工程文件收發(fā)管理制度一、總則（一）目的為加強公司工程文件收發(fā)管理，確保工程文件的及時、準確傳遞與妥善保存，提高工程管理效率，保障工程順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門之間以及與外部相關單位之間涉及工程文件的收發(fā)管理工作。（三）定義1.工程文件：指在工程建設過程中形成的各類文件資料，包括但不限于項目規(guī)劃、設計圖紙、施工方案、技術交底、工程變更通知、質量檢驗報告、安全資料、竣工驗收文件等。2.收文：指公司接收來自外部單位或內部其他部門發(fā)送的工程文件。3.發(fā)文：指公司內部各部門向外部單位或其他部門發(fā)送的工程文件。二、收文管理（一）收文渠道1.公司設立專門的文件收發(fā)郵箱，用于接收外部單位發(fā)送的工程文件。郵箱地址應向外部合作單位公布，并確保專人負責查看。2.對于通過郵寄方式送達的工程文件，由公司前臺或指定專人負責簽收，并及時通知相關部門。3.內部部門之間的文件傳遞，可采用紙質文件直接送達或通過公司內部辦公系統(tǒng)進行電子文件傳輸。（二）收文登記1.所有收文均需進行詳細登記。登記內容包括文件名稱、文號、來文單位、發(fā)文日期、文件份數(shù)、收文日期、簽收人等信息。2.紙質文件應在收文當日進行登記，電子文件應在收到后及時下載并登記。登記可采用紙質臺賬或電子表格形式，確保記錄清晰、準確、完整。（三）文件初審1.收文登記后，由行政部門或相關業(yè)務部門對文件進行初審。初審內容包括文件的完整性、準確性、合規(guī)性等。2.對于重要文件或涉及關鍵業(yè)務的文件，初審人員應及時與發(fā)文單位溝通，確認文件的真實性和有效性。3.初審過程中如發(fā)現(xiàn)文件存在問題，應及時與發(fā)文單位聯(lián)系，要求其補充或更正相關信息。（四）文件分發(fā)1.根據(jù)文件內容和涉及部門，初審后的文件應及時分發(fā)至相關部門。分發(fā)可采用紙質文件送達或電子文件共享的方式。2.對于緊急文件，應優(yōu)先處理，確保在規(guī)定時間內送達相關部門負責人手中。3.文件分發(fā)時，應填寫文件分發(fā)清單，注明文件名稱、文號、分發(fā)部門、分發(fā)日期、簽收人等信息，并由接收人簽字確認。（五）文件傳閱1.對于需要多個部門或人員傳閱的文件，應按照規(guī)定的傳閱順序進行傳閱。傳閱順序可根據(jù)文件性質和涉及范圍確定，一般為先主要領導，再相關業(yè)務部門負責人，最后其他相關人員。2.傳閱文件應使用專門的傳閱夾或通過公司內部辦公系統(tǒng)進行電子傳閱。傳閱過程中，傳閱人應在文件傳閱記錄上簽字，注明傳閱日期和意見。3.傳閱文件應及時收回，避免文件丟失或延誤。如遇傳閱人外出等特殊情況，應及時通知下一位傳閱人，并確保文件能夠及時流轉。（六）文件存檔1.各部門在完成文件處理后，應將文件原件或復印件按照公司檔案管理規(guī)定進行存檔。存檔文件應分類整理，確保便于查閱和保管。2.對于重要工程文件，應進行電子掃描備份，并存儲在公司指定的服務器或存儲設備上。電子文件應進行規(guī)范命名和分類，以便于檢索。3.檔案管理人員應定期對存檔文件進行檢查和整理，確保文件的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)文件損壞或丟失，應及時采取措施進行補救。三、發(fā)文管理（一）發(fā)文流程1.工程文件起草部門應根據(jù)工作需要，按照公司公文格式要求起草文件。文件內容應準確、清晰、完整，符合相關法律法規(guī)和公司規(guī)定。2.起草完成的文件應經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至行政部門或相關審核部門進行審核。審核內容包括文件的準確性、合規(guī)性、格式規(guī)范性等。3.審核通過的文件，由行政部門或相關負責人進行編號、排版，并加蓋公司公章或相關業(yè)務章。4.蓋章后的文件由行政部門負責發(fā)送，可采用紙質文件郵寄、專人送達或電子文件發(fā)送等方式。（二）發(fā)文登記1.所有發(fā)文均需進行登記。登記內容包括文件名稱、文號、發(fā)文部門、發(fā)文日期、文件份數(shù)、主送單位、抄送單位、發(fā)文方式等信息。2.紙質文件應在發(fā)文當日進行登記，電子文件應在發(fā)送后及時登記。登記可采用紙質臺賬或電子表格形式，確保記錄清晰、準確、完整。（三）文件審核1.發(fā)文審核應重點關注文件內容的準確性、合規(guī)性、可行性以及格式規(guī)范性等方面。審核人員應認真審查文件條款，確保文件符合公司政策和相關法律法規(guī)要求。2.對于涉及重要事項或重大決策的文件，應組織相關部門或專家進行會審，充分征求各方意見，確保文件的科學性和合理性。3.審核過程中如發(fā)現(xiàn)文件存在問題，應及時與起草部門溝通，要求其修改完善后重新提交審核。（四）文件編號1.公司對工程文件實行統(tǒng)一編號管理。編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于文件的識別和查詢。2.文件編號一般由年份、部門代碼、文件類別代碼、順序號等部分組成。具體編號規(guī)則由行政部門制定并公布。3.編號應在文件起草階段確定，并標注在文件首頁的指定位置。（五）文件蓋章1.文件蓋章應嚴格按照公司印章管理制度執(zhí)行。蓋章前，應確認文件已經(jīng)過審核簽字，內容無誤。2.對于涉及多個部門的文件，應根據(jù)文件內容確定蓋章部門，確保蓋章的準確性和有效性。3.蓋章后的文件應進行登記，并妥善保管蓋章后的文件原件或復印件。（六）文件發(fā)送1.紙質文件發(fā)送應選擇安全可靠的郵寄方式或安排專人送達。