雙邊會(huì)議經(jīng)費(fèi)管理制度總則目的為加強(qiáng)公司雙邊會(huì)議經(jīng)費(fèi)的管理，規(guī)范經(jīng)費(fèi)使用行為，提高經(jīng)費(fèi)使用效益，確保雙邊會(huì)議的順利開(kāi)展，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部組織的各類(lèi)雙邊會(huì)議所涉及的經(jīng)費(fèi)管理，包括但不限于會(huì)議場(chǎng)地租賃、設(shè)備租賃、餐飲、交通、資料印刷、禮品等費(fèi)用支出。基本原則1.預(yù)算控制原則：雙邊會(huì)議經(jīng)費(fèi)應(yīng)納入公司年度預(yù)算管理，嚴(yán)格按照預(yù)算安排支出，確保經(jīng)費(fèi)使用合理、合規(guī)、可控。2.勤儉節(jié)約原則：在保證會(huì)議質(zhì)量的前提下，充分利用公司內(nèi)部資源，節(jié)約會(huì)議成本，反對(duì)鋪張浪費(fèi)。3.專(zhuān)款專(zhuān)用原則：雙邊會(huì)議經(jīng)費(fèi)應(yīng)專(zhuān)款專(zhuān)用，不得挪作他用，確保經(jīng)費(fèi)用于與會(huì)議相關(guān)的各項(xiàng)支出。4.規(guī)范透明原則：經(jīng)費(fèi)使用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司財(cái)務(wù)制度，做到手續(xù)完備、賬目清晰、公開(kāi)透明。管理職責(zé)會(huì)議組織部門(mén)1.負(fù)責(zé)雙邊會(huì)議的策劃、組織和實(shí)施，制定會(huì)議方案，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程等內(nèi)容。2.根據(jù)會(huì)議方案編制會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算，經(jīng)審批后嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行，控制經(jīng)費(fèi)支出。3.負(fù)責(zé)會(huì)議相關(guān)費(fèi)用的報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)，提供真實(shí)、合法、有效的報(bào)銷(xiāo)憑證，并對(duì)經(jīng)費(fèi)使用的真實(shí)性、合理性負(fù)責(zé)。財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)審核會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算，提出審核意見(jiàn)，并將預(yù)算納入公司年度財(cái)務(wù)預(yù)算管理。2.按照國(guó)家財(cái)務(wù)制度和公司規(guī)定，對(duì)會(huì)議經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)進(jìn)行審核，確保報(bào)銷(xiāo)憑證合規(guī)、手續(xù)齊全，對(duì)不符合規(guī)定的報(bào)銷(xiāo)予以拒絕。3.定期對(duì)會(huì)議經(jīng)費(fèi)使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)向公司管理層匯報(bào)經(jīng)費(fèi)使用動(dòng)態(tài)。審計(jì)部門(mén)1.負(fù)責(zé)對(duì)雙邊會(huì)議經(jīng)費(fèi)的使用情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查經(jīng)費(fèi)使用是否符合預(yù)算、財(cái)務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定。2.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況，確保經(jīng)費(fèi)使用規(guī)范、安全。經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理預(yù)算編制1.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)根據(jù)會(huì)議的規(guī)模、規(guī)格、內(nèi)容、時(shí)間等因素，提前編制會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算。預(yù)算應(yīng)詳細(xì)列出各項(xiàng)費(fèi)用的名稱(chēng)、金額、計(jì)算依據(jù)等，確保預(yù)算準(zhǔn)確、合理。2.會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算一般包括以下項(xiàng)目：會(huì)議場(chǎng)地租賃費(fèi)用：根據(jù)會(huì)議規(guī)模和場(chǎng)地要求，預(yù)計(jì)租賃會(huì)議室、酒店宴會(huì)廳等場(chǎng)地的費(fèi)用。設(shè)備租賃費(fèi)用：如需租賃投影儀、音響設(shè)備、視頻會(huì)議系統(tǒng)等，列出相應(yīng)的租賃費(fèi)用。餐飲費(fèi)用：包括會(huì)議期間的茶歇、午餐、晚餐等餐飲支出，根據(jù)參會(huì)人數(shù)和用餐標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行估算。交通費(fèi)用：如接送參會(huì)人員的車(chē)輛租賃費(fèi)用、市內(nèi)交通補(bǔ)貼等。資料印刷費(fèi)用：會(huì)議資料、文件、宣傳冊(cè)等的印刷費(fèi)用。禮品費(fèi)用：根據(jù)會(huì)議需要，準(zhǔn)備給參會(huì)人員或嘉賓的禮品費(fèi)用。其他費(fèi)用：如會(huì)議期間的水電費(fèi)、通訊費(fèi)、臨時(shí)工作人員費(fèi)用等。3.會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算編制完成后，應(yīng)提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核，經(jīng)公司總經(jīng)理審批后執(zhí)行。預(yù)算調(diào)整1.在會(huì)議籌備過(guò)程中，如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)及時(shí)提出預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)，說(shuō)明調(diào)整原因、調(diào)整項(xiàng)目及金額，并附上相關(guān)證明材料。2.預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)公司總經(jīng)理審批。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自調(diào)整預(yù)算。預(yù)算執(zhí)行1.