銀行憑證庫管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)銀行憑證庫的管理，確保銀行憑證的安全、完整，規(guī)范憑證的保管、使用和銷毀等流程，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于銀行內(nèi)部涉及憑證庫管理的所有部門和人員。（三）基本原則1.安全性原則：確保憑證庫的安全，防止憑證丟失、被盜、篡改等情況發(fā)生。2.完整性原則：保證憑證的完整無缺，準(zhǔn)確記錄銀行的各類業(yè)務(wù)信息。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行憑證的管理操作。4.保密性原則：對涉及銀行機(jī)密的憑證信息予以嚴(yán)格保密。二、憑證庫的設(shè)置與布局（一）設(shè)置要求1.憑證庫應(yīng)設(shè)置在安全、干燥、通風(fēng)良好的區(qū)域，遠(yuǎn)離火源、水源等危險區(qū)域。2.應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全防護(hù)設(shè)施。3.憑證庫應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如保管區(qū)、整理區(qū)、銷毀區(qū)等，確保各類操作有序進(jìn)行。（二）布局規(guī)劃1.保管區(qū)應(yīng)設(shè)置足夠數(shù)量的貨架或保險柜，用于存放各類憑證。貨架應(yīng)按照憑證的類別、年份、月份等進(jìn)行合理分類擺放，便于查找和管理。2.整理區(qū)應(yīng)配備必要的辦公桌椅、裝訂設(shè)備、裁剪工具等，用于憑證的整理、裝訂等工作。3.銷毀區(qū)應(yīng)設(shè)置專門的銷毀設(shè)備，如碎紙機(jī)等，并確保銷毀過程的安全和環(huán)保。三、憑證的分類與編號（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照業(yè)務(wù)類型分類，如存款憑證、貸款憑證、支付結(jié)算憑證等。2.按照憑證的來源分類，如自制憑證、外來憑證等。3.按照憑證的用途分類，如原始憑證、記賬憑證等。（二）編號規(guī)則1.憑證編號應(yīng)具有唯一性，便于識別和管理。2.編號應(yīng)按照一定的順序編制，如年份+月份+流水號等。3.對于重要憑證，可在編號后添加特殊標(biāo)識，如“”等，以突出其重要性。四、憑證的入庫管理（一）憑證交接1.憑證生成部門在憑證制作完成后，應(yīng)及時將憑證移交至憑證庫管理人員。2.交接雙方應(yīng)在交接清單上簽字確認(rèn)，明確憑證的種類、數(shù)量、編號等信息。（二）入庫驗收1.憑證庫管理人員在接收憑證時，應(yīng)仔細(xì)核對憑證的種類、數(shù)量、編號等信息是否與交接清單一致。2.對憑證的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查，如憑證是否有缺頁、破損、涂改等情況。3.驗收合格的憑證應(yīng)及時入庫，并按照規(guī)定的分類和編號進(jìn)行擺放。五、憑證的保管管理（一）保管方式1.憑證應(yīng)采用紙質(zhì)或電子介質(zhì)進(jìn)行保管，對于重要憑證應(yīng)采用紙質(zhì)和電子雙重保管方式。2.紙質(zhì)憑證應(yīng)存放在專用的貨架或保險柜中，電子憑證應(yīng)存儲在安全的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。（二）保管期限1.各類憑證的保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和銀行內(nèi)部規(guī)定執(zhí)行。2.一般情況下，存款憑證、貸款憑證等重要業(yè)務(wù)憑證的保管期限為[X]年，支付結(jié)算憑證等的保管期限為[X]年。（三）日常巡查1.憑證庫管理人員應(yīng)定期對憑證庫進(jìn)行巡查，檢查憑證的存放情況、安全防護(hù)設(shè)施的運(yùn)行情況等。2.巡查過程中如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時記錄并報告上級領(lǐng)導(dǎo)，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（四）溫濕度控制1.憑證庫應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，確保庫內(nèi)溫度保持在[X]℃[X]℃之間，濕度保持在[X]%[X]%之間。2.定期對溫濕度進(jìn)行監(jiān)測和記錄，如發(fā)現(xiàn)溫濕度異常，應(yīng)及時調(diào)整。六、憑證的使用管理（一）使用申請1.銀行內(nèi)部人員因業(yè)務(wù)需要使用憑證時，應(yīng)填寫憑證使用申請表，注明使用憑證的種類、數(shù)量、用途等信息。2.申請表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批簽字后，方可提交至憑證庫管理人員。（二）領(lǐng)用登記1.憑證庫管理人員根據(jù)審批通過的申請表，為申請人辦理憑證領(lǐng)用手續(xù)。2.領(lǐng)用雙方應(yīng)在領(lǐng)用登記簿上簽字確認(rèn)，記錄領(lǐng)用憑證的種類、數(shù)量、編號、領(lǐng)用時間、歸還時間等信息。（三）使用規(guī)范1.申請人應(yīng)按照規(guī)定的用途使用憑證，不得擅自更改憑證內(nèi)容。