發(fā)送時應確保文件包裝完好，地址準確無誤，并保留郵寄憑證或送達回執(zhí)。2.電子文件發(fā)送應通過公司內部辦公系統(tǒng)或安全可靠的外部郵箱進行。發(fā)送前應檢查文件格式和內容是否完整，確保接收方能夠正常打開和閱讀。3.文件發(fā)送后，應及時跟蹤文件的送達情況，如遇退回或未送達等問題，應及時與接收方聯(lián)系，查明原因并采取相應措施。四、文件保密管理（一）保密原則1.工程文件涉及公司的商業(yè)秘密、技術秘密和項目信息等，必須嚴格遵守保密規(guī)定，確保文件信息不被泄露。2.所有參與工程文件收發(fā)管理的人員，應簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。（二）保密措施1.收文登記、傳閱、存檔等過程中，應嚴格控制文件的接觸范圍，確保文件只在規(guī)定的人員范圍內流轉。2.對于涉及保密內容的文件，應采用加密存儲、加密傳輸?shù)燃夹g手段，防止文件信息在傳輸和存儲過程中被竊取。3.嚴禁在非保密場所談論、傳播工程文件的保密內容。如因工作需要確需查閱或使用保密文件，應經(jīng)相關部門負責人批準，并在指定地點進行。4.對離職或調崗人員，應及時收回其手中的工程文件，并進行保密教育，確保其離職后不泄露公司文件信息。（三）保密監(jiān)督與檢查1.公司行政部門負責定期對工程文件保密管理情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.對于違反保密規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等。構成犯罪的，將依法追究刑事責任。五、文件借閱管理（一）借閱申請1.因工作需要借閱工程文件的人員，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、文號、借閱原因、借閱期限等信息。2.《文件借閱申請表》經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交至文件保管部門負責人審批。（二）借閱審批1.文件保管部門負責人應根據(jù)文件的保密級別和重要程度，對借閱申請進行審批。對于涉及重要機密或關鍵業(yè)務的文件，審批應從嚴控制。2.審批通過的借閱申請，由文件保管部門在《文件借閱申請表》上簽字確認，并注明批準借閱期限。（三）文件借閱1.借閱人憑批準后的《文件借閱申請表》到文件保管部門領取文件。領取時，應在文件借閱登記本上簽字，注明領取日期。2.借閱人應妥善保管借閱的文件，不得擅自轉借、復印、涂改或損壞文件。如因工作需要確需復印文件，應經(jīng)文件保管部門負責人批準。3.借閱期限屆滿，借閱人應按時歸還文件。歸還時，文件保管部門應檢查文件的完整性和準確性，確認無誤后在文件借閱登記本上簽字注銷。（四）借閱延期1.如因特殊原因需要延長文件借閱期限，借閱人應在借閱期限屆滿前向文件保管部門提出延期申請，填寫《文件借閱延期申請表》，注明延期原因和延期期限。2.《文件借閱延期申請表》經(jīng)所在部門負責人和文件保管部門負責人簽字同意后，方可辦理延期手續(xù)。六、文件銷毀管理（一）銷毀范圍1.已超過保存期限且無繼續(xù)保存價值的工程文件。2.經(jīng)鑒定確認不再具有使用價值的工程文件。3.因機構調整、項目結束等原因不再需要的工程文件。（二）銷毀申請1.各部門如需銷毀工程文件，應填寫《文件銷毀申請表》，注明銷毀文件名稱、文號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《文件銷毀申請表》經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交至行政部門或檔案管理部門審核。（三）銷毀審核1.行政部門或檔案管理部門應根據(jù)公司檔案管理規(guī)定和文件保存期限要求，對銷毀申請進行審核。審核內容包括文件的真實性、完整性、準確性以及是否符合銷毀條件等。2.對于涉及重要機密或關鍵業(yè)務的文件，銷毀審核應更加嚴格，必要時應組織相關部門或專家進行鑒定。（四）銷毀實施1.審核通過的銷毀申請，由行政部門或檔案管理部門組織實施文件銷毀工作。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等安全可靠的方式，確保文件信息無法恢復。2.文件銷毀過程中，應安排專人負責監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、安全。銷毀完成后，監(jiān)督人員應在《文件銷毀申請表》上簽字確認。（五）銷毀記錄1.行政部門或檔案管理部門應建立文件銷毀記錄臺賬，詳細記錄銷毀文件的名稱、文號、數(shù)量、銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)督人員等信息。2.文件銷毀記錄臺賬應妥善保存，以備查閱。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司行政部門負責定期對工程文件收發(fā)管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括收文登記、發(fā)文流程、文件傳閱、存檔、保密、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查與不定期抽查相結合的方式進行。檢查結果應形成書面報告，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.公司將工程文件收發(fā)管理工作納入部門和個人績效考核體系，對工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個