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的預(yù)算執(zhí)行，控制各項(xiàng)費(fèi)用支出，確保經(jīng)費(fèi)使用不超預(yù)算。2.對(duì)于預(yù)算內(nèi)的費(fèi)用支出，應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度規(guī)定的審批流程進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)；對(duì)于超預(yù)算的費(fèi)用支出，必須事先報(bào)公司總經(jīng)理審批，否則財(cái)務(wù)部門(mén)不予報(bào)銷(xiāo)。經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)管理報(bào)銷(xiāo)憑證要求1.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)提供真實(shí)、合法、有效的報(bào)銷(xiāo)憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、合同等。發(fā)票應(yīng)符合國(guó)家稅務(wù)部門(mén)的規(guī)定，內(nèi)容完整、字跡清晰、印章齊全。2.報(bào)銷(xiāo)憑證上應(yīng)注明費(fèi)用的用途、金額、日期等信息，并與會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算項(xiàng)目相符。對(duì)于無(wú)法提供發(fā)票的支出，應(yīng)提供其他合法有效的證明材料，并經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)審核同意。報(bào)銷(xiāo)審批流程1.會(huì)議組織部門(mén)的工作人員應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理報(bào)銷(xiāo)憑證，填寫(xiě)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單，詳細(xì)注明費(fèi)用明細(xì)、金額、報(bào)銷(xiāo)事由等，并簽字確認(rèn)。2.費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交財(cái)務(wù)部門(mén)審核。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)重點(diǎn)審核報(bào)銷(xiāo)憑證的真實(shí)性、合法性、完整性以及費(fèi)用支出是否符合預(yù)算和公司財(cái)務(wù)制度規(guī)定。3.財(cái)務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。公司分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)費(fèi)用支出的合理性、必要性進(jìn)行審批。4.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單，提交公司總經(jīng)理審批。公司總經(jīng)理對(duì)會(huì)議經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)具有最終審批權(quán)。5.審批通過(guò)的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單交財(cái)務(wù)部門(mén)辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)，財(cái)務(wù)部門(mén)按照公司財(cái)務(wù)制度規(guī)定的支付方式和時(shí)間進(jìn)行付款。報(bào)銷(xiāo)時(shí)間限制會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)，逾期未報(bào)的，財(cái)務(wù)部門(mén)有權(quán)拒絕受理。會(huì)議場(chǎng)地及設(shè)備管理會(huì)議場(chǎng)地選擇1.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)根據(jù)會(huì)議規(guī)模、參會(huì)人員范圍、會(huì)議主題等因素，合理選擇會(huì)議場(chǎng)地。優(yōu)先考慮公司內(nèi)部會(huì)議室，如因場(chǎng)地限制需要租賃外部場(chǎng)地的，應(yīng)選擇交通便利、設(shè)施齊全、價(jià)格合理的場(chǎng)所。2.在選擇會(huì)議場(chǎng)地時(shí)，應(yīng)與場(chǎng)地提供方簽訂租賃合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括場(chǎng)地租賃費(fèi)用、使用時(shí)間、設(shè)備設(shè)施要求、違約責(zé)任等條款。會(huì)議設(shè)備租賃1.根據(jù)會(huì)議需要，如需租賃投影儀、音響設(shè)備、視頻會(huì)議系統(tǒng)等設(shè)備，會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)提前與專(zhuān)業(yè)租賃公司聯(lián)系，簽訂設(shè)備租賃合同，確保設(shè)備的正常使用。2.在設(shè)備租賃前，應(yīng)對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查和調(diào)試，確保設(shè)備性能良好、運(yùn)行正常。會(huì)議期間，應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)設(shè)備的操作和維護(hù)，確保設(shè)備安全使用。場(chǎng)地及設(shè)備使用管理1.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)按照租賃合同的約定使用會(huì)議場(chǎng)地和設(shè)備，不得擅自改變場(chǎng)地用途或損壞設(shè)備設(shè)施。如因特殊原因需要調(diào)整場(chǎng)地使用時(shí)間或設(shè)備使用方式的，應(yīng)提前與場(chǎng)地提供方或設(shè)備租賃公司協(xié)商，并辦理相關(guān)手續(xù)。2.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)及時(shí)清理會(huì)議場(chǎng)地，歸還租賃的設(shè)備設(shè)施，并與場(chǎng)地提供方或設(shè)備租賃公司辦理交接手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)場(chǎng)地或設(shè)備設(shè)施有損壞的，應(yīng)按照租賃合同的約定進(jìn)行賠償。餐飲及交通管理餐飲安排1.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、規(guī)模、時(shí)間等因素，合理安排餐飲。