出差公司禮品管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司出差禮品的管理，加強公司文化建設(shè)，提升公司形象，促進(jìn)與客戶、合作伙伴等相關(guān)方的良好溝通與合作，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在因工作需要出差期間涉及禮品贈送的相關(guān)行為。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：禮品贈送應(yīng)符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，不得進(jìn)行不正當(dāng)?shù)睦孑斔汀?.必要性原則：禮品贈送應(yīng)基于工作實際需求，有助于業(yè)務(wù)開展、維護(hù)客戶關(guān)系等合理目的，避免不必要的禮品支出。3.適度性原則：禮品的選擇和價值應(yīng)與公司業(yè)務(wù)規(guī)模、合作關(guān)系及當(dāng)?shù)匚幕?xí)俗相適應(yīng)，避免過度奢華或不當(dāng)。4.記錄與透明原則：對禮品的采購、贈送等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保過程透明，接受監(jiān)督。二、禮品的范圍與標(biāo)準(zhǔn)（一）禮品范圍1.具有公司特色的紀(jì)念品：如帶有公司logo的文具、辦公用品、小型工藝品等。2.地方特色禮品：根據(jù)出差目的地的文化特色和風(fēng)俗習(xí)慣，選擇具有代表性的地方特產(chǎn)、手工藝品等。3.商務(wù)禮品：如高品質(zhì)茶葉、紅酒、精美書籍等適合商務(wù)場合贈送的物品。（二）禮品標(biāo)準(zhǔn)1.一般性業(yè)務(wù)往來禮品：每次禮品價值原則上不超過[X]元，每年累計不超過[X]元。2.重要客戶或合作伙伴禮品：根據(jù)合作關(guān)系的重要程度和業(yè)務(wù)需求，經(jīng)審批后可適當(dāng)提高禮品價值，但每次禮品價值一般不超過[X]元，每年累計不超過[X]元。三、禮品采購管理（一）采購流程1.需求申請：出差人員根據(jù)工作需要，提前填寫《出差禮品采購申請表》，詳細(xì)說明禮品用途、預(yù)計贈送對象、禮品類型及預(yù)算金額等信息，提交至所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門審批：部門負(fù)責(zé)人對申請進(jìn)行審核，重點審查禮品的必要性、合理性及預(yù)算的合規(guī)性。如申請通過，簽字批準(zhǔn)后交至行政部門。3.行政采購：行政部門根據(jù)審批通過的申請表，負(fù)責(zé)禮品的采購工作。選擇具有良好信譽的供應(yīng)商，確保禮品質(zhì)量，并按照公司財務(wù)制度進(jìn)行采購款項的支付。4.驗收入庫：采購的禮品到貨后，行政部門組織相關(guān)人員進(jìn)行驗收。檢查禮品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等是否與采購申請一致，驗收合格后辦理入庫手續(xù)。（二）采購渠道1.定點供應(yīng)商：與長期合作且信譽良好的禮品供應(yīng)商建立合作關(guān)系，優(yōu)先從定點供應(yīng)商處采購禮品，以確保質(zhì)量和價格優(yōu)勢。2.正規(guī)市場采購：對于一些具有地方特色的禮品，可在出差目的地的正規(guī)市場、商場進(jìn)行采購，但需保留采購憑證。四、禮品贈送管理（一）贈送時機1.業(yè)務(wù)拜訪：出差期間與客戶、合作伙伴進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談、項目溝通等活動時，可適時贈送禮品，以表達(dá)友好與合作意愿。2.節(jié)日與紀(jì)念日：在重要節(jié)日（如春節(jié)、中秋節(jié)等）或合作紀(jì)念日等特殊時期，贈送禮品增進(jìn)感情。3.感謝與慰問：對在業(yè)務(wù)合作中給予公司大力支持或幫助的相關(guān)方，可通過贈送禮品表示感謝和慰問。（二）贈送對象1.客戶：包括現(xiàn)有客戶、潛在客戶等，旨在維護(hù)良好的合作關(guān)系，拓展業(yè)務(wù)機會。2.合作伙伴：如供應(yīng)商、經(jīng)銷商、戰(zhàn)略聯(lián)盟等，促進(jìn)雙方合作的深入與持續(xù)發(fā)展。3.其他相關(guān)方：如行業(yè)協(xié)會成員、政府部門工作人員等，有助于提升公司在行業(yè)內(nèi)的影響力和形象。（三）贈送方式1.當(dāng)面贈送：出差人員在與贈送對象面對面交流時，親自將禮品遞交給對方，并簡要說明禮品的寓意和公司的感謝之情。2.郵寄贈送：對于不方便當(dāng)面贈送或距離較遠(yuǎn)的對象，可通過正規(guī)快遞公司將禮品郵寄，并附上公司的問候信。（四）贈送記錄出差人員應(yīng)在禮品贈送后及時填寫《出差禮品贈送記錄單》，詳細(xì)記錄贈送時間、贈送對象、禮品名稱及數(shù)量、禮品價值等信息，并由接收人簽字確認(rèn)。記錄單原件交行政部門存檔，作為禮品管理的重要依據(jù)。五、禮品審批管理（一）審批權(quán)限1.一般性禮品：每次禮品價值不超過[X]元的，由所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.重要客戶或合作伙伴禮品：每次禮品價值超過[X]元但不超過[X]元的，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.特殊情況下的高額禮品：每次禮品價值超過[X]元的，需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報公司總經(jīng)理審批。（二）審批流程出差人員在填寫《出差禮品采購申請表》時，應(yīng)按照上述審批權(quán)限依次提交審批。審批人應(yīng)認(rèn)真審查申請內(nèi)容，簽署明確的審批意見。如審批不通過，應(yīng)注明原因，出差人員需根據(jù)意見進(jìn)行調(diào)整或重新申請。六、禮品賬務(wù)管理（一）預(yù)算管理1.公司每年根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展情況，制定出差禮品專項預(yù)算，并納入年度財務(wù)預(yù)算管理。2.各部門在編制本部門年度預(yù)算時，應(yīng)結(jié)合工作實際需求，合理預(yù)估出差禮品費用，并報財務(wù)部門審核匯總。（二）費用報銷1.出差人員憑有效的禮品采購發(fā)票、《出差禮品采購申請表》、《出差禮品贈送記錄單》等相關(guān)憑證，按照公司財務(wù)報銷制度進(jìn)行費用報銷。2.財務(wù)部門對報銷憑證進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保禮品采購及贈送符合本制度規(guī)定，報銷金額與審批預(yù)算一致。對于不符合規(guī)定的報銷申請，予以拒絕。（三）賬務(wù)處理財務(wù)部門按照會計準(zhǔn)則對出差禮品費用進(jìn)行賬務(wù)處理，準(zhǔn)確記錄禮品采購成本、贈送情況及相關(guān)費用支出，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的真實性和準(zhǔn)確性。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門定期對出差禮品管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計檢查，重點審查禮品采購的合規(guī)性、贈送的合理性、審批流程的執(zhí)行情況以及費用報銷的真實性等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）日常監(jiān)督1.行政部門負(fù)責(zé)對禮品采購、庫存管理、贈送記錄等日常工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保各項工作規(guī)范有序進(jìn)行。2.各部門負(fù)責(zé)人對本部門員工出差禮品的使用情況進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，并向行政部門反饋。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。情節(jié)較輕的，給予批評教育、責(zé)令改正；情節(jié)嚴(yán)重的，按照公司相關(guān)規(guī)定給予警告、罰款、降職降薪直至解除勞動合同等處罰。2.如因禮品贈送不當(dāng)給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或負(fù)面影響的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)