2.使用過程中應(yīng)妥善保管憑證，防止憑證丟失、損壞等情況發(fā)生。3.使用完畢后，應(yīng)及時將憑證歸還至憑證庫管理人員。（四）歸還驗收1.憑證庫管理人員在接收歸還的憑證時，應(yīng)仔細(xì)核對憑證的種類、數(shù)量、編號等信息是否與領(lǐng)用登記簿一致。2.對憑證的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查，如憑證是否有缺頁、破損、涂改等情況。3.驗收合格的憑證應(yīng)及時入庫，并在領(lǐng)用登記簿上注明歸還時間。七、憑證的查閱管理（一）查閱申請1.銀行內(nèi)部人員因工作需要查閱憑證時，應(yīng)填寫憑證查閱申請表，注明查閱憑證的種類、編號、查閱原因等信息。2.申請表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批簽字后，方可提交至憑證庫管理人員。（二）查閱登記1.憑證庫管理人員根據(jù)審批通過的申請表，為查閱人員辦理查閱手續(xù)。2.查閱雙方應(yīng)在查閱登記簿上簽字確認(rèn)，記錄查閱憑證的種類、編號、查閱時間、查閱人員等信息。（三）查閱地點(diǎn)與方式1.查閱憑證應(yīng)在憑證庫指定的區(qū)域進(jìn)行，不得將憑證帶出憑證庫。2.查閱人員應(yīng)在憑證庫管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行查閱，不得擅自復(fù)印、拍照、記錄憑證內(nèi)容等。（四）查閱期限1.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)完成查閱工作，并將憑證歸還至憑證庫管理人員。2.如需延長查閱期限，應(yīng)重新辦理查閱申請手續(xù)。八、憑證的盤點(diǎn)管理（一）盤點(diǎn)計劃1.憑證庫管理人員應(yīng)定期制定憑證盤點(diǎn)計劃，明確盤點(diǎn)的時間、范圍、方法等。2.盤點(diǎn)計劃應(yīng)報上級領(lǐng)導(dǎo)審批后實施。（二）盤點(diǎn)實施1.按照盤點(diǎn)計劃，組織相關(guān)人員對憑證庫進(jìn)行全面盤點(diǎn)。2.盤點(diǎn)過程中應(yīng)認(rèn)真核對憑證的種類、數(shù)量、編號等信息，確保賬實相符。3.對盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時記錄并進(jìn)行調(diào)查處理。（三）盤點(diǎn)報告1.盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制盤點(diǎn)報告，詳細(xì)說明盤點(diǎn)情況、發(fā)現(xiàn)的問題及處理結(jié)果等。2.盤點(diǎn)報告應(yīng)報上級領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后存檔。九、憑證的銷毀管理（一）銷毀申請1.當(dāng)憑證保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀時，相關(guān)部門應(yīng)填寫憑證銷毀申請表，注明銷毀憑證的種類、數(shù)量、編號、銷毀原因等信息。2.申請表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)等審批簽字后，方可提交至憑證庫管理人員。（二）銷毀鑒定1.憑證庫管理人員組織相關(guān)人員對擬銷毀的憑證進(jìn)行鑒定，確認(rèn)是否符合銷毀條件。2.對于重要憑證，應(yīng)報上級監(jiān)管部門批準(zhǔn)后再進(jìn)行銷毀。（三）銷毀實施1.經(jīng)批準(zhǔn)后，憑證庫管理人員按照規(guī)定的銷毀方式對憑證進(jìn)行銷毀。2.銷毀過程中應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀徹底、安全。（四）銷毀記錄1.對憑證銷毀的全過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息。2.銷毀記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。十、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.銀行內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對憑證庫管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查憑證的保管、使用、銷毀等環(huán)節(jié)是否合規(guī)。2.對審計中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）外部檢查1.積極配合外部監(jiān)管部門的檢查，如實提供憑證庫管理的相關(guān)資料和信息。2.對監(jiān)管部門提出的問題，應(yīng)及時整改落實，并將整改情況報告監(jiān)管部門。十一、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.明確在憑證庫管理過程中可能出現(xiàn)的違規(guī)行為，如憑證丟失、被盜、篡改、擅自銷毀等。2.對違規(guī)行為的性質(zhì)和嚴(yán)重程度進(jìn)行界定。（二）責(zé)任追究措施1.對于違反憑證庫管理制度的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、降職、撤職