對(duì)于一般性會(huì)議，可提供茶歇、工作餐等；對(duì)于重要會(huì)議或接待活動(dòng)，可根據(jù)參會(huì)人員的身份和用餐標(biāo)準(zhǔn)提供午餐、晚餐等正餐。2.在選擇餐飲供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，選擇信譽(yù)良好、服務(wù)質(zhì)量高、價(jià)格合理的供應(yīng)商。與餐飲供應(yīng)商簽訂餐飲服務(wù)合同，明確餐飲標(biāo)準(zhǔn)、菜品要求、用餐時(shí)間、付款方式等條款。3.會(huì)議期間，應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)餐飲服務(wù)的監(jiān)督和管理，確保餐飲質(zhì)量和食品安全。如發(fā)現(xiàn)餐飲服務(wù)存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與餐飲供應(yīng)商溝通解決。交通安排1.根據(jù)參會(huì)人員的數(shù)量、交通方式等因素，合理安排交通車(chē)輛。對(duì)于本地參會(huì)人員，可提供市內(nèi)交通補(bǔ)貼；對(duì)于外地參會(huì)人員，可安排接送車(chē)輛或提供交通費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)。2.在選擇交通車(chē)輛供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)選擇具有合法運(yùn)營(yíng)資質(zhì)、車(chē)輛狀況良好、駕駛員素質(zhì)高的供應(yīng)商。與交通車(chē)輛供應(yīng)商簽訂運(yùn)輸服務(wù)合同，明確運(yùn)輸時(shí)間、路線(xiàn)、車(chē)型、費(fèi)用等條款。3.會(huì)議期間，應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)交通車(chē)輛的調(diào)度和管理，確保車(chē)輛按時(shí)接送參會(huì)人員，安全行駛。如發(fā)現(xiàn)交通車(chē)輛存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與交通車(chē)輛供應(yīng)商溝通解決。資料印刷及禮品管理資料印刷1.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)根據(jù)會(huì)議需要，提前準(zhǔn)備會(huì)議資料，包括會(huì)議議程、會(huì)議材料、宣傳冊(cè)、紀(jì)念品等。資料印刷應(yīng)注重質(zhì)量和效果，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、排版精美。2.在選擇資料印刷供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)進(jìn)行比較和篩選，選擇價(jià)格合理、印刷質(zhì)量高、服務(wù)周到的供應(yīng)商。與資料印刷供應(yīng)商簽訂印刷合同，明確印刷內(nèi)容、數(shù)量、規(guī)格、價(jià)格、交貨時(shí)間等條款。3.資料印刷完成后，會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)組織人員進(jìn)行驗(yàn)收，確保印刷質(zhì)量符合要求。如發(fā)現(xiàn)印刷質(zhì)量問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與資料印刷供應(yīng)商協(xié)商解決。禮品管理1.根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和需要，如需準(zhǔn)備禮品，會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)提前制定禮品方案，明確禮品的種類(lèi)、數(shù)量、預(yù)算等。禮品的選擇應(yīng)注重實(shí)用性、紀(jì)念性和文化內(nèi)涵，體現(xiàn)公司的形象和特色。2.在選擇禮品供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，選擇信譽(yù)良好、產(chǎn)品質(zhì)量高、價(jià)格合理的供應(yīng)商。與禮品供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確禮品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間等條款。3.禮品采購(gòu)?fù)瓿珊螅瑫?huì)議組織部門(mén)應(yīng)組織人員進(jìn)行驗(yàn)收，確保禮品質(zhì)量符合要求。如發(fā)現(xiàn)禮品質(zhì)量問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與禮品供應(yīng)商協(xié)商解決。4.會(huì)議期間，禮品應(yīng)按照規(guī)定的方式和對(duì)象進(jìn)行發(fā)放，確保發(fā)放過(guò)程公開(kāi)、公正、透明。發(fā)放禮品時(shí)，應(yīng)做好登記記錄，以備查核。監(jiān)督與檢查定期檢查1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)雙邊會(huì)議經(jīng)費(fèi)的使用情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括預(yù)算執(zhí)行情況、報(bào)銷(xiāo)憑證的真實(shí)性和合法性、費(fèi)用支出的合理性等。2.審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)雙邊會(huì)議經(jīng)費(fèi)進(jìn)行審計(jì)，審計(jì)內(nèi)容包括經(jīng)費(fèi)預(yù)算編制的準(zhǔn)確性、經(jīng)費(fèi)使用的合規(guī)性、內(nèi)部控制制度的有效性等。審計(jì)結(jié)束后，應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)。專(zhuān)項(xiàng)檢查1.根據(jù)公司管理需要或上級(jí)部門(mén)要求，可對(duì)特定的雙邊會(huì)議經(jīng)費(fèi)進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)檢查。專(zhuān)項(xiàng)檢查應(yīng)制定詳細(xì)的檢查方案，明確檢查內(nèi)容、范圍、方法和步驟。2.專(zhuān)項(xiàng)檢查結(jié)束后，應(yīng)形成專(zhuān)項(xiàng)檢查報(bào)告，對(duì)檢查情況進(jìn)行總結(jié)分析，提出改進(jìn)措施和建議。違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定，擅自擴(kuò)大經(jīng)費(fèi)開(kāi)支范圍、提高開(kāi)支標(biāo)準(zhǔn)、虛報(bào)冒領(lǐng)會(huì)議經(jīng)費(fèi)等行為，公司將責(zé)令其