起歸檔保存，以備查閱。三、采購付款方式1.預(yù)付款適用情況：預(yù)付款適用于采購金額較大、生產(chǎn)周期較長(zhǎng)、供應(yīng)商要求預(yù)付款的采購項(xiàng)目，或?yàn)榇_保供應(yīng)商按時(shí)履行合同而采取的一種付款方式。審批流程：采購部門在簽訂采購合同前，填寫《預(yù)付款申請(qǐng)單》，詳細(xì)說明預(yù)付款金額、付款原因、預(yù)計(jì)交貨時(shí)間等信息，并附上采購合同草案。經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，按照合同約定的比例支付預(yù)付款。管理要求：財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立預(yù)付款臺(tái)賬，跟蹤預(yù)付款的使用情況和供應(yīng)商的交貨進(jìn)度。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商未能按時(shí)交貨或存在違約行為，應(yīng)及時(shí)采取措施，如暫停后續(xù)付款、要求供應(yīng)商退還預(yù)付款或承擔(dān)違約責(zé)任等。2.貨到付款適用情況：貨到付款適用于金額較小、采購周期較短、市場(chǎng)供應(yīng)充足、風(fēng)險(xiǎn)較低的采購項(xiàng)目，或?yàn)榻档凸举Y金占用成本而采取的一種付款方式。審批流程：采購部門在收到供應(yīng)商的到貨通知后，組織相關(guān)人員進(jìn)行到貨驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，采購部門填寫《貨到付款申請(qǐng)單》，附上采購合同、采購訂單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等相關(guān)證明材料，經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，按照合同約定的付款期限支付貨款。管理要求：財(cái)務(wù)部門應(yīng)在付款前再次核對(duì)發(fā)票信息和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，確保付款金額準(zhǔn)確無誤。同時(shí)，應(yīng)關(guān)注供應(yīng)商的信用狀況，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在不良信用記錄或可能影響付款安全的情況，應(yīng)謹(jǐn)慎付款或采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防范措施。3.分期付款適用情況：分期付款適用于采購金額較大、一次性付款可能給公司資金流帶來較大壓力的采購項(xiàng)目，或供應(yīng)商為促進(jìn)銷售而提供的一種付款方式。審批流程：采購部門在簽訂采購合同時(shí)，應(yīng)明確分期付款的具體條款，包括每期付款金額、付款時(shí)間、付款條件等。在每期付款前，采購部門填寫《分期付款申請(qǐng)單》，附上采購合同、前期付款憑證、發(fā)票等相關(guān)證明材料，經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，按照合同約定支付每期款項(xiàng)。管理要求：財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立分期付款臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每期付款金額、付款時(shí)間、付款狀態(tài)等信息。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)分期付款的跟蹤管理，確保供應(yīng)商按時(shí)履行合同義務(wù)，公司按時(shí)支付款項(xiàng)，避免因分期付款管理不善導(dǎo)致的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和合同糾紛。四、采購付款審批權(quán)限1.一般采購付款審批權(quán)限單筆金額在[X]元以下的采購付款：由采購部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后，即可辦理付款手續(xù)。單筆金額在[X]元至[X]元之間的采購付款：經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至分管采購的副總經(jīng)理審批。單筆金額在[X]元至[X]元之間的采購付款：經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、分管采購的副總經(jīng)理審核后，提交至總經(jīng)理審批。單筆金額在[X]元以上的采購付款：經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、分管采購的副總經(jīng)理、總經(jīng)理審核后，提交至董事會(huì)審批。2.特殊采購付款審批權(quán)限對(duì)于涉及重大投資、重大資產(chǎn)購置、關(guān)聯(lián)交易等特殊采購付款事項(xiàng)，無論金額大小，均需按照公司重大事項(xiàng)決策程序進(jìn)行審批，經(jīng)董事會(huì)或股東大會(huì)審議通過后方可辦理付款手續(xù)。五、采購付款監(jiān)督與控制1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購付款業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購付款流程的執(zhí)行情況、審批手續(xù)的合規(guī)性、付款金額的準(zhǔn)確性、相關(guān)資料的完整性等。對(duì)審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.財(cái)務(wù)監(jiān)督財(cái)務(wù)部門作為采購付款的執(zhí)行部門，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購付款的日常管理和監(jiān)督。嚴(yán)格審核采購付款申請(qǐng)，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全、金額準(zhǔn)確。定期核對(duì)應(yīng)付賬款臺(tái)賬，及時(shí)清理往來款項(xiàng)，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。3.采購部門自查采購部門應(yīng)定期對(duì)本部門的采購付款業(yè)務(wù)進(jìn)行自查，檢查采購合同的執(zhí)行情況、供應(yīng)商管理情況、付款申請(qǐng)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性等。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，并將自查情況報(bào)告給公司管理層。4.供應(yīng)商反饋建立供應(yīng)商反饋機(jī)制，鼓勵(lì)供應(yīng)商對(duì)公司采購付款過程中的問題進(jìn)行反饋。對(duì)于供應(yīng)商提出的合理意見和建議，及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給供應(yīng)商。同時(shí)，通過供應(yīng)商反饋，及時(shí)發(fā)現(xiàn)采購付款管理中存在的潛在風(fēng)險(xiǎn)，采取有效措施加以防范。六、采購付款相關(guān)責(zé)任追究1.違規(guī)責(zé)任界定采購部門責(zé)任：采購部門在采購付款過程中，如存在以下行為，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任：未按照規(guī)定的采購流程進(jìn)行操作，導(dǎo)致采購付款出現(xiàn)錯(cuò)誤或延誤；對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)審查不嚴(yán)，導(dǎo)致與不良供應(yīng)商合作，給公司造成損失；在采購談判中未能爭(zhēng)取有利的付款條件，導(dǎo)致公司資金成本增加；與供應(yīng)商勾結(jié)，謀取私利，損害公司利益。財(cái)務(wù)部門責(zé)任：財(cái)務(wù)部門在采購付款過程中，如存在以下行為，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任：未嚴(yán)格審核采購付款申請(qǐng)，導(dǎo)致付款金額錯(cuò)誤或違規(guī)付款；對(duì)采購付款相關(guān)資料審核不認(rèn)真，未能發(fā)現(xiàn)問題，給公司造成損失；未按照規(guī)定的付款方式和期限進(jìn)行付款，導(dǎo)致公司資金管理混亂或產(chǎn)生財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)；泄露公司付款信息，給公司造成不良影響或損失。其他部門責(zé)任：其他相關(guān)部門在采購付款過程中，如因提供虛假信息、協(xié)助采購部門或供應(yīng)商違規(guī)操作等行為，導(dǎo)致公司采購付款出現(xiàn)問題，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.責(zé)任追究方式批評(píng)教育：對(duì)于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予責(zé)任人批評(píng)教育，責(zé)令其改正錯(cuò)誤。經(jīng)濟(jì)處罰：根據(jù)違規(guī)行為給公司造成的損失大小，對(duì)責(zé)任人給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰，如扣發(fā)獎(jiǎng)金、罰款等。行政處分：對(duì)于情節(jié)較重的違規(guī)行為，給予責(zé)任人警告、記過、記大過、降級(jí)、撤職等行政處分。法律追究：對(duì)于嚴(yán)重違規(guī)行為，如涉嫌違法犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。七、附則1.解釋權(quán)本制度由公